Elementi fondamentali e classificazione dei festival

Gli eventi culturali possono essere distinti, in base alla loro funzione, in due categorie:

eventi mezzo ed eventi obiettivo.

Con il termine evento mezzo si identificano gli eventi utilizzati per presentare ed enfatizzare un’attività; la manifestazione ha quindi solo scopi di tipo commerciale e/o comunicativo. L’evento obiettivo, invece, è caratterizzato da finalità di progettazione, organizzazione e realizzazione del singolo avvenimento. In questo caso, quindi, le imprese sono gli sponsor principali dell’evento, il quale viene però finanziato tramite il pagamento di un biglietto. Affinché l’evento venga organizzato in maniera completa e corretta è necessario che disponga di alcuni elementi fondamentali.

Il primo elemento indispensabile e rilevante, a livello strategico-organizzativo, è la location. In presenza di un evento mezzo, la location verrà identificata con l’azienda organizzatrice. Nel caso di un evento obiettivo, invece, sarà compito dell’event manager decidere se svolgere l’evento in una location interna o esterna all’azienda. Per entrambe le categorie la location necessiterà di requisiti di accessibilità, raggiungibilità e grandezza, necessari alla corretta fruibilità delle attività da parte di tutte le categorie di partecipanti.

Durante la selezione della location è necessario tenere in considerazione la capacità di seduta dell’area, la presenza di parcheggi limitrofi sufficientemente capienti per i flussi di turisti in arrivo, i costi di decorazione/impianti audio e luci, il costo del personale necessario a gestire le operazione di allestimento e svolgimento dell’evento, la logistica, il reparto di

26

food & beverage, la sicurezza personale e l’atmosfera, la quale rappresenta un elemento fondamentale per il soddisfacimento dei bisogni e delle aspettative emotive ed esperienziali dei partecipanti.

Conseguentemente alla scelta della location si determina l’ammontare di tempo necessario alla preparazione dell’area. Qualora venga selezionata una location abitualmente utilizzata per lo svolgimento di eventi, verrà richiesto un ridotto dispendio di energie per l’allestimento delle strutture. Nel caso in cui, invece, si prediligesse una location “vergine” il dispendio economico ed energetico sarà notevole, in quanto sarà necessario installare numerosi servizi per rendere il luogo agevole e consono allo svolgimento della manifestazione.

Per i motivi sopra citati è necessario, quindi, determinare la location prima della definizione del timing, in quanto rappresenta un elemento altamente influente per la scelta organizzativa.

Il termine timing racchiude al suo interno una serie di definizioni più specifiche come cadenza, durata, date, periodo, tempi di preparazione e predisposizione dei fattori produttivi.

Con il termine cadenza viene specificato ogni quanto tempo viene svolto l’evento; ad esempio ogni anno, ogni due anni ecc. Per durata si intende la lunghezza temporale dell’evento. Le date e il periodo si riferiscono alla stagione e ai giorni del mese e della settimana prestabiliti per l’evento. Per determinare quest’ultimi è necessario tenere in considerazione la disponibilità degli artisti e/o delle opere d’arte e la concomitanza con altri eventi simili o di grande afflusso, in quanto quest’ultimi potrebbero compromettere la partecipazione all’evento stesso. Tutti questi elementi esterni si integrano con l’organizzazione del timing interno, che definisce date e scadenze in base ai tempi di realizzazione necessari allo svolgimento delle varie fasi della programmazione dell’evento. Successivamente è necessario identificare i contenuti dell’evento, le tematiche e gli obiettivi che questo si propone di soddisfare. Questi elementi sono gli elementi più importanti dell’organizzazione e realizzazione di un evento.

Tra i motivi principali per i quali viene ideato un evento, si possono distinguere le campagne informative, l’intrattenimento, lo scopo di lucro o gli scopi comunitari.79

In base allo scopo prescelto dagli organizzatori del festival, viene poi definito il tema dell’evento, che dovrà

79

Ulteriori obiettivi di un evento possono essere: l’ aumento della notorietà e della visibilità del territorio, dell’azienda o di una linea di prodotti, l’aumento della consapevolezza e dell’ appartenenza del consumatore ad uno specifico brand, la fidelizzazione degli stakeholder, la creazione di nuovi business, l’intrattenimento culturale della popolazione, la motivazione del personale dell’azienda, la diffusione di nuovi stili di vita e pratiche di consumo, il ricordo di ricorrenze storiche, l’educazione e la formazione.

27

essere compatibile con le esigenze dei vari stakeholder coinvolti, con la location predisposta e con il budget a disposizione.

Analizzando l’ambiente esterno diventerà necessario considerare anche il bacino di utenza a cui l’evento viene rivolto, il cosiddetto target, e il sistema di offerta con il quale si intende diffondere le notizie sull’organizzazione. L’identificazione preventiva del target permette di stimare il flusso di spettatori attesi al fine di organizzare ed erogare il numero e la tipologia di servizi adeguata e definire preventivamente i possibili prezzi da applicare ai biglietti, diversificandoli per le varie categorie.

Ultimo elemento fondamentale elaborato dall’event manager, è la previsione delle risorse finanziarie necessarie alla realizzazione dell’evento: il budget.

In conclusione, in questo paragrafo è stata fornita una lista di elementi utilizzabili come linee guida per definire la gestione a progetto che caratterizza ogni singolo evento, in quanto non è prevista una struttura organizzativa univoca per tutti i tipi di festival.

Una volta definite le caratteristiche fondamentali di un evento, in base ad alcune di queste, è possibile classificare più specificatamente gli eventi.

Se si considera la durata dell’evento, si possono distinguere due tipologie di festival. I festival di lunga durata sono caratterizzati da una serie di eventi, con diverso impegno temporale, svolti in un arco di tempo esteso e basati su una visione comune sia di tipo culturale che imprenditoriale. Questi festival vengono utilizzati principalmente come strumenti per il marketing territoriale in quanto riescono a indurre maggiori effetti turistici, attraendo anche flussi turistici di nicchia. I festival di breve durata, invece, si identificano con l’evento in se e sono di durata massima di una settimana. Gli effetti turistici di questi eventi sono identificabili in modo immediato ma sono più contenuti rispetto a quelli dei festival di lunga durata.

In base alla tematica principale e alla struttura organizzativa utilizzata, si possono distinguere altre categorie di eventi, tra questi: i festival vetrina, le rassegne culturali, i festival integrati e i festival evento.80

La tabella 2 dell’appendice A dell’elaborato evidenzia le categorie dei festival identificate in base ad alle caratteristiche strutturali e tematiche.

80

Con il termine festival vetrina si riconoscono le riproduzioni nazionali che sono già state proposte al pubblico, in un arco temporale e in un luogo circoscritti. Le rassegne culturali hanno una durata maggiore e rappresentano spettacoli prodotti con contributo artistico. I festival integrati sono caratterizzati da un’eterogeneità dell’offerta delle forme artistiche proposte. Infine i festival evento sono manifestazioni di grande portata che coinvolgono protagonisti dello scenario artistico internazionale.

28