Comunicazione aziendale 

6.1. Importanza della comunicazione in un’azienda 

Il  tema  della  comunicazione  non  è  certamente  nuovo  negli  studi  economico‐aziendali,  negli  ultimi  anni  però  ha  subito  un  nuovo  impulso  e  tende  sempre  più  a  diventare  elemento  essenziale  delle  imprese. 

La centralità della comunicazione è attribuibile all’intercorrere di una pluralità di elementi che vanno  dalla modifica dei processi produttivi, del modo di organizzare le attività, di relazionarsi con i propri  interlocutori fino all’innovazione degli strumenti impiegati per la comunicazione stessa. 

Ogni  organizzazione  per  entrare  nella  new  economy  si  trova  sempre  più  frequentemente  a  dover  reinventare la propria strategia in termini non solo di mercato ma soprattutto nel modo di operare,  nel modo di apprendere: tutto questo comunicando attraverso internet. 

Questa nuova realtà potrebbe essere rappresentata come un nuovo mondo che sta sopra una linea  virtuale  detta  e‐line  oltre  la  quale  esistono  attività,  processi,  clienti,  utenti,  che  pur  sembrando  virtuali nella pratica e nella sostanza sono reali. In questo nuovo contesto le tematiche coinvolte non  sono  soltanto  di  tipo  economico  o  commerciale;  gli  impatti  sociali  e  culturali  sono  d’estrema  importanza: integrazione sociale, raccolta delle sollecitazioni provenienti dalla gente, dal territorio e  dalle diverse comunità in tutte le diverse forme. 

Si  ha  la  possibilità  di  creare  nuove  forme  di  comunicazione  che  coinvolgono  i  singoli  e  le  diverse  organizzazioni, al punto che si possono trasformare anche le modalità d’incontro tra la domanda e  l’offerta di beni e servizi: il modo di comunicare diventa la chiave di successo o d’insuccesso. 

Per  analizzare  la  portata  ampia  del  fenomeno  bisogna  partire  dal  considerare  il  complesso  delle  trasformazioni  in  atto  e  come  queste  incidono  sulle  attività  di  comunicazione  delle  imprese,  nelle  istituzioni, nei media, nella vita di ogni cittadino. Il web rappresenta un tassello fondamentale per  l’aumento della produttività e della velocità dei processi economici tale da trasformarsi in un vero  motore per lo sviluppo economico e sociale. 

Viene in questo modo accelerato il passaggio dalle attività incentrate sulle risorse materiali, tipiche  dell’era industriale, a quelle basate su risorse immateriali, tipiche dell’era dei servizi. Queste nuove  attività  richiedono  nuove  modalità  d’investimento  più  focalizzate  su  fattori  immateriali:  capitale  umano, e soprattutto capacità comunicative di relazione e di coordinamento che risultano sempre  più necessarie in un ambiente incentrato sull’innovazione e sulla conoscenza. 

La comunicazione è diventato quindi il collante di tutta l’impresa. Pertanto la tendenza sviluppatasi  negli ultimi anni è quella di considerarla non più come uno strumento, ma come un vero e proprio  processo di supporto alle attività produttive. 

Fino  alla  metà  degli  anni  ‘90  i  più  utilizzati  strumenti  di  comunicazione  aziendale  si  basavano  su  bacheche,  magazine,  semplici  avvisi,  cartelli  e  altro  materiale  fisico.  Ciò  comportava  una  notevole  complessità legata alla gestione di tale materiale, ma soprattutto al costo che ne derivava. Inoltre  tale sistema era molto lento nei suoi meccanismi e spesso si rivelava inutile perché in molti casi era  necessario far girare all’interno dell’azienda un elevato flusso informativo in breve tempo. 

La  comunicazione  comprende  anche  il  patrimonio  tecnico  dell’azienda,  quel  know‐how  che  la  contraddistingue  dalla  concorrenza.  Conservare  e  rendere  fruibile  in  tempi  rapidi  ed  in  modalità  semplice tale patrimonio a chi ne ha bisogno, gestire eventuali modifiche di tali documenti, valutare  l’opportunità di aggiornamento per alcuni di essi è vitale per ogni impresa.  Per questi motivi oggigiorno è indispensabile poter disporre di un valido strumento per facilitare i  flussi informativi in tutta l’azienda.    6.2. Microsoft Sharepoint Portal Server 2007 

Negli  ambienti  di  lavoro  moderni,  dunque,  dove  le  aziende  che  forniscono  assistenza  ai  clienti  in  maniera diretta e costante hanno diverse filiali distribuite sul territorio, è fondamentale rafforzare  più  che  mai  le  relazioni  tra  i  vari  membri  del  team.  La  collaborazione  efficace  diventa  sempre  più  importante,  tuttavia  non  è  cosi  semplice  da  ottenere.  Microsoft  SharePoint  Portal  Server  contribuisce  alla  soluzione  di  questo  problema  incorporando  le  tecnologie  di  collaborazione  e  comunicazione  essenziali  in  un  unico  ambiente  web  che  si  integra  facilmente  con  applicazioni  desktop quali Microsoft Office. 

SharePoint Server 2007 offre funzionalità di livello aziendale per soddisfare esigenze critiche, come  la  gestione  di  contenuti  e  processi  aziendali,  la  semplificazione  dell'individuazione  e  della  condivisione  delle  informazioni  e  la  necessità  di  prendere  decisioni  più  consapevoli.  SharePoint  Server  2007  supporta  tutte  le  applicazioni  Intranet,  Extranet  e  Web  di  un'azienda  in  un'unica  piattaforma integrata, senza che sia perciò necessario utilizzare diversi sistemi.  

Figura 43 ‐ Struttura generale della piattaforma Microsoft Sharepoint 

Gestione di contenuti e processi 

SharePoint  semplifica  il  raggiungimento  della  conformità  e  protegge  le  informazioni  aziendali  tramite un insieme completo di strumenti per la gestione e il controllo dei contenuti elettronici. Può  ottimizzare  i  processi  aziendali  quotidiani  che  rappresentano  un  ostacolo  alla  produttività  dell'organizzazione tramite l'utilizzo di moduli elettronici e processi di flusso di lavoro pronti all'uso,  che gli utenti possono avviare e registrare, e ai quali possono partecipare attraverso browser, posta  elettronica o applicazioni di Microsoft Office familiari. 

Inoltre consente di effettuare un controllo dei documenti tramite modalità dettagliate ed estendibili  di  gestione  dei  criteri.  Definisce  criteri  personalizzati  di  gestione  dei  documenti  per  controllare  i  diritti  di  accesso  a  livello  di  singolo  elemento,  specificare  periodi  di  conservazione  e  azioni  di  scadenza e tenere traccia dei contenuti tramite impostazioni di controllo dei documenti.  

Offre la possibilità di archiviare e gestire i documenti, nonché di accedervi da una posizione centrale  nell'organizzazione.  Si  ottiene  quindi  una  semplificazione  della  gestione  dei  contenuti  Web.  Sono  disponibili  funzionalità  di  semplice  utilizzo  per  la  creazione,  l'approvazione  e  la  pubblicazione  di  contenuti Web.  

Tutto  ciò  comporta  una  semplificazione  delle  attività  aziendali  quotidiane.  I  flussi  di  lavoro  consentono  di  automatizzare  e  controllare  le  attività  aziendali  comuni,  ad  esempio  la  revisione  e  l'approvazione di documenti, la gestione dei problemi e la raccolta di firme.   

Miglioramento della conoscenza dell'azienda 

Monitorare  in  modo  efficace  i  fattori  critici  di  successo  dell'azienda,  consentire  ai  membri  dell'organizzazione  di  prendere  decisioni  più  consapevoli  e  rispondere  attivamente  agli  importanti  eventi  aziendali  sono  le  sfide  che  un’azienda  deve  affrontare  ogni  giorno.  Ciò  si  può  ottenere  con  Microsoft SharePoint attraverso i seguenti step: 

• Raccolta  delle  informazioni  aziendali  critiche  in  una  posizione  centralizzata:  si  possono  creare  portali  interattivi  di  business  intelligence  (BI)  aggiornati  in  tempo  reale  per  raccogliere e visualizzare le informazioni aziendali di diverse origini utilizzando funzionalità  di business intelligence integrate, come dashboard, web part, indicatori di prestazioni chiave  (KPI)  e  tecnologie  per  la  connettività  dei  dati  aziendali.  I  siti  Centro  report  centralizzati  mettono a disposizione degli utenti una singola posizione in cui trovare i più recenti fogli di  calcolo, report o indicatori di prestazioni chiave.  

• Connessione  immediata  di  persone  e  informazioni:  il  servizio  di  ricerca  avanzato  di  SharePoint riunisce persone e dati aziendali insieme a documenti e pagine Web, per offrire  risultati  più  completi.  Il  Centro  ricerche  offre  ai  dipendenti  un'unica  posizione  integrata  in  cui  trovare  contenuti,  processi,  persone  e  dati  aziendali  in  base  alle  proprie  esigenze  specifiche.  In  questo  modo,  persone  e  organizzazioni  possono  prendere  decisioni  più  rapidamente, basandosi sulle informazioni e sui fatti più recenti.  

• Condivisione  dei  dati  aziendali  su  vasta  scala  proteggendo  nel  contempo  le  informazioni  riservate: Excel Services in esecuzione in Office SharePoint Server 2007 offre accesso a dati e  informazioni  analitiche  in  tempo  reale,  nonché  a  fogli  di  calcolo  di  Microsoft  Office  Excel 

interattivi  da  un  browser.  Si  possono  utilizzare  questi  fogli  di  calcolo  per  gestire  e  condividere  in  modo  efficace  una  versione  centralizzata  e  aggiornata  dei  dati,  garantendo  nel  contempo  la  protezione  di  eventuali  informazioni  riservate  o  proprietarie  incluse  nei  documenti, ad esempio modelli finanziari.  

• Sfruttamento  delle  reti  aziendali  non  strutturate  per  il  miglioramento  dei  processi  decisionali:  i  dipendenti  possono  utilizzare  i  nuovi  strumenti  di  gestione  delle  conoscenze  per  ottenere  il  massimo  dalle  reti  aziendali  non  strutturate,  sia  all'interno  che  all'esterno  dell'organizzazione,  connettendosi  con  altri  utenti  in  modo  più  rapido  ed  efficace.  Esplorando  le  relazioni  aziendali  non  documentate  e  individuando  esperti  di  settore,  gli  utenti potranno prendere decisioni più consapevoli e in modo più rapido.  

Struttura di Sharepoint Portal Server 2007 

Office SharePoint Server può essere suddiviso in 6 aree funzionali: 

1. Collaborazione:  facilita  la  connessione  e  contribuisce  alla  produttività  dei  team,  offrendo