Azioni sul Record dei Progetti

Una volta che i Progetti sono stati caricati sul sistema è stato necessario :

 Definire il Project Manager  Assegnare le Risorse ai progetti  Impostare le preferenze

 Controllare lo Stato del progetto

Nel record del progetto deve essere definito il Responsabile del progetto (Project Manager) , anche indicato con il termine di Delivery Manager, che corrisponde di fatto al Responsabile della società controllata a cui il progetto si riferisce :

 Jagoda Saccucci per Extra Vision  Gianluca Parlangeli per Extra Smart  Stefano Marfella per Extra Red

 Hossein Moghaddam per Extra Magnet

61  Leonardo la Polla per Extra Gens

 Leonardo la Polla per Extra

Per assegnare al Progetto le risorse (in termini di persone) che ci lavorano e che quindi ci dovranno rendicontare, è necessario andarle a selezionare nel subtab “Resources” del record.

In Figura 17 le date di inizio e fine inserite sono fittizie (tali date non sono infatti rilevanti per il nostro scopo ma essendo campi obbligatori devono essere compilati), mentre per quanto riguarda la tipologia di allocazione possiamo distinguere :

 Allocazione di tipo Hard : è una richiesta di allocazione non flessibile, di conseguenza rende la risorsa impegnata per le date e gli orari riportati nella richiesta stessa

 Allocazione di tipo Soft : è una richiesta di allocazione flessibile, di conseguenza è possibile apportare modifiche alle date e alle ore inserite, se necessario

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Per definire le preferenze relative al progetto è necessario recarsi nel subtab “Preferences” e selezionare :

 Allow Time Entry : abilita l’inserimento del tempo per il progetto considerato

 Limit Time and Expenses to Resources : consente alle sole risorse allocate al progetto di inserire il tempo e le spese, le risorse che non sono allocate di conseguenza non vedranno il progetto nella lista delle commesse su cui poter effettuare la rendicontazione

 Classify Time as Utilized : contribuisce direttamente alle entrate di un progetto

 Classify Time as Productive : Il tempo produttivo è il tempo impiegato per un progetto ma non è incluso nel calcolo delle entrate per il progetto.

 Allow Expenses : consente l’inserimento delle spese per il progetto considerato

Infine è necessario andare a controllare lo stato del Progetto : se la data di fine prevista per il Progetto è stata superata, lo stato dovrà essere impostato su chiuso, altrimenti lo stato rimarrà aperto.

Per consentire a tutti i dipendenti di Extra Group di rendicontare le proprie ore con facilità, è stato deciso di non rendere visibili le commesse “padre” e le commesse chiuse.

Dopo varie analisi è stato appurato che l’unico modo per nascondere le commesse “padre” sia cambiare manualmente le preferenze nel record del progetto, in particolare per fare in modo che non compaiano nella lista di progetti tra cui il dipendente deve scegliere al momento della rendicontazione dovranno essere disabilitate due delle preferenze prima descritte : Allow Time Entry e Limit Time and Expenses to Resources.

Per nascondere invece le commesse chiuse è stato possibile ricorrere ad un importante strumento messo a disposizione da NS : il WORKFLOW.

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Affinché un workflow possa essere implementato, la funzionalità SuiteFlow38 deve essere attivata.

SuiteFlow è uno strumento di tipo point-and-click per lo sviluppo visivo di workflow, utilizzato per automatizzare i processi aziendali in NS che consente quindi di riportare i compiti, i partecipanti e le operazioni coinvolte nei vari stati del processo.

I quattro elementi principali con cui si lavora nel momento in cui si va a creare un workflow su NetSuite sono :

 Stati : lo stato consente di rispondere alla domanda “DOVE è attualmente il record

nel processo aziendale?”

 Azioni : l’azione consente di rispondere alla domanda “QUALE attività dovrebbe

essere eseguita allo stato attuale?”

 Transazioni : la transazione consente di rispondere alla domanda “A QUALE stato

dovrebbe passare il processo aziendale?”

 Trigger : il trigger consente di rispondere alla domanda “QUANDO un workflow

dovrebbe essere iniziato/una transazione svolta/una azione eseguita?”.

I trigger possono essere di tipo Client, si tratta di trigger che si verificano sul computer locale dell’utente in due differenti situazioni : quando l’utente interagisce con la form del record e quando un record viene salvato su NetSuite. In alternativa i trigger possono essere di tipo Server e si tratta di trigger che si verificano sul server NetSuite in tre differenti situazioni : prima che il record venga caricato, prima che il record venga inviato e dopo che il record è stato inviato (come si può vedere in Figura 18).

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In aggiunta a questi trigger che agiscono a livello di form, possiamo anche introdurre tre trigger che agiscono a livello di field con l’obiettivo di creare delle form dinamiche. Questi agiscono nelle seguenti situazioni : prima che il campo venga modificato, dopo che il campo è stato modificato e dopo il reperimento della fonte di un campo modificato (Figura 19).

Figura 18 Triggers

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La creazione di un workflow avviene tramite una finestra chiamata Workflow Manager (vedi Figura 20) articolata in due sezioni :

 Workspace (o Diagrammer) : tale sezione consente di gestire singoli stati, azioni e transizioni usando un’interfaccia 2d drag and drop, in modo tale da visualizzare nel miglior modo possibile il workflow

 Context Panel : tale sezione consente di modificare le proprietà, gli stati, le azioni e le transazioni del workflow e personalizzarne i campi

Il workflow creato per Extra Group deve soddisfare la seguente esigenza : quando lo stato di una commessa viene impostato su Chiuso, le due funzionalità Allow Time Entry e Allow Expenses devono essere disattivate. Questo può essere realizzato ricorrendo ad un trigger di

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tipo Server (ARS39) che agisca sul record di tipo Progetto sia quando questo viene creato, sia quando viene visualizzato o aggiornato (vedi Figura 21).

Una volta definiti questi elementi, si procede con la definizione, in una apposita finestra (vedi Figura 22), dell’azione che deve essere eseguita quando la condizione desiderata si verifica.

L’azione impostata è “Set Field Value” che consente di inserire nel campo specificato (nel nostro caso Allow Time Entry e Allow Expenses) il valore desiderato (nel nostro caso unchecked).

Una volta rilasciato il Workflow è visibile nel record del progetto.

39 _{After Record Submit ovvero dopo che il record è stato inviato}

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Quanto visto è stato applicato alle commesse di tipo C/I/R, leggermente differente è il trattamento per le commesse di tipo F e X in quanto commesse che devono essere visibili a tutti i dipendenti in base, ovviamente, alle divisione di appartenenza. Di conseguenza non necessiteranno della definizione del Project Manager e dell’allocazione delle risorse (in termini di persone) ma sarà invece necessario impostare le preferenze. Esse inoltre non hanno una data di fine prevista, quindi non è necessario andarne a controllare lo stato che dovrà sempre essere impostato su Aperto.