INTRODUZIONE
Il presente lavoro si articola sostanzialmente in due parti: la prima di carattere prettamente teorico, suddivisa in cinque capitoli, che si propone di analizzare l’evoluzione dei sistemi informativi aziendali (primo capitolo) e gestionali, di descrivere gli elementi essenziali di questi ultimi, evidenziandone caratteristiche, benefici/limiti, architettura e modalità di funzionamento (secondo, terzo e quarto capitolo). Viene inoltre approfondito, in due paragrafi del secondo capitolo, il modello di sistemi ERP che risulta il più possibile confacente alla realtà delle piccole e medie imprese, tipiche del nostro paese. È presente infine una descrizione dell’impatto del web nei sistemi informativi gestionali, considerato che la sua rapida affermazione negli ultimi dieci anni ha già mutato radicalmente le procedure aziendali di alimentazione e utilizzo del sistema informativo gestionale stesso, introducendo nuovi moduli integrati, che permettono di collegare il sistema gestionale interno agli attori esterni della compagine aziendale (clienti, fornitori, rete di vendita), quali il CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), SRM (Supplier relationship Management) e PLM (Product Lifecycle Management) (quinto capitolo).
La seconda parte invece è di carattere esclusivamente pratico-sperimentale, e consiste nella realizzazione di un sistema di budget per l’azienda “Barbagli srl”, in collaborazione con la software-house “Pivot Consulting”, e nell’implementazione di questo all’interno di un software gestionale a fini previsionali, per consentire successivamente un reporting che metta in evidenza lo scostamento tra quanto
preventivato a livello di budget e quanto si ottiene effettivamente a consuntivo, al termine della gestione dell’esercizio in corso.
Con l’evoluzione della tecnologia, che porta a trattare da un punto di vista informatico l’intera gestione aziendale, il sistema informativo gestionale rappresenta sempre di più l’immagine riflessa in formato digitale dell’azienda. Nei casi in cui l’immagine dell’azienda non corrispondesse perfettamente all’immagine in formato digitale di quest’ultima, sempre maggiori sono i casi di adattamento della prima alla seconda e non viceversa.
Per sistemi informativi gestionali si intende il software utilizzato nella gestione delle transazioni aziendali (acquisti, produzione, vendite e connesse rilevazioni contabili e documentali) e nella elaborazione dei dati cosi generati ai fini decisionali.
I sistemi informativi gestionali costituiscono una parte dei sistemi informativi aziendali, intesi come <<l’insieme degli elementi e delle loro relazioni che determinano i procedimenti di produzione dell’informazione, partendo dai dati che descrivono, in origine, i fenomeni aziendali e ambientali, che intendono soddisfare, con efficacia ed efficienza, le esigenze conoscitive interne ed esterne dell’azienda>> (Marchi, 2003).
Nei sistemi informativi aziendali rientra tutta l’attività di produzione di dati ed elaborazione di informazioni svolta in azienda, mentre nel sistema informativo gestionale ci riferiamo alla componente informatizzata della gestione.
CAPITOLO 1
I SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI
1.1 I SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI
La crescente competizione delle imprese e l’orientamento al cliente hanno portato le aziende a reingegnerizzare i processi di business per renderli più efficienti ed efficaci; i sistemi informativi sono indispensabili per correlare e coordinare le numerose funzionalità interne esistenti.
Possiamo definire il "Sistema Informativo Aziendale" come “l’insieme di persone, apparecchiature, procedure aziendali il cui compito è quello di produrre le informazioni che servono per operare nell’impresa e gestirla” (M. De Marco). In pratica esso è l'insieme delle informazioni rilevanti utilizzate in azienda, unito all'infrastruttura informatica (hardware, software e reti) necessaria per gestirle e alle persone che fanno uso di tali informazioni per lo svolgimento della propria attività.1
I sistemi informativi esistono da molto tempo, già da prima della diffusione dei calcolatori elettronici (es: archivi delle banche, archivi dell’anagrafe); per indicare la porzione automatizzata di un sistema informativo viene usato il termine “sistema informativo”.2
“Il sistema informativo aziendale si configura come un insieme ordinato di elementi (sistema), anche molto diversi tra loro, che raccolgono, elaborano,
1Www.cs.unipr.it, introduzione ai sistemi ERP, Marco Barigazzi. 2 Www.unimarconi.it
scambiano e archiviano dati con lo scopo di produrre e distribuire le informazioni nel momento e nel luogo adatto alle persone che in azienda ne hanno bisogno”.3
Le componenti del sistema informativo si possono suddividere in due categorie principali:
• Applicazioni Transazionali: sistemi e procedure informatiche di supporto alle attività quotidiane (es: ERP Systems);
• Decision Support System (DSS): sistemi e procedure di supporto alle scelte strategiche per la direzione (es: Data Mining). Il sistema informativo è un “sistema aperto” in quanto permette un’interazione dell’azienda con l’ambiente e permette alle aziende stesse di migliorare il proprio sistema operativo e le relazioni con i clienti.4
Possiamo dare una classificazione delle caratteristiche essenziali che connotano questo tipo di sistema:
• 1) Dati: sono la componente essenziale del sistema, ma dal momento che non sono ancora stati elaborati, si presentano in uno stato primitivo.
• 2) Informazioni: insieme di dati già elaborati, strettamente collegati tra di loro con un fine preciso.
• 3) Persone: coloro che si occupano di raccogliere e catalogare i dati di interesse (opportunamente registrati), affinché possano essere poi elaborati dalle strutture competenti. Sono anche destinatari delle informazioni già manipolate.
3 Static.gest.unipd.it
• 4) Strumenti: l'insieme delle attrezzature che sono in grado di far viaggiare le informazioni tra fornitore e acquirenti, tra diverse aziende, e in genere tra punti diversi di un'azienda. Possiamo anche inserire in questa categoria tutte quelle infrastrutture in grado di trasformare i dati in informazioni. Ovviamente al giorno d'oggi si tratta di mezzi altamente tecnologici.
• 5) Procedimenti: l'insieme delle procedure che permettono di capire in che maniera vengono raccolti ed elaborati i dati. Per ogni singola finalità, le persone di competenza devono scegliere la modalità per elaborare i dati, dal momento che ogni azienda ha una propria esigenza da soddisfare.
I procedimenti sopra elencati sono finalizzati a soddisfare con efficacia ed efficienza le esigenze conoscitive interne ed esterne d'azienda. Soddisfare con:
• Efficienza: fa riferimento al rapporto input-output, in quanto essa può essere definita come la capacità di raggiungere il miglior risultato con le risorse a disposizione o, più in particolare:
Miglior risultato ottenibile a parità di risorse;
Minor utilizzo quantitativo di risorse, a parità di risultati;
• Efficacia: rapporto tra risultato ottenuto ed obiettivo prefissato; si tratta di un giudizio qualitativo sul risultato ottenuto, quindi è necessario effettuare un confronto.
Dal punto di vista del SI, tale qualità si ha quando l'informazione prodotta soddisfa l'esigenza informativa di tutti i soggetti. Più in particolare, possiamo considerare quali requisiti di efficacia di un SI, la:
• Selettività: il SI deve produrre solo le informazioni utili e necessarie per
poter prendere le decisioni; tale concetto, di per sé semplice, può essere evidenziato secondo diverse tecniche. Infatti, in teoria, l'impresa potrebbe trovarsi a gestire una quantità ingente di dati. Per gestire tale requisito, si possono considerare due approcci:
1. Definire a priori il livello di selettività, a fronte dei diversi fabbisogni di informazioni, esterni ed interni, ma ciò genera un problema in termini di definizione della selettività;
2. Lasciare che sia il destinatario delle informazioni a selezionare i dati (ovviamente, in questo caso, bisogna fornirgli tutte le informazioni sul problema); dunque, ci si basa sulle capacità dei manager di selezionare automaticamente ciò che interessa. La selettività è un problema che deve essere risolto, poiché solo in questo caso il sistema può risultare economico ed efficiente (in quanto permette di ottenere anche riduzioni di costi);
• Tempestività: attiene al tempo che il SI impiega per produrre le
informazioni necessarie al destinatario; tale parametro presenta diverse accezioni:
1. Tempo impiegato dal SI per produrre l'informazione richiesta (tempo di risposta);
2. Capacità del SI di produrre informazioni che coprono un arco temporale più o meno lungo;
3. Frequenza con cui una certa informazione viene richiesta (periodicità); dunque, si tratta della capacità del sistema di produrre più volte la stessa informazione.
• Affidabilità: capacità del SI di produrre informazioni corrette ed esenti da
errori; tale concetto richiama quello di accuratezza dei dati caricati sul SI. Questo parametro, infatti, dipende essenzialmente dalla correttezza del dato caricato e dalla correttezza delle procedure di elaborazione dati. I controlli automatici, poi, migliorano l'accuratezza del dato.
• Flessibilità: le esigenze informative dei destinatari si modificano nel tempo;
quindi, bisogna creare un SI capace di assecondare tali esigenze e che sia strutturato sulla base delle stesse, nonché che riesca ad adattarsi alle loro modificazioni.
• Accettabilità: attiene al rapporto utente-SI ed al giudizio che l'utente dà allo
stesso; ciò, inoltre, è strettamente collegato alla sua facilità d'uso (che può essere capita bene quando si passa da un SI ad un altro), nonché altri requisiti descritti.
Non sempre efficacia ed efficienza si verificano contemporaneamente ed in uno stesso SI. Infine, un altro concetto strettamente collegato a tali parametri è quello di economicità, che considera l'aspetto economico, guardando al prezzo pagato dall'azienda e, quindi, facendo riferimento all'efficienza esterna del SI, ovvero quella nel rapporto con il mercato. Si consideri, poi, che tali parametri devono essere raggiunti per le esigenze conoscitive interne ed esterne e, quindi, è importante notare che i destinatari delle informazioni potrebbero essere anche
esterni all'azienda e bisogna tenere conto di questo e delle loro esigenze. Dunque, si tratta di uno strumento di supporto all'attività di management (sia supporto alle decisioni che strumento di comunicazione e accumulazione di conoscenza).
1.2 EVOLUZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI
I sistemi ERP si differenziano dai tradizionali sistemi informativi di funzione, che raccoglievano ed elaboravano separatamente le informazioni delle diverse aree aziendali, rendendo lento e costoso l’inter-scambio dei dati tra i diversi uffici e con la direzione. Se in passato le condizioni in cui operavano le aziende (stabilità dei prezzi e della domanda, scarsa aggressività della concorrenza, competizione su base locale) rendevano possibile l’utilizzo di sistemi informativi semplici e non particolarmente integrati, la realtà odierna obbliga le aziende a disporre di supporti ben più sofisticati ed efficaci. L’ambiente in cui le aziende operano è infatti sempre più complesso e in continua trasformazione; i mutamenti si presentano con una rapidità molto superiore al passato. L’andamento della domanda è molto meno stabile di un tempo ed è soggetta alle insidie di una concorrenza spesso vivace e aggressiva. La dinamica dei costi e dei prezzi si è accentuata; il processo di innovazione tecnologica va continuamente tenuto sotto controllo perché rischia di spiazzare i prodotti o le modalità produttive ponendo l’azienda fuori mercato. Si devono quindi valutare, con maggiore frequenza, alternative di investimento o di ristrutturazione.
I sistemi informativi nel tempo sono aumentati di complessità e dimensioni; le cause sono imputabili a questi tre fenomeni:5
• Necessità di maggiore quantità e qualità delle informazioni;
• Miglioramento delle conoscenze e tecniche gestionali.
• Evoluzione tecnologica.
Nel percorso storico dello sviluppo dei sistemi informativi possiamo identificare tre fasi principali:
• Prima fase: il passaggio dalla gestione manuale a quella automatizzata delle informazioni; i sistemi informativi si sono sviluppati nella seconda metà degli anni ’60 per l’elaborazione elettronica dei dati (EDP: Electronic Data Processing System). I computer erano utilizzati principalmente per: gestione amministrativa e classificazione dei dati, preparazione di riepiloghi e reportistica. Lo scopo era quello di sostituire le procedure manuali ripetitive per semplificarne e velocizzarne le operazioni.6
• Seconda fase: il passaggio dai mainframe ai sistemi MIS; verso la metà degli anni ‘70-’80 si sono sviluppati i sistemi informativi per il controllo direzionale; sono nati in quel periodo i primi MIS (Management
Information System) creati per semplificare la raccolta e la gestione delle
informazioni centralizzate, in modo da renderle disponibili in modo semplice e veloce all’intera azienda.
5 F. MURMURA, Dai sistemi di integrazione ai sistemi integrati-L’introduzione degli ERP in
azienda, Franco Angeli, Milano, 2009.
6G. BARILARI, G. RONDELLI, Appunti di Sistemi Informativi Aziendali, Ed. Spiegel,
• Terza fase: i Decision Support System (DSS) e i sistemi ERP; il top
management moderno ha l’esigenza di prendere decisioni tempestive,
consultando i dati esistenti e creando scenari complessi di simulazione. Negli ultimi anni sono nati sistemi di applicazioni dedicati a questi compiti: i DSS aiutano il management a decidere le strategie aziendali. I sistemi ERP sono già integrati dalla nascita, utilizzabili per la pianificazione delle risorse aziendali con alta disponibilità e qualità delle informazioni, fruibili dall’intera azienda e anche all’esterno.7
Per effetto della pressione competitiva le diverse imprese si sono trovate nella condizione di dover rivedere le strategie di business e riprogettare i loro processi aziendali. Particolare enfasi hanno avuto, negli ultimi tempi, i processi di
reengineering di questi processi aziendali (business process reengineering8),
aventi l’obiettivo di ripensare radicalmente il modo di operare al fine di conseguire miglioramenti significativi. Questa attività porta a rimuovere i sistemi informativi esistenti, sia in termini di tecnologie, sia di riallineamento agli obiettivi del business. I nuovi sistemi informativi sono disegnati in modo da supportare adeguatamente i processi fondamentali. Queste esigenze hanno portato, oltre alla già esistente offerta di pacchetti applicativi orientati alle singole aree funzionali, anche allo sviluppo di pacchetti integrati che coprono tutte le esigenze dell’impresa. Tali pacchetti integrati (ERP) rappresentano oggi l’area applicativa a più alto tasso di crescita.
7Www.unimarconi.it, ibidem.
8 A seconda dell’entità dell’intervento si parla di BPR (Business Process reengineering –
reingegnerizzazione dei processi aziendali) per le rivisitazioni aziendali, e BPI (Business Process Improvement – miglioramento dei processi aziendali) per interventi di minore impatto.
1.3 INTRODUZIONE DEI SISTEMI ERP
In un’era in cui il costo del valore aggiunto (composto da lavoro e organizzazione) è percentualmente sempre più importante del costo delle materie prime, per aumentare efficienza e redditività non è sufficiente acquistare al minor prezzo, ma è assolutamente necessario ottimizzare tutti i processi organizzativi aziendali, e questo può essere realizzato unicamente introducendo una “spina dorsale informatica” che elimini sprechi ed errori.
In primo luogo occorre evitare che l’organizzazione sia “spezzata” o divisa in compartimenti stagni; il flusso dei materiali e delle informazioni deve essere un “flusso continuo”, mentre la direzione delle diverse aree o reparti deve utilizzare strumenti in grado di favorire un continuo coordinamento dei processi decisionali.
La “spina dorsale” ideale può oggi essere rappresentata da un ERP di ultima generazione (Enterprise Resource Planning, letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa”), un sistema cioè che consente di controllare e gestire tutti i processi aziendali e sul quale passa tutto il “midollo” informativo, organizzativo e operativo.
Se la strategia del passato prevedeva la creazione di forti stock di prodotti e materie prime per rispondere a una domanda sempre crescente, oggi risulta pericolosa e obsoleta, a causa di una domanda sempre più variabile sia sotto il profilo delle quantità che delle preferenze. Produrre per il magazzino significa, sempre più, produrre quantità eccedenti di prodotti non desiderati che dovranno essere in seguito “svenduti”. Se il sistema nervoso dell’azienda (ERP) e la supply chain sono progettati per produrre e/o acquistare “velocemente” solo quando necessario (che significa basare la produzione e/o la logistica sulla domanda pull), allora diventa possibile eliminare una grande quantità di sprechi.
L’impresa di oggi deve quindi essere considerata come un sistema aperto. Se negli ultimi 30 anni molto si è fatto, anche se spesso in modo maldestro e scoordinato, per la gestione dei processi interni dell’impresa (in particolare a seguito dell’introduzione dei personal computer anche nelle PMI, negli anni ’80), ancora poca ottimizzazione invece si riscontra nella comunicazione con il mondo esterno, nonostante sia già da una decina di anni che internet e telefonia mobile hanno cominciato a sostituire fax, telefono fisso e posta ordinaria.
In concomitanza con il nuovo Millennio, anche in conseguenza a una progressiva riduzione dei costi dell’ICT (Information and Communication Technologies), le imprese hanno cominciato a sostituire i vecchi “programmi dipartimentali” (software per il solo magazzino, la sola amministrazione, ecc.), prima con sistemi “gestionali”(il cosiddetto “software gestionale” o “software di gestione aziendale”), e poi con i cosiddetti ERP, sistemi integrati che gestiscono in modo sinergico tutti i processi aziendali.
Gli ERP, nati inizialmente come programmi per la gestione dei processi dell’area logistico-produttiva, sono quindi diventati gradualmente sistemi integrati e modulari in grado di coprire tutte le aree che possono essere automatizzate e/o monitorate all’interno di un’azienda (acquisti, progettazione, produzione, magazzini, vendite, spedizioni, contabilità, servizi di assistenza, gestione finanziaria, controllo di gestione, etc.), permettendo così agli utilizzatori di operare in un contesto unico e uniforme, indipendentemente dall’area applicativa.
Le ultime versioni degli ERP (detti ERP estesi o di seconda generazione, ERP2) hanno inglobato al loro interno nuove funzioni che, utilizzando proprio le nuove tecnologie di comunicazione, consentono di dialogare in tempo reale con la propria filiera produttiva o commerciale, creando nuovi modelli di gestione d’impresa in cui è sempre più “normale” considerare l’azienda come un sistema aperto e profondamente integrato con il mondo esterno.
Sono quindi stati proprio i nuovi sistemi informativi che in molti casi, risolvendo singole esigenze operative, hanno favorito l’evoluzione dell’organizzazione aziendale verso questo modello.9
CAPITOLO 2
I SISTEMI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
2.1 I SISTEMI ERP
L’acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse d’impresa). “Un ERP rappresenta la maggiore espressione dell’inseparabilità tra
business e information technology; è un “mega-package di applicazioni” che
consente a un’organizzazione di gestire l’intero processo di business. L’ERP permette di integrare le funzioni aziendali ottimizzandone le risorse a scopo di ottenere un vantaggio competitivo nel mercato globale”.10
L’acronimo ERP si riferisce a quei sistemi informatici per la gestione e la pianificazione aziendale capaci di integrare tutti i processi di business di un’organizzazione: amministrazione, contabilità, approvvigionamento delle risorse, produzione, logistica, acquisti, vendite.
In relazione agli ERP non si dovrebbe parlare di software bensì di sistema: un ERP infatti è una suite composta da un insieme di software integrati tra di loro, detti moduli, ognuno dotato di funzioni specifiche.
Questi sistemi sono progettati per essere, allo stesso tempo, la spina dorsale dei flussi informativi aziendali e un potente strumento di pianificazione che, se ben configurato, è in grado di incrementare la produttività, migliorare il
10 F. MURMURA, Dai sistemi di integrazione ai sistemi integrati - L’introduzione degli ERP in
coordinamento, ottimizzare l’approvvigionamento dei materiali e le fasi di produzione.
Con l’aumento della popolarità dell’ERP e la riduzione dei costi dell’information
communication technology (ICT), si sono sviluppate applicazioni che aiutano i business manager a implementare questa metodologia nelle attività di business
rilevanti come: controllo inventari, tracciamento ordini, servizi per clienti, finanza, e risorse umane.11
Ogni impresa può oggi essere descritta come un sistema “aperto” che dialoga continuamente con il mondo esterno:
12
I sistemi ERP vengono progettati tenendo conto delle principali esigenze delle imprese di oggi:
• Controllare e snellire i processi aziendali: Il miglioramento dell’efficienza aziendale si ottiene anche con nuovi strumenti di controllo e sviluppo:
11 Www.unimarconi.it, ibidem. 12Www.centrosoftware.com, ibidem.
il Work Flow Design & Control, ad esempio, valida i passaggi delle informazioni e aiuta il controllo delle attività all’interno dei processi di business, migliorando la qualità dei servizi e dei prodotti, mentre l’ADK (Application Designer Kit) consente a ogni utente di sviluppare in autonomia nuove funzioni per incrementare la propria produttività.
• Utilizzare i nuovi “canali di vendita”: Presentare più velocemente al mercato i propri prodotti e rendere immediatamente operative le proprie strategie commerciali è più semplice se si dispone di portali internet B2B e B2C perfettamente integrati nell’ERP: si possono così comunicare in tempo reale alla forza vendita e alla clientela i propri “punti di forza”, che sempre più spesso coincidono non solo con un prezzo ma con un “servizio” e con le informazioni che corredano il prodotto (certificati qualità, informazioni tecniche, manuali, best practices di utilizzo ecc.)
• Incrementare le attività commerciali: Attraverso il configuratore tecnico/commerciale è possibile velocizzare la fase di progettazione e, grazie alla compilazione guidata delle “varianti” tecniche, molti più operatori in azienda possono redigere correttamente offerte anche complesse. L’integrazione dell’ERP con il “geomarketing” consente inoltre di localizzare e visualizzare sulla mappa la posizione di prospect e clienti e di prendere decisioni migliori non solo per la logistica, ma anche rispetto a offerte o/o budget.
• Velocizzare la catena di fornitura: Nei momenti in cui il mercato è “schizofrenico” diventa indispensabile adottare un portale fornitori per ridurre sensibilmente sia il lead time complessivo, che la difettosità sui materiali o servizi acquistati; l’applicazione della logica “PULL” (acquisto perché ho venduto) abbassa l’immobilizzo finanziario per scorte eccessive e il rischio di obsolescenza dello stock. Il portale fornitore permette inoltre di mantenere virtualmente “aperto l’ufficio acquisti 24H”, condizione indispensabile per trattare con fornitori del “far east” e non solo.
• Ottimizzare la logistica e la movimentazione merci: Organizzare la logistica interna e la gestione delle merci in magazzino con il riconoscimento e la movimentazione in radiofrequenza tramite Bar-Code (BWS) permette di abbassare drasticamente il lead time commerciale di prodotti e servizi, oltre che eliminare le non conformità di ricezione e spedizione delle merci. Anche i costi accessori legati all’organizzazione dei trasporti possono essere ridotti aumentando la resa di “ogni km”, individuando il vettore più idoneo in base alle caratteristiche dei prodotti, rispettando i vincoli dei clienti e calcolando, con le funzioni di geo-navigazione i percorsi migliori.
• Limitare l’immobilizzo di denaro nei processi produttivi: Per le aziende manifatturiere nei momenti di riduzione delle linee di credito (“credit
produttivi, ed è quindi fondamentale evolvere verso un MRP a “ciclo chiuso” FCS. Acquistare il materiale e farlo entrare in azienda solo nel momento in cui è necessario, permette di raggiungere risparmi finanziari e logistici che in precedenza venivano erroneamente sottovalutati o ignorati. Le ulteriori analisi sulla marginalità, rese possibili dalle funzioni di “controllo di gestione” e “contabilità industriale”, contribuiscono alla continua ricerca di una maggiore redditività.
• Migliorare i servizi e l’immagine aziendale: Un immediato miglioramento dei servizi si ottiene già integrando la telefonia all’interno dell’ERP con il
voip desk: visualizzazione immediata e contestuale dei dati e delle
informazioni relative al chiamante, monitoraggio delle esigenze del cliente, eliminazione dei tempi di attesa per individuare e rintracciare l’interlocutore più idoneo, linee telefoniche più libere. Un corretto utilizzo del CRM (Customer Relationship Management) facilita inoltre non solo la profilatura dei clienti, ma anche le comunicazioni telefoniche e via mail, grazie a un’innovativa tecnologia di parsing e protocollazione automatica delle e-mail ricevute e inviate.
• Sviluppare il business del “post-vendita”: Incrementare l’efficienza nel “post vendita” consente di ridurre i costi della gestione operativa e, nello stesso tempo, di migliorare il livello di servizio reso al Cliente. Una
con tracciabilità, stato di avanzamento, e con gestione grafica dei calendari (per le attività da pianificare o erogare), consente di organizzare al meglio l’assegnazione degli interventi di assistenza e degli eventuali ricambi richiesti. Con l’apposito “portale servizi” anche i tecnici esterni possono accedere al sistema in piena mobilità e da qualsiasi parte del mondo possono visionare e condividere le azioni necessarie per risolvere una problematica, le eventuali parti di ricambio consigliabili, la situazione del “parco installato”, e inserire i costi sostenuti per le trasferte, favorendo in tal modo sia il controllo di gestione che i processi di fatturazione.
• Analizzare i dati e distribuirli agli utenti di frontiera: Gestire i processi aziendali con SAM ERP2 è la garanzia per poter disporre in tempo utile di “dati” consistenti, da cui trarre indicazioni anche di carattere strategico. Con il data mining, basato su Analysis Services di SQL 2008 e integrato con i moduli di Business Intelligence, è possibile non solo elaborare dati di sintesi, dash board e statistiche, ma anche distribuirli in modo veloce e automatico per ruoli, indipendentemente dalla loro ubicazione fisica e geografica.
• Dialogare con il resto del mondo: Il contatto diretto e costante con il mondo esterno è sempre più indispensabile nel business di oggi e tutte le aziende che hanno filiali all’estero o che desiderano interagire con altri operatori
in lingua locale hanno l’esigenza di condividere un’unica struttura dei dati e quindi un unico sistema di gestione. SAM ERP2 è utilizzabile contemporaneamente in diverse lingue (Italiano, Inglese, Francese, Spagnolo, Tedesco) ed è personalizzabile in base alle specifiche esigenze di ogni impresa.13
2.2 STORIA ED EVOLUZIONE DEI SISTEMI ERP
Il successo sul mercato dei sistemi ERP è dovuto ad un incontro di una nuova e brillante offerta con una nuova ed esigente domanda.
Dal lato dell’offerta:
• la standardizzazione dei sistemi operativi (UNIX e Microsoft Windows); • la scalabilità delle nuove famiglie di server;
• il potenziamento delle reti;
• il successo dell’architettura client-server; Dal lato della domanda:
• maggiore attenzione delle aziende per le proprie attività portanti; • il cambiamento continuo dei mercati;
• la globalizzazione dei mercati;
• la pervasività dei sistemi informativi; • il problema dell’anno 2000;14
13Www.centrosoftware.com, ibidem. 14Www.cs.unipr.it, ibidem.
La prima versione dell'ERP metteva in collegamento diretto le aree di gestione contabile con l'area di gestione logistica (magazzini ed approvvigionamento); successivamente si sono iniziate ad implementare le relazioni interne anche con le aree di vendita, distribuzione, produzione, manutenzione impianti, gestione dei progetti ecc. Di grande importanza è il sistema di Pianificazione Fabbisogno Materiali o Materials Requirements Planning (MRP) la sua evoluzione MRP 2 (integrati nel sistema ERP) che permettono di programmare logiche di ordini automatici ai fornitori veramente sofisticate, tanto da tener conto dei tempi di consegna e di messa in produzione del prodotto; questa metodologia permette di ottimizzare la rotazione dei materiali nei magazzini e la minimizzazione delle giacenze che impattano a livello contabile e fiscale.
A tutt'oggi i moderni sistemi di ERP coprono tutte le aree che possano essere automatizzate e/o monitorate all'interno di un'azienda, permettendo così agli utilizzatori di operare in un contesto uniforme ed integrato, indipendentemente dall'area applicativa.
Dai primi anni del 2000, i maggiori fornitori di soluzioni ERP iniziano a creare delle soluzioni informatiche verticali per i vari settori merceologici delle aziende; Nascono così specializzazioni degli applicativi per il settore automobilistico, per i settore delle vendite al dettaglio, per il settore logistico, per il settore meccanico e per il settore edile.15
Se in passato gli ERP si focalizzavano soprattutto sulle attività amministrative e logistiche dell’impresa, oggi hanno inglobato al loro interno una pluralità di funzioni come la gestione integrata della relazione con i clienti (CRM), della supply chain (SCM), delle risorse umane (HCM) e si basano su algoritmi capaci di mettere in relazione gli ordini del clienti con la capacità produttiva dei reparti, al fine di pianificare l’approvvigionamento dei materiali e organizzare la produzione con sempre maggiore precisione riducendo sprechi ed errori. L’utilizzo di barcode e altre tecnologie legate all’Internet of Thing, inoltre, ha reso gli ERP ancora più efficienti per quanto riguarda la gestione del magazzino e il tracciamento delle materie prime e delle merci.
Oggi, i sistemi ERP inglobano anche il campo della Business Intelligence offrendo funzionalità di reporting sempre più avanzate, come l’analisi multidimensionale dei dati e la creazione di report personalizzati aggiornati in tempo reale.
Infine, gli ERP di nuova generazione, sfruttando le possibilità offerte dalle
interfacce web based e dalla logica del cloud, consentono di dialogare in tempo
reale con soggetti esterni all’azienda, ma facenti parte della filiera produttiva e commerciale, come ad esempio fornitori, terzisti, agenti e rivenditori. Questi nuovi sistemi informativi considerano l’azienda come un sistema aperto e permettono o di applicare modelli di gestione d’impresa sempre più smart, basati sulla collaborazione, sulla flessibilità, sulla lean production.16
In questo momento e per i prossimi anni, gli attuali sistemi ERP sono e saranno assoggettati ad una dinamica di rapido cambiamento per adattarsi alle opportunità e richieste che emergono dai nuovi modelli economici nati dalla diffusione di
Internet. Il fenomeno più importante è l’evoluzione del modello aziendale
dall’azienda distribuita alla catena di fornitura integrata, fino all’interscambio collaborativo.
I nuovi modelli non trovano adeguata copertura negli attuali sistemi ERP, né dal punto di vista dell’impianto tecnologico (per esempio, i sistemi ERP sono WEB
enabled e non WEB based), né dal punto di vista funzionale. Questa situazione
apre la strada a nuovi operatori che sviluppano prodotti di alta qualità, capaci di indirizzare e offrire risposte alle nuove richieste più velocemente e più brillantemente dei produttori ERP, sfruttando le nuove tecnologie informatiche e inglobando i nuovi standard.17
2.3 MODELLO ERP PER LE AZIENDE ITALIANE
In questi ultimi 20 anni si è assistito alla crescita, sullo scenario nazionale, di ERP tutti italiani che, a differenza dei leader internazionali del settore, oltre a garantire la gestione completa degli adempimenti contabili e fiscali nel quadro della più complessa normativa italiana, si calano in maniera più precisa nel modus operandi locale, con modelli e processi molto più vicini alle procedure delle
imprese italiane che li hanno adottati. L’evoluzione di questo particolare modello di sistema ha costituito un’ampia e articolata offerta dei sistemi rivolti tendenzialmente alle PMI.
Alcuni autori individuano quattro livelli principali di automazione corrispondenti alle fasi di sviluppo dei sistemi informativi all’interno dell’azienda:
• Elaborazione automatica dei dati di basso livello nell’area amministrativo-contabile: emissione automatica di fatture e altri documenti, contabilità generale, contabilità IVA, contabilità clienti/ fornitori, e altre rilevazioni elementari.
A differenza dei sistemi rivolti alle medio-grandi imprese, l’automazione dei sistemi informativi aziendali nelle PMI inizia negli anni ’70, con l’introduzione di mini-computer18 destinati a ad assolvere a compiti
contabili istituzionali. Tipica è la tenuta della contabilità generale, con particolare riferimento alle opere di fatturazione. Altra area di prima informatizzazione è quella relativa alle paghe e ai contributi.
• Elaborazione automatica dei dati in sviluppo verso la funzione commerciale e di produzione: gestione ordini da clienti, gestione del magazzino, distinta base di produzione, contabilità industriale.
18I sistemi di gran lunga più diffusi in quegli anni erano quelli della serie S dell’IBM: S/32,
S/34 e S/36. Solo le aziende più grandi si dotavano dei meno diffusi S/38. Dallo sviluppo di questi sistemi nascerà in anni seguenti la diffusissima “famiglia” dei sistemi AS/400.
In questo secondo stadio evolutivo, per quanto riguarda le operazioni gestionali, le imprese hanno automatizzato i propri magazzini19 e hanno
iniziato l’automazione della produzione (distinta base, processi di lavorazione). Spesso le procedure sono a sé stanti, in quanto non comunicano le une con le altre, rendendo necessari reinserimenti da parte del personale, con ovvio dispendio di energie e grandi possibilità di errori. Per quanto concerne la funzione amministrazione si passa dalla semplice fatturazione a una più completa gestione di clienti e fornitori, sviluppando un più ampio supporto alle attività commerciali. Per quanto riguarda il controllo si assiste a una prima introduzione di sistemi di contabilità analitica e/o di budget.
• Elaborazione automatica dei dati diffusa e integrata nelle diverse aree di gestione corrente, anche ai fini di controllo direzionale.
Una volta esaurita l’automazione dei vari sistemi e sottosistemi amministrativi, il passo successivo consiste nel trasformare le varie procedure scollegate in veri e propri sistemi: integrando tali procedure si ottiene una più completa ed efficace mappatura dei vari processi gestionali, evitando quelle costose e pericolose duplicazioni di inserimento rese necessarie dalla separazione dei processi stessi. Si identificano così processi ben definiti che prendono il nome di “cicli”: ciclo attivo relativo alle vendite; ciclo passivo relativo agli acquisti; ciclo produttivo relativo alla
19In questo settore un forte impulso è legato all’introduzione delle norme relative alla tenuta di
produzione. In questo ultimo ciclo compare anche il tentativo di integrare i sistemi logistici (in ingresso e in uscita), al fine di ottimizzare al meglio la performance aziendale.
• Elaborazione automatica dei dati sia interni che esterni a supporto dei processi decisionali e di controllo strategico: i sistemi light ERP.
Questo stadio di maturità vede una completa integrazione dei processi sia interni che esterni, per quanto possibile per una PMI20. I sistemi informatici
riescono a supportare la corrente attività di gestione, di amministrazione e di controllo dell’azienda e sono anche in grado di supportare processi decisionali di più alto livello. La maggior parte di questi sistemi risponde alle caratteristiche funzionali dei sistemi ERP, pur essendo contraddistinti da costi e in parte prestazioni più limitati: da qui la definizione “light ERP”. I light ERP italiani, a differenza dei sistemi ERP stranieri che sono partiti dall’automazione della produzione e da questo nucleo centrale si sono evoluti, sono tipicamente partiti dall’automazione della contabilità generale e hanno in seguito aggiunto funzionalità ulteriori seguendo le necessità delle nostre imprese21,
risultando così fortemente radicati nel nostro particolare mercato e rispondenti all’ambiente gestionale del nostro Paese, caratterizzato da peculiarità pressoché uniche rispetto all’ambiente gestionale internazionale:
20È chiaro infatti che le possibilità di controllo sulla “filiera” (clienti da un lato, fornitori
dall’altro) da parte di una grande impresa è molto maggiore rispetto a quanto ragionevolmente possibile per una piccola o media impresa.
21Molti light ERP hanno aggiunto solo di recente la capacità di gestire funzionalità MRP II
(gestione dell’approvvigionamento e gestione della capacità produttiva). Addirittura, molti prodotti non offrono tale capacità o ne offrono versioni con capacità limitate fornendo, ad esempio, solo il calcolo a “capacità infinita” e non quello a “capacità finita”.
• vincolo dell’impostazione delle dichiarazioni annuali legata al sistema del reddito. I sistemi stranieri si basano sul sistema patrimoniale, costringendo a costose implementazioni particolari legate alla normativa vigente nel nostro Paese. Due possono essere le vie da seguire per l’italianizzazione di un pacchetto: procedere a una doppia registrazione dei movimenti, una secondo il sistema patrimoniale e una aggiuntiva secondo il sistema del reddito; oppure marcare i movimenti interessati e procedere a un ricalcolo apposito al momento della rendicontazione annuale.
• Gestione dei registri IVA. Il sistema adottato in Italia per quanto concerne la numerazione dei registri IVA e dei documenti in essi contenuti è sostanzialmente diverso da quello adottato in altri paesi. In Italia il numero di protocollo dei documenti di un registro IVA deve essere univoco, in progressione continua, consecutiva e coerente temporaneamente. Non solo non è consentito avere due documenti con lo stesso numero di protocollo, ma è necessario che a numero inferiore corrisponda data antecedente; sussiste anche l’obbligo di non avere “buchi” all’interno della numerazione.
• Azienda come sostituto d’imposta (ritenute d’acconto, INAIL). In alcuni casi l’azienda funge da “sostituto d’imposta” in nome e per conto dell’amministrazione: questo istituto non trova riscontro in altri Paesi.
• Procedure particolari tipiche. A titolo di esempio si può riportare il sistema italiano delle RIBA (ricevute bancarie) che non trova alcun riscontro all’estero.
• Altri usi e costumi tipici. Mentre nel nostro Paese è usuale avere forme di saldo pagamenti differiti (pagamenti a 30-60-90 giorni), in molti Paesi i pagamenti si considerano esclusivamente “a fine mese”. In aggiunta a ciò, è frequente la differente scadenza anche all’interno della singola fattura, aspetto assente nelle contabilità estere.22
2.4 DIFFERENZE TRA SISTEMI ERP E SISTEMI LIGHT ERP
A prescindere dalla diversa genesi delle due tipologie di software, tre sostanziali aspetti differenziano i sistemi ERP da quelli LIGHT ERP:
La presenza di un business model. Nei sistemi ERP tale business model viene a identificarsi con quelle che sono le best practices del settore; inoltre implementatori e software house hanno approntato specifici database contenenti tali business model in modo da poter selezionare il modello di riferimento più adatto per l’azienda che deve implementare l’ERP stesso. Spesso il procedimento di implementazione di un ERP si risolve nell’individuare quale business model presente nella banca dati dell’implementatore o del produttore meglio si adatti al modo di operare dell’azienda in esame (per commessa, JIT) e rifinire tale modello modificando i dettagli all’intero dello schema generale adottato, il tutto per cercare di ridurre il più possibile tempi e costi dell’installazione. In questa “rigidità” (e cioè il ricorso a business model pre-configurati) sembra essere
22Cfr. A. Quagli, P.R. Dameri, I.E. Inghirami, I Sistemi Informativi Gestionali, Milano,
il maggior problema di implementazione per le PMI: se nelle grandi imprese l’adozione di un sistema ERP può essere occasione per un ripensamento dei propri processi aziendali (BPR), nella PMI si è difficilmente disposti ad abbandonare il proprio modo di operare.
La tipologia di imprese che installano il software. Mentre i sistemi ERP vengono installati dagli implementatori, i LIGHT ERP si appoggiano ai
value added reseller (VAR).
• Gli implementatori. Le software house che propongono sistemi ERP di solito si limitano a vendere il software stesso, lasciando ad altri (gli implementatori) il compito di seguire l’installazione del software stesso nelle aziende, riservandosi eventualmente l’installazione diretta in aziende che presentino problematiche di particolare interesse o complessità. Data la provenienza estera, i sistemi ERP devono essere localizzati per seguire le normative presenti nei Paesi. In questo senso, di particolare complessità risulta essere la localizzazione nel nostro Paese, dotato di norme più complesse di quelle presenti negli altri paesi. Due risultano essere gli approcci maggiormente seguiti dalle filiali italiane:
- essere filiali commerciali e di formazione. In questo caso la localizzazione del software viene effettuata da divisioni apposite situate presso la casa madre e corsi di formazione vengono offerti a implementatori e/o utenti finali in Italia;
- essere responsabili, oltre che della commercializzazione e della formazione, anche della localizzazione del software. In questo caso anche il team di specialisti software si troverà presso la filiale italiana.
Il ruolo degli implementatori è quello appunto di implementare il software nelle aziende. Fermo restando che non possono modificarne il codice, essi possono tuttavia aiutare le imprese a configurare al meglio tale software adattandolo alle varie realtà aziendali. Questo può essere fatto scegliendo quali moduli implementare, quali tempi seguire nell’implementazione e regolando opportunamente i parametri del software stesso. Per ridurre tempi e costi dell’intervento, gli implementatori ricorrono a configurazioni in gran parte pre-confezionate.
• I value added reseller. Nel caso dei LIGHT ERP lesoftware house tendono ad avvalersi in modo più consistente dell’opera dei propri partner: tipica è la figura del value addes reseller. Il VAR è un’impresa (di solito una piccola software house) molto radicata sul territorio, che segue un numero limitato di clienti e/o un settore ben definito e ristretto. Sono imprese che conoscono molto bene il proprio mercato finale e sono di solito in grado di modificare il sistema per adattarlo a tale realtà. Per fare questo hanno acquistato i codici sorgente delle applicazioni, hanno fatto corsi specifici e approfonditi sui vari moduli che lo compongono, e propongono
quindi ai propri clienti soluzioni non parametrizzate, come gli implementatori, ma confezionate su misura mediante modifiche al software. La sostanziale differenza di questo tipo di organizzazione distributiva consiste nel fatto che mentre gli implementatori non possono modificare il software23 che viene sviluppato
esclusivamente dal produttore, i VAR hanno accesso al codice sorgente24 e possono quindi modificare il software, aggiungere
procedure, cambiare schermate e menù.
Questa via presenta numerosi punti deboli. In particolare il produttore di LIGHT ERP dovrà fornire precise indicazioni su quali modifiche siano consentite o meno e quali parti del codice sono “riservate” al produttore e quali altre aree siano a disposizione del VAR. Il produttore dovrà inoltre verificare continuamente il livello tecnico e manageriale dei propri VAR, costringendoli a frequentare corsi e garantire un alto livello qualitativo di programmazione25, ma
si adatta molto meglio al modus operandi della piccola e media
23Ciascun software ERP prevede un linguaggio di “alto livello” che consente non tanto una
personalizzazione del software stesso, quanto piuttosto una più agevole estrazione di
informazioni e creazione di report o visualizzazioni “ad hoc”. Ad esempio, gli implementatori di SAP R/3 possono avvalersi del linguaggio ABAP, potente strumento di sviluppo.
24Si ricorda che il software può essere distribuito in due principali forme: il codice compilato o
il codice sorgente. Il primo non può essere modificato ma è immediatamente eseguibile dal computer per il quale è stato compilato (cioè trasformato in opportuno codice binario), mentre il secondo può essere eventualmente modificato usando lo stesso linguaggio con cui è stato sviluppato e deve poi essere compilato per poter essere eseguito.
25Si pensi al problema delle versioni (versioni successive dello stesso codice principale): se il
software viene modificato in modo corretto seguendo le indicazioni del produttore, le modifiche potranno essere applicate anche alle versioni successive del software stesso. Se invece i
programmatori del VAR alterano in modo scorretto il codice originario, tali modifiche non potranno essere applicate a successive versioni, costringendo il VAR a riscriverle o, peggio, impedendo ai propri clienti il passaggio a versioni successive dei pacchetti.
impresa. La PMI desidera infatti un intervento poco invasivo, con proposte informatiche che migliorino i propri processi senza imporne di nuovi e ricercando un contatto diretto con il produttore delle applicazioni. In sostanza, nel caso dei sistemi ERP si tende ad adattare l’impresa al software che, seppur flessibile e adattabile, è comunque costruito su schemi di riferimento che possono risultare fortemente estranei alla cultura aziendale preesistente, mentre nel caso dei LIGHT ERP si opera in modo tendenzialmente opposto, adattando cioè il software al modo di operare dell’azienda, e ottenendo in tal modo un impatto molto minore sull’azienda stessa. Per quanto concerne la PMI, tale approccio risulta vincente nella fase di implementazione sia dal punto di vista dei costi sia per quanto riguarda i tempi, considerando che le nuove procedure ricalcheranno sostanzialmente il precedente modo di operare. La parametrizzazione del sistema. Quando si installa un sistema ERP si
parla spesso di parametrizzazione del sistema. Non potendo modificare il codice sorgente, gli implementatori possono agire solo sulle tabelle dei parametri per configurare il software stesso in modo che risponda alle esigenze dell’azienda in oggetto. Tutto questo accade in forma molto minore nel caso dei LIGHT ERP perché parte delle personalizzazioni non avviene tramite le tabelle, ma piuttosto attraverso modifiche al codice sorgente, a cui il VAR può accedere. Essendo migliaia le tabelle da parametrizzare in modo congiunto e coordinato, diventa fondamentale
l’esperienza dell’implementatore, sia nel settore e nella tipologia dell’azienda in fase di implementazione, sia in relazione al particolare modulo che si sta implementando.26
CAPITOLO 3
CARATTERISTICHE,
BENEFICI/LIMITI
E
MERCATO
DEI
SOFTWARE ERP
3.1 CARATTERISTICHE PECULIARI DEI SISTEMI ERP
Le principali caratteristiche delle piattaforme informatiche integrate si possono così riassumere:
• Approccio per processi. Nell’approccio ERP si adotta una visione per processi: l’ipotesi è che molte attività critiche in azienda richiedano per il loro svolgimento che siano coinvolti più uffici. I flussi informativi attraversano quindi trasversalmente l’organizzazione. Il progetto di un sistema ERP è quindi basato sull’identificazione dei processi critici e della loro informatizzazione. Ad esempio, il ciclo dell’ordine è un tipico processo critico, che prevede il coinvolgimento di più uffici e funzioni aziendali le quali devono interagire e scambiarsi informazioni (nella forma di documenti o altri supporti) perché il processo si possa compiere in modo efficace. In sintesi un ERP richiede di ricostruire le attività svolte in un processo, le informazioni che sono necessarie, chi utilizza o manipola tali informazioni nelle varie funzioni e uffici aziendali, il flusso di autorizzazioni o workflow che a cascata consentono di far avanzare il
processo, ecc. Il sistema informatico supporta questo processo in modo trasversale rispetto alla struttura aziendale.27
Le procedure informatiche devono quindi seguire un’ottica per processi, collegando opportunamente le operazioni legate a uno stesso processo. La gerarchia, a titolo di esempio, utilizzata da uno dei più diffusi ERP, il tedesco SAP R/3, individua quattro livelli di processi:
1. Area di processo (coincidente con una funzione aziendale).
2. Business scenario (macro tipologia di processi usata nei diversi settori).
3. Il gruppo di processi. 4. Lo specifico processo.
I vantaggi principali di questa logica per processi sono i seguenti:
1. Minore immissione dei dati nel sistema, a tutto vantaggio della riduzione di costi amministrativi e della minimizzazione delle possibilità di errore.
2. Trasparenza dell’origine dei dati, al fine di soddisfare eventuali richieste di approfondimento informativo o di ricerca di errori. 3. Visualizzazione chiara, da parte degli operatori che utilizzano il
software gestionale, dei passaggi a monte e a valle delle loro rispettive attività. In questo modo si favorisce quel senso di
funzionalità che risulta indispensabile per il coordinamento delle azioni e permette a ciascun soggetto di capire il senso di ciò che sta facendo.28
Le zone di intervento su cui agire per ottimizzare i processi e recuperare efficienza sono oggi essenzialmente due:
1. una interna, che coinvolge gli attori che operano internamente alle “mura” dell’impresa;
2. una esterna, che coinvolge tutti i soggetti esterni all’impresa, siano essi operatori aziendali esterni (venditori, consulenti, tecnici) oppure le terze parti che compongono la filiera (fornitori, filiali, distributori, clienti).
Gli strumenti utilizzati per il dialogo con l’esterno sono, in genere, soprattutto i diversi portali web aziendali (per Clienti, Fornitori, Agenti e rete di vendita, Tecnici e rete assistenza), ma ulteriori strumenti sono le diverse procedure che utilizzano EDI e XML, PC Palmari e WEB Services, così come i CENTRALINI VOIP (Voice Over Internet
Protocol), l’archiviazione digitale integrata e l’integrazione della posta
elettronica all’interno dell’ERP (MAIL Collectors).
Anche se i maggiori spazi di crescita, proprio per la disponibilità delle nuove tecnologie, sono evidentemente nelle procedure di dialogo tra
l’interno dell’impresa e il mondo esterno, è purtroppo un dato di fatto che in troppe piccole e medie imprese le procedure interne sono ancora limitate solo ad alcuni reparti aziendali, oppure non sono aggiornate e ottimizzate, con un conseguente rallentamento non solo dei flussi interni, ma anche della concorrenzialità, e con un degrado delle prestazioni di tutta la filiera.29
Naturalmente una focalizzazione sui processi ha implicazioni importanti. Innanzitutto, per il progetto di un ERP si rende necessario identificare in modo formalizzato i processi critici da informatizzare, che devono venire analizzati e descritti formalmente e in modo dettagliato per poter poi progettare i database, nonché i vari moduli software che manipoleranno i dati. In secondo luogo, molti processi coinvolgono più funzioni aziendali che potrebbero però utilizzare procedure diverse tra loro non del tutto compatibili: per usare un sistema ERP si rende necessaria una convergenza nelle modalità di lavorare da parte di tutti gli uffici coinvolti in un dato processo
• Approccio modulare. L’azienda deve poter implementare solo i moduli che sono effettivamente necessari per gestire le proprie attività; nel contempo, il produttore deve garantire che esistano moduli adeguati a coprire tutte, o almeno la maggior parte, delle possibili richieste dell’azienda stessa, fornendo un prodotto che possa essere ampliato aggiungendo i moduli necessari seguendo l’evoluzione dei sistemi gestionali dell’impresa. Tali
moduli devono integrarsi perfettamente con gli altri moduli già implementati.
Tale approccio consente:
Una grande interoperabilità tra i gruppi funzionali
Consente inoltre all'impresa di decidere quale strategia utilizzare, ovvero la cosiddetta 'one shop stop', che consiste nel comprare tutti i moduli di un unico venditore, oppure la strategia 'best of breed' che consiste nel scegliere il modulo dal miglior produttore. A seconda della funzione si possono distinguere le seguenti classi:
- Moduli 'cross-industry' ovvero moduli la cui funzione è interaziendale; un esempio sono i moduli per la contabilità. - Moduli 'industry', ovvero pacchetti indirizzati alla specifica
funzione considerata; un esempio può essere un programma per la progettazione dei tergicristalli, in un'apposita industria. - Moduli 'extended' ovvero moduli che non appartengono alla versione di base; un esempio sono i customer relationship
management (CRM) e i supply chain management(SCM). • Elaborazione online/real time. Tutte le operazioni del sistema informativo
gestionale devono essere compiute “in linea” ed “in tempo reale”30. È
30L’approccio diametralmente opposto è quello off line/batch, che contraddistingueva molti
sistemi di generazioni passate. In questo approccio gli utenti lavoravano scollegati dal sistema, accumulando operazioni che venivano poi elaborate assieme in un momento successivo.
quindi necessario che tutti gli utenti siano connessi direttamente al sistema mentre lavorano e che tutte le operazioni avvengano in tempo reale, e cioè modifichino immediatamente i contenuti in tutti gli archivi interessati senza ricorrere a successive operazioni di rettifica.
L’unione di questi due approcci garantisce che le operazioni modifichino e aggiornino costantemente gli archivi aziendali, cosicché il loro contenuto appaia identico e aggiornato a tutti gli utenti e a tutte le procedure, evitando disallineamenti e inconsistenze.
Questa caratteristica è vitale per ottenere quella concomitanza delle rilevazioni rispetto ai fatti aziendali.
• Unicità del database. Quanto descritto nel punto precedente può essere realizzato solo in presenza di un unico archivio (database) su un unico sistema devoluto alla gestione degli archivi, e cioè in presenza di un unico database in un unico database management system destinato a gestire tutti gli archivi di tutte le procedure.
L’unicità della base dati è un’acquisizione importante dei sistemi ERP e che consente vantaggi essenziali come ad es.:
la sincronizzazione dei dati: il dato presente nel database è sempre la versione più aggiornata disponibile, e inoltre risulta identica per tutti gli utilizzatori del sistema evitando quindi il rischio di inconsistenze, incongruenze o errori (ad es. il problema di un codice
cliente diverso, stampato sui vari documenti, richiede molto tempo per essere corretto);
la fissazione dei diritti di accesso, rendendo possibile per ciascun dato stabilire chi può leggerlo, modificarlo, crearlo, ecc.
la tracciabilità degli aggiornamenti, ossia rendere possibile conoscere chi e quando ha aggiornato un dato campo, facilitando quindi il controllo delle operazioni.
Naturalmente, la centralizzazione dell’informazione richiede alcune attenzioni particolari quali:
la necessità di stabilire in modo accurato i diritti d’accesso alle specifiche porzioni di dati, per evitare sia errori sia accessi non autorizzati; questo ha non solo implicazioni tecniche ma anche di carattere organizzativo;
un sistema robusto di salvaguardia dei dati a fronte di possibili malfunzionamenti del database centrale. Infatti dato che il database è critico per il funzionamento dell’intera azienda, si richiedono sistemi di duplicazione e di backup che permettano di recuperare rapidamente i dati nel caso di problemi;
un sistema di connessione veloce che permetta a tutte le aree interessate di accedere ai dati che servono in tempi rapidi.
• Architettura client/server. Caratteristica peculiare dei sistemi ERP è la separazione dei compiti tra macchine che forniscono un certo servizio (i server) e macchine che utilizzano tali servizi (i client).
Tale separazione consente un’ottimale suddivisione dei carichi di calcolo e quindi la migliore prestazione a parità di sistemi disponibili.
Si ottiene inoltre quella valorizzazione della periferia, necessaria per integrare coerentemente il sistema informativo con la struttura organizzativa dell’azienda.31
• Approccio prescrittivo. Questo tipo di approccio favorisce il business
process reenginering (BPR), inoltre inverte il solito paradigma del
programma che si adatta alla funzione.
• Accessibilità. Si intende la facilità di estrazione e di utilizzo dei dati nella forma desiderata dall’utente. Si pensi alla possibilità per un imprenditore di disporre di indicatori personalizzati in grado di evidenziare gli aspetti critici del suo business.
• Interrogazioni e reporting qualificato. I sistemi ERP sono in grado di garantire elevata flessibilità di interrogazione per rispettare le richieste dell’utente più esigente.
• Gestione del workflow. Il flusso delle informazioni all’interno del sistema ERP può essere tenuto sotto controllo, sia attraverso regole di
instradamento delle informazioni, sia attraverso regole di gestione delle eccezioni.
• Sicurezza. La sicurezza è condizione necessaria per consentire la massima diffusione dell’informazione e per avviare realmente la connessione tra reti senza rischiare di intaccare l’integrità dei dati.
• Multifornitore. Il sistema consente di sfruttare le migliori opportunità presenti sul mercato interno ed esterno, valutandone qualità, prestazioni e prezzo.
• Multisito, multilingua e multicurrency. Il sistema offre la possibilità all’utente di lavorare contemporaneamente con più di una valuta e la possibilità di gestire automaticamente la normativa di ogni Paese in materia di import/export, tassazione e legislazione in genere.
• Configurabilità del sistema. Grado di flessibilità del sistema ERP, intesa come capacità di adattamento alle peculiarità della singola azienda. Le piattaforme integrate sono dotate di una serie di parametri standard preconfigurati che possono adattarsi a differenti strutture aziendali attraverso il cosiddetto processo di “parametrizzazione”.
Può succedere però che le opzioni previste a priori dal vendor non riescano a soddisfare le esigenze operative di una specifica impresa, soprattutto se di dimensioni medio-piccole.
In questi casi la scelta è tra personalizzare il sistema ERP, sostenendo costi molto elevati sia nel presente che nel futuro ogniqualvolta si debba
procedere a un upgrading del sistema, oppure adattare i processi e la struttura aziendale alle logiche del software integrato, con costi organizzativi verosimilmente superiori.
I vantaggi della configurabilità del sistema ERP sono i seguenti: efficace ambiente di personalizzazione;
indipendenza da una base dati fisica; facilità di interfacciamento;
strumenti di modellazione dei processi; significativo volume di referenze;
disponibilità in lingue e localizzazioni diverse;
possibilità di modellare strutture aziendali complesse;
vasta scelta di processi, attivabili attraverso una semplice parametrizzazione del sistema;
ampia gamma di modelli di controllo di gestione di facile costruzione e totalmente integrati;32
I sistemi Enterprise Resource Planning devono occuparsi di tutta l'azienda e di tutte le sue macro-attività:
• finanza
• pianificazione
• amministrazione
• marketing
• vendite
• distribuzione
• produzione
• acquisti
• gestione del personale.
Solo in queste circostanze un sistema è idoneo a supportare il management nelle proprie decisioni strategiche e ad individuare quali processi siano creatori di valori e quali no, permettendo di migliorare i primi e di ridurre od eliminare i secondi. Ad un ERP è richiesta la massima flessibilità nell'utilizzo, di automatizzare i flussi di informazioni aziendali e di rendere le informazioni disponibili in tempo reale. Dal punto di vista strutturale/informatico è essenziale che il sistema sia anche in grado di adattarsi agli eventuali cambiamenti organizzativi dell'azienda: questo non succedeva per i modelli ad architettura centralizzata, ma oggi si può ottenere con le moderne architetture client-server. In un'architettura client-server dove esistono reti di macchine server collegate ad altre macchine tipo terminali o Personal Computer che agiscono da client, si possono sfruttare appieno le potenzialità elaborative o di memoria delle precedenti.
Questa risulta essere una struttura più efficiente delle precedenti poiché è possibile unire in rete più clients ad un unico server; è possibile inoltre ottenere tutta la memoria di cui si può necessitare per l'archiviazione dei dati presso i databases
collegati in parallelo. Tutto ciò consente una potenza elaborativa pressoché illimitata: per affrontare nuove esigenze di elaborazione dati, è sufficiente aggiungere alla rete nuove componenti server e database.
Partendo da questi presupposti hardware, la caratteristica che non deve mancare al software è quella dell'indipendenza dall'hardware: deve cioè poter inter-operare con hardware diversi per poter distribuire il carico di lavoro. A fronte di questi pregi però, bisogna rilevare come una struttura client-server sia molto più complessa nella progettazione.33
3.2 BENEFICI E LIMITI NELL’ADOZIONE DI UN SISTEMA ERP
Nello scenario attuale, la capacità di un’impresa di ridurre al minimo sprechi ed errori è sempre più cruciale per mantenere adeguati livelli di competitività sul mercato: lo scopo primario dei sistemi ERP è proprio supportare questa sfida all’ottimizzazione.
Poiché implementare un sistema ERP comporta costi molto elevati, la decisione di avviare un progetto del genere deve essere presa avendo ben chiari i benefici che esso può apportare. Nella letteratura e nelle esperienze di successo si segnalano soprattutto i seguenti vantaggi:
• Razionalizzazione dei processi aziendali;
• Informazioni tempestive e affidabili;
• Maggiore integrazione tra le funzioni;
• Migliore comunicazione;
• Nuova cultura inter-funzionale.
L’implementazione di un ERP è spesso l’occasione per rivedere i processi aziendali esistenti (operativi, direzionali e inter-aziendali) al fine di poterli razionalizzare e ottimizzare. Lo scopo di questo redesign è ovviamente quello di risparmiare costi e guadagnare efficacia ed efficienza operativa. Questi interventi sui processi hanno poi altre conseguenze, soprattutto in campo organizzativo. Un’analisi approfondita dei flussi informativi e operativi aziendali conduce all’eliminazione di tutte quelle attività a basso o nullo valore aggiunto, e a una più armonica integrazione di quelle che generano valore.
Ne consegue che si assiste spesso a una riduzione del personale, accompagnata però da un ampliamento delle mansioni per le risorse rimaste, le quali saranno sorrette da nuove motivazioni.
La comunicazione inter-funzionale e inter-personale è destinata a migliorare, poiché le persone acquisiscono una maggiore visibilità sul loro ruolo all’interno del processo aziendale cui appartengono.
Per quanto riguarda il sistema informativo, la logica conseguenza di un sistema integrato e basato su un unico database è la disponibilità di informazioni tempestive, affidabili, univoche e chiaramente comprensibili al destinatario. Questa disponibilità di informazioni “trasparenti”, unita a una riorganizzazione dei processi aziendali e a una migliore comunicazione tra le persone, comporta un
forte cambiamento nella cultura aziendale e nello stile di direzione, instillando in tutta l’organizzazione una mentalità inter-funzionale e una visione dell’azienda per processi.
Un sistema ERP, inoltre, permette di
• alleggerire e rendere più efficiente la struttura e i processi manageriali;
• conseguire una migliore capacità decisionale e di pianificazione grazie all’accesso immediato a tutte le informazioni e alla possibilità di interrogare ed elaborare facilmente i dati aziendali;
• lavorare su un’unica base dati anche nel caso di aziende multinazionali o con diverse sedi;
• migliorare l’efficienza del flusso di attività minimizzando il numero delle operazioni necessarie per ciascuno compito e standardizzandone la durata;
• migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi produttivi riducendo errori e sprechi;
• ridurre i costi relativi all’approvvigionamento di materiali e alla logistica;
• migliorare l’allocazione delle risorse umane e valutare il personale sulla base di risultati specifici e misurabili.
L’implementazione di un sistema ERP è ormai fondamentale per ogni grande azienda che voglia essere competitiva e sviluppare correttamente il proprio
business. Inoltre, la flessibilità della struttura modulare, le interfacce web based e
il cloud hanno permesso di ridurre i costi relativi all’implementazione di questi sistemi, consentendo anche alle piccole e medie imprese di avvicinarsi al mondo
