8.1 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI SECONDO IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE
La classificazione di archivio è l’attività finalizzata all’organizzazione logica di tutti i documenti che costituiscono il Sistema documentale aziendale. La classificazione stabilisce in quale ordine reciproco i documenti si organizzino, riunendoli in base a criteri definiti e relativi allo svolgimento di una determinata attività.
Entrano a far parte del Sistema documentale aziendale, e sono quindi soggetti a classificazione di archivio, tutti i documenti prodotti o ricevuti da Sogei durante lo svolgimento delle proprie funzioni, a prescindere dallo stato di trasmissione (documenti ricevuti, spediti o registrati internamente).
L’attività di classificazione si avvale del Piano di classificazione costituito da partizioni astratte e ordinate gerarchicamente, dal generale al particolare, basato non sull’organigramma ma sui processi, sulle attività e sulle competenze di Sogei.
Il Piano di classificazione adottato da Sogei, allegato al presente manuale (Allegato 3 – “Piano di classificazione”), è unico per tutta l’AOO ed è articolato sui tre seguenti livelli gerarchici:
1° livello: Titolo
2° livello: Classe
3° livello: Sottoclasse (ove presente).
I Titoli, le Classi e le Sottoclassi sono nel numero prestabilito dal Piano di classificazione e non sono modificabili se non attraverso le modalità previste.
Mediante l’attività di classificazione si associa al documento un indice di classificazione, costituto da titolo classe e sottoclasse ove presente.
L’operazione di classificazione può essere svolta in momenti diversi: o all’atto della registrazione ovvero, dopo l’assegnazione, dall’incaricato della trattazione del documento.
8.2 REDAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL PIANO DI CLASSIFICAZIONE
Il Piano di classificazione è redatto, approvato e mantenuto aggiornato a cura del Responsabile della gestione documentale, sentita la struttura organizzativa responsabile dell’organizzazione aziendale e con la collaborazione di tutte le strutture organizzative
aziendali che sono tenute a segnalare al RGD ogni mutata esigenza di classificazione, relativamente alla documentazione di propria competenza.
8.3 LA FORMAZIONE DELL’ARCHIVIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI
La formazione dell’archivio dei documenti informatici di rilevanza aziendale è guidata dal
“Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali” o “Piano di Fascicolazione”
strettamente correlato al Piano di classificazione.
Il fascicolo costituisce l’elemento base del Sistema di gestione documentale aziendale, poiché fondamentale per mantenere memoria delle interrelazioni tra ciascun documento e l’attività o l’affare o la pratica a cui si riferisce.
Mediante il fascicolo è possibile contestualizzare l’informazione contenuta nei documenti al periodo in cui viene prodotta, mantenendo traccia dell’evoluzione dell’intero processo di produzione della catena documentaria.
8.4 PIANO DI FASCICOLAZIONE O PIANO DI ORGANIZZAZIONE DELLE AGGREGAZIONI DOCUMENTALI
Il Piano di fascicolazione (Allegato 8 al Manuale), strettamente correlato al Piano di classificazione, è finalizzato a individuare le tipologie di aggregazioni documentali (tipologie di serie e tipologie di fascicoli) con cui sono archiviati i documenti informatici prodotti da Sogei durante lo svolgimento delle proprie funzioni e attività.
Il Piano di fascicolazione è una mappa rappresentativa dell’archivio logico dei documenti che indica le tipologie di fascicoli/aggregazioni documentali previste in corrispondenza delle voci del Piano di classificazione, con il relativo standard di denominazione, i principali documenti contenuti e le strutture organizzative di responsabilità, al fine di facilitare gli utenti nella creazione e gestione dei fascicoli stessi. Ad ogni voce del Piano di classificazione corrisponde un numero variabile di fascicoli, i quali sono individuati univocamente mediante numerazione progressiva. Nel caso in cui da uno stesso documento scaturiscano più attività di natura diversa è possibile inserirlo nei fascicoli di pertinenza.
Il Piano di fascicolazione è soggetto ad aggiornamento ogni qualvolta intervengano cambiamenti alla struttura organizzativa aziendale. Inoltre le strutture organizzative che ravvisino cambiamenti relativamente alle modalità di trattazione della documentazione di propria competenza posso chiederne la revisione al RGD.
8.5 PROCESSO DI FORMAZIONE ED IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI
Il fascicolo può essere creato sui Servizi Documentali a qualsiasi livello del Piano di classificazione, ma preferibilmente va creato all’ultimo livello della struttura gerarchica del Piano.
Il fascicolo può essere istituito per:
persona fisica o persona giuridica (nominativo): il fascicolo conterrà documenti che si riferiscono ad una persona fisica o giuridica. Si tratta di fascicolo permanente, attivo fino quando è in essere il rapporto con il soggetto a cui è intestato;
procedimento amministrativo, affare o attività: il fascicolo conterrà tutti i documenti relativi ad uno specifico procedimento amministrativo, ad un affare o ad una attività amministrativa semplice. La durata del fascicolo è funzione del tipo di processo cui fa riferimento:
per il procedimento amministrativo ha una data di apertura, una durata circoscritta ed una data di chiusura che coincide con un provvedimento amministrativo,
per l’affare ha una data di apertura e chiusura non prestabilite e una durata circoscritta,
per l’attività, l’apertura e la chiusura sono periodiche, in genere annuali, salvo diverse esigenze gestionali;
per tipologia di forma del documento o serie documentale: il fascicolo conterrà tutti i documenti raggruppati in base alla loro tipologia o forma (es. tutti gli ordini di servizio, le relazioni mensili, i verbali di seduta di un comitato, ecc.).
La formazione dei fascicoli avviene nel rispetto delle regole stabilite nel Piano di fascicolazione (Allegato 8 – Piano di fascicolazione) e si formalizza con l’operazione di
“creazione” che comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali:
titolo, classe/sottoclasse del Piano di classificazione nell’ambito dei quali il fascicolo si colloca;
identificativo del fascicolo, rappresentato da un numero d’ordine univoco, fornito in automatico dal sistema;
nome del fascicolo, che rappresenta la sintesi del contenuto secondo le regole di nomenclatura riportate nel Piano di fascicolazione;
descrizione del contenuto del fascicolo;
data di apertura;
tipologia;
lista di competenza, che specifica le abilitazioni degli utenti in scrittura e/o in lettura, secondo le indicazioni fornite dal responsabile della struttura organizzativa di competenza.
e di alcune informazioni facoltative quali la data di scadenza e data di chiusura del fascicolo.
Sono abilitati alla creazione di nuovi fascicoli gli utenti con il ruolo di Gestore dei Fascicoli dell’Ufficio (GFU).
In fase di creazione del fascicolo il proprietario coincide con il GFU che ha effettuato l’operazione.
Il fascicolo può essere cancellato dall’archivio dell’AOO solo dal proprietario.
Il GFU attribuirà al fascicolo il livello di riservatezza/visibilità necessario in base ai criteri e alle regole di fascicolazione definite nel Piano di fascicolazione. Il livello di riservatezza applicato ad un fascicolo è acquisito automaticamente da tutti i documenti che vi confluiscono.
8.6 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI DEI FASCICOLI
Qualora intervengano modifiche all’organizzazione aziendale che determinano la riassegnazione delle attività relative a fascicoli aperti, il proprietario dovrà aggiornare la lista di competenza del fascicolo secondo le indicazioni fornite dal responsabile della struttura organizzativa e indicate nel Piano di fascicolazione aggiornato.
Il fascicolo può essere trasferito dal vecchio proprietario ad un nuovo utente che dovrà effettuare la presa in carico per diventare il nuovo proprietario del fascicolo.
8.7 ALIMENTAZIONE DEI FASCICOLI
La fascicolazione è necessaria per tutti i documenti di rilevanza aziendale protocollati e non.
Tutti i documenti registrati sono classificati e archiviati nel fascicolo di pertinenza a cura dell’assegnatario responsabile dell’attività.
Il documento inserito in un fascicolo diventa disponibile agli utenti in scrittura e/o lettura in base alla lista di competenza del fascicolo.
I documenti presenti nel fascicolo possono essere raggruppati in cartelle che mantengono gli stessi permessi del fascicolo, anche se è possibile restringere i permessi solo ad alcune cartelle.
Il sistema consente l’inserimento dei documenti registrati in più fascicoli.
8.8 CHIUSURA DEI FASCICOLI
Il fascicolo è chiuso al termine del procedimento, affare o alla conclusione dell’attività cui si riferisce, ovvero su base temporale.
L’attività di chiusura è di responsabilità del proprietario del fascicolo.
Periodicamente i fascicoli chiusi possono essere inviati al sistema di conservazione, secondo quanto stabilito nel Piano di conservazione e in base ai criteri fissati nel “Manuale di conservazione”.