D
IPARTIMENTO DII
NGEGNERIA DELL’E
NERGIA DEIS
ISTEMI,
DELT
ERRITORIO E DELLEC
OSTRUZIONILAUREA MAGISTRALE IN INGEGNERIA GESTIONALE
Migrazione Dati da Sistemi Esterni in un unico Sistema
ERP Integrato Cloud Oracle-NetSuite :
il caso Extra Group
RELATORI IL CANDIDATO
Prof. Ing. Riccardo Dulmin Eleonora Papini
Dipartimento di Ingegneria dell’Energia,
dei Sistemi, del Territorio e delle Costruzioni eleonora_p92@hotmail.com
Dott. Gaia Tedeschi Extra Group S.r.l.
Sessione di Laurea del 04/05/2018 Anno Accademico 2017/2018
Sommario
Questo lavoro di tesi è il risultato del mio tirocinio di quattro mesi presso l’Azienda Extra Group S.r.l., in particolare presso la società controllata Extra Vision, specializzata in sistemi gestionali. Dal momento che, con il passare degli anni, Extra Group ha assunto il profilo di una Azienda multisistema, l’obiettivo del seguente lavoro consiste proprio nella progressiva dismissione dei sistemi esterni attualmente utilizzati in favore del Sistema NetSuite, in modo tale che, nel giro di un paio di anni ,l’intero business possa essere gestito sul sistema ERP cloud.
Durante il mio percorso, le migrazioni analizzate e affrontate hanno riguardato la rendicontazione e il forecasting, rispettivamente gestite su Teamwork ed Excel, con la volontà di utilizzare nel breve termine il modulo di NetSuite per la gestione dei progetti. Per rendere tali migrazioni possibili è stato necessario sfruttare le funzionalità che NetSuite mette a disposizione, impiegando sia gli elementi di base che caratterizzano il Sistema sia altri moduli aggiuntivi da esso forniti : il modulo SRP (Service Resource Planning) e il modulo Workflow Management.
Abstract
This thesis is the result of my four-months internship at Extra Vision, a subsidiary company of Extra Group s.r.l., which specializes in management systems. In the past few years, Extra Group relied on several external tools, becoming a multisystem company. The goal of this work is the progressive dismantling of the external technology currently in use so that, within a couple of years, the entire business can be managed on an ERP system called NetSuite.
More specifically, during my stay at Extra Vision I analyzed the data migrations concerned with reporting and forecasting, managed respectively on Teamwork and Excel, with the aim of using NetSuite Module for Project Management in the short term. To make such migrations possible, all the basic elements offered by the system were used, as well as some other additional modules: the SRP (Service Resource Planning) and the Workflow Management Modules.
1
Sommario
INTRODUZIONE ... 7
A) Premessa ... 7
B) Obiettivi del lavoro ... 8
C) Capitoli dell’elaborato ... 11
1 PRESENTAZIONE DI EXTRA GROUP ... 13
1.1Extra Group ... 13
1.2 La struttura di Extra Group ... 14
1.3 Vision, Mission e Valori di Extra Group ... 16
1.4 Extra Vision ... 17
2 SITUAZIONE AS-IS ... 19
2.1 I Sistemi utilizzati da Extra Group e relative problematiche ... 19
2.2 I benefici di un Sistema Integrato ... 22
3 IL SISTEMA NETSUITE ... 24
3.1 Storia del Software ... 24
3.2 Mercato di riferimento ... 26
3.3 L’offerta di NetSuite ... 28
3.4 Vantaggi e svantaggi legati al Sistema NetSuite ... 30
2
4 ELABORAZIONE DEL PROGETTO INTERNO ... 37
5 IMPLEMENTAZIONE PROGETTO INTERNO ... 49
5.1 Passaggio da Teamwork a NetSuite ... 49
5.1.1 Gestione delle Commesse ... 49
5.1.2 Rendicontazione su Teamwork ... 50
5.1.3 Rendicontazione su NetSuite ... 54
5.1.4 Attività Preliminari ... 55
5.1.5 Azioni sul Record dei Progetti... 60
5.1.6 Azioni sul Record dei Dipendenti... 67
5.1.7 Controllo Dashboard e Formazione... 71
5.1.8 Esempio di Rendicontazione su NetSuite ... 74
5.2 Analisi del passaggio da Excel a NetSuite per la gestione dei Forecast ... 79
5.2.1 Forecasting ... 79
5.2.2 Gestione dei Forecast tramite Excel ... 81
5.2.3 Gestione dei Forecast tramite NetSuite ... 82
6 SITUAZIONE TO BE ... 85
6.1 Situazione attuale a seguito della migrazione ... 85
6.2 Miglioramenti programmati ... 86
7 CONCLUSIONI E SVILUPPI ... 88
7.1 Sviluppi immediati ... 89
3 ALLEGATI ... 96 Allegato A ... 96 Allegato B ... 99 BIBLIOGRAFIA ... 101 RINGRAZIAMENTI ... 102
4
Indice delle Figure
Figura 1 Evoluzione dei Sistemi Informativi ... 8
Figura 2 Logo Extra Group ... 14
Figura 3 Società controllate Extra Group ... 14
Figura 4 Organigramma Extra Vision ... 18
Figura 5 L’Offerta di NetSuite ... 28
Figura 6 Homepage di NetSuite ... 32
Figura 7 Form e Record ... 34
Figura 8 Centri ... 35
Figura 9 Linea Temporale delle Attività ... 39
Figura 10 Maschera per l'inserimento/ricerca delle Commesse... 51
Figura 11 Schermata di un Progetto ... 52
Figura 12 Home Teamwork ... 52
Figura 13 Scarico ore su Teamwork ... 53
Figura 14 Ruolo Centro Dipendente ... 56
Figura 15 Schermata per l'importazione di file CSV ... 58
Figura 16 Calendario di default Extra Group ... 60
Figura 17 Subtab per l'Allocazione delle Risorse ... 61
Figura 18 Triggers ... 64
Figura 19 Field-level Client Triggers ... 64
Figura 20 Workflow Manager ... 65
Figura 21 Schermata Workflow Generalità ... 66
Figura 22 Condizioni del Workflow ... 67
Figura 23 Ruolo [Extra] Impiegati ... 69
Figura 24 Assegnazione Ruoli ed Accessi ... 70
Figura 25 Dashboars [Extra] Impiegati ... 71
Figura 26 Report Time by Employee Summary ... 72
Figura 27 Dashboard [Extra] Delivery Manager ... 73
Figura 28 Funzionalità Time Tracking con ruolo [Extra] Impiegati ... 74
5
Figura 30 Funzionalità Time Tracking con ruolo [Extra] Delivery Manager ... 76
Figura 31 Funzionalità Weekly Timesheet con ruolo [Extra] Delivery Manager ... 77
Figura 32 Funzionalità Approve Time ... 78
Figura 33 Schema per commesse con modalità di avanzamento S.A.L. ... 80
Figura 34 Gestione dei Forecast su Excel ... 81
Figura 35 Campo "Service Item" ... 86
Figura 36 Flusso Gestione dei Progetti ... 90
Figura 37 Schermata di un progetto – subtab Schedule ... 91
Figura 38 Inserimento Task/Milestone ... 92
Figura 39 Assegnazione Risorse ad un Task ... 93
Figura 40 Impostare Precedenze per lo svolgimento dei Task ... 93
Figura 41 Diagramma di Progetto ... 94
Figura 42 Diagramma Allocazioni Risorse ... 95
Figura 43 Personalizzazione Cruscotto ... 96
Figura 44 Project Dashboard ... 98
Figura 45 NetSuite One ... 99
6
Indice delle Tabelle
Tabella 1 Definizione dei Requisiti PIN2 ... 47
Tabella 2 : WBS della commessa ... 83
Tabella 3 Commessa su NetSuite ... 83
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INTRODUZIONE
A) Premessa
Al giorno d’oggi esistono sul mercato una moltitudine di software per la gestione di specifici aspetti aziendali e la loro specificità induce spesso le aziende a ritenere che essi rappresentino la soluzione più adatta per il proprio business.
Sebbene alcuni di tali software presentino indiscussi benefici, di fatto focalizzano la propria attenzione su un unico aspetto, questi non sono tali da bilanciare le problematiche che ne derivano.
In contemporanea alla nascita di software specifici, si è verificata l’evoluzione dei sistemi informativi che ha portato alla creazione, negli anni ’90, dei sistemi ERP (vedi Figura 1).
“Un ERP rappresenta la maggiore espressione dell’inseparabilità tra Business e Information Technology : è un “mega-package di applicazioni” che consente ad un’organizzazione di gestire l’intero processo di business. L’ERP permette di integrare le funzioni aziendali ottimizzandone le risorse a scopo di ottenere un vantaggio competitivo nel mercato globale”1.
Le aziende che già hanno acquistato, o hanno intenzione di farlo, un sistema ERP dovrebbero far leva sulle sue immense potenzialità evitando di ricorrere a molteplici software specifici per la gestione dei vari aspetti aziendali.
1
F.MURMURA, Dai Sistemi di integrazione ai Sistemi Integrati – L’introduzione degli ERP in azienda, Franco Angeli, Milano, 2009
8 B) Obiettivi del lavoro
Il seguente lavoro e i risultati in esso riportati sono frutto dei mesi di tirocinio effettuati in Extra Group S.r.l., in particolare presso la società controllata Extra Vision.
Extra Group si configura come un’azienda multisistema in cui si ricorre contemporaneamente all’utilizzo di software specifici per la gestione di alcuni aspetti aziendali (ad esempio la rendicontazione e il forecasting) ma anche all’uso di un sistema ERP integrato Cloud Oracle – NetSuite per la gestione, ad esempio, della fatturazione.
9
Questa particolare configurazione, delineatasi inevitabilmente nel corso degli anni, genera in Extra Group una serie di problematiche (si pensi ad esempio alla necessità di interfacciare i sistemi tra di loro, alle informazioni che devono essere inserite manualmente dagli utenti su più sistemi e che frequentemente non sono coerenti tra un sistema ed un altro) in aggiunta alla dispersione di risorse finanziare, e non le permette nemmeno di sfruttare gli indiscussi benefici di un sistema ERP che, per sua natura, consente la copertura e gestione di tutte le attività aziendali.
Alla luce di quanto esplicitato, l’obiettivo principe del seguente lavoro è stato proprio quello di condurre Extra Group S.r.l. verso la dismissione di alcuni sistemi esterni attualmente adottati in azienda.
Le attività svolte, che si collocano all’interno di un piano di più grandi dimensioni già in atto al momento del mio avvento in Azienda ed ancora da portare a termine al momento della conclusione del tirocinio effettuato, sono nello specifico riferite alla dismissione del sistema Teamwork per la gestione della rendicontazione e dei fogli di calcolo Excel per la gestione dei forecast.
Lo svolgimento delle suddette migrazioni ha però una duplice finalità : Ridurre, come affermato in precedenza, i sistemi esterni
Raggiungere tramite tali migrazioni una più oculata schedulazione e conseguente controllo dei progetti
Ricevuto in input il documento “Definizione dei requisiti” a cura del committente del progetto, il lavoro è stato strutturato in una serie di fasi.
FASE 1 ANALISI : In prima battuta è stato necessario analizzare l’attuale modo di operare dei
sistemi utilizzati, identificandone i punti di forza e di debolezza. Sono state poi studiate le funzionalità e i moduli messi a disposizione da NetSuite per lo svolgimento delle attività oggetto della migrazione, identificando non solo i punti di forza e di debolezza ma anche i benefici raggiungibili
10
FASE 2 TEST : Una volta comprese le funzionalità del sistema NetSuite, si è proceduto con la
loro attivazione al fine di creare e testare casi d’uso nell’ambiente di Sandbox (l’ambiente di test). I test sono stati ripetuti più volte per assicurarsi che le attività eseguibili prima con i sistemi esterni potessero essere mantenute anche nel nuovo sistema. In questa seconda fase sono state frequenti le interazioni con il committente del progetto per soddisfare i requisiti esplicitati e ogni nuovo requisito emergente durante lo svolgimento delle attività stesse
FASE 3 RILASCIO : Una volta messe a punto tutte le funzionalità, queste sono state rilasciate
11 C) Capitoli dell’elaborato
Il seguente lavoro di tesi si articola in sette capitoli, indispensabili per il perseguimento degli obiettivi descritti nel paragrafo “B) Obiettivi del lavoro” :
1. Presentazione Extra Group : il seguente capitolo ha il compito di introdurre l’Azienda
che ha consentito il seguente lavoro di tesi, descrivendone la storia, i valori, la composizione e i servizi attualmente offerti
2. Situazione AS-IS : nella seguente sezione si procederà con l’analisi del presente
dell’Azienda relativamente ai sistemi da essa utilizzati, riportandone le conseguenti problematiche e i benefici raggiungibili adottando un sistema integrato
3. Il sistema NetSuite : in questo terzo capitolo si procederà con la descrizione del
software utilizzato per la realizzazione del seguente elaborato. In particolare ne verranno messi in luce i vantaggi e le criticità, ed anche gli elementi di base che lo caratterizzano
4. Elaborazione del Progetto Interno : alle luce delle considerazioni effettuate nei
capitoli precedenti, si procederà con l’elaborazione del PIN individuandone i sotto-progetti ed effettuando la Definizione dei Requisiti
5. Implementazione Progetto Interno : tale capitolo costituisce il cuore del mio lavoro di
tesi, in quanto contenente tutte le attività che mi hanno coinvolto in prima persona, eventualmente affiancata da altri colleghi
6. Situazione TO-BE : in questa sezione viene riporta la situazione dell’Azienda al
termine delle attività che sono state oggetto di questo elaborato, comprensiva di miglioramenti ad esse da adottare nel breve termine
12
7. Conclusioni e Sviluppi : il capitolo conclusivo è stato speso per fare una riflessione
sulle attività che mi hanno vista coinvolta in prima persona e sugli sviluppi immediati e futuri conseguenti al lavoro svolto
13
1 PRESENTAZIONE DI EXTRA GROUP
1.1 Extra Group
Extra Group nasce nel 2006 a Pontedera quando Leonardo Paolino, fondatore e presidente dell’Azienda, vide nelle piattaforme Open Source2, all’epoca ancora poco conosciute, un potenziale di crescita imponente. La scelta di Leonardo si è poi rilevata vincente : tali piattaforme si sono affermate come leader del mercato nazionale e internazionale.
Al momento della sua nascita, l’organico dell’Azienda contava poco meno di una decina di persone e l'obiettivo era quello di erogare servizi in ambito IT. Nei suoi undici anni di attività l’Azienda è cresciuta notevolmente, ad oggi conta un organico di circa 80 persone e, sebbene la sede principale sia sempre ubicata nella regione Toscana, sono stati anche aperti uffici operativi e commerciali a Rende e Milano.
Extra Group nel tempo si è specializzata come System Integrator3 tramite l’offerta di servizi di consulenza applicativa e soluzioni IT, ciò è stato possibile concentrando gli sforzi nell'approfondimento di modelli operativi e piattaforme applicative all'avanguardia in grado di differenziarla rispetto ai diretti competitor e avvalendosi di collaborazioni con alcune delle principali Aziende ICT del mondo (Red Hat, NetSuite, Pentaho, HubSpot e Openbravo).
Ad oggi, il bagaglio di conoscenze maturate portando avanti progetti nazionali e internazionali, le consente di concorrere in un mercato nel quale operano aziende IT di dimensioni e strutture più significative, offrendo una Suite4 costituita da moduli che, combinati tra loro, garantiscono una copertura più ampia rispetto a quella garantita dalla singole piattaforme.
Il colibrì, logo dell’Azienda fin dagli albori, rappresenta proprio la sua agilità e flessibilità in un mercato competitivo (Figura 2).
2 Indica un software rilasciato con un tipo di licenza che consente di apportare liberamente modifiche al codice
sorgente dell’applicativo per migliorare le funzionalità o correggere gli errori
3
Azienda in grado di integrare sistemi differenti
14 1.2 La struttura di Extra Group
Extra Group si articola in sei differenti Business Unit5 che, a partire dal 2017, sono divenute società controllate (come mostrato in Figura 3) : ciò ha permesso una maggiore focalizzazione e un miglioramento dell'organizzazione, facilitando lo sviluppo e consentendole di offrire un servizio migliore ai clienti.
Ognuna di esse è guidata da un Delivery Manager6, punto di riferimento indispensabile per i membri dei vari Team.
5
Unità organizzative
6 Responsabile della società controllata
Extra Group Leonardo Paolino Extra Leonardo La Polla Extra Gens Leonardo La Polla Extra Red Stefano Marfella Extra Smart Gianluca Parlangeli Extra Vision Jagoda Saccucci Extra Magnet Hossein Moghaddam
Figura 3 Società controllate Extra Group Figura 2 Logo Extra Group
15
Le società offrono servizi differenti ai clienti, in particolare :
Extra : Offre servizi per lo sviluppo di software personalizzati basati su specifiche
esigenze del cliente, colmando il gap quando il software desiderato non esiste sul mercato
Extra Gens : Specializzata nel fornire specifiche competenze sulle tecnologie IT più
innovative e disparate, è il principale fornitore di risorse per il gruppo stesso e per i clienti finali
Extra Vision : Specializzata in sistemi gestionali, in particolare sullo sviluppo di
progetti legati alle soluzioni NetSuite e Openbravo, delle quali ha sviluppato la localizzazione italiana (NExIL : NetSuite Extended Italian Localization)
Extra Smart : Offre servizi di Business Intelligence e Business Analytics7, Data Mining8, Big Data9, utilizzando piattaforme leader di mercato come Pentaho e QlikView, in modo che le aziende riescano non solo a comprendere al meglio le reali performance pregresse ma anche ottenere preziose informazioni riguardanti le tendenze future
Extra Red : Advanced Business Partner di Red Hat, offre servizi relativi a
Middleware10 di integrazione e automazione processi, DevOps11 e infrastrutture cloud
7
L’insieme degli strumenti e delle applicazioni software di accesso, di analisi e di visualizzazione dei dati per il controllo delle prestazioni aziendali
8
Insieme di tecniche e metodologie che hanno per oggetto l’estrazione di un’informazione o di una conoscenza a partire da grandi quantità di dati e l’utilizzo di tale informazione
9 Insieme di tecnologie e metodologie di analisi di dati massivi 10
Insieme di software che fungono da intermediari fra strutture e programmi informatici, permettendo loro di comunicare
16
Extra Magnet : Rappresenta uno dei pochi partner di HubSpot che offre servizi di
integrazione nell'area EMEA12 ed è specializzata in complessi progetti basati su questa piattaforma
1.3 Vision, Mission e Valori di Extra Group
La Vision dell’Azienda è quella di divenire il principale fornitore di soluzioni Open Source in Italia e tra i più importanti fornitori a livelli mondiale.
Il perseguimento di un obiettivo così ambizioso, deve passare attraverso la proposizione di servizi di eccellenza qualitativa sulle soluzioni IT più innovative identificando il software più adatto per i differenti bisogni di business e calandolo in qualsiasi contesto, perché porti un reale e tangibile miglioramento all’attività aziendale (Mission).
Infine i Valori attorno ai quali ruota l’attività di Extra Group sono, prima di tutto, l’attenzione
rivolta alle persone che lavorano e vivono in Extra la cui professionalità e creatività è
indispensabile per raggiungere obiettivi sempre più ambiziosi; la ricerca costante
dell’eccellenza attraverso un processo di crescita e miglioramento continuo e infine una estrema cura del cliente attraverso l’ascolto attento dei suoi bisogni, in modo tale da non
essere semplicemente un fornitore ma un vero e proprio partner, in un rapporto vincente per entrambi.
12
Svolgimento di attività commerciali che indirizzano il flusso di beni e servizi di un'azienda a consumatori e utenti nell'area Europe, Middle East, Africa
17 1.4 Extra Vision
Il seguente lavoro di tesi è frutto del tirocinio effettuato nella società controllata Extra Vision.
Come riferito sopra (Paragrafo 1.2 La struttura di Extra Group), Extra Vision è specializzata in sistemi gestionali, in particolare sullo sviluppo di progetti legati alle soluzioni NetSuite e Openbravo.
L’attività di Extra Vision può essere riassunta, ma non per questo banalizzata, in tre parole chiave : analizzare, ottimizzare e migliorare
(Fonte https://www.extrasys.it/it/vision/servizi/implementazione-di-netsuite-e-openbravo). Al fine di fornire il miglior servizio possibile ai clienti, il punto di partenza consiste nell’analisi dello status quo, definendo così le loro esigenze e quelle dei processi esistenti.
Il passo successivo è quello di ottimizzarli e di mapparli in modo che la tecnologia possa offrire il massimo dei vantaggi e, infine, vengono implementate le soluzioni di NetSuite o Openbravo, migliorando così le capacità degli utenti nel gestire l'azienda.
Tralasciando, al momento, i vantaggi offerti dalla piattaforma, Extra Vision opera per fare in modo che i clienti ottengano un qualcosa di più, fornendo loro :
Documentazione : dopo la fase di analisi viene fornita ai clienti una mappa funzionale completa dei loro processi aziendali che costituirà la guida per qualsiasi implementazione del software in futuro
Pacchetti di supporto che includono una serie di ticket13 che possono essere aperti dal cliente
13
Tramite l’apertura di ticket, il cliente segnala eventuali problemi/anomalie che Extra Vision si preoccuperà di risolvere
18
Personalizzazioni : mette a disposizione un team tecnico in grado di inserire qualsiasi modulo aggiuntivo non incluso all’interno della piattaforma, ma fondamentale per gestire l'attività del cliente
Localizzazione italiana di Openbravo e Nexil (NetSuite Extended Italian Localization) : per venire incontro alle esigenze della contabilità italiana
Extra Vision conta, al momento, dodici persone (escluso il Responsabile Commerciale) e il suo organigramma è strutturato come in Figura 4.
19
2 SITUAZIONE AS-IS
2.1 I Sistemi utilizzati da Extra Group e relative problematiche
Le potenzialità che Leonardo Paolino ha visto in NetSuite sono state così vaste da spingerlo, non solo ad offrire tale sistema ad aziende clienti tramite l’operato di Extra Vision, ma anche ad utilizzarlo internamente ad Extra Group per la gestione di alcuni aspetti del suo business.
Quando è stato deciso di utilizzare NetSuite internamente, l’Azienda già ricorreva ad una molteplicità di sistemi che le consentivano di coprire tutti gli aspetti rilevanti per la propria gestione aziendale, in particolare :
Teamwork : Sistema per consentire ai dipendenti e collaboratori di eseguire la
rendicontazione delle proprie ore lavorative/ferie/permessi
NetSuite : Il sistema gestionale viene utilizzato dal reparto amministrativo di Extra
Group S.r.l. per lo svolgimento della fatturazione
Excel : I fogli di calcolo messi a disposizione da Microsoft vengono utilizzati per la
realizzazione dei forecast14 e dei rimborsi spese ai dipendenti OTRS15 : Sistema utilizzato per la gestione dei tickets
Mantis : Applicazione web utilizzata per la gestione dei difetti
Trello : Strumento utilizzato per la gestione dei progetti
Alfresco : Enterprise Content Management che consente la gestione della
documentazione prodotta e ricevuta all'interno di un'organizzazione, indipendentemente dal suo formato
Pentaho : Software di Business Intelligence per l’analisi dei dati aziendali
14 Strumento di pianificazione che aiuta la direzione nei suoi tentativi di far fronte all'incertezza del futuro,
basandosi principalmente sui dati del passato e del presente e sull'analisi delle tendenze
15 Open-source Ticket Request System (sistema open source per la richiesta di ticket), è un pacchetto software
open source che consente ad aziende, enti o istituzioni di assegnare dei ticket di segnalazione a ciascuna delle domande ricevute, rendendo molto più semplice la gestione delle richieste di assistenza (via e-mail o telefono) e gli altri scambi di informazioni con i propri clienti o utenti
20
Il problema delle aziende che selezionano i propri sistemi nel corso del tempo è che rischiano di trovarsi in mano un'architettura evoluta in modo non pianificato che riesce a gestire le esigenze tattiche solo nel breve termine, impedendo alla società di scalare efficacemente nel lungo periodo (Fonte
https://blog.extrasys.it/it/visionblog/software-gestionali-applicazioni-multiple-vs-sistema-integrato-netsuite).
In particolare, le aziende che si affidano a una molteplicità di applicazioni a lungo andare possono incorrere in una serie di inefficienze, come ben visibile in Extra Group :
Attività senza valore aggiunto : la mancanza di dialogo tra i sistemi può portare i
dipendenti a svolgere le stesse operazioni.
Si pensi al Reparto Amministrativo di Extra Group che quotidianamente è costretto ad interfacciarsi con più sistemi, nello specifico con Teamwork, NetSuite ed Excel. L’apertura di una commessa e la sua manutenzione deve essere infatti duplicata su Teamwork e NetSuite : nel primo sistema è indispensabile per l’esecuzione della rendicontazione mentre nel secondo sistema è necessaria per emettere le fatture ai clienti.
Contemporaneamente il Reparto Amministrativo deve anche interfacciarsi con i fogli di calcolo Excel realizzati per la gestione dei forecast, in quanto le informazioni in essi contenute dovranno essere inserite all’interno del sistema ERP proprio per preparare le fatture.
Infine le informazioni derivanti dalla rendicontazione su Teamwork sono indispensabili per la preparazione dei rimborsi spese ai dipendenti, realizzati tramite i fogli di calcolo Excel.
La grande mole di operazioni manuali e duplicate provoca non solo un notevole incremento di tempo per la loro esecuzione ma anche una maggiore probabilità di commettere errori.
Il Reparto Amministrativo non è però il solo ad interfacciarsi con più sistemi, si pensi anche ai Delivery Manager/Project Manager costretti a relazionarsi con Teamwork, Pentaho, Trello, OTRS e i fogli di calcolo Excel per gestire aspetti che sono tra loro differenti ma comunque comunicanti.
21
I fogli di calcolo Excel contengono le informazioni relative ai forecast e sono quindi strettamente connessi con i dati presenti su Trello, in cui vengono gestiti i progetti e i loro avanzamenti e ovviamente con Teamwork, in cui vengono inserite le ore effettivamente lavorate sulle attività del progetto.
Infine Pentaho è uno strumento di analisi di dati, di conseguenza è necessario che settimanalmente vengano ad esso inviati i dati provenienti da tutti gli altri sistemi aziendali per poter avere delle informazioni di sintesi su ciò che è stato fatto.
Mancanza di visibilità in tempo reale : quando i sistemi software non sono integrati,
si dispone di più database sovrapposti e non si è in grado di visualizzare facilmente le prestazioni aziendali in modo tempestivo, con il rischio di prendere tardivamente decisioni critiche sulla base di informazioni imprecise o non correlate perfettamente fra loro.
In Extra Group, come scritto in precedenza, vengono inviate le informazioni a Pentaho con cadenza settimanale : ne deriva quindi che non si ha mai una perfetta corrispondenza tra i dati attuali e le informazioni di sintesi contenute nei cruscotti che Pentaho fornisce.
In aggiunta a ciò, la maggior parte delle informazioni viene riportata manualmente da un sistema ad un altro con la possibilità di commettere errori che rendono i dati non coerenti tra i vari sistemi.
Costi elevati : con tante applicazioni, l'IT spreca enormi quantità di tempo e denaro
per integrare, mantenere, aggiornare e acquisire nuove versioni di queste applicazioni. Extra Group invece che sostenere economicamente un unico sistema è costretta a disperdere le proprie risorse per mantenere una molteplicità di sistemi.
Impatto negativo sull'immagine aziendale : quando i clienti non sono in grado di
ottenere rapidamente risposte ai problemi o informazioni sullo stato degli ordini si assiste a pericolose ripercussioni negative sulla probabilità di riacquisto e sul passaparola.
22 2.2 I benefici di un Sistema Integrato
Per ovviare alle problematiche descritte nel paragrafo 2.1, diventa essenziale far dialogare i sistemi e standardizzare il tutto in un unico database e processo aziendale, ottenendo importanti vantaggi:
Efficienza dei processi : La chiave per evitare operazioni manuali e duplicate è
garantire che i processi aziendali di base siano integrati e ininterrotti dal front-office al back-office. L'automazione di tali processi consente di ridurre al minimo i tempi e gli sforzi necessari. In tal modo sarà possibile evitare di inserire gli stessi dati del cliente più e più volte e ridurre le incomprensioni dovute alla mancata comunicazione tra i vari reparti. Un ulteriore vantaggio di una suite integrata e con processi automatizzati può garantire che gli ordini di acquisto vengono generati automaticamente una volta che i punti di riordino siano stati raggiunti per determinate merci o materie prime. Un sistema integrato come NetSuite assicurerà che i pagamenti siano effettuati in modo tempestivo e che il processo sia in larga misura automatizzato, evidenziando le criticità che dovessero presentarsi.
Visibilità in tempo reale : Poiché tutte le funzioni e i processi critici si trovano in un
unico database centrale in cloud, NetSuite è in grado di offrire istantaneamente informazioni personalizzate sulle performance aziendali, adattandosi all'esigenza di ciascun utente, a prescindere dal suo ruolo in azienda. Poiché tutti i report e i cruscotti attingono le informazioni da un unico database centralizzato, vengono eliminate le molteplici versioni, mai esattamente concordi, che i vari dipendenti ottengono da sistemi e fogli di calcolo diversi.
Risparmi significativi : In un'unica suite di software l'IT non deve più procurarsi,
installare e mantenere più sistemi e le diverse integrazioni tra di esse. I costi operativi sono notevolmente ridotti e si possono usare i risparmi nel budget ed il tempo guadagnato per migliorare le attività aziendali.
23
Un'analisi da parte di un esperto indipendente del settore, Nucleus Research, ha rilevato che le aziende che sono passate da applicazioni multiple a NetSuite hanno eliminato una media di 23.000 dollari all'anno per i costi di manutenzione delle licenze software.
Crescita accelerata ed espansione : L'espansione verso nuove aree geografiche,
mercati, linee di prodotti e canali aggiuntivi di vendita può essere realizzata più velocemente con un Sistema integrato grazie all'unificazione dei processi e dei dati, ovviamente con le opportune localizzazioni per paesi diversi.
24
3 IL SISTEMA NETSUITE
163.1 Storia del Software
NetSuite è una società americana di cloud computing con sede a San Mateo, in California, che offre un gruppo di servizi software utilizzati per gestire i dati finanziari di un'azienda, le operazioni e le relazioni con i clienti.
È stata fondata nel 1998 da Evan Goldberg con il nome di NetLedger e il suo prodotto iniziale era rappresentato essenzialmente da una soluzione software di contabilità online. La sua nascita avviene quando la multinazionale e seconda più grande produttrice di software al mondo per fatturato (37,73 miliardi di Dollari nel 201717) Oracle Corporation concesse la licenza di utilizzo del software con il nome The Oracle Small Business Suite, esperienza che però ebbe vita breve.
In 19 anni di storia, l'Azienda si è evoluta da un semplice sistema di contabilità hosted ad una soluzione on-demand completamente integrata che include funzionalità di contabilità, ERP, CRM18 ed e-commerce, supportando pienamente la gestione dei processi aziendali end-to-end in tutta l'organizzazione.
NetSuite è salita a bordo della tendenza SaaS19 e si è allineata con il mercato delle PMI in rapida crescita, fornendo in tal modo un significativo potenziale di rialzo : il movimento SaaS è chiaramente il settore di maggiore crescita nell’ambito del software aziendale e mostra segnali di continua accelerazione.
NetSuite è attualmente una società quotata alla borsa di New York e dal dicembre 2007 ha mostrato una crescita costante dei ricavi.
16
Per la stesura del seguente capitolo sono stati utilizzati i manuali di NetSuite che Extra Vision mi ha fornito : NetSuite Essentials Getting Started, NetSuite Essentials Customization and Data Management, NetSuite Essentials ERP Part1, NetSuite Essentials ERP Part2, NetSuite Essentials Customer Relationship Management
17
Fonte : http://www.evaluation.it/aziende/bilanci-aziende/oracle/
18 Funzionalità per la gestione della relazione con il cliente 19
Software as a Service : fa riferimento alla categoria di software che sono installati e ospitati esclusivamente su server remoti; tale software viene gestito parimenti dal produttore del software o da un fornitore di terze parti (come nel caso di Extra Vision) e gli utenti possono accedervi a livello mondiale tramite Internet
25
Il 7 Novembre del 2016 viene ufficializzato l’acquisto di NetSuite da parte di Oracle Corporation per la somma di 9,3 miliardi di dollari – pari a 109 dollari per azione – pagati in contanti dal colosso nel mondo software, consentendo così, a Oracle, di conquistarsi un posto di primo piano nel mercato del cloud.
Tale azione rientra, ovviamente, in un progetto di più ampio respiro per Oracle : l’acquisizione di NetSuite è stata infatti preceduta da quelle di Textura, Opower, AddThis e Ravello Systems, tutte in un’ottica di potenziamento della sua offerta cloud a 360 gradi, per fronteggiare la concorrenza con altri due colossi che si stanno affermando nell’ambito del cloud come Microsoft e SAP20.
NetSuite, ad oggi, è presente in tutto il mondo (Nord America, Sud America, Asia, Europa, Australia) e in più di 40000 aziende.
La Società non ha una presenza diretta nel nostro Paese ma opera con una rete di partner suddivisi in Solution Provider, Alliance Partner, Developer, BPO Partner (Business Process Outsourcing).
In Italia tra i partner di NetSuite troviamo Clustin, Reply con Air Reply, Extra Vision e Informatica21.
20
Fonte : https://www.pcprofessionale.it/news/oracle-acquisizione-netsuite-cloud/?refresh_ce
26 3.2 Mercato di riferimento
Per loro natura i servizi di NetSuite sono rivolti principalmente alle piccole e medie imprese, anche se la presenza di alcune funzionalità consolidate rende il suo utilizzo adatto anche a imprese di più grandi dimensioni.
In un articolo di intervista, presente sulla rivista Accounting Technology del febbraio 2007, il CEO Zach Nelson ha osservato come il “cliente tipo” di NetSuite sia il cliente che si converte dal sistema che ha adottato fino a quel momento. In particolare :
Più della metà dei nuovi clienti sono aziende che precedentemente utilizzavano QuickBooks Online22
Circa il 30% dei nuovi clienti proviene dai prodotti Sage (principalmente la famiglia MAS23) e Microsoft Great Plains24
Il 20% proviene da nuove start-up
L'applicazione ERP in hosting su scala aziendale di NetSuite è in netto contrasto con le migliori soluzioni SaaS. Molte di questi tentano infatti di assemblare sistemi software aziendali ma in realtà hanno messo insieme diversi provider che utilizzano diverse tecnologie, diverse interfacce utente, diverse posizioni di hosting, diversi SLA (Service Level Agreement25) e diversi help desk o offerte di assistenza clienti.
Prima dell'offerta di Netsuite, i clienti delle PMI sono stati costretti ad acquistare un'applicazione aziendale per la contabilità, un'altra per l'evasione degli ordini, un'altra per le risorse umane, un'altra per la gestione delle relazioni con i clienti o sistemi per varie altre esigenze dipartimentali.
22
QuickBooks Online è un software di gestione finanziaria basato su cloud. È progettato per ridurre i tempi di gestione delle finanze aziendali, aiutando in compiti quali la creazione di stime e fatture e il monitoraggio delle vendite e del flusso di cassa
23
Sage MAS è un software contabile fornito da Sage
24 Software fornito da Microsoft 25
Accordo sul livello del servizio : insieme di strumenti contrattuali attraverso i quali si definiscono le metriche di servizio, ad esempio la disponibilità o la qualità del servizio, che devono essere rispettate da un fornitore di servizi (provider) nei confronti dei propri clienti/utenti.
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Il sistema ERP a livello aziendale di NetSuite riduce in modo significativo i costi e la complessità dell'acquisto, dell'implementazione, dell'integrazione, del supporto e dell'aggiornamento delle numerose diverse applicazioni aziendali trovate da più fornitori. NetSuite offre alle aziende una soluzione completamente integrata che gestisce tutte le operazioni aziendali chiave con un unico sistema.
Inoltre la scalabilità dell’offerta sia in termini di costo che in termini di distribuzione temporale del pagamento delle licenze è un altro aspetto da prendere in considerazione. Mentre le applicazioni on-premise26 richiedono il pagamento di una licenza iniziale cospicua e riferita ad un intervallo temporale pluriennale, le applicazioni cloud compongono la propria offerta di canoni mensili, trimestrali o annuali.
Di conseguenza, gli investimenti richiesti inizialmente e durante l’attività quotidiana, da parte delle applicazioni cloud, sono inferiori sia per quanto riguarda l’implementazione del software e dell’hardware (spesso non è nemmeno richiesta l’installazione di una infrastruttura), ma anche relativamente alla manutenzione in corso di funzionamento. Questo rende il sistema particolarmente adatto al business delle imprese di piccole e medie dimensioni.
28 3.3 L’offerta di NetSuite
L’offerta di NetSuite (riportata in Figura 5) si articola in tre suite principali :
Customer Relationship Management (CRM) : fornisce supporto alle vendite, alle
operazioni di marketing e agli approfondimenti sui clienti
Enterprise Resource Planning (ERP) : fornisce supporto alle operazioni di back office
che includono le risorse finanziarie e umane, gli ordini, l’inventario, la spedizione e la fatturazione
E-Commerce : la piattaforma SuiteCommerce consente le vendite online e
l’integrazione con i tradizionali strumenti telefonici e con i Point of Sale (POS)
In aggiunta ad esse, NetSuite mette a disposizione la suite OneWord contenente una serie di funzionalità per le imprese multinazionali, tra cui la gestione di più sussidiarie, valute, standard contabili e requisiti fiscali.
29
La versione standard di NetSuite contiene i seguenti moduli :
Ciclo Attivo : è l'insieme delle operazioni che un’azienda intrattiene verso i suoi
clienti e che determina i suoi guadagni finanziari, di fatto sono le operazioni aziendali che permettono all'azienda di vendere i propri prodotti e servizi e di gestire tutte le fasi della vendita
Ciclo Passivo : è l’insieme delle operazioni che un’azienda intrattiene verso i suoi
fornitori e che determina le sue uscite finanziarie
Gestione base dei Progetti : consente il monitoraggio dell’avanzamento dei progetti,
la gestione degli obiettivi di progetto e delle responsabilità assegnate
Gestione base del Magazzino : consente l’amministrazione dei flussi di prodotti in
ingresso ed in uscita e la gestione degli spazi interni di stoccaggio
Gestione Finanziaria di base : permette di monitorare i flussi di cassa in entrata ed in
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3.4 Vantaggi e svantaggi legati al Sistema NetSuite
I principali punti di forza di NetSuite sono :
Un software unico ed integrato a livello aziendale
Sebbene il software sia adatto specialmente per le piccole e medie imprese, il modulo di e-commerce di NetSuite è la migliore soluzione integrata nel mercato SaaS ERP
Un SLA del 99,5%
La possibilità di creare e visualizzare, al momento dell’accesso al Sistema, dei cruscotti (Dashboards) totalmente personalizzabili e aggiornabili in tempo reale (per approfondimenti si veda Allegato A)
Il sistema operativo aziendale di NetSuite (NS-BOS) offre funzionalità di personalizzazione ed estensibilità del software : si tratta di una piattaforma tecnologica che consente di soddisfare le esigenze specifiche dell'azienda o del settore relative alla personalizzazione o ai processi aziendali
L’utilizzo del software si basa su ruoli, riuscendo così a garantire sicurezza nell’accesso e nel trasferimento delle informazioni
Soluzione thin-client27 nativa, progettata appositamente per la consegna on-demand attraverso Internet
Forte posizionamento come leadership di mercato, l’azienda investe annualmente circa 100 milioni di dollari in marketing, promozioni e pubblicità
Grazie all’esistenza delle verticalizzazioni NetSuite risulta essere un sistema utilizzabile in più settori
La gestione delle relazioni con i partner è ben progettata, completamente integrata in tutta l’applicazione e fornisce strumenti utili per l’analisi delle nuove opportunità commerciali, previsioni congiunte, la gestione delle commissioni e per l’analisi delle performance dei partner
31
NetSuite utilizza una metodologia di implementazione collaudata, basata sulle migliori pratiche raccolte dalla vasta esperienza nella distribuzione della propria soluzione ai clienti e chiamata NetSuite One (per approfondimenti si veda l’Allegato
B)
Il sistema presenta però anche una serie di punti di debolezza :
In generale il sistema risulta abbastanza complesso da utilizzare : alcuni processi richiedono lo svolgimento di una serie di passaggi che non possono essere tralasciati con conseguente aumento dei tempi
Nonostante NetSuite abbia anche creato un proprio Scrittore di report28, questo è limitato e generalmente difficile da usare
Assistenza Clienti problematica : è localizzata in altri paesi, per cui oltre a difficoltà legate alla lingua utilizzata nella comunicazione, il sistema di supporto basato sui ticket non permette una risoluzione rapida ed efficiente
Frequentemente i ticket aperti nei confronti di NetSuite vengono da essa classificati come “Enhancement”, ovvero come potenziali miglioramenti da adottare solo se il numero di richiedenti diventa cospicuo
Costi di Assistenza clienti decisamente alti rispetto ai diretti competitors, che aumentano le commissioni ricorrenti dal 22,5% al 37,5%
Scarsa reputazione dell’azienda, sono numerose le frustrazioni espresse da Partner, utenti ed ex-utenti, per quanto riguarda lo scarso supporto, l’incremento costante di prezzi, i tempi di inattività del sistema ed i problemi di instabilità del prodotto
Elevato Churn Rate29, essenzialmente legato alle problematiche riportate nel punto precedente
Le personalizzazioni, benché gratuite, a causa della loro natura tecnica non sono adatte per utenti finali o professionisti non tecnici
28
Sono delle relazioni in cui mettere in luce aspetti che riteniamo essere di nostro interesse
32
Aggiornamenti del prodotto generalmente problematici, NetSuite utilizza una tipologia di aggiornamento a fasi, invece di utilizzare l’aggiornamento continuo come la maggior parte delle aziende SaaS
3.5 Elementi di base di NetSuite
NetSuite è realizzato utilizzando l’ambiente di sviluppo Java e il database Oracle.
L’accesso al sistema viene effettato tramite il sito www.netsuite.com inserendo le proprie credenziali (indirizzo email e password), come si può vedere in Figura 6.
Gli ambienti che NetSuite mette a disposizione per i propri utenti sono due :
Ambiente di Produzione : è l’ambiente effettivo di lavoro di un’azienda
Ambiente di Sandbox : è l’ambiente di test, dotato di configurazioni/dati/customizzazioni identici all’ambiente di Produzione con la sola
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differenza che tutte le azioni effettuate su di esso non hanno ripercussioni sull’attività dell’Azienda stessa
La presenza dell’ambiente di Sandbox è fondamentale per l’operatività di un’azienda, di seguito vengono riportati i benefici dovuti alla sua esistenza :
Consente di testare gli elementi di personalizzazione prima della loro distribuzione È l’ambiente ideale per risolvere i problemi con le customizzazioni esistenti
Consente di testare l’integrazione con le funzionalità di terze parti (ad esempio l’elaborazione delle carte di credito)
Permette di svolgere la formazione dei dipendenti relativamente ai nuovi processi in un ambiente identico a quello in cui operano quotidianamente
Può essere facilmente allineato all’ambiente di Produzione tramite Refresh30
Ciò che l’utente può visualizzare e di conseguenza fare, nel momento in cui accede al proprio account, dipende dal ruolo che per esso è stato impostato. NetSuite dà la possibilità di assegnare più ruoli ad un unico utente, in base a quelle che sono le sue necessità.
Il ruolo di un utente è definito da tre elementi : Permessi
Livello dei permessi Restrizioni
I livelli possono essere di cinque tipologie :
View : Dà la possibilità di visualizzare i file esistenti ma non di crearli, modificarli o eliminarli
Edit : Si ha la possibilità di visualizzare i file esistenti, di modificarli e crearne di nuovi. Non si possono però eliminare i file già esistenti
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Create : si ha la possibilità di visualizzare i file esistenti e di crearne di nuovi. Non sono però consentite modifiche ed eliminazioni
None : Non consente l’accesso ai file
Full : Consente di visualizzare i file esistenti, di modificarli e di eliminarli. L’utente può con tale livello anche creare nuovi file
Tra gli elementi di base di NetSuite troviamo :
Form : è l’interfaccia utilizzata per creare, vedere e modificare un Record, si articola
in Subtabs e Fields. Nella Form possiamo individuare la testata (Main) contenente le informazioni principali e vari Subtab
Record : memorizza i dati come una specifica tipologia di record.
Le quattro tipologie standard di record presenti in NetSuite sono :
1. Entity : persone/organizzazioni con cui si lavora ( es. clienti, dipendenti )
2. Transaction : scambi finanziari o aggiustamenti di valore ( es. ordini di vendita, depositi bancari)
3. CRM : attività con i clienti
4. Item : beni e servizi che vengono comprati/venduti
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Centers : I centri sono un insieme di pagine tabulate.
NetSuite mette a disposizione dei centri specifici in base al ruolo assegnato all’utente in modo da ottimizzarne la navigazione.
Le pagine comuni ai vari Centri sono : Home, Attività, Documenti e Setup.
L’Azienda può creare nuovi centri, in aggiunta ai centri standard forniti dal sistema.
Fields : sono le entità che contengono le informazioni. Possono essere aggiunti nuovi
campi nella testata della Form ma anche a livello di linea. Le principali tipologie di campi sono le seguenti :
1. Check Box : Vero/Falso, Sì/No
2. Data : contenente numeri in forma di data (tale campo è accompagnato dall’icona del calendario)
3. Numero decimale : per inserire numeri con decimali 4. Testo : contenente un testo “libero” fino a 300 caratteri 5. Hyperlink : contenente un link ad una pagina web 6. Percentuale : contenente numeri in forma percentuale 7. List : contenente un elenco di valori tra cui scegliere
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Subtabs : sono sotto-schede presenti nelle Form in cui vengono organizzati i campi che non figurano in testata. Nuovi subtab possono essere creati dall’utente, quelli già presenti possono essere nascosti ed è inoltre possibile spostare i vari campi da un subtab ad un altro.
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4 ELABORAZIONE DEL PROGETTO INTERNO
Alla luce delle problematiche che affliggono il gruppo Extra e ai benefici che potrebbero essere raggiunti sfruttando le funzionalità di un sistema integrato Cloud Oracle-NetSuite (riportati nei capitoli 2 e 3), Walter Mariotti, Business Developer di Extra Group, ha deciso di rivolgersi ad Extra Vision per il passaggio verso il Sistema Integrato NetSuite, dando così vita al PIN (Progetto INterno).
Il punto di partenza del progetto è stato la redazione del documento “Definizione dei Requisiti” a cura di Walter Mariotti, il cui scopo è quello di definire lo stato dell’arte e delineare la strategia per arrivare alla totale implementazione del Sistema NetSuite all’interno di Extra Group.
Poiché il tempo e la disponibilità delle risorse coinvolte nel progetto risentono delle priorità dettate dal mercato, il macro obiettivo di integrare tutti i processi aziendali all’interno del Sistema NetSuite può essere raggiunto da Extra Group solo attraverso una frammentazione in sotto-progetti e attraverso una oculata schedulazione degli stessi.
Di conseguenza è stato deciso di proseguire su tre direttrici distinte:
PIN1 - Obiettivi a breve termine :
Identificazione ed eliminazione Bugs (o anomalie) Ottimizzazione processi operativi
Test approfondito casi d’uso Reportistica di controllo
Adeguamento formativo risorse
PIN2 - Obiettivi a medio termine :
Eliminazione sistema esterno Teamwork
Analisi dell’eliminazione degli Excel per la realizzazione dei Forecast Verifica dell’opportunità di eliminare Pentaho integrando la BI di NS Reportistica minima ad uso CDG, per eliminazione xls fuori linea
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Test e produzione processo di integrazione costi del personale in NS
PIN3 - Obiettivi a lungo termine :
Revisione modello ciclo attivo per renderlo più snello Analisi ed eventuale revisione dei processi operativi
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La linea temporale, riportata in Figura 9, mostra le milestones31 che sono state raggiunte fino all’inizio di questo lavoro di tesi : esse sono state una solida base di partenza per lo svolgimento del lavoro a seguire.
31
Termine utilizzato nell’ambito della Gestione dei Progetti che indica importanti traguardi intermedi nello svolgimento del progetto
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Nel seguente elaborato non mi soffermerò sui sotto-progetti PIN1 e PIN3 in quanto il primo è stato studiato e portato a completamento prima del mio avvento in Azienda e il secondo non ancora pronto per essere implementato durante la mia permanenza.
Andrò invece ad illustrare il secondo sotto-progetto che mi ha coinvolto in prima persona per lo svolgimento delle prime due fasi.
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DEFINIZIONE DEI REQUISITI PIN2
OBIETTIVO DESCRIZIONE TASK STATO DELL’ARTE DA FARE RIDUZIONE SISTEMI ESTERNI
TEAMWORK – EXCEL
Definire le azioni necessarie, il piano di lavoro, i tempi ed i costi per eliminare il Sistema Teamwork.
Definire le azioni necessarie per eliminare l’insieme di Excel utilizzati per la realizzazione dei Forecast.
I sistemi esterni coinvolti nel processo di controllo di gestione sono i seguenti: 1)Teamwork - utilizzato esclusivamente per il timesheet
2)Excel Forecast - insieme di fogli Excel utilizzati per il calcolo degli avanzamenti sui progetti - il dato risultante viene riportato manualmente su NS
Teamwork: Invece di una webapp apposita si è deciso di utilizzare il sistema standard per la rilevazione delle ore direttamente in Netsuite.
Forecast: Dovrà essere approntato un sistema integrato con NS che permetta ai PM e/o ai Delivery Manager il calcolo dell’avanzamento tecnico con il metodo dei giorni a finire.
Gli altri Sistemi adottati in Azienda non saranno presi in considerazione in questo elaborato, in quanto utilizzati per gestire processi specifici che per il momento non sarà necessario integrare nell’ERP.
42 VERIFICA DELL’OPPORTUNITA’ DI ELIMINARE PENTAHO INTEGRANDO LA BI DI NS Analizzare le azioni necessarie per eliminare il Sistema Pentaho e sfruttare la Business Intelligence messa a disposizione da NetSuite.
Attualmente tramite il Sistema Pentaho vengono realizzati un insieme di reports e Dashboard messi a disposizione delle varie funzioni aziendali da parte del CDG. In particolare i reports realizzati al momento su Pentaho sono :
1)Portafoglio ordini residuo 2)Portafoglio ordini dinamico 3)Scheda Controllo Commessa 4)Conto Economico Business Unit 5)Conto Economico Extra
6)Conto Economico Business Unit Mese 7)Conto Economico sintetico Business Unit Mese_Cliente_Commerciale
I grafici/dashboards realizzati al momento su Pentaho sono :
1)Raffronto Valore Aggiunto
Ricorrere alla funzionalità di BI messa a disposizione da NetSuite sia per la realizzazione della reportistica di interesse, sia per la realizzazione dei grafici di interesse.
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2)Raffronto 1° Margine Operativo 3)Raffronto Ferie Residue
4)Raffronto Attività Indirette Mensile 5)Raffronto Margine Operativo Lordo 6)Analisi Unità Produttive – Dimensioni Fatturato (Mensile)
REPORTISTICA MINIMA AD USO CDG, PER ELIMINAZIONE XLS FUORI LINEA
Per arrivare ad eliminare il
modello di CDG che
attualmente avviene fuori da NetSuite, ed una volta concluso il processo di importazione dei costi del personale, sarà necessario realizzare alcuni reports essenziali, a meno che gli stessi non siano già presenti nello standard NS.
La maggior parte dei reports è stato realizzato nel sistema esterno di CDG, mentre alcuni reports e dashboard sono stati realizzati attraverso Pentaho (vedere punto precedente).
Al momento attuale non c’è alcun report specifico di NS che viene utilizzato come output per il CDG, ma sono stati comunque sviluppati i seguenti reports per facilitare i controlli:
1)Report Sottosistema Acquisti - esporta tutte le registrazioni inerente ai costi
Si sintetizzano di seguito i reports indispensabili per poter eliminare il sistema Excel di CDG :
1)Conto Economico Sintetico per Business Unit / Cliente / Commessa (con/senza intercompany)
2)Conto Economico Sintetico per Azienda / Cliente / Commessa (con/senza intercompany) 3)Conto Economico Sintetico per Commerciale / Cliente / Commessa (con/senza intercompany)
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2)Report Sottosistema Vendite - esporta tutte le registrazioni inerente ai ricavi 3)Controllo Fatture - Ricavi - evidenzia la differenza tra fatture emesse e ricavi avanzati, per controllare la loro congruità prima di chiudere un progetto
4)Controllo Commesse Aperte - evidenzia la differenza tra ordinato e fatturato, per controllare la loro congruità prima di chiudere un progetto 5)Fatturato mese - risultati - Report di sintesi
6)Progetti con forecast - elenca i progetti in regime di Rev Rec per “guidare” il processo di fatturazione.
7)Progetti con avanzamento del PM - analogo al precedente, a disposizione dei responsabili BU
8)Movimenti contabili per commessa -
(con/senza intercompany)
5)Conto Economico Analitico per Azienda (con/senza intercompany) 6)Conto Economico Consolidato Extra Group
7)Analisi del Portafoglio ordini residuo - versione basata su fatturato
8)Analisi del Portafoglio ordini residuo - versione basata su lavorato
9)Analisi del Portafoglio ordini dinamico (con evidenza degli ordini mese per mese e in real time)
10)Analisi stato fatture da emettere 11)Analisi stato ricavo sospesi 12)Analisi stato fatture da ricevere 13)Scheda commessa Profit & Loss 14)Analisi Costi del personale per Area 15)Analisi Costi del personale per attività
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visualizza tutti i movimenti contabili assegnati ad una commessa, che viene fornita in input alla request
9)Lista fatture passive con amortization - interroga i conti passivi differiti, ed elenca le fatture soggette ad amortization - serve come spunta di controllo
10)Lista ammortamenti schedulati con Reg. Contabili - reports che serve ad evidenziare tutte le fatture con costo differito, dando il dettaglio massimo delle informazioni associate
11)Report Ordini Aperti - elenco ordini aperti, con evidenza dei valori ancora da fatturare
12)Controllo transazioni con progetto - padre - per evitare errata imputazione sui progetti “padre”
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13)Ricerca di Controllo Inserimento Nuovi conti
TEST E PRODUZIONE PROCESSO DI INTEGRAZIONE COSTI DEL PERSONALE IN NS
I costi del personale devono essere automaticamente
caricati a sistema,
“spezzettati” nelle varie commesse ai fini di CDG ma registrati secondo le normative contabili vigenti.
I costi del personale sono attualmente inoltrati dallo Studio Cavallini attraverso un sistema antiquato in formato TXT non strutturato
1)NS prevede che ogni mese le ore lavorate dalle singole risorse siano "contabilizzate" su conti gestionali. La responsabilità della funzionalità di contabilizzazione delle ore lavorate da tutte le risorse di tutte le aziende è demandata all'area amministrativa. 2) La contabilizzazione delle ore sarà al valor medio. La responsabilità della determinazione iniziale dei costi, della loro gestione e dell'aggiornamento con cadenza minimo trimestrale è demandata all'area amministrativa. I costi medi dovranno essere caricati a sistema entro il mese di ottobre, per dar modo di effettuare i test.
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indiretti, si è scelta la strada che utilizza il campo CLASS; non sono stati previsti automatismi finalizzati a ridurre il margine di errore.
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In seguito alla definizione dei requisiti, la Responsabile del Progetto e Analista Funzionale, Gaia Tedeschi, in collaborazione con Michele Rotini, ha elaborato una DEMO32 illustrando le modalità che consentirebbero il raggiungimento degli obiettivi di medio termine (PIN2). All’approvazione di tale DEMO ha fatto seguito la pianificazione delle attività del progetto, incluse le relative responsabilità e tempistiche per l’esecuzione.
Di seguito, per maggior chiarezza, analizzeremo separatamente le singole migrazioni.
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5 IMPLEMENTAZIONE PROGETTO INTERNO
335.1 Passaggio da Teamwork a NetSuite
5.1.1 Gestione delle Commesse34
Prima di analizzare come Teamwork gestisce la rendicontazione, è necessario evidenziare come le commesse vengono gestite in Extra Group.
I progetti vengono suddivisi per tipologia :
Assenze e Inattività, caratterizzati dalla lettera X Attività di Funzionamento, caratterizzati dalla lettera F Attività su Commessa, caratterizzati dalla lettera C Attività su Investimento, caratterizzati dalla lettera I Progetto per Tesi
Ricerca Finanziata, caratterizzati dalla lettera R
A sua volta, ogni tipologia di progetto, si differenzia in base alla società controllata di appartenenza, questo significa che la lettera indicante la tipologia di progetto sarà seguita dalla lettera che indica la tipologia di divisione :
Extra, non prevede l’utilizzo di una seconda lettera Gens, prevede come seconda lettera la G
Vision, prevede come seconda lettera la V Red, prevede come seconda lettera la R Magnet, prevede come seconda lettera la M Smart, prevede come seconda lettera la S
33 Per la stesura del seguente capitolo sono stati consultati i manuali di NetSuite messi a disposizione da Extra
Vision : SRP, Workflow Foundamentals.
34
I termini di Progetto e Commessa vengono in questo elaborato utilizzati come sinonimi, quando mi riferirò alle attività di tipo C utilizzerò il nome esteso di Attività su Commessa
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Inoltre le commesse si articolano in un codice “padre” (es. CV1700) riferito alla commessa nel suo complesso e in codici “figli” (es. CV1700.00, CV1700.01) , se previsti, relativi invece alle sotto-commesse in cui si articola il progetto.
5.1.2 Rendicontazione su Teamwork
Attualmente Extra Group permette ai dipendenti di tutte le società controllate, prima citate, di rendicontare le proprie ore di lavoro/ferie/permessi tramite il sistema Teamwork (di seguito TW).
TW è una soluzione web based per la gestione del lavoro e la comunicazione a sostegno dello sviluppo di progetti in ogni campo. Nella sezione dedicata allo svolgimento dei progetti vi è la possibilità di inserire nuovi progetti e vengono anche messi a disposizione tool specifici per registrare in modo ordinato tutti i dati funzionali alla pianificazione aziendale, ci riferiamo ad esempio al Diagramma di Gantt, Statistiche andamento lavoro, Supporto Milestone e Dipendenze, Import/Export da Microsoft Project.
La gestione dei progetti prevede una maschera che consente di filtrare, in alternativa al codice, per (si veda Figura 10) :
Assegnatario Data inizio/fine Ultima modifica % Avanzamento Stato del task35
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Questa riportata in figura è la maschera che il back office di Extra Group S.r.l. utilizza per registrare i progetti e i relativi task.
Una volta che il reparto Amministrativo ha inserito le commesse in TW, deve essere effettuata l’assegnazione delle risorse in modo tale che i dipendenti, accedendo con le proprie credenziali, possano vedere e rendicontare solo sui progetti a cui sono stati assegnati.
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La ricerca di una commessa/sotto-commessa esistente può essere finalizzata alla sua chiusura, a modifiche nelle assegnazioni precedentemente effettuate o per posticipare la sua data di conclusione, come mostrato in Figura 11.
Il dipendente, a questo punto, dovrà accedere a TW e ricercare la commessa su cui intende rendicontare (Figura 12 e Figura 13).
Figura 11 Schermata di un Progetto
53
54
5.1.3 Rendicontazione su NetSuite
NetSuite offre due funzionalità per tener traccia e gestire i tempi di lavoro dei dipendenti :
Track Time : utilizza singoli record di tipo time entry per inserire e/o approvare le ore
di lavoro
Weekly Timesheet : raggruppa i record di tipo time entry per settimana, in una
tabella chiamata “timesheet”
Di default in NetSuite, proprio come su TW, le ore inserite dai dipendenti sono automaticamente approvate, tuttavia, se necessario, il sistema consente di impostare un flusso di approvazione che preveda l’accettazione/rifiuto delle ore rendicontate da parte di un Supervisore.
Tale figura deve essere definita nel record del dipendente e lo si può fare o definendo il “Time Approver” o definendo il “Supervisor” : se viene impostato il “Time Approver”, questo prevarica la figura del “Supervisor”.
NetSuite consente, se si è assegnati a opportuni ruoli, di rendicontare anche le ore di lavoro dei dipendenti di cui si è Supervisore, tali ore però non risulteranno automaticamente approvate ma dovrà il Responsabile approvarle in un secondo momento ricorrendo alla funzione “Approve Time” presente nel sistema.
Sia che si ricorra al Track Time, sia che si ricorra al Weekly Timesheet, una volta che le ore sono state inserite, queste possono o essere inviate automaticamente per l’approvazione/approvate automaticamente tramite il pulsante “Submit” oppure possono essere salvate tramite il pulsante “Save”.
Se le ore sono state salvate e non ancora inviate vi è la possibilità di apportare delle modifiche, al contrario se le ore sono state inviate non vi è più la possibilità di intervenirci, a prescindere dalla figura che le ha inserite.
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5.1.4 Attività Preliminari
Per arrivare a gestire la rendicontazione su NetSuite è necessario attuare di una serie di attività preparatorie :
A) Acquisto delle licenze B) Settaggio delle impostazioni
C) Importazione delle commesse da TW a NetSuite D) Creazione del Work Calendar
A)Acquisto delle licenze
Le licenze che un’azienda può acquistare su NetSuite possono essere di due tipologie :
Licenza di tipo Full Licenza di tipo Employee
La licenza Full si riferisce ai ruoli ad accesso generale e quindi ai principali ruoli standard di NetSuite: Amministrazione, Contabilità e Vendite. Con questi ruoli gli utenti sono in grado di eseguire tutte le principali azioni all'interno del sistema e inoltre possono essere completamente personalizzati.
La licenza Employee si riferisce invece al ruolo del Centro Dipendente che consente agli utenti di eseguire le funzioni aziendali interne. Gli utenti dotati di questo ruolo hanno le abilità standard per inserire il tempo, i report delle spese, le richieste di acquisto, inviare i casi di assistenza e approvare le transazioni, avranno quindi una visibilità completa per tutto il ciclo di vita di ciascuno di questi record e potranno cercare o modificare qualsiasi record inserito da loro. Oltre a queste funzionalità standard, gli utenti dei Centro Dipendente hanno accesso al calendario NetSuite e alla possibilità di creare eventi, contatti e attività.
