F LUSSO DEI DOCUMENTI INVIATI DALLA AOO

DE S C R I Z I O N E D E L F L U S S O D I L A V O R A Z I O N E D E I D O C U M E N T I

5.3.1 S

Nel grafico di cui al paragrafo 5.3 per sorgente interna (all’AOO) dei documenti si inten-de l’unità organizzativa mittente interna all’AOO che invia, tramite il RPA, la corrispon-denza alla UOP della AOO stessa affinché sia trasmessa, nelle forme e nelle modalità più opportune, ad altra amministrazione o altra AOO della stessa amministrazione, ovvero ad altro ufficio (UU o UOR) della stessa AOO.

Per documenti in partenza s’intendono quelli prodotti dal personale degli uffici dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni avente rilevanza giuridico-probatoria e destinati ad essere trasmessi ad altra amministrazione o altra AOO della stessa amministrazione, ovve-ro ad altovve-ro ufficio (UU o UOR) della stessa AOO.

Il documento è in formato digitale formato secondo gli standard illustrati nei prece-denti capitoli.

I mezzi di recapito della corrispondenza considerati sono quelli stessi richiamati nell’arti-colo 35 - Posta Elettronica Certificata.

Nel caso di trasmissione interna di allegati al documento di cui sopra che possono supe-rare la capienza della casella di posta elettronica si procede ad un riversamento (con le modalità previste dalla normativa vigente), su supporto rimovibile da consegnare al desti-natario contestualmente al documento principale.

I documenti in partenza contengono l’invito al destinatario a riportare i riferimenti della registrazione di protocollo della lettera alla quale si da riscontro.

Durante la fase transitoria di migrazione verso l’utilizzo di un sistema di gestione docu-mentale interamente digitale, il documento può essere in formato analogico. I mezzi di recapito della corrispondenza in quest’ultimo caso sono il servizio postale, nelle sue diverse forme, ed il servizio telefax.

5.3.2 V

oalternativa 1 – sistema centralizzato

Tutti i documenti originali da spedire, siano essi in formato digitale o analogico, sono inoltrati alla/e UOP istituzionali:

• documenti informatici – nella casella di posta interna dedicata alla funzione di “appoggio” per i documenti digitali da trasmettere;

• documenti analogici – in busta aperta per le operazioni successive di protocollazio-ne e segnatura. Sono consegnati in questa forma anche i documenti conteprotocollazio-nenti i dati personali sensibili o giudiziari in quanto il personale dell’UOP, che riceve la corrispondenza, è autorizzato al trattamento dei dati personali.

L’UOP provvede ad eseguire le verifiche di conformità della documentazione ricevuta (per essere trasmessa) allo standard formale richiamato nel capitolo precedente, cioè veri-fica che siano indicati correttamente il mittente e il destinatario, veriveri-fica che il documen-to sia sotdocumen-toscritdocumen-to in modalità digitale o audocumen-tografa, la presenza di allegati se dichiarati. Se il documento è completo, esso è registrato nel protocollo generale o particolare e ad esso viene apposta la segnatura in base alla tipologia di documentazione da inviare; in caso contrario è rispedito al mittente UOR/UU/RPA con le osservazioni del caso.

MA N U A L E D I G E S T I O N E D E L P R O T O C O L L O I N F O R M A T I C O, D E I D O C U M E N T I E D E L L’A R C H I V I O D E L L E P U B B L I C H E A M M I N I S T R A Z I O N I

oalternativa 2 - sistema decentralizzato

Ogni UOR è autorizzata dall’AOO per il tramite del RSP, a svolgere attività di registrazio-ne di protocollo e apposizioregistrazio-ne della segnatura per la corrispondenza in uscita.

Di conseguenza tutti i documenti originali da spedire, siano essi informatici o analogici, sono direttamente protocollati e spediti dagli UOR.

Gli UOR provvedono ad eseguire al loro interno le verifiche di conformità della docu-mentazione predisposta per essere trasmessa con le stesse modalità descritte nel capito-lo precedente.

Se la verifica da esito positivo, il documento viene registrato nel registro di protocollo generale o particolare; in caso contrario è restituito al mittente UU/RPA con le osserva-zioni del caso.

5.3.3 R

oalternativa 1 - sistema centralizzato

Le operazioni di registrazione e di apposizione della segnatura del documento in partenza sono effettuate presso la UOP istituzionale. Il documento registrato presso il protocollo riser-vato riserriser-vato è contrassegnato anteponendo al numero della segnatura una sigla (ad es. “RIS”) In nessun caso gli operatori di protocollo sono autorizzati a riservare numeri di protocol-lo per documenti non ancora resi disponibili.

La compilazione di moduli se prevista (ad es. nel caso di spedizioni per raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere) è a cura degli UOR/UU/RPA mittenti. oalternativa 2 - sistema decentralizzato

La protocollazione e la segnatura della corrispondenza in partenza, sia essa in formato digi-tale che in formato analogico, è effettuata direttamente dai singoli RPA/UU/UOR abilitati in quanto collegati al sistema di protocollo informatico della AOO a cui appartengono. Le attività di registrazione degli elementi obbligatori e degli elementi accessori del proto-collo e la relativa segnatura della missiva da inviare sono effettuate dal RPA. Il documen-to registradocumen-to presso il prodocumen-tocollo riservadocumen-to è contrassegnadocumen-to anteponendo al numero della segnatura una sigla (ad es. “RIS”).

5.3.4 T

Le modalità di composizione e di scambio dei messaggi, il formato della codifica e le misure di sicurezza sono conformi alla circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28.

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica (il destinatario può essere anche interno alla AOO).

Per la spedizione dei documenti informatici l’AOO si avvale dei servizi di autenticazione e marcatura temporale offerti da un certificatore accreditato iscritto nell’elenco pubblico tenuto dal CNIPA.

Per la spedizione dei documenti informatici, l’AOO si avvale di un servizio di “Posta Elet-tronica Certificata”, conforme al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, che può essere offerto da un soggetto esterno in grado di assicurare la sicurezza del canale di comunicazione, di dare certezza sulla data di spedizione e di consegna dei documenti attraverso una procedura di rilascio di ricevute di ritorno elettroniche.

DE S C R I Z I O N E D E L F L U S S O D I L A V O R A Z I O N E D E I D O C U M E N T I

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti for-mati con strumenti inforfor-matici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni, anche in forma sintetica o per estratto, dell’esistenza o del contenuto della corrisponden-za, delle comunicazioni o dei messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche.

5.3.5 T

oalternativa 1 – sistema centralizzato

La UOP provvede direttamente a tutte le operazioni di spedizione della corrispondenza prov-vedendo anche all’affrancatura e all’eventuale pesatura, alla ricezione e alla verifica delle distinte di raccomandate compilate dagli uffici (opzionalmente - I documenti da spedire su supporto cartaceo, nell’ambito della UOP, sono trasmessi all’ufficio addetto allo smistamento della posta centrale, se previsto, abilitato alla spedizione “fisica” della corrispondenza). L’UOP conserva, temporaneamente, la minuta da restituire al mittente.

oalternativa 2 – sistema decentralizzato

La UOR provvede direttamente alla trasmissione “fisica” del documento in partenza e alla spedizione del documento, di norma il giorno lavorativo in cui è stato protocollato. (opzionalmente - I documenti da spedire su supporto cartaceo, nell’ambito della AOO, sono trasmessi all’ufficio addetto allo smistamento della posta centrale, se previsto, abili-tato alla spedizione “fisica” della corrispondenza).

5.3.6 A

L’UOP (o in alternativa l’ufficio addetto allo smistamento della posta) provvede alle ope-razioni necessarie per l’invio della corrispondenza in partenza (ad es.: pesatura e affran-catura delle lettere ordinarie, affranaffran-catura delle lettere fuori formato, pesatura, timbratura ed affrancatura posta prioritaria, ricezione e verifica delle distinte di raccomandate com-pilate ed etichettate dagli uffici, pesatura, affrancatura e registrazioni delle raccomandate estere ecc.).

Al fine di consentire il regolare svolgimento di tali operazioni, la corrispondenza in par-tenza deve essere consegnata alla UOP (o in alternativa all’ufficio posta) secondo le regole richiamate nell’allegato 16.12.

5.3.7 C

L’UOP (o in alternativa l’ufficio posta) effettua i conteggi relativi alle spese giornaliere e mensili sostenute per le operazioni di invio della corrispondenza.

5.3.8 D

Qualora i destinatari siano più di uno, e comunque in numero maggiore di tre, può esse-re autorizzata la spedizione di copie dell’originale. L’elenco dei destinatari, in formato car-taceo, è allegato alla minuta.

MA N U A L E D I G E S T I O N E D E L P R O T O C O L L O I N F O R M A T I C O, D E I D O C U M E N T I E D E L L’A R C H I V I O D E L L E P U B B L I C H E A M M I N I S T R A Z I O N I

5.3.9 T

Sul documento trasmesso via fax può essere apposta la dicitura: “La trasmissione via fax del presente documento non prevede l’invio del documento originale”.

Solo su richiesta del destinatario verrà trasmesso anche l’originale. oalternativa 1 - sistema centralizzato

Le ricevute della avvenuta trasmissione sono trattenute, temporaneamente, dalla UOP che ha effettuato la trasmissione.

oalternativa 2 - sistema decentralizzato

Le ricevute della avvenuta trasmissione sono trattenute dagli UOR/UU/RPA che hanno effettuato la trasmissione.

5.3.10 I

La minuta del documento cartaceo spedito, ovvero le ricevute dei messaggi telefax, ovve-ro le ricevute digitali del sistema di posta certificata utilizzata per lo scambio dei docu-menti digitali, sono conservate all’interno del relativo fascicolo.

oalternativa 1 - sistema centralizzato

Le UOP di protocollo che effettuano la spedizione centralizzata di documenti informatici o cartacei curano anche l’invio delle ricevute di ritorno al mittente che si fa carico di archiviarle nel fascicolo logico o fisico.

oalternativa 2 - sistema decentralizzato

Gli UOR che effettuano la spedizione di documenti informatici o cartacei direttamente curano anche l’archiviazione delle ricevute di ritorno.

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50

Il presente capitolo riporta le regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti.