C) Capitoli dell’elaborato
3.5 Elementi di base di NetSuite
NetSuite è realizzato utilizzando l’ambiente di sviluppo Java e il database Oracle.
L’accesso al sistema viene effettato tramite il sito www.netsuite.com inserendo le proprie credenziali (indirizzo email e password), come si può vedere in Figura 6.
Gli ambienti che NetSuite mette a disposizione per i propri utenti sono due :
Ambiente di Produzione : è l’ambiente effettivo di lavoro di un’azienda
Ambiente di Sandbox : è l’ambiente di test, dotato di configurazioni/dati/customizzazioni identici all’ambiente di Produzione con la sola
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differenza che tutte le azioni effettuate su di esso non hanno ripercussioni sull’attività dell’Azienda stessa
La presenza dell’ambiente di Sandbox è fondamentale per l’operatività di un’azienda, di seguito vengono riportati i benefici dovuti alla sua esistenza :
Consente di testare gli elementi di personalizzazione prima della loro distribuzione È l’ambiente ideale per risolvere i problemi con le customizzazioni esistenti
Consente di testare l’integrazione con le funzionalità di terze parti (ad esempio l’elaborazione delle carte di credito)
Permette di svolgere la formazione dei dipendenti relativamente ai nuovi processi in un ambiente identico a quello in cui operano quotidianamente
Può essere facilmente allineato all’ambiente di Produzione tramite Refresh30
Ciò che l’utente può visualizzare e di conseguenza fare, nel momento in cui accede al proprio account, dipende dal ruolo che per esso è stato impostato. NetSuite dà la possibilità di assegnare più ruoli ad un unico utente, in base a quelle che sono le sue necessità.
Il ruolo di un utente è definito da tre elementi : Permessi
Livello dei permessi Restrizioni
I livelli possono essere di cinque tipologie :
View : Dà la possibilità di visualizzare i file esistenti ma non di crearli, modificarli o eliminarli
Edit : Si ha la possibilità di visualizzare i file esistenti, di modificarli e crearne di nuovi. Non si possono però eliminare i file già esistenti
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Create : si ha la possibilità di visualizzare i file esistenti e di crearne di nuovi. Non sono però consentite modifiche ed eliminazioni
None : Non consente l’accesso ai file
Full : Consente di visualizzare i file esistenti, di modificarli e di eliminarli. L’utente può con tale livello anche creare nuovi file
Tra gli elementi di base di NetSuite troviamo :
Form : è l’interfaccia utilizzata per creare, vedere e modificare un Record, si articola
in Subtabs e Fields. Nella Form possiamo individuare la testata (Main) contenente le informazioni principali e vari Subtab
Record : memorizza i dati come una specifica tipologia di record.
Le quattro tipologie standard di record presenti in NetSuite sono :
1. Entity : persone/organizzazioni con cui si lavora ( es. clienti, dipendenti )
2. Transaction : scambi finanziari o aggiustamenti di valore ( es. ordini di vendita, depositi bancari)
3. CRM : attività con i clienti
4. Item : beni e servizi che vengono comprati/venduti
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Centers : I centri sono un insieme di pagine tabulate.
NetSuite mette a disposizione dei centri specifici in base al ruolo assegnato all’utente in modo da ottimizzarne la navigazione.
Le pagine comuni ai vari Centri sono : Home, Attività, Documenti e Setup.
L’Azienda può creare nuovi centri, in aggiunta ai centri standard forniti dal sistema.
Fields : sono le entità che contengono le informazioni. Possono essere aggiunti nuovi
campi nella testata della Form ma anche a livello di linea. Le principali tipologie di campi sono le seguenti :
1. Check Box : Vero/Falso, Sì/No
2. Data : contenente numeri in forma di data (tale campo è accompagnato dall’icona del calendario)
3. Numero decimale : per inserire numeri con decimali 4. Testo : contenente un testo “libero” fino a 300 caratteri 5. Hyperlink : contenente un link ad una pagina web 6. Percentuale : contenente numeri in forma percentuale 7. List : contenente un elenco di valori tra cui scegliere
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Subtabs : sono sotto-schede presenti nelle Form in cui vengono organizzati i campi che non figurano in testata. Nuovi subtab possono essere creati dall’utente, quelli già presenti possono essere nascosti ed è inoltre possibile spostare i vari campi da un subtab ad un altro.
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4 ELABORAZIONE DEL PROGETTO INTERNO
Alla luce delle problematiche che affliggono il gruppo Extra e ai benefici che potrebbero essere raggiunti sfruttando le funzionalità di un sistema integrato Cloud Oracle-NetSuite (riportati nei capitoli 2 e 3), Walter Mariotti, Business Developer di Extra Group, ha deciso di rivolgersi ad Extra Vision per il passaggio verso il Sistema Integrato NetSuite, dando così vita al PIN (Progetto INterno).
Il punto di partenza del progetto è stato la redazione del documento “Definizione dei Requisiti” a cura di Walter Mariotti, il cui scopo è quello di definire lo stato dell’arte e delineare la strategia per arrivare alla totale implementazione del Sistema NetSuite all’interno di Extra Group.
Poiché il tempo e la disponibilità delle risorse coinvolte nel progetto risentono delle priorità dettate dal mercato, il macro obiettivo di integrare tutti i processi aziendali all’interno del Sistema NetSuite può essere raggiunto da Extra Group solo attraverso una frammentazione in sotto-progetti e attraverso una oculata schedulazione degli stessi.
Di conseguenza è stato deciso di proseguire su tre direttrici distinte:
PIN1 - Obiettivi a breve termine :
Identificazione ed eliminazione Bugs (o anomalie) Ottimizzazione processi operativi
Test approfondito casi d’uso Reportistica di controllo
Adeguamento formativo risorse
PIN2 - Obiettivi a medio termine :
Eliminazione sistema esterno Teamwork
Analisi dell’eliminazione degli Excel per la realizzazione dei Forecast Verifica dell’opportunità di eliminare Pentaho integrando la BI di NS Reportistica minima ad uso CDG, per eliminazione xls fuori linea
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Test e produzione processo di integrazione costi del personale in NS
PIN3 - Obiettivi a lungo termine :
Revisione modello ciclo attivo per renderlo più snello Analisi ed eventuale revisione dei processi operativi
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La linea temporale, riportata in Figura 9, mostra le milestones31 che sono state raggiunte fino all’inizio di questo lavoro di tesi : esse sono state una solida base di partenza per lo svolgimento del lavoro a seguire.
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Termine utilizzato nell’ambito della Gestione dei Progetti che indica importanti traguardi intermedi nello svolgimento del progetto
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Nel seguente elaborato non mi soffermerò sui sotto-progetti PIN1 e PIN3 in quanto il primo è stato studiato e portato a completamento prima del mio avvento in Azienda e il secondo non ancora pronto per essere implementato durante la mia permanenza.
Andrò invece ad illustrare il secondo sotto-progetto che mi ha coinvolto in prima persona per lo svolgimento delle prime due fasi.
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DEFINIZIONE DEI REQUISITI PIN2
OBIETTIVO DESCRIZIONE TASK STATO DELL’ARTE DA FARE RIDUZIONE SISTEMI ESTERNI
TEAMWORK – EXCEL
Definire le azioni necessarie, il piano di lavoro, i tempi ed i costi per eliminare il Sistema Teamwork.
Definire le azioni necessarie per eliminare l’insieme di Excel utilizzati per la realizzazione dei Forecast.
I sistemi esterni coinvolti nel processo di controllo di gestione sono i seguenti: 1)Teamwork - utilizzato esclusivamente per il timesheet
2)Excel Forecast - insieme di fogli Excel utilizzati per il calcolo degli avanzamenti sui progetti - il dato risultante viene riportato manualmente su NS
Teamwork: Invece di una webapp apposita si è deciso di utilizzare il sistema standard per la rilevazione delle ore direttamente in Netsuite.
Forecast: Dovrà essere approntato un sistema integrato con NS che permetta ai PM e/o ai Delivery Manager il calcolo dell’avanzamento tecnico con il metodo dei giorni a finire.
Gli altri Sistemi adottati in Azienda non saranno presi in considerazione in questo elaborato, in quanto utilizzati per gestire processi specifici che per il momento non sarà necessario integrare nell’ERP.
42 VERIFICA DELL’OPPORTUNITA’ DI ELIMINARE PENTAHO INTEGRANDO LA BI DI NS Analizzare le azioni necessarie per eliminare il Sistema Pentaho e sfruttare la Business Intelligence messa a disposizione da NetSuite.
Attualmente tramite il Sistema Pentaho vengono realizzati un insieme di reports e Dashboard messi a disposizione delle varie funzioni aziendali da parte del CDG. In particolare i reports realizzati al momento su Pentaho sono :
1)Portafoglio ordini residuo 2)Portafoglio ordini dinamico 3)Scheda Controllo Commessa 4)Conto Economico Business Unit 5)Conto Economico Extra
6)Conto Economico Business Unit Mese 7)Conto Economico sintetico Business Unit Mese_Cliente_Commerciale
I grafici/dashboards realizzati al momento su Pentaho sono :
1)Raffronto Valore Aggiunto
Ricorrere alla funzionalità di BI messa a disposizione da NetSuite sia per la realizzazione della reportistica di interesse, sia per la realizzazione dei grafici di interesse.
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2)Raffronto 1° Margine Operativo 3)Raffronto Ferie Residue
4)Raffronto Attività Indirette Mensile 5)Raffronto Margine Operativo Lordo 6)Analisi Unità Produttive – Dimensioni Fatturato (Mensile)
REPORTISTICA MINIMA AD USO CDG, PER ELIMINAZIONE XLS FUORI LINEA
Per arrivare ad eliminare il
modello di CDG che
attualmente avviene fuori da NetSuite, ed una volta concluso il processo di importazione dei costi del personale, sarà necessario realizzare alcuni reports essenziali, a meno che gli stessi non siano già presenti nello standard NS.
La maggior parte dei reports è stato realizzato nel sistema esterno di CDG, mentre alcuni reports e dashboard sono stati realizzati attraverso Pentaho (vedere punto precedente).
Al momento attuale non c’è alcun report specifico di NS che viene utilizzato come output per il CDG, ma sono stati comunque sviluppati i seguenti reports per facilitare i controlli:
1)Report Sottosistema Acquisti - esporta tutte le registrazioni inerente ai costi
Si sintetizzano di seguito i reports indispensabili per poter eliminare il sistema Excel di CDG :
1)Conto Economico Sintetico per Business Unit / Cliente / Commessa (con/senza intercompany)
2)Conto Economico Sintetico per Azienda / Cliente / Commessa (con/senza intercompany) 3)Conto Economico Sintetico per Commerciale / Cliente / Commessa (con/senza intercompany)
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2)Report Sottosistema Vendite - esporta tutte le registrazioni inerente ai ricavi 3)Controllo Fatture - Ricavi - evidenzia la differenza tra fatture emesse e ricavi avanzati, per controllare la loro congruità prima di chiudere un progetto
4)Controllo Commesse Aperte - evidenzia la differenza tra ordinato e fatturato, per controllare la loro congruità prima di chiudere un progetto 5)Fatturato mese - risultati - Report di sintesi
6)Progetti con forecast - elenca i progetti in regime di Rev Rec per “guidare” il processo di fatturazione.
7)Progetti con avanzamento del PM - analogo al precedente, a disposizione dei responsabili BU
8)Movimenti contabili per commessa -
(con/senza intercompany)
5)Conto Economico Analitico per Azienda (con/senza intercompany) 6)Conto Economico Consolidato Extra Group
7)Analisi del Portafoglio ordini residuo - versione basata su fatturato
8)Analisi del Portafoglio ordini residuo - versione basata su lavorato
9)Analisi del Portafoglio ordini dinamico (con evidenza degli ordini mese per mese e in real time)
10)Analisi stato fatture da emettere 11)Analisi stato ricavo sospesi 12)Analisi stato fatture da ricevere 13)Scheda commessa Profit & Loss 14)Analisi Costi del personale per Area 15)Analisi Costi del personale per attività
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visualizza tutti i movimenti contabili assegnati ad una commessa, che viene fornita in input alla request
9)Lista fatture passive con amortization - interroga i conti passivi differiti, ed elenca le fatture soggette ad amortization - serve come spunta di controllo
10)Lista ammortamenti schedulati con Reg. Contabili - reports che serve ad evidenziare tutte le fatture con costo differito, dando il dettaglio massimo delle informazioni associate
11)Report Ordini Aperti - elenco ordini aperti, con evidenza dei valori ancora da fatturare
12)Controllo transazioni con progetto - padre - per evitare errata imputazione sui progetti “padre”
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13)Ricerca di Controllo Inserimento Nuovi conti
TEST E PRODUZIONE PROCESSO DI INTEGRAZIONE COSTI DEL PERSONALE IN NS
I costi del personale devono essere automaticamente
caricati a sistema,
“spezzettati” nelle varie commesse ai fini di CDG ma registrati secondo le normative contabili vigenti.
I costi del personale sono attualmente inoltrati dallo Studio Cavallini attraverso un sistema antiquato in formato TXT non strutturato
1)NS prevede che ogni mese le ore lavorate dalle singole risorse siano "contabilizzate" su conti gestionali. La responsabilità della funzionalità di contabilizzazione delle ore lavorate da tutte le risorse di tutte le aziende è demandata all'area amministrativa. 2) La contabilizzazione delle ore sarà al valor medio. La responsabilità della determinazione iniziale dei costi, della loro gestione e dell'aggiornamento con cadenza minimo trimestrale è demandata all'area amministrativa. I costi medi dovranno essere caricati a sistema entro il mese di ottobre, per dar modo di effettuare i test.
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indiretti, si è scelta la strada che utilizza il campo CLASS; non sono stati previsti automatismi finalizzati a ridurre il margine di errore.
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In seguito alla definizione dei requisiti, la Responsabile del Progetto e Analista Funzionale, Gaia Tedeschi, in collaborazione con Michele Rotini, ha elaborato una DEMO32 illustrando le modalità che consentirebbero il raggiungimento degli obiettivi di medio termine (PIN2). All’approvazione di tale DEMO ha fatto seguito la pianificazione delle attività del progetto, incluse le relative responsabilità e tempistiche per l’esecuzione.
Di seguito, per maggior chiarezza, analizzeremo separatamente le singole migrazioni.
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