Attività Preliminari

Per arrivare a gestire la rendicontazione su NetSuite è necessario attuare di una serie di attività preparatorie :

A) Acquisto delle licenze B) Settaggio delle impostazioni

C) Importazione delle commesse da TW a NetSuite D) Creazione del Work Calendar

A)Acquisto delle licenze

Le licenze che un’azienda può acquistare su NetSuite possono essere di due tipologie :

 Licenza di tipo Full  Licenza di tipo Employee

La licenza Full si riferisce ai ruoli ad accesso generale e quindi ai principali ruoli standard di NetSuite: Amministrazione, Contabilità e Vendite. Con questi ruoli gli utenti sono in grado di eseguire tutte le principali azioni all'interno del sistema e inoltre possono essere completamente personalizzati.

La licenza Employee si riferisce invece al ruolo del Centro Dipendente che consente agli utenti di eseguire le funzioni aziendali interne. Gli utenti dotati di questo ruolo hanno le abilità standard per inserire il tempo, i report delle spese, le richieste di acquisto, inviare i casi di assistenza e approvare le transazioni, avranno quindi una visibilità completa per tutto il ciclo di vita di ciascuno di questi record e potranno cercare o modificare qualsiasi record inserito da loro. Oltre a queste funzionalità standard, gli utenti dei Centro Dipendente hanno accesso al calendario NetSuite e alla possibilità di creare eventi, contatti e attività.

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Tale ruolo presenta però notevoli limiti (si veda Figura 14) : può essere personalizzato come tutti gli altri ruoli standard, ma i permessi possono solamente essere rimossi, non aggiunti. Qualsiasi azione in ambito contabilità, supporto, vendita, amministrazione o marketing non può essere eseguita. Le limitazioni di tale ruolo coinvolgono anche la visibilità : non è possibile visualizzare report finanziari, budget o transazioni che non sono state inserite direttamente dal dipendente. Qualora un dipendente abbia la necessità di intraprendere una o più di queste azioni o necessiti di visibilità per queste informazioni, è necessario assegnargli ruoli aggiuntivi che lo rendano un utente con accesso generale36.

Ovviamente tali licenze presentano costi differenti : il costo di una licenza Full è pari al costo di cinque licenze di tipo Employee.

Sulla base dei propri dipendenti e delle proprie necessità, Extra Group ha deciso di acquistare 50 licenze di tipo Employee e 25 licenze di tipo Full.

36 _{Fonte : https://clouderpadvisor.com/employee-center-user-vs-general-access-user/}

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B)Settaggio delle Impostazioni

È necessaria l’attivazione di una serie di funzionalità, in aggiunta a quelle utilizzate fino a questo momento da Extra Group :

 Time Tracking : per consentire ai dipendenti di registrare le proprie ore di lavoro  Weekly Timesheet : abilita i fogli di lavoro settimanali personalizzabili per consentire

ai dipendenti di tenere traccia del loro lavoro (Il Time Tracking è una funzionalità richiesta per i timesheet settimanali)

 Require approvals on time records : per fare in modo che le ore dei dipendenti siano soggette ad approvazione da parte di un Supervisore

 Advanced approvals on time record : inserisce nel Track Time e sul Weekly Timesheet un campo, chiamato Stato Approvazione, modificabile da Amministratori/Time Approver/Supervisor. Il campo può essere impostato manualmente su Aperto/In attesa di approvazione/Approvato/Rifiutato.

Una funzionalità che invece deve essere disabilitata, se attiva, è :

 Intercompany Time and Expense : consente l'inserimento di tempi e spese interaziendali e il trasferimento di tempo e/o spese da una filiale all'altra

C)Importazione delle Commesse da TW a NetSuite

Per lo svolgimento di questa attività, è stata utilizzata una delle più importanti funzioni che il sistema mette a disposizione : l’importazione di file CSV37.

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Il comma-separated values (abbreviato CSV) è un formato basato su file di testo utilizzato per l'importazione ed esportazione (ad esempio da fogli elettronici o database) di una tabella di dati. In questo formato, ogni riga della tabella (o record della base dati) è normalmente rappresentata da una linea di testo, che a sua volta è

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L'importazione CSV è il metodo più comunemente usato per trasferire set di dati di piccole e medie dimensioni da altre applicazioni in NetSuite. Il processo di importazione CSV consente di risparmiare tempo e previene errori, inviando i dati in un file CSV (valori separati da virgola). Questo permette di aggiungere o aggiornare molti record contemporaneamente, evitando la necessità di inserire manualmente i dati (Fonte : NetSuite Essentials ERP Part2).

NetSuite fornisce un Import Assistant (visibile in Figura 15) che è possibile utilizzare per eseguire il processo. I tipi di dati che è possibile importare con l'Assistant dipendono dal ruolo e dalle autorizzazioni assegnate, ed anche dalle funzionalità attivate dell'account.

Quando si esegue un'importazione, è disponibile una pagina di stato per visualizzarne l'avanzamento.

Tramite questa funzione, quindi, il file CSV scaricato da TW e contenente tutti i progetti di Extra Group, è stato caricato su NS.

divisa in campi (le singole colonne) separati da un apposito carattere separatore, ciascuno dei quali

rappresenta un valore

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D)Creazione del Work Calendar

Il Calendario di Lavoro definisce la settimana lavorativa standard per i dipendenti e deve presentare:

 Almeno un giorno lavorativo  Una o più ore di lavoro al giorno  I giorni in cui si presentano le festività

NetSuite non pone limitazioni al numero di calendari che possono essere creati e dà la possibilità di impostarne uno come calendario di default. Se impostato come default, il calendario apparirà automaticamente nel record di ogni dipendente. Nel caso in cui il dipendente presentasse un orario di lavoro differente dovrà essere selezionato dal suo record il calendario di lavoro opportuno.

La definizione del calendario è fondamentale perché è sulla base del calendario a cui sono associati i dipendenti che questi possono effettuare la rendicontazione in termini di giorni e di ore giornaliere.

Extra Group ha definito tre diversi calendari :

 Orario Standard : è il calendario di default, visibile in Figura 16  Part Time 4 ore

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