L’interfaccia

La Figura 5.6 mostra la pagina principale dell’applicazione di Alfresco, ossia il pannello di controllo dell’utente. In alto troviamo il menù principale nella sua versione completa in quanto una delle schede qui visualizzate è di pertinenza esclusiva di chi detiene il ruolo di amministratore della piattaforma11. La parte centrale della schermata presenta ulteriori schede per la gestione della piattaforma e del lavoro che essa supporta.

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I dati si basano sul confronto offerto da Alfresco Software [13].

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Si rimanda al forum ufficiale di Alfresco Community https://community.alfresco.com/ ma anche alle numerose discussioni relative ad Alfresco su StackOverflow http://stackoverflow.com/questions/ tagged/alfresco.

34 CAPITOLO 5. ACTIVITI E ALFRESCO

Figura 5.6: Pagina iniziale di Alfresco per l’amministratore

File personali & File condivisi sono scorciatoie ad aree diverse dell’archivio. La loro esistenza è giustificata dal fatto che Alfresco rende disponibile una gestione differen- ziata dei diritti di accesso alle cartelle contenute nel cosiddetto repository.

Siti la piattaforma è costruita come un insieme di siti (anche il pannello di controllo è un sito), che possono essere creati dai singoli utenti e che possono avere diversi livelli di accesso a seconda dei permessi definiti.

Compiti è la scheda dedicata ai processi di lavoro e permette di raggiungere i propri compiti (ossia le attività a carico dell’utente) o i processi che l’utente ha avviato. Persone permette di ricercare gli utenti della piattaforma secondo diversi parametri. Repository è l’archivio, il nucleo di Alfresco. La visualizzazione di questa scheda dipende

dal livello di accesso del singolo utente.

Strumenti di amministrazione è una scheda di pertinenza degli amministratori della piattaforma.

Administrator la scheda assume come titolo l’user name di chi ha effettuato l’accesso. Il sottomenu contenuto permette di eseguire comandi relativi all’utente stesso (modifica del pannello di controllo, visualizzazione del profilo, cambiamento della password, ecc.).

Cerca file, persone, siti è un campo di testo per la ricerca di parole chiave nella piat- taforma. Cliccando sulla lente d’ingrandimento si può accedere alle opzioni di “Ri- cerca avanzata”, le cui schede permettono la selezione di più parametri (per esempio, selezionando il tipo di contenuto appaiono campi di ricerca specifici).

La gestione del pannello di controllo dell’utente può essere avviata dal sottomenu di “Admi- nistrator” o dall’ingranaggio posto al di sotto del campo di ricerca. La schermata relativa

5.4. ALFRESCO COMMUNITY EDITION 35

Figura 5.7: Pagina di gestione del pannello di controllo

(Figura 5.7) permette di selezionare sia la disposizione dei diversi pannelli nella pagina (layout ), sia quali di questi pannelli (dashlet ) visualizzare.

Alfresco offre alcuni processi di lavoro predefiniti12, che possono essere avviati da diversi punti della piattaforma:

• dal dashlet “I miei compiti”, se presente nel pannello di controllo • dalle due pagine aperte tramite il sottomenu di “Compiti” • dai menu relativi ai singoli documenti dell’archivio

Una volta selezionato il processo di lavoro che si desidera avviare, questo viene gestito tramite notifiche dei compiti e moduli da compilare. In particolare si possono visualizzare i propri compiti attivi (o quelli rivolti ad un gruppo di cui si fa parte) o dal pannello “I miei compiti” o dal menu “Compiti / I miei compiti”.

I moduli (o form) permettono agli utenti di interagire con i processi di lavoro gestiti dalla piattaforma. Ad esempio, il workflow predefinito “Esamina e approva (esame di gruppo)” può essere avviato previa la compilazione dell’opportuno modulo (Figura 5.8). I form sono costituiti da una serie di campi di vario tipo, la cui compilazione può essere obbligatoria13_{o meno per il proseguimento del lavoro.}

La pagina relativa all’archivio (“Repository”, Figura 5.9) offre sia i comandi per la creazione di nuovi documenti e cartelle (siano essi testo semplice o le varie tipologie di con- tenuti gestite da Google Docs), sia quelli per il loro caricamento direttamente dal proprio computer.

Ai singoli elementi (siano essi cartelle o documenti) memorizzati nell’archivio viene associato un menu (come possiamo vedere nella Figura 5.9) che copre le principali opera-

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Se ne può trovare una lista con relative descrizioni all’interno della documentazione, in particolare si rimanda alla pagina http://docs.alfresco.com/community/tasks/library-item-assign-workflow. html.

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Figura 5.8: Modulo iniziale per “Esamina e approva (esame di gruppo)”

5.4. ALFRESCO COMMUNITY EDITION 37 zioni sui contenuti. Di particolare interesse14 _{risultano le voci “Gestisci regole” e “Gestisci}

permessi”.

Le regole sono comportamenti specifici che possono essere attribuiti ai contenuti di una cartella. L’attivazione della regola può avvenire quando i file sono aggiunti, modifi- cati o eliminati e può comportare diverse modifiche, dall’esecuzione di particolari script all’aggiunta/rimozione di un aspetto o alla trasformazione di un contenuto da un tipo all’altro.

I permessi, a loro volta, definiscono le eventuali restrizioni nell’accesso ai contenuti di una cartella. Si può agire a livello di singoli utenti o di gruppi, impostando diversi livelli di autonomia (qui chiamati “ruoli”) secondo le seguenti definizioni15:

Contributore ha diritti completi sui contenuti di cui è proprietario e non può modificare né eliminare i contenuti creati da altri

Collaboratore ha diritti completi sui contenuti di cui è proprietario e ha il diritto di modificare ma non di eliminare i contenuti creati da altri

Coordinatore ha diritti completi su tutti i contenuti, sia quelli creati personalmente sia quelli creati da altri

Redattore ha il diritto di modificare le proprietà dei file e di eseguire il Check In e il Check Out dei file, ma non può creare contenuti personali

Consumatore ha diritti di sola lettura e non può creare contenuti personali

La pagina degli “Strumenti di amministrazione” contiene le schede che permettono all’am- ministratore di gestire numerosi aspetti relativi sia alla visualizzazione dell’applicazione, sia alla sua struttura. Le funzionalità più importanti riguardano la gestione degli utenti e dei gruppi.

Figura 5.10: Creazione di un nuovo utente

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Si tratta di elementi che verrano utilizzati nel corso del caso di studio.

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Figura 5.11: Creazione di un nuovo gruppo

La creazione di nuovi utenti o di nuovi gruppi è di semplice realizzazione, in quan- to richiede solo la compilazione di un form (rispettivamente Figura 5.10 e Figura 5.11), ricordando di dare identificativi univoci. I gruppi permettono la creazione di una strut- tura gerarchica, in quanto al loro interno si possono trovare sia singoli utenti che appositi sottogruppi.

Pensando a una piattaforma per il supporto del lavoro collaborativo, i gruppi paiono essere degli strumenti appropriati per la descrizione dei ruoli identificati dall’analista. Come i ruoli, anche i gruppi sono distinti dalla persona fisica (cioè l’utente) e possono essere ricoperti da uno o più individui. Inoltre, i permessi di accesso all’informazione dipendono a livello logico dal ruolo ricoperto da una persona, fatto che si può tradurre a livello pratico con il diverso ruolo16 attribuito al gruppo in relazione all’accesso ad una cartella.

Un’altra funzionalità interessante messa a disposizione dalla piattaforma è la possibilità di dar vita a siti interni alla stessa. I siti costituiscono una sorta di spazio di lavoro condiviso per tutti i loro membri e possono implementare una propria raccolta di documenti, nonché spazi di discussione, wiki, ecc.

La creazione di un sito è gestita dal sottomenu della voce “Siti” (o dal relativo dashlet se presente nel “Pannello di controllo”) e viene eseguita tramite la compilazione di un semplice modulo (Figura 5.12). Fondamentale è la distinzione di tre diversi livelli di “Visibilità”: Pubblico liberamente raggiungibile e accessibile da parte di tutti i membri dell’organizza-

zione. Questi possono visualizzare tutto il materiale in esso raccolto, ma non possono creare contenuti, anche se è sufficiente cliccare sull’ingranaggio (in alto a destra) e selezionare “Partecipa al sito” per divenirne membri

Moderato il sito può essere raggiunto da qualsiasi membro dell’organizzazione, ma per ottenere l’accesso la loro domanda di partecipazione deve ottenere l’approvazione dell’amministratore

Privato il sito è visibile per i soli membri aggiunti dal manager dello stesso

5.4. ALFRESCO COMMUNITY EDITION 39

Figura 5.12: Creazione di un nuovo sito

Il nome assegnato alla pagina genera automaticamente il nome URL, anche se quest’ultimo può poi essere modificato indipendentemente.

I siti presentano un “Pannello di controllo” come le pagine dei singoli utenti. Questo può essere configurato cliccando sull’ingranaggio e selezionando “Personalizza pannello di controllo”, così da accedere alla schermata di gestione del layout e dei dashlet visibili. Selezionando invece la voce “Personalizza sito”, è possibile scegliere quali pagine aggiungere allo stesso: • Blog • Calendario • Discussioni • Elenchi dati • Link • Raccolta documenti • Wiki

La panoramica fin qui offerta copre una piccola parte delle possibilità messe a disposi- zione dal sistema di Alfresco17. Tuttavia, quanto visto finora non appare sufficiente per la creazione di una piattaforma di supporto a specifici lavori. In questo senso si pensi solamente all’assenza di un’interfaccia per la descrizione e l’implementazione di workflow personalizzati. La distribuzione open source del sistema consente all’utente di estenderla e modificarla secondo necessità, ma obbliga a far ciò lavorando direttamente sul codice. Devono quindi essere creati dei moduli di personalizzazione.

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Per una guida completa si rimanda alla documentazione http://docs.alfresco.com/community/ concepts/master-using-intro.html.

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