In questa sezione sono descritti i flussi di lavorazione dei documenti ricevuti e spediti da Sogei in base allo stato di trasmissione. Nell’allegato 6 sono riportati i “Flussi operativi”.
In base allo stato di trasmissione i documenti si distinguono in:
in ingresso (mittente esterno e destinatario interno), documenti acquisiti dall’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni e provenienti da un diverso soggetto pubblico o privato;
in uscita (mittente interno e destinatario esterno), documenti prodotti dalle strutture organizzative interne dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni, che hanno rilevanza informativa e/o giuridico-probatoria e sono indirizzati a diversi soggetti pubblici o privati;
interni, documenti prodotti e scambiati tra le strutture organizzative interne all’AOO (il mittente e il destinatario sono interni); si distinguono:
documenti di preminente carattere informativo (appunti, comunicazioni e documenti di lavoro di rilevanza meramente informativa scambiati tra le strutture organizzative o tra dipendenti) che di norma non devono essere registrati;
documenti di carattere giuridico-probatorio redatti per documentare fatti, azioni amministrative intraprese o dai quali possono nascere diritti, doveri o aspettative legittime di terzi (lettere di incarico, missioni, comunicazioni, etc.) che devono essere univocamente identificati (registrati) secondo le disposizioni previste nel presente manuale.
5.1 RICEZIONE DEI DOCUMENTI
Un documento in ingresso può essere ricevuto in diversi modi:
a mezzo posta elettronica certificata
a mezzo posta elettronica ordinaria
tramite servizi applicativi integrati con il Sistema di gestione informatica dei documenti
su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, pen drive, ecc., consegnato direttamente o inviato per posta convenzionale o corriere
su supporto cartaceo.
Relativamente ai documenti informatici, Sogei ne assicura l’accettazione quando essi siano prodotti in uno dei formati riportati nell’allegato 2 “Elenco dei formati dei documenti elettronici accettati”.
In tutti gli altri casi, laddove il documento inviato o consegnato a Sogei sia prodotto in formati tali da non consentirne una corretta gestione, ne verrà data comunicazione al mittente richiedendo contestualmente la ripetizione dell’invio in uno dei formati indicati nell’elenco o in altro formato concordato. In ogni caso i documenti elettronici inviati o consegnati dovranno essere privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili.
5.1.1 RICEZIONE E GESTIONE DEI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
Le caselle di PEC Sogei configurate sulla componente di protocollo informatico del sistema per la ricezione e spedizione di documenti sono riportate nel paragrafo 3.5.
In ricezione le caselle sono configurate per l’accettazione dei messaggi solo da indirizzi di PEC. In trasmissione, invece, le caselle sono configurate sia per l’invio ad indirizzi di PEC, per i quali si riceveranno le ricevute di accettazione/consegna, sia a indirizzi di PEL, per i quali non si riceverà la ricevuta di consegna.
Tutti i documenti in ingresso alle caselle di PEC, se di competenza Sogei, vengono protocollati dagli addetti alla protocollazione nei relativi registri a cui le caselle sono associate.
Per i documenti non di competenza Sogei gli addetti al protocollo eliminano l’e-mail tramite applicativo di protocollo e inviano al mittente un messaggio di PEC con la dicitura:
“Messaggio pervenuto per errore - non di competenza Sogei”.
Un documento analogico con firma autografa digitalizzato tramite scanner e inviato alle caselle di PEC Sogei legate al sistema di protocollo informatico verrà protocollato ma considerato solo un’anticipazione del documento originale che dovrà comunque pervenire per la sua validità giuridica, salvo che non sia firmato digitalmente dallo stesso soggetto che vi ha posto la firma autografa.
5.1.2 RICEZIONE DELLA POSTA ELETTRONICA ORDINARIA
L’ufficio protocollo consulta giornalmente la casella di posta elettronica ordinaria [email protected] (cfr. paragrafo 3.6) e valuta, in base alle regole definite, se il contenuto è da registrare o meno. In questo caso l’e-mail deve essere preventivamente salvata in uno dei formati previsti sul sistema di protocollo. I messaggi di posta che pervengono alla casella devono avere il documento principale da protocollare in allegato in quanto non è possibile effettuare la protocollazione diretta di messaggi ricevuti su client Outlook. In questo modo gli addetti al protocollo possono salvare l’allegato sulle proprie
postazioni e poi protocollarlo e ad allegare al protocollo il testo del messaggio e-mail ricevuto.
I fax inviati al n. di fax ufficiale Sogei: 06-50526289 pubblicato sul sito internet arrivano tramite fax-server alla casella di PEL [email protected].
Tutti i fax che arrivano dall’esterno, anche da Pubbliche Amministrazioni, vengono protocollati se leggibili e se è presente nel documento il mittente e la registrazione di protocollo in uscita del mittente. In considerazione di quanto disposto all’art. 47 del CAD, la trasmissione a mezzo fax tra Pubbliche Amministrazioni non è ammessa: a tal proposito, Sogei nelle lettere di risposta farà presente che le successive comunicazioni dovranno pervenire tramite PEC.
5.1.3 RICEZIONE TRAMITE SERVIZI APPLICATIVI
La ricezione di documenti dall’esterno può avvenire anche tramite applicazioni web esposte (es. portale fornitori). In questo caso il mittente trasmette il documento attraverso l’applicazione web la quale richiama i servizi del sistema di protocollazione.
5.1.4 RICEZIONE SU SUPPORTO REMOVIBILE
Nei casi in cui, in allegato ad un documento analogico, siano inviati documenti informatici su supporti removibili, l’ufficio di protocollo procede alla protocollazione del documento analogico e all’assegnazione. La busta contenente il supporto removibile viene fatta pervenire per posta interna all’assegnatario per competenza che ne curerà l’archiviazione.
5.1.5 RICEZIONE DEI DOCUMENTI SU SUPPORTO CARTACEO
I documenti su supporto cartaceo provenienti da mittenti esterni all’organizzazione possono arrivare in Sogei attraverso:
servizio postale (posta ordinaria, prioritaria, raccomandata, telegrammi);
corrieri commerciali e società di recapito convenzionate;
notifiche da parte di ufficiali giudiziari;
consegna diretta “brevi manu” direttamente ai dipendenti o uffici di competenza.
Non è prevista la consegna diretta della corrispondenza esterna all’ufficio protocollo che non ha sportello al pubblico.
La corrispondenza, presa in carico dall’Ufficio Posta Sogei, è smistata internamente dagli addetti secondo quanto è possibile rilevare dalle sole indicazioni riportate sulla busta. Nello smistamento interno viene data priorità alla posta raccomandata e ai telegrammi.
La posta è prioritariamente suddivisa tra quella indirizzata a Sogei, o ad uno dei suoi uffici, e quella personale indirizzata ai dipendenti presso le sedi aziendali.
La posta indirizzata a Sogei o ad uno dei suoi uffici (anche se indirizzata “alla c.a. di …”) è consegnata all’ufficio protocollo per le attività di valutazione di competenza, protocollazione e smistamento, tranne le seguenti eccezioni:
posta indirizzata ai vertici aziendali (Presidente, Amministratore Delegato): è consegnata al destinatario indicato presso il Pool di Segreteria;
alla Segreteria principale di Sicurezza: è consegnata all’ufficio indicato;
la posta visibilmente contenente documenti esclusi dalla protocollazione, quali ad esempio: riviste, materiale pubblicitario, ricevute di ritorno delle raccomandate A.R. e tutti i documenti che per la loro natura non rivestono alcuna rilevanza aziendale presente o futura: è consegnata al destinatario indicato.
La posta personale è consegnata ai diretti interessati. Le raccomandate sono invece consegnate personalmente ai destinatari, previa firma di ricevuta.
Nei casi di corrispondenza ricevuta direttamente dai dipendenti, è compito del ricevente valutare se tali documenti siano di rilevanza aziendale. In tal caso egli deve trasmetterli all’Ufficio di competenza per le attività di protocollazione.
La corrispondenza proveniente da tutte le forze di Polizia e Autorità Giudiziaria, notificata a Sogei è ricevuta dalla struttura organizzativa che si occupa degli affari legali che la consegna all’Ufficio di protocollo di Sicurezza per la protocollazione nel registro ufficio sicurezza.
Le notifiche da parte di ufficiali giudiziari sono ricevute dalla struttura organizzativa che si occupa degli affari legali che si fa carico di farle protocollare nel Registro ufficio legale.
La corrispondenza proveniente dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri o da Dipartimenti di Sicurezza di altri enti o in generale con l’apposizione di “riservato” indirizzata a Sogei viene consegnata alla Segreteria principale di Sicurezza e rientra nei casi di documentazione soggetta a classificazione di segretezza.
5.2 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI
Un documento informatico protocollato in uscita può essere trasmesso in diversi modi:
a mezzo Posta Elettronica Certificata (PEC). Il documento informatico principale dopo la protocollazione in uscita è spedito tramite l’applicativo di protocollo insieme agli allegati utilizzando le stesse caselle di PEC abilitate alla ricezione e associate ai singoli registri informatici attualmente in uso. La PEC è il vettore privilegiato di relazioni con l’esterno; pertanto, nel caso in cui il destinatario disponga di una casella PEC risultante da pubblici elenchi, ovvero accessibile alla pubblica amministrazione, ogni comunicazione formale al soggetto stesso è veicolata tramite tale casella.
su supporto analogico. Se il destinatario non è ancora dotato di caselle di PEC (es.
cittadini) allora la copia analogica il documento informatico protocollato viene inviata tramite i canali tradizionali di posta (raccomandata A/R, o a mano, tramite fattorini o corrieri). Non sono utilizzati documenti su supporto analogico nello scambio con le PA e le imprese.
su supporto rimovibile. Qualora la dimensione del pacchetto dei documenti protocollati da inviare superi la dimensione permessa per l’invio via PEC, allora la spedizione avviene su supporto removibile (es. CD ROM, DVD, tape, pen drive, etc) accompagnato da copia analogica del documento informatico protocollato, tramite i canali tradizionali di posta (raccomandata A/R, o a mano, tramite fattorini o corrieri).
tramite applicazioni web (es. portale fornitori) che colloquiano con i servizi di protocollo e rendono disponibile il documento protocollato al destinatario, nel caso di accordi specifici con il destinatario stesso.