CARATTERISTICHE PECULIARI DEI SISTEMI ERP

Le principali caratteristiche delle piattaforme informatiche integrate si possono così riassumere:

• Approccio per processi. Nell’approccio ERP si adotta una visione per processi: l’ipotesi è che molte attività critiche in azienda richiedano per il loro svolgimento che siano coinvolti più uffici. I flussi informativi attraversano quindi trasversalmente l’organizzazione. Il progetto di un sistema ERP è quindi basato sull’identificazione dei processi critici e della loro informatizzazione. Ad esempio, il ciclo dell’ordine è un tipico processo critico, che prevede il coinvolgimento di più uffici e funzioni aziendali le quali devono interagire e scambiarsi informazioni (nella forma di documenti o altri supporti) perché il processo si possa compiere in modo efficace. In sintesi un ERP richiede di ricostruire le attività svolte in un processo, le informazioni che sono necessarie, chi utilizza o manipola tali informazioni nelle varie funzioni e uffici aziendali, il flusso di autorizzazioni o workflow che a cascata consentono di far avanzare il

processo, ecc. Il sistema informatico supporta questo processo in modo trasversale rispetto alla struttura aziendale.27

Le procedure informatiche devono quindi seguire un’ottica per processi, collegando opportunamente le operazioni legate a uno stesso processo. La gerarchia, a titolo di esempio, utilizzata da uno dei più diffusi ERP, il tedesco SAP R/3, individua quattro livelli di processi:

1. Area di processo (coincidente con una funzione aziendale).

2. Business scenario (macro tipologia di processi usata nei diversi settori).

3. Il gruppo di processi. 4. Lo specifico processo.

I vantaggi principali di questa logica per processi sono i seguenti:

1. Minore immissione dei dati nel sistema, a tutto vantaggio della riduzione di costi amministrativi e della minimizzazione delle possibilità di errore.

2. Trasparenza dell’origine dei dati, al fine di soddisfare eventuali richieste di approfondimento informativo o di ricerca di errori. 3. Visualizzazione chiara, da parte degli operatori che utilizzano il

software gestionale, dei passaggi a monte e a valle delle loro rispettive attività. In questo modo si favorisce quel senso di inter-

funzionalità che risulta indispensabile per il coordinamento delle azioni e permette a ciascun soggetto di capire il senso di ciò che sta facendo.28

Le zone di intervento su cui agire per ottimizzare i processi e recuperare efficienza sono oggi essenzialmente due:

1. una interna, che coinvolge gli attori che operano internamente alle “mura” dell’impresa;

2. una esterna, che coinvolge tutti i soggetti esterni all’impresa, siano essi operatori aziendali esterni (venditori, consulenti, tecnici) oppure le terze parti che compongono la filiera (fornitori, filiali, distributori, clienti).

Gli strumenti utilizzati per il dialogo con l’esterno sono, in genere, soprattutto i diversi portali web aziendali (per Clienti, Fornitori, Agenti e rete di vendita, Tecnici e rete assistenza), ma ulteriori strumenti sono le diverse procedure che utilizzano EDI e XML, PC Palmari e WEB Services, così come i CENTRALINI VOIP (Voice Over Internet

Protocol), l’archiviazione digitale integrata e l’integrazione della posta

elettronica all’interno dell’ERP (MAIL Collectors).

Anche se i maggiori spazi di crescita, proprio per la disponibilità delle nuove tecnologie, sono evidentemente nelle procedure di dialogo tra

l’interno dell’impresa e il mondo esterno, è purtroppo un dato di fatto che in troppe piccole e medie imprese le procedure interne sono ancora limitate solo ad alcuni reparti aziendali, oppure non sono aggiornate e ottimizzate, con un conseguente rallentamento non solo dei flussi interni, ma anche della concorrenzialità, e con un degrado delle prestazioni di tutta la filiera.29

Naturalmente una focalizzazione sui processi ha implicazioni importanti. Innanzitutto, per il progetto di un ERP si rende necessario identificare in modo formalizzato i processi critici da informatizzare, che devono venire analizzati e descritti formalmente e in modo dettagliato per poter poi progettare i database, nonché i vari moduli software che manipoleranno i dati. In secondo luogo, molti processi coinvolgono più funzioni aziendali che potrebbero però utilizzare procedure diverse tra loro non del tutto compatibili: per usare un sistema ERP si rende necessaria una convergenza nelle modalità di lavorare da parte di tutti gli uffici coinvolti in un dato processo

• Approccio modulare. L’azienda deve poter implementare solo i moduli che sono effettivamente necessari per gestire le proprie attività; nel contempo, il produttore deve garantire che esistano moduli adeguati a coprire tutte, o almeno la maggior parte, delle possibili richieste dell’azienda stessa, fornendo un prodotto che possa essere ampliato aggiungendo i moduli necessari seguendo l’evoluzione dei sistemi gestionali dell’impresa. Tali

moduli devono integrarsi perfettamente con gli altri moduli già implementati.

Tale approccio consente:

 Una grande interoperabilità tra i gruppi funzionali

 Consente inoltre all'impresa di decidere quale strategia utilizzare, ovvero la cosiddetta 'one shop stop', che consiste nel comprare tutti i moduli di un unico venditore, oppure la strategia 'best of breed' che consiste nel scegliere il modulo dal miglior produttore. A seconda della funzione si possono distinguere le seguenti classi:

- Moduli 'cross-industry' ovvero moduli la cui funzione è interaziendale; un esempio sono i moduli per la contabilità. - Moduli 'industry', ovvero pacchetti indirizzati alla specifica

funzione considerata; un esempio può essere un programma per la progettazione dei tergicristalli, in un'apposita industria. - Moduli 'extended' ovvero moduli che non appartengono alla versione di base; un esempio sono i customer relationship

management (CRM) e i supply chain management(SCM). • Elaborazione online/real time. Tutte le operazioni del sistema informativo

gestionale devono essere compiute “in linea” ed “in tempo reale”30_{. È}

30L’approccio diametralmente opposto è quello off line/batch, che contraddistingueva molti

sistemi di generazioni passate. In questo approccio gli utenti lavoravano scollegati dal sistema, accumulando operazioni che venivano poi elaborate assieme in un momento successivo.

quindi necessario che tutti gli utenti siano connessi direttamente al sistema mentre lavorano e che tutte le operazioni avvengano in tempo reale, e cioè modifichino immediatamente i contenuti in tutti gli archivi interessati senza ricorrere a successive operazioni di rettifica.

L’unione di questi due approcci garantisce che le operazioni modifichino e aggiornino costantemente gli archivi aziendali, cosicché il loro contenuto appaia identico e aggiornato a tutti gli utenti e a tutte le procedure, evitando disallineamenti e inconsistenze.

Questa caratteristica è vitale per ottenere quella concomitanza delle rilevazioni rispetto ai fatti aziendali.

• Unicità del database. Quanto descritto nel punto precedente può essere realizzato solo in presenza di un unico archivio (database) su un unico sistema devoluto alla gestione degli archivi, e cioè in presenza di un unico database in un unico database management system destinato a gestire tutti gli archivi di tutte le procedure.

L’unicità della base dati è un’acquisizione importante dei sistemi ERP e che consente vantaggi essenziali come ad es.:

 la sincronizzazione dei dati: il dato presente nel database è sempre la versione più aggiornata disponibile, e inoltre risulta identica per tutti gli utilizzatori del sistema evitando quindi il rischio di inconsistenze, incongruenze o errori (ad es. il problema di un codice

cliente diverso, stampato sui vari documenti, richiede molto tempo per essere corretto);

 la fissazione dei diritti di accesso, rendendo possibile per ciascun dato stabilire chi può leggerlo, modificarlo, crearlo, ecc.

 la tracciabilità degli aggiornamenti, ossia rendere possibile conoscere chi e quando ha aggiornato un dato campo, facilitando quindi il controllo delle operazioni.

Naturalmente, la centralizzazione dell’informazione richiede alcune attenzioni particolari quali:

 la necessità di stabilire in modo accurato i diritti d’accesso alle specifiche porzioni di dati, per evitare sia errori sia accessi non autorizzati; questo ha non solo implicazioni tecniche ma anche di carattere organizzativo;

 un sistema robusto di salvaguardia dei dati a fronte di possibili malfunzionamenti del database centrale. Infatti dato che il database è critico per il funzionamento dell’intera azienda, si richiedono sistemi di duplicazione e di backup che permettano di recuperare rapidamente i dati nel caso di problemi;

 un sistema di connessione veloce che permetta a tutte le aree interessate di accedere ai dati che servono in tempi rapidi.

• Architettura client/server. Caratteristica peculiare dei sistemi ERP è la separazione dei compiti tra macchine che forniscono un certo servizio (i server) e macchine che utilizzano tali servizi (i client).

Tale separazione consente un’ottimale suddivisione dei carichi di calcolo e quindi la migliore prestazione a parità di sistemi disponibili.

Si ottiene inoltre quella valorizzazione della periferia, necessaria per integrare coerentemente il sistema informativo con la struttura organizzativa dell’azienda.31

• Approccio prescrittivo. Questo tipo di approccio favorisce il business

process reenginering (BPR), inoltre inverte il solito paradigma del

programma che si adatta alla funzione.

• Accessibilità. Si intende la facilità di estrazione e di utilizzo dei dati nella forma desiderata dall’utente. Si pensi alla possibilità per un imprenditore di disporre di indicatori personalizzati in grado di evidenziare gli aspetti critici del suo business.

• Interrogazioni e reporting qualificato. I sistemi ERP sono in grado di garantire elevata flessibilità di interrogazione per rispettare le richieste dell’utente più esigente.

• Gestione del workflow. Il flusso delle informazioni all’interno del sistema ERP può essere tenuto sotto controllo, sia attraverso regole di

instradamento delle informazioni, sia attraverso regole di gestione delle eccezioni.

• Sicurezza. La sicurezza è condizione necessaria per consentire la massima diffusione dell’informazione e per avviare realmente la connessione tra reti senza rischiare di intaccare l’integrità dei dati.

• Multifornitore. Il sistema consente di sfruttare le migliori opportunità presenti sul mercato interno ed esterno, valutandone qualità, prestazioni e prezzo.

• Multisito, multilingua e multicurrency. Il sistema offre la possibilità all’utente di lavorare contemporaneamente con più di una valuta e la possibilità di gestire automaticamente la normativa di ogni Paese in materia di import/export, tassazione e legislazione in genere.

• Configurabilità del sistema. Grado di flessibilità del sistema ERP, intesa come capacità di adattamento alle peculiarità della singola azienda. Le piattaforme integrate sono dotate di una serie di parametri standard preconfigurati che possono adattarsi a differenti strutture aziendali attraverso il cosiddetto processo di “parametrizzazione”.

Può succedere però che le opzioni previste a priori dal vendor non riescano a soddisfare le esigenze operative di una specifica impresa, soprattutto se di dimensioni medio-piccole.

In questi casi la scelta è tra personalizzare il sistema ERP, sostenendo costi molto elevati sia nel presente che nel futuro ogniqualvolta si debba

procedere a un upgrading del sistema, oppure adattare i processi e la struttura aziendale alle logiche del software integrato, con costi organizzativi verosimilmente superiori.

I vantaggi della configurabilità del sistema ERP sono i seguenti:  efficace ambiente di personalizzazione;

 indipendenza da una base dati fisica;  facilità di interfacciamento;

 strumenti di modellazione dei processi;  significativo volume di referenze;

 disponibilità in lingue e localizzazioni diverse;

 possibilità di modellare strutture aziendali complesse;

 vasta scelta di processi, attivabili attraverso una semplice parametrizzazione del sistema;

 ampia gamma di modelli di controllo di gestione di facile costruzione e totalmente integrati;32

I sistemi Enterprise Resource Planning devono occuparsi di tutta l'azienda e di tutte le sue macro-attività:

• finanza

• pianificazione

• amministrazione

• marketing

• vendite

• distribuzione

• produzione

• acquisti

• gestione del personale.

Solo in queste circostanze un sistema è idoneo a supportare il management nelle proprie decisioni strategiche e ad individuare quali processi siano creatori di valori e quali no, permettendo di migliorare i primi e di ridurre od eliminare i secondi. Ad un ERP è richiesta la massima flessibilità nell'utilizzo, di automatizzare i flussi di informazioni aziendali e di rendere le informazioni disponibili in tempo reale. Dal punto di vista strutturale/informatico è essenziale che il sistema sia anche in grado di adattarsi agli eventuali cambiamenti organizzativi dell'azienda: questo non succedeva per i modelli ad architettura centralizzata, ma oggi si può ottenere con le moderne architetture client-server. In un'architettura client-server dove esistono reti di macchine server collegate ad altre macchine tipo terminali o Personal Computer che agiscono da client, si possono sfruttare appieno le potenzialità elaborative o di memoria delle precedenti.

Questa risulta essere una struttura più efficiente delle precedenti poiché è possibile unire in rete più clients ad un unico server; è possibile inoltre ottenere tutta la memoria di cui si può necessitare per l'archiviazione dei dati presso i databases

collegati in parallelo. Tutto ciò consente una potenza elaborativa pressoché illimitata: per affrontare nuove esigenze di elaborazione dati, è sufficiente aggiungere alla rete nuove componenti server e database.

Partendo da questi presupposti hardware, la caratteristica che non deve mancare al software è quella dell'indipendenza dall'hardware: deve cioè poter inter-operare con hardware diversi per poter distribuire il carico di lavoro. A fronte di questi pregi però, bisogna rilevare come una struttura client-server sia molto più complessa nella progettazione.33