IMPLEMENTAZIONE DI UN SISTEMA DI BUDGETING

L’attività svolta presso l’azienda “Barbagli s.r.l”, con la collaborazione dell’azienda “Pivot Consulting”, fa riferimento a un progetto di implementazione di un sistema di budget destinato ad essere caricato sul database integrato dell’ERP SAP 3/R.

Lo scopo di tale progetto consiste nel sostituire il budget esistente nell’azienda, riferito all’esercizio 2016, che è strutturato su fogli Excel, e quindi basato su una struttura non user-friendly e con un tasso di incidenza dell’errore umano, ovvero del dipendente che inserisce i dati, molto elevato, con una struttura di budget inserita all’interno di un software gestionale integrato.

Il budget preesistente è costituito da una serie di fogli Excel e presenta la seguente struttura:

È suddiviso in tre aree di business, in cui l’azienda opera: - utilities;

- caldo; - home.

Il budget che deve essere implementato deve essere riferito alla prima linea di business, ovvero quella delle Utilities.

Come possiamo vedere dall’immagine, la struttura di tale budget risulta essere molto complessa, con una scarsa immediatezza nella visualizzazione dei dati e con i vari limiti che lo strumento Excel si porta con sé, come ad esempio la difficoltà nel riuscire a ricostruire la dinamica di un determinato calcolo, eseguito servendosi

di diverse funzioni previste dallo strumento stesso, rendendo così l’individuazione di eventuali errori molto complessa e di non facile risoluzione.

Risulta evidente quindi che un errore di inserimento di un determinato dato a monte possa avere effetti, anche consistenti, sull’output finale, rendendo necessaria una rivisitazione dell’intero sistema, che comporta uno spreco non solo in termini di tempo ma anche di risorse impiegate in un’attività che risulta essere non a valore aggiunto.

L’obiettivo è dunque quello di sostituire tale budget con una struttura implementata su SAP Business Objects Business Intelligence in grado di fornire dei report che presentino una struttura maggiormente user-friendly, con benefici riferiti anche alla presentabilità, accessibilità e facilità di lettura del dato, sia a livello generale che a livello di dettaglio, uniti a quelli che fanno riferimento al minore impatto di un eventuale errore di immissione dei dati, da parte dell’operatore a monte, sull’ attendibilità del dato finale, risparmiando dunque in termini di tempo e risorse dedicate alla ricerca di quest’ultimo.

Per mettere in atto questo programma di sostituzione del budget la procedura seguita è questa:

 Realizzazione di una serie di tabelle Excel che riguardando le commesse, i task, e il numero degli interventi per quanto riguarda il fatturato; i dipendenti con il relativo veicolo, utilizzato per gli spostamenti a seconda della lontananza del proprio posto lavorativo, per la parte che concerne il calcolo dei costi. Tali tabelle verranno utilizzate come data input;

 Strutturazione di un report su SAP Business Objects Business Intelligence che costituirà l’output finale del progetto. Tale prospetto verrà popolato servendosi dei data input costituiti dalle varie tabelle Excel.

Tale lavoro è stato suddiviso in tre diverse fasi:

• La prima fase riguarda la pianificazione e progettazione del sistema di budget. Per questo sono state necessarie diverse visite aziendali, con lo scopo di recepire i principali e più rilevanti parametri e concetti su cui basare i vari elementi che andranno a far parte del prospetto previsionale.

 Il primo aspetto da evidenziare fa riferimento alle modalità di funzionamento del business delle Utilities. L’azienda Barbagli s.r.l. opera su commessa, vale a dire che, una volta vinto l’appalto e quindi aggiudicatasi la commessa stessa, l’impresa deve, prendendo in considerazione il carattere previsionale tipico del budget, considerare e cercare di stimare, con un livello di precisione e puntualità soddisfacente e attendibile, a quanto ammonteranno il fatturato e i costi per l’esercizio successivo.

Per aumentare il grado di dettaglio, per ogni commessa sono presenti una serie di task, ovvero di attività fatturanti;

 Il secondo aspetto riguarda il fatturato. Il calcolo di questo avviene a livello di task, per cui il prezzo relativo a ciascuna attività fatturante, moltiplicato per il numero degli interventi che vengono effettuati per ogni task, evidenzierà il fatturato generato da quella determinata attività fatturante. Se si sommano i diversi fatturati

ottenuti da ciascun task si ottiene il fatturato totale di quella determinata commessa. La sommatoria dei fatturati ottenuti da ciascuna commessa esprimerà il fatturato globale dell’azienda nel periodo considerato.

Nel calcolo del fatturato un ulteriore elemento da tenere in considerazione è la redemption, ovvero la percentuale di quel determinato task che effettivamente verrà fatturata. Nella nostra analisi tale dato non è stato preso in considerazione perché abbiamo considerato direttamente il numero degli interventi positivi, e quindi andati a buon fine, considerando all’interno di questo dato la

redemtion;

 Un ulteriore aspetto rilevante, da tenere in considerazione per la realizzazione del budget, riguarda i costi. L’attenzione si è canalizzata esclusivamente su due tipologie, poichè la loro somma costituisce circa il 95% dei costi totali aziendali:

- il costo del personale, il quale viene considerato per commessa, nel senso che ciascun dipendente verrà assegnato a una determinata commessa e sulla base della durata di questa verrà calcolato il relativo costo del personale. Si calcola quindi un costo medio del personale per commessa e questo dato si moltiplica per il numero di persone che vengono destinate a quella commessa stessa.

- Il costo dei mezzi, intesi come veicoli utilizzati dal personale per gli spostamenti. L’azienda stessa si occupa del noleggio dei veicoli e a ciascun dipendente ne verrà assegnato uno. Tali veicoli vengono distinti in base sia alle dimensioni, avremo quindi categoria piccola, media e grande, sia alla durata della necessità del mezzo, avremo quindi la distinzione tra veicoli a breve e a lungo termine.

Nel calcolo del costo dei mezzi, oltre al noleggio, si tiene in considerazione ovviamente anche il consumo km/L e la franchigia;

 Un altro aspetto che è necessario definire riguarda il concetto di

backlog e prospect, poiché, come sarà evidente nel prospetto finale,

le diverse commesse verranno diversificate sulla base di tale distinzione.

Il termine backlog fa riferimento a quelle commesse che l’azienda si è già assicurata, per cui il margine relativo a queste è certo.

Il termine prospect invece fa riferimento a quelle commesse che l’azienda potrebbe acquisire, che potenzialmente si aspetta di poter ottenere, per cui verranno tenute presenti nella redazione del prospetto di budget. In questa fattispecie il calcolo del fatturato si modifica leggermente, poiché oltre che fare la moltiplicazione tra il prezzo dei differenti interventi e il numero stesso di tali interventi, entra in gioco un’altra variabile che è quella dell’affidabilità,

espressa in termini percentuali, che è diretta ed evidente conseguenza della definizione stessa di prospect.

• La seconda fase consiste nella realizzazione di una serie di tabelle Excel che verranno utilizzate come data input per la realizzazione del report su

SAP Business Objects.

Il file Excel contiene cinque fogli di lavoro, ognuno dei quali contiene le tabelle di cui sopra. Tre di queste ultime fanno riferimento al fatturato, mentre due ai costi del personale e dei mezzi.

I fogli di lavoro che fanno riferimento al fatturato sono: - il “budget delle commesse”; - il “budget dei task”; - il “budget degli interventi”.

I fogli di lavoro che invece riguardano i costi sono: - il “budget dei dipendenti”; - il “budget dei veicoli”.

La costruzione di tale tabelle si basa su una struttura che faciliti, e risulti funzionale, al successivo inserimento di questi data entry all’interno del database Business Objects. Questo è possibile grazie all’introduzione di una serie di chiavi che permettano di collegare le varie tabelle tra di loro. Questa tematica verrà trattata successivamente nella descrizione delle singole tabelle Excel.

Analizziamo adesso ciascun foglio di lavoro del file Excel:

 Il primo da considerare è il “BDG COMMESSE”, che ha la seguente struttura:

In questa tabella sono presenti il codice del contratto, che corrisponde a quello della commessa, e il relativo codice di appalto con la corrispondente descrizione. È stata creata una chiave che comprende questi due codici sopra citati e la funzione di questa è far sì che sia possibile collegare questa tabella a quelle successive attraverso la corrispondenza di tale chiave. Esaminiamo ad esempio la commessa 3131: sono presenti cinque voci indicati con tale codice; la differenza tra queste sta nell’appalto, che risulta essere diverso, dal momento che fanno riferimento a differenti zone cui è dedicata la commessa.

È evidente quindi che ciò che varia è la localizzazione dell’area cui è destinata quella commessa.

In questa tabella vengono indicate inoltre la business Unit, ovvero l’appartenenza di queste commesse al business delle Utilities, e la data di inizio/fine della commessa stessa;

 Il secondo foglio di lavoro è il “BDG TASK”:

All’ interno di questa tabella sono presenti diversi elementi che fanno riferimento ai task, ovvero alle diverse attività fatturanti che fanno capo a tutte le commesse che l’azienda ha acquisito.

Per prima cosa vediamo che anche qui è presente la chiave che lega il codice della commessa a quello dell’appalto, per richiamare la tabella “BDG COMMESSE”. È presente anche l’ID TASK che invece considera come elementi facenti parte di questa ulteriore chiave, oltre al codice commessa e al codice appalto, anche il codice attività e l’area.

Per “IMP_POS” si intende il prezzo a cui vengono valorizzate le diverse attività fatturanti; moltiplicando tale valore per il numero di interventi effettuati per ogni task si ottiene il fatturato che viene realizzato da ciascuna attività in riferimento a ogni commessa.

Per “TIPO_RICAVO” si fa riferimento alla natura di backlog/prospect della commessa. La differenza consiste nel fatto che backlog indica il fatto che la commessa è stata acquisita dall’azienda, mentre prospect che la commessa si presume che potrà essere ottenuta ma che ancora non è di certa acquisizione. Al concetto di backlog/prospect è legato quello dell’affidabilità, che viene suddiviso in tre classi in relazione al fatto che questa possa essere alta, media o bassa. A ciascuna commessa infatti, a seconda della sua propria natura, viene associato una certa percentuale di affidabilità. La natura stessa della commessa quindi offre già un’indicazione su quale sarà il grado di affidabilità. Alle commesse backlog infatti, dal momento che sono già state acquisite, verrà associato un livello alto di affidabilità, mentre quelle prospect avranno un’affidabilità medio-bassa poiché ancora l’azienda non sa se effettivamente le otterrà. Per facilitare il calcolo, all’interno del prospetto finale, le voci di fatturato che fanno capo alle commesse Backlog verranno moltiplicate per l’unità in modo che il valore non si modifichi, in quanto, come già spiegato, l’affidabilità risulta essere alta; le voci di fatturato, e necessariamente anche il numero degli interventi, riferite alle commesse prospect, saranno moltiplicate ad esempio per 0,3 o 0,1 a seconda della differente percentuale di affidabilità.

L’ultimo parametro da evidenziare in riferimento alla tabella TASK è la “velocità di squadra”. Questa variabile esprime la velocità con cui i dipendenti svolgono i loro compiti a seconda delle attività loro richieste. Ad esempio l’attività di lettura contatori avrà una velocità molto maggiore rispetto a quella di sostituzione misuratori gas, perché si tratta di un compito molto meno gravoso in termini di tempo impiegato. La velocità di squadra è un parametro essenziale perché calcolando il rapporto tra il numero degli interventi, riferiti a un determinato task, con la velocità assegnata a quella stessa attività fatturante, si è in grado di individuare il numero delle persone che sono necessarie per effettuare quella determinata attività.

Facendo in questo modo, per ogni singolo task, è possibile individuare il numero delle persone che è necessario impiegare per il sostenimento di tutte le attività legate alle diverse commesse. Questo calcolo è fondamentale per il prosieguo della strutturazione del prospetto di budget in quanto, dopo aver individuato un costo medio del personale per ogni commessa, se si moltiplica tale valore per il numero di persone necessarie per lo svolgimento delle varie attività fatturanti per ciascuna commessa, si ottiene il costo del personale, che vedremo successivamente.

 L’ultimo foglio di lavoro Excel da considerare, realizzato in riferimento al fatturato, è il “BDG INTERVENTI”.

Tra gli elementi presenti si trova sempre la chiave “ID_TASK”, in modo che questa tabella sia collegata direttamente alla tabella TASK.

Questo foglio Excel mostra il numero degli interventi che, per ogni mese, sono previsti per ciascun task. Il fatturato viene calcolato sulla base del numero degli interventi previsti che è presente in questa tabella.

 la tabella “BDG DIPENDENTI” è riferita al costo del personale e presenta la seguente struttura:

Gli elementi presenti in questa tabella sono innanzitutto la chiave che la lega alla tabella commesse; questo perché i dipendenti vengono considerati per commessa e non per task; per cui non compare l’ID_TASK.

In riferimento al costo del personale si utilizza un costo medio per

commessa, tenendo di conto delle ferie/permessi e

malattie/infortuni.

Riepilogando, la serie di operazioni per ottenere il costo del personale per commessa parte dal visionare il numero degli interventi necessari per ogni task, a questo punto si divide per il numero dei giorni lavorati ogni mese e per la velocità di squadra e in questo modo si ottiene il numero delle persone necessarie per ogni task. Facendo la sommatoria dei task facenti parte a ciascuna commessa relativa, si ottiene il costo del personale per commessa.