Regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti

RE G O L E D I S M I S T A M E N T O E D A S S E G N A Z I O N E D E I D O C U M E N T I R I C E V U T I

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Nello stesso allegato, per ciascuna delle strutture in elenco, sono indicati: • l’indirizzo elettronico;

• le principali tipologie di documenti trattati che determinano i criteri di assegnazio-ne della corrispondenza.

oalternativa 1 - unità di smistamento distribuite

Lo smistamento iniziale eseguito dalla/e UOP recapita ai dirigenti di ciascuna UOR, attra-verso funzioni specifiche del sistema di protocollo informatico, i documenti indirizzati all’UOR medesimo.

Quest’ultimi, dopo averne preso visione, provvedono ad accettarli e ad assegnarli ai pro-pri UU/RPA, oppure in caso di errore, ad informare il mittente (UOP) e a smistare la noti-fica ad altro UOR.

L’UOR del procedimento amministrativo indica, sul documento in arrivo, il nominativo del RPA. Qualora non sia diversamente specificato il RPA coincide con il dirigente dell’UOR. oalternativa 2 - unità di smistamento centralizzata

Tutta la corrispondenza protocollata nell’arco della giornata viene inviata in visione al <direttore generale o segretario generale o RSP…… > affinché possa valutarla e control-lare le assegnazioni suggerite, apportando eventuali modifiche o correzioni.

La corrispondenza ritorna alla/e UOP mittente/i per le eventuali correzioni e/o integrazio-ni e per l’assegnazione del documento precedentemente protocollato e segnato.

6.2 C

Quando un documento pervenuto appare di particolare rilevanza, indipendentemente dal supporto utilizzato, è preventivamente inviato in visione a < direttore generale o segreta-rio generale o RSP……> che provvede ad individuare l’UOR competente a trattare il docu-mento fornendo eventuali indicazioni per l’espletadocu-mento della pratica.

6.3 A

I documenti ricevuti dall’AOO per via telematica, o comunque disponibili in formato digi-tale, sono assegnati all’UOR competente attraverso i canali telematici dell’AOO al termi-ne delle operazioni di registraziotermi-ne, segnatura di protocollo, memorizzaziotermi-ne su suppor-ti informasuppor-tici in modo non modificabile.

L’UOR competente ha notizia dell’arrivo della posta ad esso indirizzata tramite un mes-saggio di posta elettronica.

Il responsabile dell’UOR può visualizzare i documenti, attraverso l’utilizzo dell’applicazio-ne di protocollo informatico e in base alle abilitazioni previste potrà:

• visualizzare gli estremi del documento; • visualizzare il contenuto del documento;

• individuare come assegnatario il RPA competente per la materia a cui si riferisce il documento.

La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal PdP in modo automa-tico e la data di ingresso dei documenti negli UOR competenti coincide con la data di assegnazione degli stessi.

I destinatari del documento per “competenza” lo ricevono esclusivamente in formato digitale.

6.4 A

I documenti ricevuti dall’amministrazione in formato cartaceo, se successivamente acqui-siti in formato immagine con l’ausilio di scanner, una volta concluse le operazioni di registrazione, di segnatura e di assegnazione, sono fatti pervenire al RPA di competenza per via informatica attraverso la rete interna dell’amministrazione/AOO. L’originale carta-ceo può essere successivemnbte trasmesso al RPA oppure essere conservato dalla UOP. L’UOR competente ha notizia dell’arrivo del documento ad essa indirizzata tramite un messaggio di posta elettronica.

Il responsabile dell’UOR può visualizzare i documenti, attraverso l’utilizzo dell’applicazio-ne di protocollo informatico e in base alle abilitazioni previste potrà:

• visualizzare gli estremi del documento; • visualizzare il contenuto del documento;

• individuare come assegnatario il RPA competente sulla materia oggetto del documento. La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo auto-matico e la data di ingresso dei documenti negli UOR di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.

oopzione 1

I documenti cartacei gestiti dalla UOP sono di norma smistati entro le xxx ore dal momen-to in cui sono pervenuti, salvo che vi siano, entro detmomen-to lasso di tempo, uno o più gior-ni non lavorativi, nel qual caso l’operazione di smistamento viene assicurata entro le 24 ore dall’inizio del primo giorno lavorativo successivo.

oopzione 2

Il ritiro giornaliero della corrispondenza cartacea in arrivo da parte degli UOR/UU/RPA avviene presso le UOP ricevente/i.

6.5 M

Nel caso di assegnazione errata, l’UOR/UU che riceve il documento, se è abilitato all’o-perazione di smistamento, provvede a trasmettere l’atto all’UOR competente, in caso con-trario comunica l’errore alla UOP che ha erroneamente assegnato il documento, che pro-cederà ad una nuova assegnazione.

Nel caso in cui un documento assegnato erroneamente ad un UU afferisca a competen-ze attribuite ad altro UU dello stesso UOR, l’abilitazione al relativo cambio di assegnazio-ne è attribuita al dirigente della UOR medesima o a persona da questi incaricata.

Il sistema di gestione informatica del protocollo tiene traccia di tutti i passaggi memorizzan-do l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione con la data e l’ora di esecuzione. MA N U A L E D I G E S T I O N E D E L P R O T O C O L L O I N F O R M A T I C O, D E I

D O C U M E N T I E D E L L’A R C H I V I O D E L L E P U B B L I C H E A M M I N I S T R A Z I O N I

Il presente capitolo individua le unità organizzative responsabili delle attività di registra-zione di protocollo, di organizzaregistra-zione e di tenuta dei documenti all’interno della AOO In base al modello organizzativo adottato dall’Amministrazione/AOO (si veda il par. 1.4 del presente MdG), nell’allegato 16.3 è riportato, per ciascuna AOO, l’elenco delle unità organizzative responsabili delle attività di registrazione del protocollo (UOP).

Relativamente alla organizzazione e alla tenuta dei documenti dell’amministrazione all’in-terno di ciascuna AOO (o della AOO se unica), sono istituiti il servizio archivistico e even-tualmente il servizio per la conservazione sostitutiva e sono definite le strutture dedicate alla conservazione dei documenti.

I servizi in argomento sono stati identificati e formalizzati prima di rendere operativo il servizio di gestione informatica del protocollo, dei documenti e degli archivi.

7.1 S

oalternativa 1

L’amministrazione ha istituito il servizio archivistico e documentale denominato < inserire il nome > nell’ambito delle diverse AOO in cui è operante il servizio di protocollo e gestione documentale. Il sistema archivistico è unico e trasversa-le su tutte trasversa-le AOO.

Il servizio archivistico è competente a gestire l’intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata, ai fini della sua corretta classificazione, conservazione e ordinamento. Alla guida del servizio archivistico è preposto < spe-cificare il ruolo e il nominativo >. Il responsabile del servizio archivistico si coordi-na con i diversi RSP a capo delle AOO.

oalternativa 2

• caso 2 a

Il servizio archivistico è funzionalmente integrato nel suddetto servizio per la tenu-ta del protocollo informatico, ma strutturalmente e gerarchicamente distinto. Alla guida del servizio archivistico è preposto < specificare il ruolo e il nomina-tivo >.

Il responsabile del servizio archivistico si coordina con il RSP a capo delle AOO. • caso 2 b

Il servizio archivistico è funzionalmente e strutturalmente integrato nel suddetto ser-vizio per la tenuta del protocollo informatico. Alla guida del serser-vizio archivistico è preposto < specificare il ruolo e ripetere il nome RSP o altro soggetto >.

7. UO responsabili delle attività di registrazione