A MMINISTRAZIONE AOO REPRO U TENTI P ROTOCOLLI REPRO GEDOC U TENTI P ROTOCOLLI G E DOC

AGCOM 2 70 10.541 0 0 ARdsU 2 19 2.490 0 ASI 2 244 9.599 7 7 CdS 2 148 25.232 0 CFdS 33 286 222.365 0 CNIPA 2 181 3.119 177 30.000 ENIT 1 4 0 0 ENPALS 12 108 65.432 0 INAF 3 29 6 0 Inpdap 92 4.601 641.202 0 MINCOM 13 241 64.218 4 1 PCM 1 27 0 26 1.063 Telti 1 16 371 9 11 Val Grande 1 16 2 TOTALE 164 5.888 1.034.034 223 31.082 Assesment

Il Centro di competenza sulla trasparenza e gestione elettronica dei flussi documentali del CNIPA, ha completato il monitoraggio per il 2005 sullo stato di attuazione dei progetti del Protocollo informatico e gestione elettronica dei documenti. Tale indagine ha riguardato aspetti organizzativi, progettuali e formativi relativi all’attuazione della normativa sulla gestione elettronica dei documenti.

Allo scopo è stato predisposto un questionario elettronico via web (già precompilato con le informazioni già fornite nelle precedenti attività di assessment) e una base informativa di pro- getto per rendere più semplice e veloce sia la compilazione che l’elaborazione dei dati. I risultati dell’indagine costituiscono il quadro più autorevole e aggiornato relativamente alla diffusione della gestione elettronica dei documenti nella PA italiana e l’analisi dei punti critici riscontrati presso le singole amministrazioni consente di programmare gli ade- guato supporti consulenziali da parte del CNIPA.

I risultati sono consultabili all’indirizzo http://protocollo.gov.it/iniziative_05.asp

Conclusioni

Dalle rilevazioni fatte presso le amministrazioni emerge che l’attuazione delle norme inte- se a trasformare la PA in amministrazione digitale presenta alcuni problemi. Tuttavia que- sta prima esperienza fa emergere come il modello ASP consenta di generare economie di

scala mettendo a fattor comune, in tempi rapidi, soluzioni che corrispondono in pieno ai requisiti normativi e garantiscono, nel contempo, l’impianto di un sistema uniforme e interoperabile in tutte le sue funzionalità, capaci quindi di assicurare la massima facilità nello scambio dei documenti.

La proposta quindi di uno specifico servizio da parte del CNIPA non intende sostituirsi all’offerta di mercato, quanto piuttosto ad agire nei confronti di questo come sprone, indi- cando modalità di approccio, livelli di servizio, politiche di prezzo, modelli di assistenza alle PA coinvolte.

I

@P@

Uno degli strumenti chiave per ridurre l’uso della carta è la posta elettronica che può essere “semplice” o “certificata”: il suo impiego è giuridicamente paragonabile rispettiva- mente a quello della tradizionale “posta ordinaria” o di quella “raccomandata”. In moltis- simi casi la posta elettronica può sostituire quella cartacea: si tratta di cambiare le proce- dure e di abituare il personale a corrispondere in modo elettronico anziché in quello car- taceo. È stato stimato che mentre il costo complessivo di una raccomandata tradizionale è di circa 20 euro, l’analoga operazione compiuta con posta elettronica costerebbe circa 2 euro. A livello dell’intera amministrazione dello Stato i risparmi, pertanto, sarebbero enormi.

Al fine di favorire, nell’ambito della PA centrale, la sostituzione di comunicazioni cartacee con comunicazioni elettroniche, il Comitato dei Ministri per la Società dell’Informazione ha approvato nel 2003 un progetto noto con la sigla “@P@”; questo progetto, gestito dal CNIPA, si avvale di un finanziamento di 18 MEuro e prevede tre azioni principali:

a) Predisposizione delle condizioni abilitanti. Si tratta di attività propedeutiche, sul versante normativo e delle infrastrutture, per rendere concretamente possibile la diffusione su larga scala della comunicazione elettronica nella PA.

• È stata predisposta una “Direttiva” ministeriale sull’utilizzo della posta elettroni-

ca nella PA (27 novembre 2003).

• È stato predisposto un “Indice delle PA” (www.indicepa.gov.it), accessibile

anche al pubblico, il quale contiene già gli indirizzi e-mail di oltre 1600 ammi- nistrazioni. Attraverso l’IndicePA ogni amministrazione espone la struttura dei propri uffici e l’elenco dei servizi offerti, con le informazioni per il loro utilizzo e gli indirizzi di posta elettronica da impiegare per comunicazioni e per lo scam- bio di documenti e informazioni, anche ufficiali e a valore legale.

• È stata realizzata la “Rubrica della PA”, per uso interno, la quale contiene gli indi-

rizzi di e-mail dei pubblici dipendenti.

b) Stimolo di iniziative nella PA centrale. Una task force predisposta dal CNIPA ha sol- lecitato proposte per la modifica e lo snellimento delle procedure amministrative mediante la sostituzione della comunicazione cartacea con posta elettronica e Posta Elettronica Certificata. Una volta individuate le aree di intervento, gli esperti del CNIPA hanno poi assistito le amministrazioni anche nella fase di analisi ed in quel- la di formulazione delle proposte tecniche.

LA D E M A T E R I A L I Z Z A Z I O N E D E L L A D O C U M E N T A Z I O N E A M M I N I S T R A T I V A

AM M I N I S T R A Z I O N I C E N T R A L I

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c) Selezione e cofinanziamento delle iniziative. Le proposte di progetto, individuate nella precedente fase, sono state successivamente selezionate da un’apposita Commissione, sulla base di criteri legati all’analisi costi benefici, all’originalità e alla riproducibilità delle iniziative ed ai miglioramenti sulla qualità dei servizi. Complessivamente sono state approvate 30 iniziative di 16 amministrazioni, che hanno interessato 300 procedure; il co-finanziamento è stato in media del 30%, su un costo complessivo per realizzare i progetti di 50 MEuro.

I progetti co-finanziati sono stati avviati durante il 2005 ed i primi benefici saranno con- seguiti già nel primo trimestre del 2006. La gran parte di essi sarà conclusa entro il 2006. Si prevede di ottenere a fine 2006, quando tutte le iniziative co-finanziate saranno a regi- me, un risparmio di oltre 150 MEuro per anno, di cui circa la metà attribuibile agli oltre 2.600 anni/persona riutilizzabili e la rimanente parte agli oltre 75 milioni di pagine di carta di cui verrà soppressa ogni anno la produzione, spedizione e archiviazione. E ciò senza considerare il miglioramento della qualità del servizio derivante dall’abbattimento dei tempi delle procedure amministrative. Anche applicando un’ottica meramente industriale si tratta di un investimento con tempi di rientro estremamente contenuti (meno di due anni) e con altissima redditività.

L

I progetti co-finanziati riguardano un’ampia, e spesso inattesa, varietà di situazioni, il che fornisce una chiara indicazione delle grandi potenzialità di intervento. In ogni caso è pos- sibile individuare alcuni tipi di iniziative particolarmente interessanti in quanto efficace- mente rappresentative di situazioni ricorrenti nell’ambito della PA e, quindi, ottime can- didate per processi di riuso. Tra esse si possono citare:

a) Comunicazioni tra amministrazioni. Queste possono essere drasticamente sempli- ficate ed accelerate tramite il protocollo informatico e la Posta Elettronica Certificata. Quest’ultima, eventualmente accoppiata alla firma digitale, consente una completa tracciabilità sia dei tempi di spedizione e ricezione sia del contenuto dei messaggi. Il risparmio è particolarmente significativo quando la comunicazione elettronica sostituisce addirittura la consegna a mano di documenti di rilevante importanza, come nel caso degli avvisi di reato trasmessi dalle forze di polizia alle procure (quasi due milioni di comunicazioni all’anno).

b) Comunicazioni interne. Questo caso interessa soprattutto le amministrazioni con struttura territorialmente distribuita in cui i flussi interni di documentazione carta- cee sono di grande volume e a volte rivestono notevole rilevanza formale. L’intervento prevede il ricorso alla posta elettronica sia ordinaria che certificata, e consiste nella sostituzione con comunicazioni elettroniche dello scambio di docu- menti cartacei per la gestione interna (comunicazioni amministrazione-dipendente, tra dipendenti, bacheche elettroniche).

c) Portali per la diffusione delle informazioni. I portali consentono di sostituire effica- cemente i flussi “uno a molti”, oggi gestiti a livello cartaceo, tramite un processo di pubblicazione formale delle informazioni, con eventuali meccanismi di registrazio- ne ed accesso selettivo. Le tipologie ricorrenti sono quelli della comunicazione del-

l’amministrazione verso i dipendenti e verso soggetti esterni, cittadini ed operatori di settore. I portali possono anche supportare la comunicazione nei due sensi, e quindi dai soggetti esterni verso l’amministrazione. Questo è il caso dei portali destinati a consentire a cittadini e imprese la consultazione dello stato di avanza- mento delle pratiche di competenza su tutti i procedimenti posti in trasparenza. Occorre infine osservare che in tutti i casi sopra esposti la sostituzione del flusso carta- ceo con la comunicazione elettronica costituisce solo una componente del risparmio complessivo. Infatti il ridisegno delle procedure porta alla creazione di documenti che nascono digitali nella loro versione originale, e quindi estende i suoi benefici anche a tutti i successivi passaggi di trasmissione, gestione ed archiviazione del documento, eliminan- do alla sorgente i problemi relativi alla certificazione di conformità ed all’eliminazione degli originali cartacei.

LA D E M A T E R I A L I Z Z A Z I O N E D E L L A D O C U M E N T A Z I O N E A M M I N I S T R A T I V A