C ENTRO N AZIONALE PER L ’I NFORMATICA NELLA P UBBLICA

A

MMINISTRAZIONE

I

L SERVIZIO DI PROTOCOLLO E DI GESTIONE DOCUMENTALE IN MODALITÀ

ASP

Il contesto

Con l’obiettivo di promuovere la realizzazione di sistemi informativi per la gestione elet- tronica dei flussi documentali, il Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie ha emanato nel dicembre 2002 una direttiva sulla “Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione dei flussi documentali”.

La Direttiva, indirizzata a tutte le amministrazioni centrali dello Stato e agli enti pubblici

sottoposti a vigilanza ministeriale9_{, ha istituito presso il Centro Tecnico della RUPA (ora}

CNIPA) un Centro di Competenza per il progetto protocollo informatico e trasparenza amministrativa.

Il Centro di Competenza si configura come l’unico punto di riferimento per il progetto e svolge funzioni di indirizzo e coordinamento, promuovendo iniziative di affiancamento alle amministrazioni.

In attuazione di un principio di sussidiarietà nei confronti delle amministrazioni che si sono trovate in difficoltà nell’attuare gli adempimenti dettati dal DPR n. 445/2000 nei tempi previ-

sti10_{, nel corso del 2003 il Ministro dell’Innovazione e Tecnologie ha incaricato il Centro}

Tecnico (ora CNIPA) di predisporre una infrastruttura tecnico organizzativa per la gestione di un servizio di protocollo informatico, di gestione dei flussi documentali e di conservazio- ne documentale, da erogare alle amministrazioni che ne facciano richiesta.

La gara ed il Contratto Quadro

A tale scopo il Centro di Competenza per il progetto protocollo informatico e trasparen- za amministrativa ha indetto ed aggiudicato, sempre nel corso del 2003, una gara euro- pea per la realizzazione dell’impianto e per la gestione dell’infrastruttura generale e dei servizi collegati, da erogarsi in modalità ASP (Application Service Provider).

Una volta completata la fase concorsuale e negoziale, il CNIPA ha coordinato il progetto del fornitore finalizzato alla realizzazione dell’infrastruttura tecnico organizzativa di gestione ed erogazione del servizio e provvede ad una continua azione di monitoraggio sulla fornitura dei servizi di protocollo informatico (servizio REPRO), di gestione dei flus- si documentali (servizio GEDOC) e di conservazione documentale (servizio STORE) e degli altri servizi accessori (formazione, consulenza).

La fornitura è regolata dal Contratto Quadro stipulato il 30/12/2003 tra il Raggruppamento

Temporaneo di Impresa11 _{aggiudicatario della gara (l’Application Service Provider) ed il}

Centro Tecnico (ora CNIPA), mentre i fruitori di tale servizio sono rappresentati dalle sin- gole Amministrazioni che, avendo stipulato un protocollo di adesione con il CNIPA stes- LA D E M A T E R I A L I Z Z A Z I O N E D E L L A D O C U M E N T A Z I O N E A M M I N I S T R A T I V A

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9 _{Per le regioni e gli enti locali territoriali costituisce contributo alla determinazione della materia, nel}

rispetto della loro autonomia amministrativa. Tale Direttiva può rappresentare schema di riferimento anche per le altre amministrazioni pubbliche di cui all’articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165.

10_{ossia l’adozione del protocollo informatizzato a partire dal 1 gennaio 2004.}

so, sottoscrivono con l’ASP un apposito “Ordinativo di fornitura” nell’ambito del Contratto Quadro sopra citato, che in dettaglio definisce:

a) le condizioni contrattuali generali di riferimento (servizi, prezzi unitari, importo com- plessivo massimo, modi e tempi);

b) le modalità contrattuali con le quali le amministrazioni accederanno ai servizi (Piano dei fabbisogni, Piano dettagliato degli interventi ed Ordinativi di fornitura);

c) le modalità tecniche e le misure di sicurezza che il fornitore deve garantire;

d) le modalità e le garanzie che il fornitore deve porre in essere per favorire la migrazio- ne ad altro fornitore (Piano di migrazione ed affiancamento).

La fruizione, che prevede servizi accessori di supporto quali Help Desk, consulenza e for- mazione, avviene tramite pagamento di un canone mensile correlato alle utenze attivate e di un costo aggiuntivo per ogni documento inserito nel sistema, commisurato quindi ai consumi effettivamente utilizzati da ogni singola amministrazione.

Il servizio di Protocollo ASP del CNIPA

Il servizio proposto dal CNIPA a tutte le PA è, di per sè fortemente innovativo in quanto, in attuazione delle norme dirette alla semplificazione dei procedimenti amministrativi

(articolo 25 della legge 340/2000), applica il principio del riuso12_{del software e si avva-}

le per la prima volta di un servizio erogato in modalità ASP.

Tali scelte permettono, da un lato, di rendere disponibile il servizio in tempi rapidi, dal- l’altro, di limitare i costi a carico delle amministrazioni a quelli relativi all’effettivo utiliz- zo del servizio (costi a consumo).

Attraverso questa modalità le amministrazioni che decidono di aderire possono concen- trarsi solo sugli aspetti organizzativi e sull’attivazione del servizio, tralasciando quelli rela- tivi alla realizzazione dell’infrastruttura, in quanto incombenza a carico dal fornitore del servizio.

Le strategie e le scelte alla base del servizio in modalità ASP sono:

• soluzione di VELOCE attivazione;

• SCALABILITÀ e FLESSIBILITÀ in relazione alle esigenze di ciascuna Amministrazione;

• investimenti iniziali LIMITATI (l’Amministrazione, infatti, non deve acquistare nessuna

licenza software, né alcun tipo di hardware per l’infrastruttura13_);

• costi correlati ai CONSUMI effettivi

Il Servizio offerto alle Amministrazioni, realizzato completamente in ambiente web per quanto riguarda la componente applicativa, si articola nelle seguenti componenti: 1. Componente REPRO, per la gestione del nucleo minimo protocollo, con la completa

implementazione di tutte le funzioni di registrazione, protocollazione, segnatura, clas-

AM M I N I S T R A Z I O N I C E N T R A L I

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12_{Ci si riferisce al software SIGeD sviluppato dal Ministero dell’Economia e Finanze (MEF) e concesso a tito-}

lo gratuito e non esclusivo al Centro Tecnico (ora CNIPA) al fine di fornirlo in uso al Application Service Provider.

13_{Vanno invece previsti quelli rivolti all’acquisizione di apparecchiature necessarie per le operazioni di segna-}

sificazione ed assegnazione dei documenti secondo quanto previsto dalla normativa vigente;

2. Componente GeDOC, per la gestione dei documenti in modalità avanzata, fascicolo

Nel documento LA DEMATERIALIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA (pagine 189-191)