Configurazione dell’interfaccia

Il primo accesso alla piattaforma è effettuato utilizzando le credenziali dell’amministratore. Quindi creiamo i gruppi relativi agli istituti scolastici, alle Ragionerie dello Stato ecc.

Figura 7.1: Strumenti di amministrazione, creazione dei gruppi relativi ai ruoli I gruppi relativi ai ruoli delle scuole sono costruiti in maniera gerarchica, con un gruppo generico scuola che contiene i ruoli relativi alla segreteria e al dirigente scolastico, come possiamo vedere nella Figura 7.1. Sempre dall’immagine si può vedere che ai singoli gruppi, che rappresentano i ruoli, sono poi associati degli utenti, che rappresentano le persone.

Per assicurare un’identificazione sicura delle segreterie degli istituti utilizziamo una nomenclatura univoca che riporta:

• sigla della provincia • nome dell’istituto

• il riferimento alla segreteria20

Definiti i gruppi strutturiamo l’archivio. Le cartelle condivise sono create posizionandosi direttamente nei “File condivisi”, come si può vedere nella Figura 7.2. La nomenclatura

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/workflow-portalescuola-share/src/main/amp/config/alfresco/web-extension/workflow-portalescuola- share-context.xml

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Per esempio, “FI_ISIS_Giorgio-Vasari_segreteria” identificherà la segreteria dell’Istituto di Istruzione Superiore “Giorgio Vasari” appartenente alla provincia di Firenze.

7.2. DETTAGLI RELATIVI AL CASO DI STUDIO 67

Figura 7.2: Creazione delle cartelle condivise

scelta per le cartelle, ossia il nome del gruppo preceduto da “GROUP_”, dipende dall’imple- mentazione data21della funzione di spostamento dei documenti (move(dest)). La variabile

destè una stringa formata dalla concatenazione di “/Condiviso/” e dall’authorityNamedel- l’assegnamento di gruppo. Alfresco memorizza i riferimenti ai gruppi con l’identificativo specificato dal loro creatore, concatenato però alla parola “GROUP_”, quindi il percorso dato dal codice (nella variabile dest) corrisponde al nome quale riportato in Figura 7.2. Se avessimo invece denominato le cartelle con il solo nome del gruppo, avremmo ottenuto un errore al momento dell’esecuzione del flusso di lavoro.

Le cartelle relative alle diverse segreterie devono avere precisi limiti per quanto con- cerne l’accesso, ossia devono essere raggiungibili solo da parte dei ruoli della segreteria (responsabile del protocollo e DSGA) e dal dirigente scolastico. A questo fine utilizziamo la schermata di gestione dei permessi relativa alla singola cartella. Qui disabilitiamo i permessi di default e indicato il gruppo relativo alla scuola come “Collaboratore”, attri- buendogli la libertà di modificare i documenti senza però poterli eliminare. Usiamo in questo caso (vedi Figura 7.3) il gruppo relativo alla scuola per indicare complessivamente i sottogruppi relativi alla segreteria e al dirigente scolastico.

Nello stesso modo è necessario impostare le restrizioni di accesso per la cartella relativa alle Ragionerie dello Stato.

Le cartelle dei singoli istituti, inoltre, devono gestire l’attribuzione dell’aspetto psc: protocollabile ai documenti. Questa funzione è realizzabile attraverso la creazione di

una regola ad hoc, che chiamiamo “Protocollabile”, associata alla singola cartella. Tale regola prevede che a ogni elemento inserito o creato nella cartella venga aggiunto l’aspetto

psc:protocollabile, come possiamo vedere nella Figura 7.4.

Lavorando sull’interfaccia della piattaforma, abbiamo ritenuto necessario creare uno spazio comune che raccolga i modelli dei documenti da utilizzare, ma anche guide sulle procedure (wiki ) e sezioni di discussione qualora si richiedesse un supporto più diretto. Alfresco fornisce uno strumento appropriato per realizzare queste funzionalità, nella forma

68 CAPITOLO 7. IL SUPPORTO TECNOLOGICO

Figura 7.3: Gestione dei permessi di accesso alle cartelle

7.2. DETTAGLI RELATIVI AL CASO DI STUDIO 69 di un sito. Implementando le caratteristiche descritte, il sito va a supportare gli utenti, riducendo la necessità di intervento da parte di terzi per spiegare le procedure (per esempio, i sindacati), o comunque trasformandola in una comunicazione asincrona riutilizzabile. Quest’ultimo punto, in particolare, si basa sull’esperienza di Alfresco come comunità: il forum22liberamente consultabile permette di trovare risposte a quelli che sono i problemi più frequenti senza dover aprire nuove discussioni.

Creiamo un sito pubblico “PortaleScuola” per raccogliere informazioni, guide e discus- sioni. Alfresco mette a disposizione pagine specifiche per queste funzionalità, è sufficiente scegliere la voce del menu “Personalizza sito” e aggiungere le pagine di interesse, come si può vedere nella Figura 7.5.

Figura 7.5: Personalizzazione delle pagine del sito PortaleScuola

Trattandosi di un sito rivolto principalmente al supporto di coloro che devono presen- tare una domanda di ricostruzione di carriera (ossia i docenti e il personale ATA), nella “Raccolta documenti” mettiamo a disposizione i modelli dei documenti da compilare. In questo caso, quindi, abbiamo un “modello autocertificazione.doc” e un “Modello Domanda di ricostruzione di carriera.pdf”.

La pagina “Wiki” permette di creare una vera e propria guida all’uso della piattaforma, aggiungendo pagine specifiche. Nel caso in esame sono appropriate pagine che spieghino la procedura della presentazione di una domanda di ricostruzione di carriera (“Presentazione di una domanda di ricostruzione di carriera”), ma anche come sia possibile ricercare le diverse scuole (“Ricerca delle scuole”).

Una volta configurata l’interfaccia del sito è possibile aggiungere i membri (vedi Figu- ra 7.6), in questo caso tutti coloro che rivestono il ruolo di personale docente o personale ATA. Quando questi gruppi vengono inseriti come membri, si attribuisce loro un “ruolo” che ne definisce i diritti di accesso. In questo frangente assegniamo loro i permessi da “Contributore” che prevedono la possibilità di leggere e aggiungere contenuti, ma non di modificarli o eliminarli. Inizialmente si era pensato di inserire i membri come “Consuma- tore”23, ma ciò avrebbe reso impossibile l’utilizzo di uno spazio di discussione. Tale pagina

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https://community.alfresco.com/

70 CAPITOLO 7. IL SUPPORTO TECNOLOGICO è messa a disposizione per favorire il reciproco supporto fra gli utenti, secondo quello che è l’esempio delle numerose comunità di progetti open source.

Figura 7.6: Aggiunta dei membri al sito PortaleScuola