La conservazione delle risorse digital

Le logiche e le prassi legate alla funzione conservativa delle memorie digitali comporta- no un significativo cambiamento rispetto alle pratiche tradizionali legate alla documenta- zione cartacea. Una delle caratteristiche precipue della conservazione in ambiente digita- le è infatti una funzione attiva e continua nel tempo. Un aspetto che richiede un forte cambiamento di mentalità a fronte di analisi, esperienze e sperimentazioni empiriche ancora poco sviluppate.

La diversificazione dei prodotti ostacola inoltre la formalizzazione di soluzioni univoche e la rapida obsolescenza dei supporti non consente di impostare piani di sperimentazio- ne sufficientemente protratti nel tempo al fine di individuare metodi e procedure condi- visi, standard univoci e di produrre una regolamentazione adeguata.

La conservazione digitale abbisogna quindi di un insieme di attività e strumenti che per- mettano il mantenimento dell’accessibilità, della leggibilità ed intelligibilità, dell’autentici- tà e integrità nel lungo periodo dei documenti informatici, in un ambiente tecnologico diverso da quello di origine.

In questo senso la pratica conservativa non può coincidere con la preservazione del flus- so di bit, ma implica anche il mantenimento delle informazioni necessarie ad assicurare la interpretazione di tale flusso, attraverso la predisposizione di set di metadati descritti- vi e gestionali.

All’interno della normativa di riferimento in tema di documentazione amministrativa le disposizioni dedicate alle esigenze conservative sono numerose.

Il Testo Unico sul documento amministrativo (DPR 445/2000) e le relative regole tecniche (DPCM 31 dicembre 2000) prevedono in particolare: operazioni di salvataggio periodiche su supporti removibili da conservare in duplice copia in luoghi remoti e sicuri; la necessità di mantenere leggibili le informazioni rimosse dal sistema; nel caso della conservazione sosti- tutiva il mantenimento delle informazioni relative alla gestione informatica dei documenti come parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei documenti ogget- to delle procedure di conservazione; l’obbligatorietà del log di sistema con la registrazione e verifica degli utenti e di tutti gli interventi effettuati e la gestione conservativa delle infor- mazioni, con riferimento alle modifiche effettuate sui singoli campi del database relativo ai dati di registrazione di protocollo; la garanzia di leggibilità nel tempo di tutti i documenti tra- smessi, compresi gli allegati; i dati della segnatura di protocollo (ovvero gli elementi che identificano il profilo del documento in ambiente digitale) sono contenuti nel messaggio stesso di invio del documento in un file conforme allo standard XML.

Il Decreto del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 14 ottobre 2003 contenente le linee guida sulla gestione informatica dei documenti prevede che:

• i requisiti dei documenti informatici implicano la loro identificazione certa e stru-

menti di garanzia dell’integrità: identificabilità dell’autore (persona fisica e giuridi- ca), sottoscrizione, idoneità alla registrazione di protocollo in quanto strumento identificativo, accessibilità, leggibilità, interscambiabilità;

• i formati devono garantire la non modificabilità di struttura e contenuti: si fa per-

tanto divieto di produrre documenti informatici che contengano “macroistruzioni o codice eseguibile tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto”;

I P R E S U P P O S T I E G L I S T R U M E N T I P E R L A D E M A T E R I A L I Z Z A Z I O N E

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• si prevede l’obbligo di incorporare “in modo irreversibile” eventuali immagini,

suoni e video qualora costituiscano parti integranti del documento digitale.

La Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 22 novembre 2003 sull’utilizzo dei sistemi di posta elettronica stabilisce l’obbligo dell’adozione di metodi di conservazio- ne dei messaggi pervenuti in relazione alle tipologie documentarie e ai tempi di tenuta. La Deliberazione CNIPA 11/2004 sulla riproduzione sostitutiva detta i principi in materia di conservazione: la conservazione di documenti digitali avviene mediante memorizzazio- ne su supporti ottici e termina con l’apposizione sull’insieme dei documenti del riferimen- to temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che atte- sta il corretto svolgimento del processo (anche nel caso di riversamento sostitutivo che implica – nel caso dei documenti informatici o di documenti analogici originali unici – l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico uffi- ciale che attesti la conformità di quanto memorizzato al documento d’origine).

Stabilisce inoltre i compiti da affidare alla figura specifica del Responsabile della conser- vazione: la definizione delle caratteristiche e dei requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti (analogici o digitali); la gestione delle procedure di sicurezza e tracciabilità anche per garantire l’esibizione dei documenti; l’archiviazione dei dati relativi alla descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti, agli estremi identificativi del Responsabile della conservazione, all’indicazione delle copie di sicurez- za; il mantenimento e l’accessibilità di un archivio del software dei programmi; la defini- zione e la verifica delle procedure di sicurezza; la verifica periodica dell’effettiva leggibi- lità dei documenti conservati.

La stessa Deliberazione prevede inoltre la possibilità di delegare a terzi l’esercizio di responsabilità in materia di conservazione digitale e ne definisce i limiti.

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ROGETTI DI RICERCA INTERNAZIONALI ED EUROPEI

Le principali tematiche legate alla gestione e conservazione della documentazione digita- le necessitano di risorse, di infrastrutture per la ricerca – laboratori e centri di competen- za – dove condividere esperienze e sperimentare soluzioni applicative, di luoghi di con- fronto sugli aspetti normativi e sull’evoluzione delle tecnologie, di modalità operative che diano soluzioni e risposte alle richieste del mercato e delle amministrazioni alle prese con le problematiche indotte dall’uso delle tecnologie informatiche.

DELOS e ERPANET

Alcune iniziative europee sono state dedicate alla creazione di reti di cooperazione in questo ambito, tra cui in particolare il progetto DELOS, con una specifica area di ricerca

nel campo della conservazione digitale, e la rete ERPANET (Electronic Resource

Preservation and Access Network, 2002-2004).

Il sito www.erpanet.org mette a disposizione una ricca documentazione (analisi critica della letteratura specializzata, valutazione di progetti di ricerca e applicativi, sviluppo di tool per le diverse attività conservative, realizzazione di iniziative formative nella forma di seminari e workshop, sviluppo di studi di casi nei diversi settori) dedicata alle proble- matiche organizzative e tecniche della conservazione digitale.

• superare l’isolamento (soprattutto delle istituzioni di piccole dimensioni) e garanti- re la multi-disciplinarità delle iniziative;

• coinvolgere come nodi di una rete europea i centri di ricerca e le istituzioni che con-

servano il patrimonio culturale digitale, ma anche le società di informatica, il mondo economico, la pubblica amministrazione al fine di scambiare e condividere conoscen- ze e idee rendendole disponibili anche a coloro che non partecipano attivamente ai progetti di ricerca;

• promuovere lo sviluppo e l’uso di standard e best practice;

• definire requisiti e criticità specifici della funzione conservativa. Proprio con riferi-

mento alle criticità in tutte le iniziative formative sviluppate da ERPANET, uno dei temi che emerge sempre per la sua centralità e che merita quindi uno specifico approfondimento è quello relativo ai problemi dell’autenticità e dell’accessibilità delle risorse digitali, cui si è già in parte fatto cenno in precedenza e che si affron- ta ora con maggiore attenzione.

InterPARES

Il Progetto InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems: www.interpares.org), guidato dalla School of Library, Archival and Information Studies at the University of British Columbia, è un’iniziativa internazionale in cui rappresentanti di istituzioni pubbliche e industrie private specializzate in campo archi- vistico e informatico, stanno collaborando per sviluppare la conoscenza richiesta per la conservazione a lungo termine dell’autenticità dei record creati in ambiente digitale. Nel contesto della ricerca sulla documentazione digitale, i risultati del progetto interna- zionale InterPARES 1 sui requisiti di autenticità delle risorse digitali costituiscono un punto di riferimento imprescindibile per alcune conclusioni concettuali e di metodo cui il Gruppo di Lavoro è pervenuto.

Tali requisiti applicati ai documenti elettronici hanno costituito un’area di indagine fon- damentale e prioritaria del progetto che ha identificato, nella prima fase di attività con- clusa nel 2001, un quadro generale coerente degli elementi costitutivi, attributi e proce- dure idonei a consentire la verifica dell’autenticità nel tempo delle risorse digitali. Lo scopo principale del progetto è consistito nello sviluppo della teoria e dei metodi essenziali alla conservazione a lungo termine di documenti elettronici autentici, e, su que- sta base, formulare indirizzi, strategie e standard capaci di garantire tale conservazione. L’oggetto primario sono stati i documenti testuali non correnti contenuti in database e document management system e prodotti nel corso di attività amministrative.

Tra le principali conclusioni formulate a chiusura della prima fase del progetto, è stata dimostrata la sostanziale impossibilità di garantire una conservazione statica dei docu- menti informatici, e la possibilità di assicurare unicamente il mantenimento dell’integrità del contenuto e dell’autenticità della documentazione mediante adeguate procedure di migrazione su nuovi supporti garantite da un soggetto imparziale.

È stata inoltre evidenziata la necessità di specifici standard di formazione, rigorose pro- cedure di migrazione e apposite strutture garanti dedicate per la conservazione di docu- menti informatici che mantengano i caratteri di integrità e autenticità.

I P R E S U P P O S T I E G L I S T R U M E N T I P E R L A D E M A T E R I A L I Z Z A Z I O N E

Di particolare importanza risulta l’assunto secondo il quale la conservazione a lungo ter- mine in ambiente elettronico permette solo la produzione di copie autentiche di docu- menti elettronici autentici, a causa delle modifiche nel flusso di bit che costituiscono i documenti, dovute all’accesso e alla continua necessità di migrazioni indotte dall’obsole- scenza tecnologica.

Le problematiche legate all’autenticità e al suo mantenimento riguardano sia i documen- ti ancora attivi nell’ambiente di produzione originario e che siano stati sottoposti a pro- cessi di migrazione, sia quelli già trasferiti o in fase di trasferimento verso ambienti dedi- cati alla conservazione e alla consultazione per fini di ricerca.

Per i documenti digitali non è possibile la verifica dell’autenticità nel tempo, in quanto non legati ad un supporto originario e soggetti a migrazioni ripetute. Si deve quindi par- lare di una presunzione di autenticità, garantita da una serie di requisiti legati alle fasi di formazione del documento e alle modalità di trasferimento, compresa la documentazio- ne della “catena ininterrotta” della custodia.

Tale presunzione di autenticità implica la necessità di un’identificazione certa dei documen- ti, attraverso schemi che riportino gli elementi costitutivi e gli attributi descrittivi del docu- mento e del contesto di produzione (amministrativo, giuridico, documentario), individuan- do le procedure che hanno garantito l’integrità della fonte in tutte le fasi della sua gestione. Pertanto l’autenticità dei documenti digitali viene garantita unicamente dalla possibilità di identificare univocamente gli elementi costitutivi dei singoli documenti e le informazioni di contesto ad essi legate: i dati che identificano la provenienza (organizzazione respon- sabile, autore), le componenti logiche interne, la registrazione univoca dell’avvenuta acquisizione, le relazioni alla base della formazione e organizzazione dell’archivio (ad esempio, classificazione e fascicolazione), l’impronta e il certificato relativi all’utilizzo della firma digitale quale elemento per l’autenticazione del documento al momento della sua formazione.

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B

IBLIOGRAFIA SPECIFICA SULLE TEMATICHE DELLA

“

DEMATERIALIZZAZIONE

”

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Nel documento LA DEMATERIALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA (pagine 61-67)