LE COMPONENTI DI UN SISTEMA ERP

Tutti i prodotti ERP hanno coperto, fin dall’inizio, le aree dell’amministrazione e controllo, della logistica distributiva e delle risorse umane.

Successivamente si è registrata un’estensione alla gestione della manutenzione degli impianti, all’assistenza post-vendita e alla gestione per commesse. Con il miglioramento degli applicativi, le aree di maggiore interesse dei sistemi ERP sono diventate le seguenti:

• sviluppo di nuovi prodotti (new product development);

• gestione della relazione con i clienti (customer relationship management);

• sistemi avanzati di programmazione (advanced planning systems);

• commercio elettronico (e-commerce);

• supply-chain;

• project management;

• maintenance and service;

• human resources;

Il modulo Finanza si occupa di tutte le operazioni riguardanti la contabilità, in senso lato. Comprende processi che includono la registrazione, classificazione, il resoconto e l’analisi delle informazioni amministrative e contabili che riguardano tutta la parte contabile e di bilancio dell’impresa. Esse comprendono: la contabilità aziendale, il bilancio d’esercizio, gli strumenti di rilevazione contabile, i principi di redazione del bilancio di esercizio, la valutazione delle componenti patrimoniali, gli adempimenti civilistici e fiscali, libri contabili, imposte, aliquote, dichiarazione dei redditi, IRAP, IVA, IRPEF, reddito d’impresa, ecc.

Il modulo Controllo attiene all’area del controllo di gestione e la contabilità analitica e comprende: il processo di pianificazione e controllo di gestione; le fasi del processo di gestione e controllo; analisi e riclassificazione del bilancio; la classificazione dei costi (costi diretti, indiretti, fissi, variabili); la break-even

analysis, ecc.

Secondo l’Associazione Italiana di Logistica, la logistica è definita come “l’insieme delle attività organizzative, gestionali e strategiche che governano nell’azienda i flussi di materiali e delle relative informazioni dalle origini presso i fornitori fino alla consegna dei prodotti finiti ai clienti e al servizio post-vendita”. Il modulo Logistica ingloba, quindi, tutte le attività in relazione con il flusso fisico dei materiali, dei semilavorati, dei prodotti finiti e delle materie prime usate in tutte le fasi produttive. La logistica regola l’intera catena di approvvigionamenti: dall’acquisto delle materie prime per la produzione da un lato, fino alla vendita dei prodotti finiti dall’altro. Tutte le attività, quali l’acquisto merci, il loro trasporto,

l’organizzazione delle scorte di magazzino, la pianificazione degli approvvigionamenti e le vendite, fanno tutte parte della funzione logistica che, con ogni probabilità, è stata ereditata dai sistemi precedenti all’ERP. Gli obiettivi primari della logistica sono la minimizzazione dei costi in tutti gli ambiti che non contribuiscono a fornire un valore aggiunto al processo produttivo. Il settore della logistica può essere classificato in tre gruppi: vendite e distribuzione, pianificazione della produzione e approvvigionamento materiali.

Il modulo Risorse Umane, a differenza di quanto si potrebbe pensare, non è isolato rispetto agli altri reparti e rispetto al nucleo centrale dell’azienda. In realtà la crescente importanza per un’impresa di cercare personale qualificato e investire su di esso per il proprio sviluppo, è diventato uno dei punti su cui basare la propria strategia aziendale in termini di impiego. Un tipico sistema HR include la ricerca di nuovi dipendenti, l’amministrazione, la loro istruzione e il loro sviluppo, insieme ad altre funzioni per il pagamento degli stipendi. Con l’evolversi di questi sistemi, i moderni ERP hanno esteso i loro applicativi anche a funzioni utili per il dipendente stesso, come la richiesta di ferie o permessi, l’organizzazione dei turni e molto altro ancora. Un’utile funzionalità offerta è quella dei portali informativi: attraverso questi, il dipendente può reperire informazioni su se stesso, visualizzare i pagamenti ricevuti, le agevolazioni a cui ha diritto, lo stato delle ferie ed eventualmente aggiornare i propri dati. In più, attraverso tale modulo, è possibile visualizzare l’organigramma aziendale. Inoltre, avendo accesso alle funzioni manageriali, è possibile modificare l’organigramma secondo le esigenze, cambiando ruoli, responsabilità e anche permessi di accesso al sistema stesso. I

sistemi HR si configurano così più come partner strategici piuttosto che come centri di costo, aiutando l’impresa a scegliere e modificare in itinere la propria organizzazione e il peso dei vari reparti, cambiando così la propria strategia. Le interazioni delle attività svolte dai moduli HR sono evidenti se messi in relazione alle attività svolte dalla produzione per quel che riguarda, ad esempio, l’organizzazione dei turni di lavoro.

I sistemi fino a ora descritti non sono i soli a essere implementati sui sistemi ERP. Ne esistono anche altri di corredo, che vengono utilizzati a fianco delle principali funzioni, per offrire una copertura a maglie più strette: il Supply Chain

Management (SCM), il Customer Relationship Management (CRM), il Supplier Relationship Management (SRM), e il Product Lifecycle Management (PLM).

• Il sistema SRM rappresenta un approccio complessivo per la gestione delle interazioni tra impresa e i suoi fornitori di beni e servizi. L’obiettivo del sistema è quello di linearizzare e rendere più efficiente il processo di relazione tra l’azienda e i suoi fornitori. Questo modulo è fondamentale ai fini del raggiungimento di maggiore efficienza nel fornire le materie prime, il prodotto lavorato e di conseguenza tutte le parti che compongono la catena del valore e che dipendono strettamente dalle tempistiche e dal rapporto con i fornitori.

• I sistemi CRM infittiscono l’interazione con il cliente. Le imprese solitamente usano questi sistemi per attrarre e mantenere i clienti. Al fine di implementare tali strategie, molte imprese costituiscono database speciali

esclusivamente per mantenere informazioni dettagliate sul proprio cliente: ad esempio informazioni sui manager, sui venditori, i rappresentanti e magari sui vari impianti che fanno capo a una impresa, oltre che definire i profili dei propri clienti, studiarne i gusti, ecc.

• Il modulo SCM mira a ottimizzare il flusso di prodotti nella catena di fornitura. Il suo compito è quello di supportare e amministrare tutta la filiera, dalla sua concezione alla sua messa in opera. Da un lato gestisce le relazioni con i clienti, mentre dall’altro gestisce quelle con i fornitori.

• I sistemi PLM supportano l’intero ciclo di vita di un prodotto a iniziare dalla sua ideazione fino alla sua introduzione sul mercato. Possono includere sistemi di supporto anche successivi, come può accadere ad esempio per prodotti ritirati da riciclare. Sono componenti presenti principalmente nell’industria manifatturiera, poiché proprio questo tipo di imprese ha un bisogno vitale di utilizzare strumenti informatici per la progettazione e per gestire in generale lo sviluppo dei nuovi prodotti. Le caratteristiche dei

software PLM sono spesso già integrate negli ERP sotto i sistemi di

pianificazione della produzione.36

4.2 ARCHITETTURA DEI SISTEMI INTEGRATI

Dal punto di vista infrastrutturale, tipicamente un sistema ERP ha un’architettura di tipo client-server: un computer centrale (dove risiede il database centralizzato) ospita le applicazioni condivise e ad esso sono collegati i computer client situati nelle diverse aree e uffici aziendali, nei quali risiedono le applicazioni software di uso specifico e locale. Dai computer client vengono inviate “richieste” al server centrale (ad es. l’ufficio vendite invierà la richiesta di immettere un nuovo ordine) che risponde mettendo a disposizione il servizio richiesto.

L’interazione tra client e server richiede la definizione di alcuni sistemi e protocolli informatici, che possono differire da caso a caso. Da questo punto di vista, come accaduto ad altre applicazioni business, una tendenza generale per l’ERP è l’adozione di sistemi di tipo “web based” o “web service” che utilizzano protocolli e linguaggi standard tipici delle applicazioni Internet e Web. Questo modello è giudicato sempre più interessante innanzitutto perché consente modalità di interfacciamento con gli utenti particolarmente “user-friendly”: diventa ad esempio possibile in molti casi accedere al sistema ERP tramite un comune

browser web. Inoltre i protocolli standard facilitano l’interoperabilità tra macchine

e software, cosa che nei più vecchi sistemi ERP era più complicata e richiedeva adeguate interfacce e programmi di conversione dati.

Un’altra caratteristica importante degli ERP moderni è l’organizzazione a livelli, che consente fra l’altro una progettazione del sistema in momenti e fasi indipendenti. Ad esempio, nel caso di SAP R/3 l’organizzazione del sistema è a tre livelli:

• il più “basso” (database) riguarda i programmi base per la gestione degli accessi al database. Tale livello rappresenta il client, la macchina utilizzata dall’utente;

• quello intermedio (application) riguarda le applicazioni per le elaborazioni di supporto ai processi di business aziendali (gestione dei documenti per il ciclo dell’ordine, la fattura, il magazzino, …). È Il livello dell’application

server, la macchina che gestisce le procedure;

• a livello più alto (presentation) ci sono i programmi che gestiscono l’interazione con l’utente. È il livello del database server, il sistema che gestisce gli archivi.

Questa distinzione è importante in quanto si può (naturalmente entro certi limiti) apportare modifiche ad un livello senza dover agire sugli altri.

In linea teorica si potrebbe avere la coesistenza dei due sistemi di gestione (gestione archivi e gestione procedure) su un’unica macchina, ma considerazione relative alla sicurezza e alle prestazioni portano a preferire la separazione dei due ambienti

Un ulteriore aspetto che riguarda lo sviluppo degli ERP è l’uso degli strumenti CASE e SOA. I CASE (Computer-aided software engineering) sono sistemi che facilitano la progettazione software automatizzando una serie di operazioni di codifica-decodifica e di scrittura del codice, proponendo al progettista soluzioni e configurazioni disponibili in una libreria base, e altro ancora. In questo modo diventa possibile ad esempio la scrittura facilitata di porzioni di software da

integrare in un sistema ERP per risolvere specifici problemi. L’architettura SOA (Service-oriented architecture) è una più recente modalità di organizzare il

software specialmente nel campo business, distinguendo tra il livello

maggiormente applicativo (quello dei “processi di business”) da quello più basso riguardante il codice vero e proprio. In pratica diventa possibile predefinire librerie di moduli di codice elementari per specifiche funzioni software. Il progettista del sistema ERP può invece concentrarsi al livello dei processi di business (definendo ad es. quali sono i dati che servono in un documento di ordine, come vanno inseriti, quali eventi genera il loro inserimento, ecc.) e sarà poi il sistema a combinare e configurare i vari pezzi di codice necessari per realizzare quel processo. I sistemi SOA si basano su linguaggi standard di nuova generazione che facilitano la connessione tra i vari pezzi di codice.37

L’architettura degli attuali sistemi informativi gestionali deve rispondere a precise esigenze:

• deve garantire assoluta affidabilità sia per quanto concerne la sicurezza dei dati sia per quanto riguarda la disponibilità dei sistemi;

• deve garantire sufficiente velocità delle operazioni sia nella normale conduzione, sia in presenza di picchi di utilizzo;

• deve poter essere potenziata o ridotta seguendo le esigenze aziendali e/o la disponibilità di nuove tecnologie informatiche38_.

37 Www.static.gest.unipd.it_{, ibidem}

38Si parla rispettivamente di “up-sizing” e “down-sizing”: in generale si ricerca il “right-sizing”

(corretto dimensionamento), ovvero si cerca di adeguare le macchine alle esigenze dell’azienda tenendo conto delle tecnologie disponibili. Da molti anni si sta assistendo a una disponibilità

Le recenti tecnologie consentono la “scalabilità” dei sistemi: al crescere delle esigenze aziendali (archivi di maggiore dimensione, maggior numero di transazioni, incremento del numero dei client) è possibile aumentare la capacità di calcolo dei sistemi sostituendoli con sistemi più grandi o incrementando il numero di macchine devolute a un certo servizio, ad esempio aggiungendo un server DBMS e spostando alcuni archivi su tale macchina39_.

Operativamente, la sequenza delle operazioni nelle varie procedure è la seguente:

• Il programma viene caricato sul client, che provvede a effettuare i primi controlli di merito sui dati inseriti; tali dati vengono passati al sistema che gestisce la procedura interessata (application server);

• L’application server invia la richiesta dei record interessati dalla procedura al sistema che gestisce gli archivi (database management system);

• Il DBMS ricerca di dati richiesti negli archivi e li restituisce all’application

server;

• L’application server provvede all’elaborazione dei dati ricevuti e li invia al

client;

• Il client provvede alla visualizzazione dei risultati.

Il programma di visualizzazione è installato sul client e fornisce le varie schermate di presentazione, il sistema dei menù i singoli form da riempire e un primo

sempre maggiore di macchine più potenti a costi decrescenti: diventa dunque opportuno controllare continuamente la struttura informatica per verificare che il servizio risulti offerto a costi adeguati alla corrente tecnologia disponibile.

39Si noti che a livello logico il DBMS rimane unico, e cioè visto come un’unica entità da utenti

controllo dei dati inseriti. L’application server riceve gli input dal client e interroga e/o carica il database. Infine il database server gestisce il database fornendo risposta alle query (domande) di interrogazione e aggiorna il database stesso in base agli input forniti.40

Un ERP non lavora per funzione, come accadeva per i vecchi sistemi gestionali, ma lavora per processi, riuscendo in questo modo a focalizzarsi sulla creazione di valore per i clienti e fa sì che il modo di pensare dell’azienda si allinei al modo in cui opera l’ERP. In pratica l’ERP possiede una logica di base e permette <<un’area di adattamento>> rappresentata da innumerevoli variabili contenute in tabelle di configurazione del sistema. Queste variabili consentono di adeguare il sistema al modo di operare dell’azienda, anche se spesso tale configurazione non è sufficiente. È necessario quindi studiare una vera e propria personalizzazione, che, però, risulta essere costosa, richiede tempi di realizzazione lunghi, mina l’affidabilità del sistema perché va a incidere su applicazioni già testate e infine rende molto più difficile e costoso l’aggiornamento del software alle versioni successive. Tre sono le tipologie di “architettura” che sono presenti in un sistema integrato ERP:

• Architettura funzionale. Un ERP è costituito da un nucleo software in grado di installarsi su diversi sistemi operativi mantenendo, per gli utenti, un aspetto standard. Esso scambia dati verso l’interno con un database centrale, qualunque esso sia, che contiene tutte le informazioni della società; verso

l’esterno dialoga e gestisce tutte le formazioni della società mediante moduli software indipendenti, mantenendo il database centrale costantemente aggiornato. Le varie attività non sono pertanto slegate, ma interagiscono in tempo reale.

• Architettura distribuita. I sistemi ERP superano la concezione legata a una architettura gerarchica che privilegia i flussi verticali all’interno di un’organizzazione, adottando invece un’architettura distribuita, che enfatizza la dimensione orizzontale tra le parti della struttura.

• Architettura software. Il raggiungimento della massima efficienza e dell’integrazione inter-funzionale può essere possibile solo tramite l’adozione di sistemi ERP. La possibilità di creare dei legami tra i vari elementi della struttura informativa, grazie all’utilizzo di un unico database, rappresenta la principale caratteristica del sistema informativo integrato, che lo rende potenzialmente in grado di rispondere a qualunque tipo di richiesta. In generale comunque l’ERP è definito come l’architettura software che facilita il flusso di informazione tra tutte le aree interne alla società quali: manifattura, logistica, finanza e risorse umane. L’architettura

software viene divisa su più livelli, in generale su tre livelli (three tiers).

L’architettura “three tiers” è sempre basata sul paradigma client/server quindi oltre ad acquisire tutti i vantaggi derivanti da esso, offre la possibilità di poter separare le logiche di funzionamento in modo tale da consentire anche ulteriori miglioramenti in termini di performance.

 1° livello: Presentation Layer. Solitamente utilizzato per la rappresentazione dei dati che vengono richiesti da parte dell’utilizzatore

(client) del programma gestionale, il livello di presentazione è caratterizzato

da una interfaccia grafica (GUI) con la quale è possibile visualizzare tutti i dati relativi ai moduli software che sono installati nel sistema ERP server posizionato nell’application layer. Viene quindi data la possibilità di avere un controllo effettivo su tutti i dati che sono scritti in un unico database posto al livello del database layer e che rispettano i modelli di coerenza e consistenza dei dati.

 2° livello: Application Layer. Contiene la logica che interpreta ed elabora i dati passati dal client. In questo livello, conosciuto meglio come business

logic, è installato il cuore del sistema ERP. Si tratta del server in cui viene

posizionato il kernel del sistema gestionale e anche tutti i moduli supplementari (finanza, risorse umane, ecc.) che si desiderano installare ai fini di una customizzazione del sistema stesso sulla base delle esigenze di modellazione dell’azienda. Questo livello è dove avvengono le operazioni già orientate alle transazioni che sono l’insieme di task che consentono la gestione del sistema e di tutte le operazioni che si possono compiere al suo interno e che sono dirette verso il livello database.

 3° livello: Database Layer. A questo livello avviene tutta la gestione dei dati che sono utilizzati dal sistema mediante un database centralizzato. Sostanzialmente all’interno di questo livello è situato un Database

di fondamentale importanza il suo corretto funzionamento ai fini della coerenza dei dati che vengono elaborati al livello Application e visualizzati successivamente al livello Presentation. In questo livello è importante installare un DBMS sicuro e affidabile, per rispondere correttamente alla richiesta da parte delle applicazioni ma anche per evidenziare quello che risulta essere un grande punto di forza che ha sempre caratterizzato i sistemi ERP, ovvero l’unicità dell’informazione.41