È proprio questa una delle funzioni del Piano, che secondo il decreto (art. 5 comma 1 e art. 10 comma 1 del decreto) deve essere redatto in coerenza con i contenuti e con il ciclo finanziario e di bilancio. pianificazione (sul punto si veda anche la delibera n. 89/2010). Secondo quanto previsto dall'articolo 10, comma 3, del decreto, eventuali modifiche in corso d'esercizio degli obiettivi e degli indicatori di performance organizzativi e individuali sono immediatamente recepite nel Piano. L'Amministrazione ha l'obbligo di comunicare l'iter e il contenuto del Piano in conformità alle disposizioni del decreto e alle istruzioni della Commissione (in particolare, v. delibera n. 105/2010).
Il contenuto del Piano deve corrispondere alla realtà e per ciascun indicatore deve essere indicata la fonte di provenienza dei dati. Il processo di elaborazione del Piano deve quindi essere il risultato di un processo preciso e strutturato che coinvolge tutti gli attori del sistema (mappatura, analisi e coinvolgimento degli stakeholder). Il contenuto del Piano deve corrispondere al contesto di riferimento (coerenza esterna) e agli strumenti e alle risorse (umane, strumentali, finanziarie) disponibili (coerenza interna).
In conformità a quanto previsto dall'articolo 5, comma 1, e dell'articolo 10, comma 1, lettera. a), nel decreto, la definizione degli obiettivi del piano deve avvenire in modo integrato con il processo di pianificazione economico-finanziaria e di bilancio. Anche in questo caso, è auspicabile che la predisposizione del bilancio di previsione e della relazione di programmazione pluriennale, una volta a regime, siano coerenti rispetto alla definizione dei contenuti del piano. Ciò significa di fatto anticipare la preparazione del piano al mese di ottobre di ogni anno.
Fermo restando il principio della contestualità dei due processi (pianificazione della performance e pianificazione economico-finanziaria e di bilancio), è consentito un processo semplificato per il primo anno di elaborazione del piano, poiché apparentemente molte amministrazioni avranno completato la pianificazione economica. processo-finanziario e di bilancio antecedente alla predisposizione del Piano.
STRUTTURA, CONTENUTI E MODALITÀ DI DEFINIZIONE DEL PIANO
- Presentazione del Piano e indice Contenuto della sezione
- Sintesi delle informazioni di interesse per i cittadini e gli stakeholder esterni
- Cosa facciamo
- Come operiamo
- Identità
- Mandato istituzionale e Missione Contenuto della sezione
- Albero della performance Contenuto della sezione
- Analisi del contesto Contenuto della sezione
- Analisi del contesto esterno Contenuto della sezione
- Analisi del contesto interno Contenuto della sezione
- Obiettivi strategici
- Dagli obiettivi strategici agli obiettivi operativi
- Obiettivi assegnati al personale dirigenziale
- Il processo seguito e le azioni di miglioramento del Ciclo di gestione delle performance
- Fasi, soggetti e tempi del processo di redazione del Piano
In questa sezione vengono illustrate al cittadino/utente le caratteristiche organizzative e amministrative più salienti della pubblica amministrazione. È necessario sottolineare che la definizione dell'identità è una fase del processo la cui complessità non deve essere sottovalutata, soprattutto se si tratta di un processo nuovo per l'amministrazione interessata. In questa sezione è opportuno presentare in estrema sintesi alcuni dati importanti circa il profilo dell'amministrazione.
Nella rappresentazione grafica dell'albero delle prestazioni, le aree strategiche sono strutturate secondo il criterio di risultato. Tale scelta è motivata dalla possibilità di rendere immediatamente comprensibile agli stakeholder lo svolgimento delle attività dell'amministrazione nel rispetto delle loro esigenze e aspettative. Nella sezione dedicata all'identità è rappresentato solo il primo livello dell'albero delle prestazioni, mentre gli altri livelli (obiettivi strategici e obiettivi operativi) sono sviluppati nella sezione 5 “obiettivi strategici” e “dagli obiettivi strategici agli obiettivi operativi”.
Un utile strumento di supporto per presentare i risultati dell'analisi del contesto interno ed esterno è l'analisi SWOT (a questo scopo può essere utilizzato il modulo 1, opportunamente compilato, di cui al successivo paragrafo 3.8. che poi viene inserito può essere reperibili negli allegati tecnici del Piano). L'analisi del contesto esterno favorisce l'identificazione e la valutazione delle variabili significative dell'ambiente in cui l'organizzazione è inserita. Possono trattarsi di altri enti pubblici, privati o senza scopo di lucro, in alcuni casi impegnati a soddisfare bisogni pubblici simili a quelli dell'amministrazione.
Una misura di coinvolgimento consisterà spesso nel rendere queste entità più interessate e coinvolte nelle decisioni del consiglio. La seconda categoria di stakeholder comprende coloro che sono interessati alle attività dell'amministrazione, anche se a volte non possono influenzarle. Sviluppare un'analisi del contesto interno significa identificare i punti di forza e di debolezza dell'organizzazione.
Nella logica dell'albero delle prestazioni, le aree strategiche sono suddivise in uno o più obiettivi strategici (in tutti i casi in numero limitato) di cui l'organizzazione è responsabile. L'attività ordinaria comprende generalmente anche i processi lavorativi che hanno come scopo la funzione dell'organizzazione. La definizione degli obiettivi strategici mira a tradurre l'identità (mandato e missione) - che può essere letta al vertice dell'albero delle prestazioni - in obiettivi che devono rispettare le caratteristiche metodologiche individuate nell'articolo 5, comma 1 del decreto. .
Con l'individuazione dei piani operativi si completa lo schema generale dell'albero delle prestazioni, che descrive quindi in modo coerente e completo il piano amministrativo generale (Tabella 3). Inoltre, le schede relative a tutti i piani operativi dell'amministrazione dovranno essere inserite in un'apposita sezione dedicata agli allegati.
Sintesi del processo seguito e soggetti coinvolti FASE DEL PROCESSO
Coerenza con la programmazione economico- finanziaria e di bilancio
Azioni per il miglioramento del Ciclo di gestione delle performance
Ciclo di gestione della performance (di cui all'articolo 4 della decisione) e individuazione di piani operativi specifici per colmare tali carenze. A tal fine l’OIV, coadiuvato dalla struttura tecnica permanente, deve diagnosticare il livello di evoluzione del ciclo di gestione della performance (diagnosi) e assicurare che gli organi politico-amministrativi e i dirigenti siano responsabili dell’attuazione di azioni specifiche volte al suo miglioramento . . L’identificazione della linea di base e delle aree di miglioramento è la base su cui l’OIV definirà una proposta di miglioramento, che verrà poi tradotta in obiettivi che verranno condivisi con l’amministrazione e inseriti nel piano.
Per facilitare questo compito, la Commissione sarà in grado di sviluppare un successivo documento di supporto tecnico sul ciclo di gestione della performance contenente una griglia di diagnosi (lista di controllo) che consentirà agli EIV di analizzare il livello di evoluzione del ciclo di gestione della performance. e nell’identificazione delle principali aree di miglioramento.
Allegati tecnici
