L’integrazione dei sistemi di gestione è una pratica sempre più utilizzata nel mondo delle organizzazioni e delle imprese sia pubbliche che private. Ciò è dovuto a una ormai comprovata serie di benefici ad essa connessi. I sistemi di gestione più diffusi e più compatibili tra loro sono il QMS per la qualità ISO 9001, il EMS per l’ambiente ISO 14001 e il BS OHSAS 18001 per la salute e la sicurezza. A questi si possono sommare altri sistemi di gestione in relazione alle diverse realtà aziendali esistenti e alle loro necessità.
Il nostro caso di studio si è concentrato sull’analisi, comparata alla letteratura esistente, delle motivazioni, delle difficoltà e dei benefici dell’integrazione dei sistemi in un’azienda del terzo settore che si occupa del servizio di igiene urbana in 6 comuni limitrofi alla città di Lucca in Toscana. Nel 2016 ASCIT S.p.A. ha adottato una politica aziendale integrata su 4 sistemi di gestione (QASA) che vede, oltre ai tre menzionati, anche la ISO 37001:2016 sull’anticorruzione e che oggi è impegnata nel processo di integrazione della sua parte più operativa. Le informazioni, oggetto di questo studio, sono state recuperate attraverso un’intervista sottoposta ai 4 responsabili dei sistemi di gestione, a cui si è aggiunta la Funzione di Conformità, prevista dallo standard anticorruzione, e il consulente esterno, chiamato a guidare il processo di certificazione prima e quello di integrazione poi.
In linea con la maggior parte delle organizzazioni italiane ASCIT S.p.A. ha ottenuto le tre principali certificazioni nello stesso anno, in più durante lo stesso ciclo di audit. Fa parte di quel 97% di organizzazioni italiane che hanno scelto di certificare simultaneamente i tre sistemi e conferma la tendenza generale che procede verso la piena integrazione. Inoltre, come tantissime aziende in letteratura, si è partiti dall’integrazione delle politiche, degli obiettivi e delle strategie, per poi concentrarsi, con un grande sforzo di volontà e di energie, sull’integrazione della parte operativa, quali procedure e istruzioni, programmazione della formazione interna e dei processi aziendali.
Ci sono state due forze che sono servite da input per l’integrazione: una interna ed una esterna. Quella interna è stata rappresentata dalla direzione, che ha espresso l’impegno e la volontà di raggiungere un certo obiettivo, mentre quella esterna è arrivata dall’auditor certificatore, che ha rafforzato e reso urgente l’avviamento di un processo di integrazione. Ciò è in linea con quanto risulta in letteratura. Non ci sono state invece spinte politiche in merito al metodo e quindi all’integrazione, e prima ancora alla certificazione, ma ci sono state delle indicazioni per quanto riguarda il conseguimento alcuni specifici obiettivi aziendali come ad esempio, alcuni anni fa,
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l’introduzione del porta a porta o l’introduzione della tariffa puntuale per aumentare le percentuali di raccolta differenziata e diminuire la produzione urbana di indifferenziato. La principale motivazione che emerge è invece un tentativo di razionalizzare e semplificare la gestione interna che conduce ad una maggiore efficienza ed efficacia delle azioni intraprese e un miglioramento, quindi, in termini di possibili obiettivi da raggiungere. Ciò porterebbe infatti ad un miglioramento del servizio offerto nell’ottica del miglioramento continuo. Tuttavia, non risulta, dalle testimonianze raccolte, che il miglioramento dell’immagine e della competitività sia stata in questo caso una delle motivazioni principali ma è considerata sicuramente una conseguenza sperata e ben accetta. Anche in questo caso, ASCIT S.p.A., come numerosi casi di studio incontrati in letteratura, ha sentito fortemente la necessità di integrare i sistemi, vedendola come un’opportunità da sfruttare per i vantaggi sperati che ne dovrebbero conseguire.
Per quanto riguarda le difficoltà incontrate, senza dubbio, la principale è stata quella relativa alla comunicazione interna, nell’ottica di instaurare, all’interno di tutti i reparti aziendali, un cambio di atteggiamento e di mentalità. Le resistenze da questo punto di vista sono state rilevanti. Ciò conferma quanto affermato da numerosi autori in letteratura. Le difficoltà associate al lavoro di riorganizzazione e di revisione dei sistemi ai fini della loro integrazione sono state molto sentite. Tra queste sono state indicate la difficoltà pratica di assegnare il giusto livello di importanza ad ogni variabile di qualità, ambiente e sicurezza e quella di inquadrare ed assegnare le funzioni e di ripartire il lavoro. Inoltre, la presenza di competenze insufficienti ha fatto nascere l’esigenza di rivolgersi un consulente esterno che guidasse l’azienda sia per la loro implementazione e sia, dopo l’integrazione dei sistemi, per il loro mantenimento. A ciò si aggiungono gli alti costi in risorse umane e in denaro oltre che un supporto tecnologico (Q81) poco intuitivo e quindi non semplice da implementare e utilizzare. La mancanza di tempo è stato un filo conduttore comune per la maggior parte degli intervistati anche se, per alcuni, riorganizzare ed integrare i sistemi appena certificati avrebbe, in realtà, fatto risparmiare tempo soprattutto perché le procedure erano appena state elaborate e quindi non ancora cristallizzate in azienda. Alcuni autori hanno associato un inferiore livello di integrazione ad una cattiva implementazione del sistema iniziale. Nel caso di ASCIT ciò è stato invece un incentivo legato all’esigenza di migliorare il sistema di gestione di salute e sicurezza, nato per primo e con più problemi di conformità alla normativa locale e nazionale e a causa delle enormi responsabilità che ad esso corrispondono.
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Decine di autori in letteratura condividono lo stesso parere nei confronti dei benefici connessi all’integrazione dei sistemi e alla nascita di un Integrated Management System (IMS) e l’esperienza di ASCIT S.p.A. ne è una conferma. I vantaggi apportati da un IMS sono dovuti soprattutto al cambio di passo e di mentalità che caratterizza l’azienda nella sua interezza. Si verrebbe così a creare un’azienda più efficiente e dinamica, consapevole degli obiettivi e delle problematiche, in cui il lavoro di ognuno è sotto gli occhi di tutti perché tutti interagiscono tra loro. E’ un punto di vista totale e olistico che abbraccia tutto e tutti. Ciò porta indirettamente all’eliminazione dei conflitti interni, una maggiore definizione delle responsabilità e dei ruoli e una maggiore focalizzazione delle problematiche e degli sforzi per risolverli. Tra gli aspetti indiretti, oltre ai già menzionati miglioramenti dell’immagine e della competitività, c’è il risparmio economico a lungo termine a causa della riduzione dei costi di gestione e degli sprechi. Un altro grande beneficio è la riduzione della documentazione e della burocrazia. Molti autori indicano ciò che il nostro caso di studio conferma e cioè porre tra i benefici più confermati dalle aziende di tutto il mondo l’integrazione degli audit sia interni che esterni che si traduce in risparmio di tempo sottratto al lavoro per la fase di pianificazione e soprattutto per quella di esecuzione.
Nelle giornate del 13, 14 e 15 dicembre ASCIT S.p.A. verrà sottoposta ad audit di sorveglianza che certificherà l’integrazione dei tre principali sistemi di gestione qualità, ambiente e sicurezza (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015; OHSAS 18001:2007) mentre nelle giornate del 18 e 19 dello stesso mese ci sarà un audit di terza parte per la certificazione del sistema anticorruzione ISO 37001:2016 che lo vedrà però già di fatto integrato con gli altri nella politica e nelle procedure Il passo successivo sarà quello di implementare ulteriormente e perfezionare l’integrazione dei 4 sistemi, per arrivare finalmente alla certificazione di un vero e proprio Sistema di Gestione Integrato QASA certificato.
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