Attuazione, completamento e valutazione finale

Terminata la fase di progettazione dell’evento si procederà alla realizzazione dell’evento e delle azioni che lo compongono, utilizzando le risorse acquisite. Qualora la fase di progettazione sia stata svolta in maniera completa e corretta, l’attuazione avverrà scorrevolmente, senza incombere in gravi complicazioni.

Al termine della manifestazione verranno eseguite le attività di chiusura, sia finanziarie che materiali, come ad esempio la disinstallazione delle strutture, il ripristino della location, la restituzione dei materiali, le procedure amministrative riguardanti l’invio delle ultime fatture, la liquidazione dei finanziamenti pubblici e privati e l’aggiornamento della documentazione del progetto per le edizioni future. Insieme alla documentazione del progetto, verranno redatti anche i documenti relativi alle caratteristiche qualitative e quantitative che hanno contraddistinto l’evento, che verranno distribuiti agli sponsor, al fine di fornire un report finale dell’intera manifestazione.

Ultima fase del ciclo di vita dell’evento è la fase di valutazione. Essa si suddivide generalmente in 5 micro fasi: la definizione degli obiettivi, la determinazione del metodo di raccolta dati, l’interpretazione dei dati raccolti, la valutazione dei risultati finali e la creazione di un rendiconto da condividere con gli stakeholders coinvolti o da utilizzare internamente all’azienda.

Grazie alla somministrazione di questionari agli ospiti, alla compilazione di moduli, allo svolgimento di interviste e alle riunioni di settore, verrà elaborato un feedback completo riguardante l’andamento generale dell’evento.

Per poter redigere un documento affidabile è importante raccogliere molteplici dati, considerando le opinioni di gran parte degli stakeholders118 coinvolti.

Qualora nella fase di progettazione siano stati chiariti correttamente gli obiettivi finali, la fase di valutazione fornirà dei risultati migliori, in quanto sarà in grado di calcolare in modo preciso il gap tra gli obiettivi realmente raggiunti dall’evento e gli obiettivi prefissati.

118 _{Per considerarsi una valutazione di tipo globale è necessario che vengano valutati, oltre agli impatti economici,}

sociali, turistici e culturale, anche gli obiettivi di soddisfacimento delle esigenze dei clienti, degli sponsor, della comunità, degli amministratori e dei finanziatori. Una valutazione separata e più dettagliata viene svolta per gli sponsor. Per giustificare gli investimenti svolti, si redige un rendiconto specifico con i benefici ottenuti da questi soggetti, considerando gli obiettivi prefissati durante la stipula del contratto e gli obiettivi realmente ottenuti. La valutazione avviene tramite i parametri di audience, vendite, pubblicità, immagine e beneficio dei lavoratori.

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La valutazione viene svolta in tre momenti differenti durante il ciclo di vita dell’evento, tramite strumenti e metodi sia quantitativi che qualitativi, al fine di reperire le informazioni necessarie alla stima finale globale.

Il momento di maggior interesse per la valutazione è il post evento. L’analisi svolta subito dopo la conclusione della manifestazione, infatti, riguarda tutti gli aspetti dell’evento, dalla soddisfazione dei consumatori al messaggio trasmesso, e permette di confrontare gli obiettivi già ottenuti con quelli prefissati nella fase di progettazione. Una valutazione simile può essere effettuata anche durante lo svolgimento del processo organizzativo; in questo caso però non sarà possibile controllare i risultati finali bensì verrà monitorato l’andamento delle varie fasi dell’evento e lo stato di svolgimento dell’intera procedura. Qualora i risultati evidenziati si discostassero notevolmente rispetto a quelli preposti nella fase di programmazione, sarà necessario elaborare un piano d’azione da intraprendere per assestare la situazione corrente e raggiungere gli obiettivi preposti.

Gli strumenti d’indagine utilizzati in questa fase sono i debriefing e le attività di follow up. I debriefing sono riunioni svolte separatamente nei singoli settori che compongono l’evento. Successivamente, i dati emersi dalle singole discussioni vengono confrontati e discussi in un debriefing generale, composto dai rappresentanti di tutti i comparti. In questa occasione, i componenti dei vari settori evidenziano le criticità che sono emerse durante l’evento, le soluzioni che sono state adottate per far fronte alle problematiche e gli effetti che questi avvenimenti hanno causato. Una volta esposte e raccolte, tutte le informazioni verranno elaborate e archiviate al fine di aiutare la progettazione delle successive edizioni della manifestazione.

Le attività di follow up, invece, riguardano i soggetti esterni all’organizzazione. Per comprendere le percezioni degli stakeholders e per ottenere dei feedback sull’andamento dell’evento, vengono inviati questionari di gradimento e vengono svolte interviste dirette a campioni di partecipanti. Queste operazioni permettono agli organizzatori di comprendere il messaggio che è stato recepito dai partecipanti, confrontandolo con quello realmente trasmesso, mantenendo inoltre viva l’attenzione sull’evento e sulla sua notorietà.

L’analisi dell’evento può essere attuata anche in modo specifico, soffermandosi sui singoli elementi che compongono l’evento o sui singoli attori coinvolti nella realizzazione. La valutazione di ogni elemento dell’organizzazione è più specifica e accurata e viene svolta direttamente dai membri dello staff o dal project manager, al fine di identificare le forze e le debolezze dei diversi comparti dell’azienda.

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Questo tipo di valutazione qualitativa può essere applicata anche all’ambiente esterno tramite lo strumento del benchmarking119.

Vi è poi una valutazione di tipo globale che identifica tutti gli effetti che l’evento ha causato nella destinazione ospitante. Gli aspetti della destinazione principalmente influenzati, positivamente o negativamente, dall’evento sono l’ambiente sociale120

, l’aspetto economico121, il flusso turistico122, l’ambiente fisico123, l’immagine124 della destinazione e l’andamento politico125

. Durante l’analisi del caso studio del presente elaborato verrà specificato l’ambito di valutazione degli impatti turistici ed economici che gli eventi culturali provocano sulle destinazioni.