Il coinvolgimento interno: una strategia inclusiva a sostegno del progetto

Aprirsi alla comunicazione, intraprendere percorsi tesi alla costruzione di rapporti con i contesti e gli interlocutori esterni all’organizzazione ha come inevitabile risvolto la necessità di far fronte alle dinamiche interne di relazione e di lavoro tra le diverse parti dell’organizzazione. La comuni-cazione esterna, finalizzata all’offerta di informazioni sull’organizzazione ma anche alla costruzione della propria immagine e reputazione e alla pos-sibilità di fondare le relazioni sulla credibilità e sulla fiducia ‘impone’ in qualche modo un’attenzione verso l’interno dell’organizzazione: conoscen-za, coinvolgimento dei dipendenti sono sempre più leve strategiche per raggiungere tali obiettivi; l’investimento sul capitale umano, infatti, può ridurre i conflitti interni e avere ricadute positive sulla produttività.

Sul versante delle imprese – come la letteratura mette sempre più in evi-denza – le stesse iniziative e i progetti di responsabilità sociale sembrano rafforzare il rapporto con i dipendenti: il loro coinvolgimento nella causa sociale valorizza la motivazione, favorisce la fidelizzazione al progetto e consente di raggiungere obiettivi sempre più ampi.

Le dichiarazioni dei nostri intervistati confermano infatti l’importanza del coinvolgimento interno come condizione prioritaria per sostenere e raf-forzare il progetto, per generare motivazione e attenzione alla sua causa.

Anzi, diventa ulteriore strumento di trasparenza:

Internamente, affinché un progetto possa andare fuori deve essere di-gerito dentro, è importante che tutti siano a conoscenza del progetto, anche perché dobbiamo evitare che una cattiva comunicazione interna renda meno efficace la comunicazione esterna. Al di là di aver fatto tutto l’iter… dal con-siglio di gestione ad un concon-siglio di sorveglianza, le sezioni soci e così via,

al nostro interno, è stato comunicato ai quasi 8000 dipendenti attraverso gli organi di comunicazione interna.

La nostra politica è sempre quella di coinvolgere i nostri dipendenti, in tutte le cose che facciamo, nelle associazioni che contattiamo, in tutti i pro-getti importanti che non sono ‘standard’.

Si deve raccontare internamente questo progetto, lo si deve far capire […] si devono fare le stesse cose che poi possiamo raccontare all’esterno, in trasparenza. Ecco perché tutto il materiale che viene presentato al nostro in-terno diviene poi materiale di comunicazione esterna, perché non c’è niente da nascondere!

A volte la tipologia del progetto e le sue modalità di attuazione richiede un coinvolgimento interno non soltanto per i motivi a cui abbiamo appe-na accenappe-nato, ma anche perché ‘funzioappe-nale’ alla realizzazione stessa del progetto. Si tratta di progetti che prevedono la partecipazione attiva dei dipendenti e richiedono, pertanto, un’informazione capillare all’interno dell’impresa e dell’Associazione:

Nel caso di Coop abbiamo attivato molto bene le sezioni perché c’è anche un coinvolgimento diretto nelle giornate di scambio di figurine, ad esempio, e che quindi c’è un coinvolgimento dei volontari.

Il coinvolgimento può prevedere anche iniziative più o meno forma-lizzate, mirate a rendere i dipendenti attori protagonisti del progetto stes-so come i corsi di formazione. Oppure, l’adesione spontanea del perstes-sonale (soprattutto aziendale) al progetto e alle sue modalità di attuazione si rivela strumento capace di creare una ‘vicinanza simbolica’ alla causa promossa:

Sul personale interno abbiamo svolto una prima attività di formazione/

informazione con lo staff di volo. All’inizio pensavamo di organizzare pro-prio dei seminari, ma trattandosi di un personale altamente mobile sul terri-torio nazionale e internazionale è difficile pensare a dei momenti di incontro face to face.

Sì, abbiamo fatto agli operatori della Toscana un momento di forma-zione, durante il quale sono venuta io fisicamente in Toscana con una mia collega di marketing e abbiamo formato i ragazzi. Gli abbiamo spiegato l’o-biettivo di questa azione, l’importanza della collaborazione, i contenuti e prepararli poi ad ogni tipo di domanda.

Ci sono situazioni, invece, in cui l’importanza della comunicazione in-terna emerge per ‘contrasto’ rispetto a quanto è stato fatto… e si sarebbe potuto o dovuto fare!

Ecco… Questa è una cosa su cui riflettere… uno dei problemi emersi è che dovremo comunicare di più tutte queste iniziative interne… solo che non è facile, e anche le commesse hanno tanto da fare… però in effetti una circolare interna avremmo dovuto mandarla.

Internamente ci sono dei momenti, facciamo delle riunioni, ma dovrem-mo fare il tutto in dovrem-modo più codificato…

Ne abbiamo parlato molto… per cui si sapeva che era un partner… Ab-biamo detto internamente che avevamo questa partnership… Non c’era un coinvolgimento interno di tipo empatico.

Si possono sintetizzare due tipi prevalenti di approccio al coinvolgi-mento dei dipendenti: strutturato e empatico.

Nel primo caso, si tratta di un’attenzione più sistematica e organizzata nell’utilizzo degli strumenti ma anche dei tempi. Infatti, si cerca di sfrutta-re tutti gli strumenti e i canali di comunicazione interna e di condivisione:

newsletter, mailing list interne, riunioni, affissioni in bacheca, opuscoli a circolazione interna, riviste e periodici e naturalmente la intranet aziendale si dimostrano non soltanto utili per diffondere le informazioni attraverso canali già esistenti e collaudati, con cui i dipendenti hanno familiarità, ma il loro utilizzo si rivela anche una scelta razionale ed economica, in quanto non prevede costi aggiuntivi particolarmente gravosi.

Dunque, noi lo abbiamo comunicato al nostro interno, attraverso docu-menti che raccontavano l’iniziativa: presentazioni in powerpoint prima ai direttori, poi abbiamo consegnato i materiali a questi e hanno istruito il loro gruppo di dirigenti di punto vendita e poi dopo andare a tutti i dipendenti, anche mediante faq, ovvero mediante piccoli opuscoli dove a domanda-ri-spondo. Questo viene fatto per tutti i progetti che hanno una certa importan-za per la Cooperativa.

La comunicazione interna viene fatta almeno un mese prima della par-tenza per poi cominciare a utilizzare tutti i canali di comunicazione interni alla cooperativa, come strumenti […] anche l’Informatore che arriva a casa del socio Coop e che nel mese di settembre e di ottobre racconta quel che è il progetto. 650.000 soci, di colpo, nelle famiglie ricevono informazioni su questa attività e poi, se vogliono, possono informarsi nel punto vendita.

Facciamo conoscere l’iniziativa a tutti i nostri soci, per cui gli articoli di informazione vanno su Panda e Panda Junior che sono le riviste che vanno ai soci dai 3 ai 15 anni e sopra i 15 anni e sono, per così dire, i nostri organi istituzionali. Internamente a Electrolux Panda Club e i vari progetti con WWF vengono comunicati attraverso la Intranet aziendale e poi ricollegati nel sito www.greenspirit.it

[…] diciamo che dipende. Fino a poco tempo fa avevamo uno strumento di newsletter di staff e di rete che mandava le comunicazioni, ma adesso è vacante. Abbiamo una funzione di comunicazione interna che dovrebbe riattivarla. Ci sono al momento dei sistemi di mailing interna che danno le informazioni, oppure degli avvisi che pubblichiamo sui giornali interni, autoprodotti.

Internamente abbiamo preparato una lettera che abbiamo fatto ricevere a tutti i nostri dipendenti. Poi sono stati fatti degli articoli sul giornalino interno che viene inviato a tutti i dipendenti, dagli addetti alle vendite, alla logistica… tutti, proprio tutti.

Nel secondo caso, che abbiamo definito di tipo empatico, l’obiettivo di informare i dipendenti sull’esistenza dell’iniziativa e della partnership si coniuga con la possibilità di coinvolgerli maggiormente attraverso inizia-tive che fanno prevalentemente leva sulle emozioni: la conoscenza diretta, il coinvolgimento nell’organizzazione di iniziative di promozione e diffu-sione del progetto, ma anche gadget, eventi e personaggi famosi si rivelano, così, utili accorgimenti per attrarre, motivare e – perché no? – appassionare:

Bacciotti è venuto in azienda diverse volte, ha regalato anche dei gadget ai dipendenti […] mi ricordo che c’era una ragazza che si è messa addirittura a piangere dalla commozione! […] il coinvolgimento dei dipendenti c’è […].

L’anno scorso quando abbiamo lanciato il ciondolo, ho voluto fare una cosa un pochettino più in grande, perché è giusto dare la giusta importanza a questi gioielli. Confindustria è stata molto carina e ci ha messo a disposizio-ne in Via Valfonda una sala. Noi abbiamo convocato i giornalisti e invitato le gioiellerie toscane, quindi c’è stato un coinvolgimento anche dei dipendenti per l’organizzazione […] mi è piaciuto molto, perché c’era l’azienda, l’isti-tuzione, l’associazione che raccontava la sua esperienza e poi si è prestata l’attrice Barbara Enrichi.

Poi abbiamo dato anche una spilla ai dipendenti […] carina, comoda da portare.