Responsabile della conservazione delle copie di riserva del Registro di Protocollo

(cfr. paragrafo 1.6 del MdG) Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della

MA N U A L E D I G E S T I O N E D E L P R O T O C O L L O I N F O R M A T I C O, D E I D O C U M E N T I E D E L L’A R C H I V I O D E L L E P U B B L I C H E A M M I N I S T R A Z I O N I

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giornata lavorativa, deve essere riversato su supporti informatici non riscrivibili e deve essere conservato da persona diversa dal RSP.

Per questo motivo l’Amministrazione deve provvedere a nominare un soggetto incarica-to di tale compiincarica-to che può, ad esempio, all’occorrenza, coincidere con il responsabile della conservazione sostitutiva. Le procedure di riversamento e custodia delle copie dovranno essere illustrate nel piano di sicurezza del MdG.

1.6.7 F

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(cfr. paragrafo 1.7 del MdG) L’Amministrazione deve fornire ai dirigenti e/o ai funziona-ri chiamati, a diverso titolo, a rappresentare l’Amministrazione verso l’esterno, e al responsabile della conservazione sostitutiva dei documenti informatici, una firma digitale e le risorse strumentali per l’apposizione della firma digitale.

1.6.8 T

(cfr. paragrafo 1.8 del MdG) L’amministrazione titolare dei dati di protocollo e dei dati personali contenuti nella documentazione amministrativa di propria pertinenza, è chia-mata ad assolvere integralmente il dettato del d. lgs. n. 196/2003 adottando opportune iniziative sia all’interno che nei rapporti con le altre Amministrazioni/AOO.

In relazione ai dati trattati all’interno dell’Amministrazione, è necessario redigere una spe-cifica lettera d’incarico da recapitare agli addetti alla protocollazione in quanto autorizza-ti a trattare i daautorizza-ti di protocollo veri e propri ed i documenautorizza-ti associaautorizza-ti.

Per quanto concerne i dati dell’Amministrazione trattati, a diverso titolo, all’esterno da soggetti pubblici e/o privati, l’Amministrazione deve individuare le persone responsa-bili appartenenti ai soggetti pubblici e/o privati che trattano i dati personali di sua pertinenza.

Non sono trattati in questa Guida, in quanto strettamente correlati alla specifica realtà tec-nico-organizzativa di ciascuna Amministrazione, gli adempimenti relativi:

• ai certificati ed ai documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni, che pre-vedono la trasmissione delle sole informazioni relative a stati, fatti e qualità perso-nali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il persegui-mento delle finalità per le quali vengono acquisite;

• alla definizione delle apposite autorizzazioni, in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente, rilasciate dall’Amministrazione certificante all’Amministra-zione procedente per consentire a quest’ultima l’accesso diretto agli archivi della certificante, ai sensi dell’art. 42 del DPR n. 445/2000.

Le regole adottate e le modalità operative definite dall’Amministrazione a tutela dei dati personali, dovranno comunque essere rese note nel piano di sicurezza del MdG, come previsto dalla normativa in materia, indipendentemente dall’attivazione del protocollo informatico.

GU I D A A L L A S T E S U R A D E L MA N U A L E D I G E S T I O N E

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1.6.9 A

(cfr. paragrafo 1.9 del MdG) In attuazione di quanto previsto dalla normativa in materia di impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni è necessario che le sin-gole amministrazioni provvedano a:

• dotarsi di una casella di posta elettronica certificata istituzionale pubblicata sull’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA). Tale casella costituisce l’indirizzo virtuale della AOO e di tutti gli uffici (UOR) che ad essa fanno riferimento. A tal proposito, si suggerisce di attivare una casella di posta elettronica destinata soltan-to alla raccolta della documentazione che successivamente deve essere trasmessa all’esterno;

• dotare tutti i dipendenti di una casella di posta elettronica (anche quelli per i quali non sia prevista la dotazione di un personal computer) e a attivare, inoltre, appo-site caselle istituzionali affidate alla responsabilità delle strutture di competenza, in attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per l’in-novazione e le tecnologie sull’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni.

I titolari della caselle di posta elettronica dovranno procedere, almeno una volta al gior-no, alla lettura della corrispondenza ivi pervenuta, adottando i metodi di conservazione della corrispondenza più opportuni in relazione alle varie tipologie di messaggi ed ai tempi di conservazione previsti.

1.6.10 P

(cfr. paragrafo 1.10 del MdG) La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell’archivio a partire dalla fase corrente, è obbli-gatoria per legge ed è attuata attraverso il piano di classificazione (titolario), cioè “un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documen-ti prodotdocumen-ti”.

Il titolario, illustrato nel capitolo 9 del Modello di MdG, deve essere predisposto, verifi-cato e/o confermato antecedentemente all’avvio delle attività di protocollazione informa-tica in quanto è lo strumento che consente la gestione e la sistemazione della documen-tazione dell’amministrazione. Spetta a ciascuna amministrazione adottare il proprio titola-rio con un atto formale.

Il Manuale di gestione dovrà inoltre indicare, oltre al piano di classificazione: • le modalità di aggiornamento del titolario;

• i tempi, i criteri e le regole di selezione e di conservazione dei documenti; • l’uso di supporti sostitutivi.

1.6.11 A

(cfr. paragrafo 1.11 del MdG) Nell’ambito dei piani formativi richiesti a tutte le ammini-strazioni dalla direttiva del Ministro della funzione pubblica del 13 dicembre 2001 sulla

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formazione e la valorizzazione del personale delle pubbliche amministrazioni, una parti-colare attenzione deve essere rivolta allo sviluppo e alla diffusione delle competenze nel campo dell’innovazione tecnologica.

Il processo di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione presuppone, infatti, la pre-senza di figure professionali dotate di competenza specialistica.

L’attività formativa non dovrà, pertanto, limitarsi alla sola alfabetizzazione informatica ma dovrà prevedere anche la formazione degli specialisti, dei funzionari e dei dirigenti sui seguenti temi:

• gestione del cambiamento organizzativo;

• analisi e reingegnerizzazione delle procedure amministrative; • protezione dei dati personali;

• sicurezza informatica.

Le Amministrazioni dovranno, inoltre, adottare opportune iniziative rivolte alla formazio-ne del personale per incentivare l’uso della posta elettronica.

Per quanto riguarda il personale dirigente l’Amministrazione dovrà realizzare i relativi percorsi formativi tenendo conto delle attività programmate.

1.6.12 C

CNIPA

Le Amministrazioni devono comunicare al CNIPA, per ogni AOO istituita, il nominativo del Responsabile del Servizio per la tenuta del Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi e la casella ufficiale di posta elettronica per l’iscrizione delle AOO nell’Indice della Pubbliche amministrazioni (IPA).

1.6.12.1 Accreditamento dell’amministrazione presso l’Indice delle Pubbliche