Una volta ottenuto un prospetto dei costi completo ed aggiornato, il passo successivo è stato quello svolgere la vera e propria analisi dei costi. Questa può essere divisa in precise operazioni.
1. Trasferimento dei costi su un foglio elettronico
In questa prima fase è stato necessario trasferire il prospetto dei costi al 31/08/2016 dal prospetto cartaceo ad una pagina Excel sulla quale poi verrà svolto l’intero lavoro di analisi. L’utilizzo di un foglio elettronico si può dire che sia quasi fondamentale per un’operazione di questo tipo in quanto permette di elencare, calcolare, gestire e movimentare i costi in maniera semplice e veloce. In una pagina quindi viene creato un elenco di costi diviso per natura, tipico del conto economico civilistico con a confronto i costi 2015(opportunamente rinominati per farli combaciare con quelli dell’esercizio successivo) e quelli al 31/08/2016. Sommando poi tutti i costi è stato possibile individuare l’ammontare complessivo dei costi sostenuti dall’azienda fino a quel momento ed è stato subito interessante notare come ad agosto l’azienda avesse già sostenuto circa l’83% dei costi sostenuti nel corso dell’intero esercizio precedente. Questo è dovuto principalmente all’introduzione della nuova attività, in particolare hanno inciso i costi per allestire lo showroom e i costi per materie prime di questa attività. Nella tabella sottostante si può analizzare nel dettaglio la composizione del costo totale dell’azienda. È semplice notare come la voce più rilevante sia quella relativa ai “Salari e Stipendi” mentre i costi per le materie prime e quelli per servizi sono molto vicini come importo.
2. Riclassificazione del Prospetto dei Costi
Poiché la classificazione delle voci di costo tipica dell’impostazione civilistica è poco funzionale ad un’attività come quella che abbiamo posto in essere, si è deciso di ricorrere ad una riclassificazione del prospetto “Secondo Destinazione”. Questa riclassificazione può essere effettuata solo da analisti interni poiché utilizza informazioni derivanti dalla contabilità industriale e prevede una distinzione non più per natura ma bensì per aree. Quello che abbiamo fatto è stato quindi creare una nuova pagina del foglio Excel e ridividere i costi (solo 2016) nelle seguenti aree:
- Area Industriale: include tutti i componenti relativi alle operazioni necessarie all’azienda per svolgere il suo processo produttivo quali materie prime, costo del lavoro, ammortamenti e tutti gli altri costi legati all’attività produttiva;
- Area Commerciale: che include tutti i costi relativi alle operazioni necessarie all’azienda per collocare i suoi prodotti sul mercato, come ad esempio i costi per la pubblicità;
economico – finanziarie della gestione dell’impresa, come ad esempio le spese per la tenuta della contabilità. Di seguito riportiamo la tabella che raccoglie il conto economico riclassificato ad agosto 2016.
3. Divisione tra Costi Diretti e Indiretti
Un passaggio importante dell’analisi è senz’altro lo stabilire quali costi siano diretti e quali indiretti. La divisione è avvenuta semplicemente stabilendo se i costi fossero specifici di una determinata attività aziendale (e quindi diretti) o se invece erano condivisi da più attività (e quindi indiretti). Per svolgere questo passaggio è stato necessario ancora una volta un colloquio con i soci per capire al meglio su quali e quante attività ricadessero determinati costi.
Tramite la creazione di una nuova pagina, è stata impostata una tabella che vede nelle righe i costi che sono stati definiti “diretti” e nelle colonne le tre attività aziendali. Quando un costo diretto incrociava nella tabella l’attività sulla quale
incide è stato inserito l’importo relativo, importo che era stato precedentemente suddiviso tra le varie attività (ad esempio “materie prime” o “salari e stipendi”) o che rappresentava l’intero ammontare di una voce di costo (ad esempio “lavorazioni di Terzi”). Una volta inseriti tutti i costi diretti è stato possibile calcolare, per ogni area, l’ammontare dei costi diretti sommando il totale della colonna. I costi “Indiretti” invece sono stati inseriti in un’altra tabella sottostante dove nelle righe vi erano sempre i costi ma questa volta indiretti e nelle colonne sempre le tre attività. Di seguito viene riportata la tabella contenente i Costi Diretti divisi tra le attività.
4. Ripartizione dei Costi Indiretti
stesso tempo abbastanza rapido in quanto la maggior parte dei costi giudicati indiretti è stato ripartito usando come base di riparto il fatturato delle aree. Ci sono stati costi (ad esempio indumenti di lavoro) che , tuttavia, sono stati ribaltati sulle attività sulla base dei dipendenti impegnati nelle stesse poiché questo risultava più corretto e comunque era fattibile in maniera snella. Inoltre non tutti i costi erano da suddividere tra tutte e tre le attività, infatti alcune di esse intervenivano solo in due su tre ed è stato quindi necessario procedere con una ripartizione differente. Il procedimento di ripartizione è stato velocizzato anche e soprattutto dall’utilizzo del foglio elettronico Excel, infatti per tutti i costi da suddividere tra tutte e tre le attività e sulla base del fatturato è stato sufficiente impostare une sola volta la formula per ottenere la ripartizione di tutti i costi con queste caratteristiche. In questo caso la formula molto semplice da applicare è :
=
Mentre per i costi per i quali la base di riparto era il numero dei dipendenti è stato sufficiente sostituire al totale del fatturato il numero di lavoratori aziendali (esclusi i lavoratori indiretti, cioè i due soci e la responsabile delle scritture) e al fatturato dell’attività il numero di dipendenti impiegati in quell’area.
Applicando quindi la formula a tutti i costi indiretti e sommando gli importi delle colonne si ottengono quindi i totali dei costi indiretti divisi per attività aziendale. Ecco la tabella riassuntiva delle imputazioni dei costi indiretti alle varie attività.
5. Rilevazione dei margini
Una volta ottenuti tutti i costi diretti ed indiretti si arriva al punto di rapportarli al fatturato delle varie aree. Per farlo si vanno a riclassificare, per ogni attività aziendale, i costi nelle tre aree della divisione per destinazione e cioè Industriale, Commerciale ed Amministrativa e di Struttura. Solo per l’attività Artigianale di Carpenteria inoltre sono stati divisi i costi dell’area industriale tra fissi e variabili. Questo perché l’attività di carpenteria è quella che assorbe più costi tra le tre e risultava interessante capire il grado di copertura dei costi fissi, dopo aver coperto quelli variabili.
Per ottenere i margini sono state creati tre prospetti (uno per attività) dove viene subito indicato l’ammontare del fatturato e successivamente sono riportati tutti i costi dalla pagina delle imputazioni dei costi diretti ed indiretti ribaltati sulle attività, cosi facendo possiamo ottenere risultati intermedi per ognuna delle aree di gestione vale a dire:
- Margine di Contribuzione Industriale, - Margine di Contribuzione Commerciale, - Margine di Contribuzione Amministrativo.