DEGLI ARCHIVI

Esempio di nomina

Determinazione n. xx del gg/mm/aaaa

Registro generale n.

Oggetto: Nomina del Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informa

tico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e del suo Vicario.

L’anno xxxx, il giorno xx del mese di < ………….. >, nell’amministrazione di < Inserire denominazione completa > sita in < inserire indirizzo e CAP >

<< IL DIRIGENTE >>

PREMESSO che il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445

“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” pone l’obiettivo della razionalizzazione della gestione di flussi documen-tali coordinata con la gestione di procedimenti amministrativi da parte delle pubbliche amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare supporti conoscitivi e delle stesse secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa;

VISTO in particolare l’articolo 61, comma 2, il quale tra l’altro, stabilisce che presso il servizio

gratuito del protocollo informatico, è preposto un dirigente, ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali e di professionalità tecnico archivistica;

VISTO il Decreto ministeriale 14 ottobre 2003 “Approvazione delle linee guida per

l’adozio-ne del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrati-vi”, nel quale sono indicati gli adempimenti delle amministrazioni relativamente al protocol-lo informatico ed alla gestione dei procedimenti amministrativi con tecnoprotocol-logie informatiche;

RITENUTO di individuare nel/nella signor/signora < inserire nome e titolo

amministra-tivo >, in servizio presso l’Ufficio Utente < inserire nome >, la figura professionale più idonea ad espletare i compiti di seguito indicati:

• predisporre lo schema del Manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo;

• provvedere alla pubblicazione del Manuale anche su Internet;

• proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eli-minazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei proto-colli di telefax, e, più in generale, dei protoproto-colli diversi dal protocollo informatico; • predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestio-ne, alla trasmissiogestio-ne, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documen-ti informadocumen-tici d’intesa con il:

MA N U A L E D I G E S T I O N E D E L P R O T O C O L L O I N F O R M A T I C O, D E I D O C U M E N T I E D E L L’A R C H I V I O D E L L E P U B B L I C H E A M M I N I S T R A Z I O N I

114

– Referente della pianificazione delle attività,

– Responsabile della sicurezza dei dati personali, se nominato, o direttamente con il Titolare dei trattamenti dei dati di cui al d. lgs. 196/03,

– Responsabile del servizio archivistico,

– Responsabile della conservazione sostitutiva;

• attribuire il livello di autorizzazione di ciascun addetto all’accesso alle funzioni delle procedure applicative di gestione del protocollo informatico e gestione documen-tale distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento, alla modifica e alla cancellazione delle informazioni;

• garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registra-zione e di segnatura di protocollo;

• garantire la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di proto-collo;

• garantire la leggibilità nel tempo di tutti i documenti trasmessi o ricevuti adot-tando i formati previsti dalla normativa corrente, ovvero altri formati non pro-prietari;

• curare, anche attraverso altri responsabili, le funzionalità del sistema di gestione informatica del protocollo e della gestione documentale affinché, in caso di guasti o anomalie, siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

• conservare le copie di salvataggio delle informazioni del sistema e del registro di emergenza in luoghi sicuri differenti;

• garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso esterno o da altre Amministrazioni e le attività di gestione degli archivi, quali, trasferimento dei documenti all’archivio di deposito, disposizioni per la conservazione degli archivi e Archivi storici;

• autorizzare le operazioni di annullamento della registratura di protocollo;

• vigilare sull’osservanza delle disposizioni delle norme correnti da parte del perso-nale autorizzato e degli incaricati.

<< DETERMINA >>

1. di nominare il/la signore/a < inserire nome e titolo amministrativo >, quale Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi ai sensi dell’articolo 61 comma 2 del DPR n. 445/2000 con i compiti specificati nelle premesse.

2. di nominare vicario del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestio-ne dei flussi documentali e degli archivi, per i casi di vacanza, assenza o impedimen-to del Responsabile, viene nominaimpedimen-to il/la signor/signora <nominativo e tiimpedimen-tolo ammini-strativo> dell’Ufficio Utente <specificare>

AL L E G A T I

115

16.5 A

Esempio di nomina

Determinazione n. xx del gg/mm/aaaa

Registro generale n.

Oggetto: Nomina del Responsabile delle copie di riserva del registro di

protocol-lo informatico.

L’anno xxxx, il giorno xx del mese di < ………….. >, nell’amministrazione di <Inserire denominazione completa > sita in < inserire indirizzo e CAP >

<< IL DIRIGENTE >>

PREMESSO che il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445

“Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” pone l’obiettivo della razionalizzazione della gestione di flussi documen-tali coordinata con la gestione di procedimenti amministrativi da parte delle pubbliche amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare supporti conoscitivi delle stes-se stes-secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa;

CONSIDERATO che, al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di

registra-zione, il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della giorna-ta lavorativa, deve essere riversato su supporti informatici non riscrivibili e deve essere conservato da soggetto diverso dal responsabile del servizio appositamente nominato da ciascuna amministrazione ai sensi dell’art. 7, comma 7 del DPCM 31 0ttobre 2000;

VISTA la determinazione numero xx del gg/mm/aaa relativa alla nomina del Responsabile

del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documenta-li e degdocumenta-li archivi;

CONSIDERATA l’esigenza di conservare in luogo sicuro le copie del registro di

protocol-lo che quotidianamente vengono generate dal sistema informativo di protocolprotocol-lo;

RITENUTO di individuare nel/nella signor/signora < inserire nome e titolo

amministra-tivo>, in servizio presso l’Ufficio Utente < inserire nome >, la figura professionale più ido-nea ad espletare i compiti di seguito indicati:

• definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o digitali) da conservare, dei quale tiene evidenza; • organizzare, conseguentemente, il contenuto dei supporti ottici e gestire le proce-dure di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscono la corretta conservazione, anche per consentire l’esibizione di ciascun documento conservato;

• archiviare e rendere disponibili, con l’impiego di procedure elaborative, relativa-mente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: – descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti;

MA N U A L E D I G E S T I O N E D E L P R O T O C O L L O I N F O R M A T I C O, D E I D O C U M E N T I E D E L L’A R C H I V I O D E L L E P U B B L I C H E A M M I N I S T R A Z I O N I

116

– estremi identificativi del responsabile della conservazione;

– estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l’indicazione dei compiti alle stesse assegnati;

– indicazione delle copie di sicurezza;

• mantenere e rendere accessibile un archivio del software dei sistemi operativi e dei programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni per la leggibilità dei docu-menti conservati;

• verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi in gestione;

• adottare, su indicazione del Responsabile del servizio di gestione del protocollo informatico, le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema prepo-sto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione;

• richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo inter-vento, assicurando allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;

• definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale sui supporti informativi di propria pertinenza;

• verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l’effettiva leg-gibilità dei documenti conservati provvedendo, se necessario, al riversamento diret-to o sostitutivo del contenudiret-to dei supporti.

<< DETERMINA >>

3. di nominare il/la signore/a <inserire nome e titolo amministrativo>, quale Responsabile della conservazione delle copie di riserva del registro di protocollo infor-matico con i compiti specificati nelle premesse, ai sensi dell’art. 7, comma 5 del DPCM 31 ottobre 2000.

16.6 E

NOMINATIVO TITOLO/RUOLO NELL’AOO ^{ESTREMI E DESCRIZIONE}

AL L E G A T I

117

16.7 P

’

’

200

Esempio di pianificazione della formazione

o Alternativa 1

Amministrazione < Inserire nome >

Tenute presenti le disponibilità di bilancio, in relazione anche al combinato disposto dell’art. 2 del CCNL 31 marzo 1999 e dell’art. 4 del CCNL 1 aprile 1999, nella impossi-bilità di organizzare autonomi corsi, è favorita l’adesione a corsi di formazione gratui-ti organizzagratui-ti, per il personale dei servizi informagratui-tici e per quello impegnato nelle atgratui-ti- atti-vità di registrazione del protocollo, dalle amministrazioni centrali o territoriali.

o Alternativa 1

Amministrazione < Inserire nome >

Area Organizzativa Omogenea < Inserire nome >

PER IL PERSONALE DELL’AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA RICHIAMATA I PIANI