6.1 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
Ogni documento ricevuto e spedito da Sogei, dal quale possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi, è soggetto a registrazione obbligatoria (così come previsto dall’art. 53 - comma 5 del DPR n. 445 del 28/12/2000).
Per registrazione si intende l’insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i documenti vengono trattati sotto il profilo strettamente giuridico-probatorio, facendo assurgere il protocollatore a garante della effettiva ricezione e spedizione dei documenti.
Essa certifica l’acquisizione o la spedizione in data certa di ciascun documento prodotto o ricevuto, indipendentemente dalla sua regolarità, verificata in un secondo tempo dai responsabili dei relativi procedimenti.
6.2 DOCUMENTI NON SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
I documenti esclusi dalla protocollazione informatica o soggetti a registrazione particolare sono descritti in allegato 1 “Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di protocollo”. In particolare sono esclusi i seguenti documenti:
quelli previsti dall’art. 53 - comma 5 del DPR n. 445 del 28/12/2000,
contenenti informazioni classificate già soggetti a registrazione in conformità alla Lg.
124 del 2007,
le segnalazioni di illeciti (whistleblowing), già soggetti a registrazione particolare a cura del Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza (RPCT).
6.3 MODALITÀ DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI
La registrazione di protocollo sia per i documenti analogici sia informatici viene effettuata dal personale addetto alla protocollazione con l’ausilio della componente applicativa di
“Protocollo” nell’ambito dei Servizi Documentali.
I documenti registrati, in ingresso e in uscita, vengono acquisiti sul sistema e contestualmente viene effettuata la segnatura di protocollo.
La registrazione di protocollo in ingresso viene garantita dal personale dell’ufficio protocollo nell’orario che va dalle ore 9:45 alle 15:50 dal lunedì al venerdì. Di norma la
protocollazione avviene lo stesso giorno della ricezione del documento o al più il giorno lavorativo successivo. Il giorno successivo si darà priorità alla documentazione pervenuta sulle caselle di PEC in ordine cronologico di arrivo. Qualora ci sia una ricezione massiva di documenti a fronte di scadenze previste, la protocollazione potrà essere effettuata in differita su autorizzazione del responsabile della gestione documentale fissando, in ogni caso, un periodo massimo entro il quale l’operazione deve essere effettuata.
Tutti gli addetti alla protocollazione sono tenuti al rispetto della riservatezza delle informazioni trattate.
Per particolari flussi di documenti in arrivo su specifiche caselle di PEC, sulla base di regole definite, avviene in automatico la protocollazione in ingresso sul registro ufficiale e l’assegnazione.
Nell’ambito della AOO SOGEI_PROT è definito il “Registro ufficiale” di protocollo.
Sono inoltre presenti, per i documenti soggetti a registrazione particolare, i seguenti registri di corrispondenza:
Registro ufficio sicurezza
Registro ufficio legale
Registro accesso civico generalizzato
Registro Data Protection Officer
Il “Registro ufficiale” è utilizzato per la registrazione di tutta la corrispondenza in ingresso e in uscita tramite casella di PEC istituzionale o altre modalità di trasmissione.
Il “Registro ufficio sicurezza” è utilizzato per la protocollazione di documenti particolari contenenti informazioni di tipo confidenziale (Richieste di dati tutelati, di incidenti informatici e di comunicazioni inerenti al Perimetro di Sicurezza Nazionale Cibernetica) da parte dell’ufficio protocollo di sicurezza.
Il “Registro ufficio legale”, gestito dall’Ufficio protocollo, è utilizzato per la protocollazione di documenti particolari di natura legale.
Il “Registro accesso civico generalizzato” è utilizzato per la protocollazione delle richieste di accesso ai dati e ai documenti detenuti dalla Società, ai sensi degli artt. 5 e 5 bis del d.lgs.
n. 33/2013, come modificato dal d.lgs. 97/2016 da parte dell’ufficio protocollo di sicurezza.
Il “Registro Data Protection Officer” è utilizzato per la protocollazione delle richieste da parte degli interessati per esercitare i diritti sui propri dati personali da parte dell’ufficio protocollo di sicurezza.
Nel caso in cui arrivino alla casella di PEC del Registro di Sicurezza dei documenti non di competenza, gli addetti al protocollo di sicurezza hanno l’abilitazione a protocollare quanto pervenuto direttamente sul registro Ufficiale.
Nel caso in cui arrivino alla PEC ufficiale documenti destinati alla registrazione particolare l’ufficio protocollo allerterà l’ufficio protocollo di sicurezza che provvederà a protocollare i documenti direttamente sul registro di competenza (sicurezza, DPO, ecc.).
Per i documenti analogici l’addetto all’ufficio protocollo registra la lettera di accompagno o la prima pagina del documento cartaceo, scansiona e acquisisce il resto del documento come allegato. Qualora non sia possibile scansionare il documento (ad es. per non rovinare la rilegatura) si acquisisce e si protocolla solo la prima pagina e il volume si invia all’assegnatario. Gli originali cartacei saranno archiviati a cura dell’ufficio di protocollazione.
Nel caso in cui arrivino lettere anonime analogiche, queste sono protocollate specificando
“Mittente anonimo”, nel campo “Mittente” dell’applicazione di protocollo e impostando il flag
“riservato”.
L’addetto al protocollo che effettua la registrazione di protocollo in ingresso o in uscita attribuisce al documento il livello di riservatezza/visibilità necessario in base a criteri definiti da procedure interne o su indicazione del responsabile del documento. Per la corrispondenza in ingresso contrassegnata dal mittente come “confidenziale” l’ufficio protocollo registra e assegna, tramite l’applicazione, il documento esclusivamente al destinatario individuato selezionando il flag “riservato” per impedirne la visibilità ad altri utenti.
Le modalità operative di protocollazione sono riportate nella “Guida operatore / utente”
disponibile in linea sull’applicativo.
Ogni registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati facoltativi.
Dati obbligatori:
1) il numero progressivo di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
2) la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
3) autore della protocollazione (assegnati automaticamente dal sistema);
4) codice identificativo dell’Azienda (assegnato automaticamente dal sistema);
5) codice identificativo dell’Area Organizzativa Omogenea (assegnato automaticamente dal sistema);
6) il mittente per i documenti ricevuti e il destinatario per i documenti in uscita registrati in forma non modificabile;
7) la data e il numero di protocollo dell’Amministrazione mittente (ove presenti) per i documenti ricevuti;
8) l’oggetto del documento che, in forma chiara e sintetica, deve esprimere ciò di cui si parla nel documento, e nel quale devono essere riportati tutti i dati utili per le successive ricerche;
dati facoltativi:
1) la data di arrivo;
2) la descrizione sintetica degli allegati;
3) il mezzo di ricezione e di spedizione (ad.es. se si tratta di raccomandata, PEC);
4) l’annotazione “ricevuto per conoscenza” eventualmente da inserire nel campo note.
6.3.1 SEGNATURA DI PROTOCOLLO
L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.
La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento delle informazioni riguardanti il documento stesso, in forma permanente e non modificabile.
Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Le informazioni sono abbinate in maniera univoca a ciascun documento protocollato e agli eventuali allegati e memorizzate nel relativo Registro.
Le informazioni che caratterizzano la segnatura di protocollo di un documento sono:
codice identificativo dell’Azienda e dell’Area Organizzativa Omogenea
denominazione del Registro
data e numero progressivo di protocollo del documento.
Il sistema Servizi Documentali genera una copia PDF del documento, di cui è possibile effettuare il download ai fini dei flussi documentali analogici, riportante le informazioni della segnatura di protocollo come timbro elettronico.
Inoltre nel caso di registrazione in uscita di un documento firmato digitalmente, il sistema rende disponibile le seguenti copie PDF:
“Download del PDF timbrato a norma art.3 bis del CAD” al cui interno è apposto il timbro riportante la dicitura “Copia predisposta ai sensi dell’art. 3 bis del D.Lgs. 82/2005 – Il documento originale firmato digitalmente è conservato presso l’amministrazione in
conformità all’art. 71 del D.Lgs. 82/2005.” utilizzabile solo per l’invio cartaceo a cittadini non in possesso del domicilio digitale;
“Download copia analogica con formula per attestazione di conformità all’originale informatico” (art. 23 c. 1 del CAD) al cui interno è apposto il timbro che permette ad un pubblico ufficiale di attestarne la conformità all’originale informatico.
Per i documenti protocollati in uscita, se inviati tramite PEC, viene generato automaticamente un messaggio e-mail, conforme alle regole di interoperabilità, che ha in allegato anche il file “segnatura.xml” contenente i dati della registrazione.
6.3.2 ANNULLAMENTO E MODIFICA DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO
L’annullamento di un protocollo deve essere autorizzato dal Responsabile della gestione documentale tramite l’amministratore di AOO, previa richiesta scritta motivata. Gli annullamenti per meri errori materiali dovranno essere richiesti tempestivamente. Altre richieste, con motivazioni da valutarsi di volta in volta, potranno essere accettate purché presentate entro il mese di registrazione.
6.3.3 DOCUMENTI CON FIRMA ILLEGGIBILE O NON FIRMATI
I documenti con firma illeggibile o non firmati per i quali è possibile individuare il mittente vengono protocollati apponendo, nel campo “Note”, la dicitura “Documento privo di sottoscrizione”. Nel caso in cui il documento in questione sia parte della documentazione relativa ad un determinato procedimento, l’eventuale regolarizzazione sarà disposta a discrezione del responsabile del procedimento.
Per i documenti con sottoscrizione indecifrabile e privi di ogni altro elemento utile ad identificarne il mittente, si procede alla protocollazione apponendo la dicitura “Firma illeggibile” nel campo “Mittente”.
6.4 REGISTRO GIORNALIERO DI PROTOCOLLO
Ai sensi delle Linee guida AgID, entro la giornata lavorativa successiva, il sistema produce il registro giornaliero di protocollo del giorno precedente in formato PDF/A, sottoscritto digitalmente con firma remota dal RGD, e lo invia al sistema di conservazione dei documenti informatici di Sogei.
Il RGD può prendere visione dell’esito dell’invio e dell’effettiva conservazione tramite i Servizi Documentali che ricevono automaticamente la notifica da parte del Sistema di conservazione.
6.5 REGISTRO DI EMERGENZA
Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il protocollo informatico, su autorizzazione del RGD, viene attivata la procedura “Protocollo di Emergenza Web”.
Durante l’impiego del Registro di emergenza web è possibile continuare le registrazioni di protocollo anche in assenza del sistema centralizzato1 : ad ogni documento registrato in modalità di emergenza viene attribuito un identificativo numerico (marca di protocollo) che ha pieno valore legale giuridico. La sequenza numerica utilizzata sul Registro di emergenza web garantisce l’identificazione univoca dei documenti registrati dall’AOO.
Al ripristino dell’applicazione di protocollo informatico, mediante apposita funzionalità, le registrazioni di protocollo effettuate in regime di emergenza vengono automaticamente riversate nel Registro Ufficiale di protocollo. Il sistema provvede al collegamento automatico tra il numero di registrazione di emergenza ed il numero di protocollo ufficiale.
In differita sarà cura dell’addetto alla protocollazione completare l’allineamento dei dati di protocollazione mancanti e caricare il documento digitale originale o la copia scannerizzata del documento analogico.
Sul registro Emergenza Giornaliero sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema ed eventuali annotazioni ritenute rilevanti dal Responsabile della gestione documentale.
6.6 REGISTRO INTERNO
I documenti non rivolti all’esterno, considerati di particolare rilevanza aziendale, possono essere soggetti a registrazione su Registri interni appositamente definiti.
I registri interni attualmente in uso presenti sull’applicativo sono i seguenti:
Registro bozze: utilizzato per la gestione documenti in bozza, versioning e firma.
1 ogni evento deve essere registrato su tale applicazione alternativa, inserendo i metadati minimi per la registrazione
Registro direzione del personale: utilizzato per la gestione delle lettere di diverso tipo, come anticipazioni TFR, Part Time, ecc., che la la struttura organizzativa responsabile della Gestione del Personale invia ai dipendenti
Registro interno: utilizzato per la registrazione dei restanti documenti interni di rilevanza aziendale, in particolare quelli da inviare in conservazione digitale.