L’iter certificativo e l’integrazione dei Sistemi

Fino al 2013 in azienda non esisteva un sistema di gestione codificato delle attività. Tutto era basato su prassi aziendali ben consolidate che fino ad allora avevano comunque soddisfatto l’esigenza dei cittadini di avere un servizio di raccolta rifiuti e, più in generale, un servizio di igiene urbana. Ad esempio infatti il servizio di Porta a Porta è già a regime dal 2006.

L’iter certificativo di ASCIT S.p.A. inizia nel 2014 quando si comincia a mettere a punto il sistema di gestione della sicurezza ISO 18001:2007. Era evidente e contingente che le principali criticità all’interno dell’azienda fossero legate alla salute e alla sicurezza dei lavoratori: un centinaio di operatori quotidianamente impegnati su mezzi stradali più o meno grandi, per la raccolta, il trasporto e lo scarico di ogni genere di rifiuto.

L’anno successivo, nell’estate 2015, la natura stessa dell’azienda e l’utilizzo di decine di mezzi, a cui si aggiunge la proprietà di alcuni Centri di Raccolta per rifiuti differenziabili, pericolosi e non, e un impianto di travaso per indifferenziato e organico, ha spinto l’azienda a strutturare un sistema di gestione ambientale basato sulla ISO 14001:2015, a cui, solo qualche mese più tardi, seguiva la costruzione di un sistema di gestione della qualità basato sulla ISO 9001:2015. Quindi in quell’anno si è ritenuto opportuno rivolgersi ad un consulente esterno che aiutasse l’azienda a strutturare, impostare, sviluppare e porre in atto i sistemi di gestione di qualità e ambiente. Parallelamente ma separatamente, il responsabile della sicurezza operava, con il suo sistema di gestione, costruito con l’aiuto di un altro consulente ad hoc a cui l’azienda si rivolse qualche tempo prima. C’è da sottolineare infatti che, mentre l’EMS e il QMS sono stati creati in stretta collaborazione, quindi già presentavano, al momento della loro costruzione, un certo livello di integrazione, l’OHSMS, che era stato sviluppato anteriormente, aveva una struttura propria, un suo manuale e specifiche procedure di sistema e operative.

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Lo scopo del consulente era anche quello di formare il personale sui contenuti delle norme e degli standard, di cui ancora non si conoscevano bene i dettami, per poi iniziare a raccogliere informazioni e studiare i documenti al fine di far nascere una struttura di base ben organizzata su cui impostare in seguito tutto il sistema e che avesse già un certo grado di integrazione. Era necessario capire e razionalizzare i processi che avvenivano in azienda, mettere ordine mentale e fisico nel sistema e, cosa più importante, chiarire le competenze e le responsabilità, da cui un buon sistema di gestione non può prescindere, per non pregiudicare l’efficacia dei processi aziendali. Tutto ciò è avvenuto in stratta collaborazione con i responsabili dei sistemi corrispondenti e con l’aiuto e la partecipazione di tutti.

Con il consulente in quei mesi sono nate una serie di procedure trasversali comuni al QMS e EMS che già contenevano, dove possibile, norme e comportamenti legati alla sicurezza (che come già detto, in quel momento camminava ancora da se) sulla spinta e per la volontà dirigenziale di arrivare un giorno ad una integrazione dei sistemi QAS. Il sistema integrato alla fine avrebbe presentato un’unica politica, un unico riesame della Direzione, un’unica formazione e un unico audit sui processi integrati.

Finalmente, Il 29 dicembre 2016 ASCIT ottiene la certificazione dei tre sistemi di gestione attraverso un Audit di terza parte, avvenuto nell’arco di più giornate dello stesso mese di dicembre, e che era stato condotto in contemporanea da tre certificatori, uno per ogni sistema da certificare.

Durante quest’ Audit una raccomandazione da parte dell’ente certificatore (Certiquality) consigliava all’azienda di procedere con l’integrazione dei tre sistemi di gestione nell’ottica del miglioramento continuo e con lo scopo di arrivare ad avere un vero e proprio IMS. C’è da sottolineare infatti che al giorno della certificazione il responsabile della sicurezza sapeva ben poco del sistema integrato QA e ugualmente i responsabili del sistema QA non conoscevano i documenti della sicurezza. L’integrazione avrebbe permesso di superare questo scollamento. Dal gennaio del 2017 è dunque iniziato il percorso di integrazione vero e proprio a cui si è aggiunto il Sistema di Gestione prevenzione della corruzione (ABMS: Anti-Bribery Management System) ISO 37001:2016.

Con un ulteriore grande sforzo da parte di tutti, i responsabili dei sistemi di gestione, con l’aiuto e la supervisione della consulente e della Direzione, hanno ripreso in mano, una per una, integrandole, la politica, le procedure e le istruzioni di sistema (gestione della documentazione, delle registrazioni, dei riesami, degli audit, delle non conformità, delle disposizioni normative

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e delle azioni correttive) e di emergenza, le mansioni e le attività associate e la formazione ai dipendenti. Attraverso un laborioso processo di transcodifica documentale, basandosi sul ciclo di Deming (o ciclo di PDCA, acronimo dall'inglese Plan–Do–Check–Act), le procedure sono state ristrutturate in questo modo per tutti e 3 i sistemi di gestione:

- PG (Procedure Gestionali): sono procedure in cui è sempre presente l’aspetto qualità ma che risultano trasversali ai quattro sistemi di gestione (QASA).

- PA (Procedure Ambientali): procedure e istruzioni relative agli aspetti ambientali; - PS (Procedure Sicurezza): procedure e istruzioni relative agli aspetti di salute e

sicurezza.

Come supporto tecnologico è stato utilizzato “Q81”, un software gestionale nato con lo scopo di informatizzare e gestire la sicurezza: ad ogni mansione registrata corrispondevano delle attività che erano scritte solo in funzione della 18001. Non di facile e pronto utilizzo, è stato comunque mantenuto attivo e integrato con il nuovo IMS in cui, dove possibile e pertinente, è presente anche l’anticorruzione ISO 37001:2016. Ad ogni mansione corrispondono una serie di attività le cui istruzioni abbracciano tutti e tre i sistemi, richiamando in una sola volta tutti i documenti riguardanti quella specifica mansione. Il sistema permette ad esempio di gestire le attività di formazione di ogni dipendente a cui corrisponde una scheda profilo in cui sono riportati i corsi fatti e i gap formativi da colmare.

Le nuova versione 2015 delle norme oltre a garantire e risolvere i problemi di compatibilità tra i vari sistemi di gestione nell’ottica dell’integrazione, introduce anche l’approccio Life Cycle Thinking a cui ASCIT ha risposto pianificando attentamente il fine vita dei CDR e dei materiali utilizzati in tutti i processi oltre che alla destinazione finale dei rifiuti e alla selezione dei fornitori e dei clienti, in modo da abbassare l’impatto aziendale sui costi ambientali ed economici.

L’ABMS sarà sottoposto ad Audit di certificazione nelle giornate del 18 e19 Dicembre che lo vedrà già completamente integrato con le altri tre sistemi già certificati, sottoposti anch’essi ad Audit di sorveglianza nei giorni del 13, 14 e 15 dicembre e a cui prenderò parte come osservatore.

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4.3 Le motivazioni, le difficoltà e i benefici dell’integrazione: l’intervista al Management