CONTINGENCY RESERVE (pro memoria) - “CONTINGENCY RESERVE (pro memoria)”

TITOLO 04. “CONTINGENCY RESERVE (pro memoria)”

04. CONTINGENCY RESERVE (pro memoria)

(Contingency reserve)

N.B. Gli imprevisti in linea generale non vanno inseriti nel budget. Una quota di imprevisti fino ad un massimale del 5% del totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01. + Titolo 02.) può essere eccezionalmente inserita a budget (art. 15.6. delle General Conditions) nel momento in cui è presa la decisione di finanziamento.

1 100

“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett

3. DEFINIZIONE DI COSTI ELEGGIBILI (General Conditions, Art.15 – Eligible costs)

COSTI ELEGGIBILI includono Titolo 01 + Titolo 02 + Titolo 03 + Titolo 04 (se incluso) Per essere considerati eleggibili, i costi sostenuti devono essere:

• Direttamene collegati all’oggetto dell’agreement con ECHO (cioè all’operazione in oggetto);

• Necessari alla realizzazione dell’operazione;

• Ragionevoli e rispettare i principi di “sound financial management”, con particolare riferimento a

“value for money” e “cost-effectiveness”;

• Essere stati sostenuti durante il ciclo di vita del progetto (cioè dalla data di eleggibilità delle spese specificata nell’articolo 3.3. del Grant Agreement alla fine del periodo di implementazione del progetto (cfr. General Conditions, art.15.1. e Grant Agreement, Special Conditions, art.3.3.)³;

• Essere stati effettivamente sostenuti, quindi essere registrati nei documenti contabili dell’NGO, essere identificabili e controllabili. Tutti i documenti contabili – in originale – devono essere tenuti a disposizione della UE per un periodo di 5 anni (cfr. anche General Conditions, art. 17.3. e 13.9.) Una lista indicativa dei costi eleggibili è inclusa nel capitolo Financial Provision delle General Conditions, art. 15:

A. Stock

• I costi per la costituzione di stock da parte dell’Organizzazione Umanitaria per un utilizzo collegato all’operazione oggetto dell’Agreement, sono eleggibili anche quando sono stati sostenuti prima della data di eleggibilità delle spese.

B. Costi diretti

• Costi dello staff implicato nel progetto, corrispondente ai salari reali + indennità sociali + altri costi legati alla remunerazione. Possono essere anche inclusi i costi del personale a livello dell’Headquarter direttamente correlabili all’esecuzione del progetto. I salari e i costi non devono eccedere quelli normalmente applicati dall’Organizzazione Umanitaria;

• Costi di viaggio e sussistenza (subsistence costs) per lo staff che prende parte al progetto, garantendo che non superino quelli normalmente applicati dall’organizzazione umanitaria;

• Costi di acquisto (nuovo o usato) per le attrezzature (equipment) attribuibili all’operazione;

• Costi di acquisto di beni e servizi (trasporto, immagazzinamento e distribuzione, affitto attrezzature, ecc.) direttamente attribuibili all’operazione;

• Costi che derivano direttamente, o sono collegati, all’accettazione o distribuzione di contribuzioni acquisite (contribution in kind);

• Beni di consumo e forniture (consumables and supplies) direttamente attribuibili all’operazione;

• Spese per gli appalti (on contracting) o spese eseguite dai partner dell’Organizzazione Umanitaria direttamente attribuibili all’operazione;

• La proporzione dei costi dell’Ufficio di Terreno (field office) che corrisponde all’ammontare delle attività direttamente attribuibili all’operazione o alla proporzione del finanziamento della UE;

• Costi che derivano direttamente dalle necessità dell’Agreement (diffusione delle informazioni, specifiche valutazioni del progetto, attività di reporting alla EC, costi di traduzione, riproduzione, assicurazione, training mirato alle persone coinvolte nell’operazione, ecc.), inclusi i costi dei servizi finanziari (financial service costs) (in particolare commissioni applicate ai trasferimenti bancari).

3 Le spese di un progetto ECHO sono eleggibili dalla data specificata nel Grant Agreement fino alla data di chiusura del progetto. I pagamenti possono essere fatti dopo la chiusura del progetto, purché le spese siano state finanziariamente e legalmente commissionate durante il periodo di implementazione delle attività (General Conditions, art. 15.1. e Grant Agreement, Special Conditions, art. 3.3.).

La distribuzione dei beni/servizi non può in ogni caso essere effettuata dopo la data di chiusura del progetto (end date of the operation).

1 111

C. Costi indiretti

• Una percentuale fissa fino al 7% del totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02) è eleggibile come costi indiretti.

D. Riserva (Contingency Riserve)

• Un fondo di riserva può eccezionalmente essere inserito a budget per la copertura di ogni aggiustamento necessario per eventuali cambiamenti. La riserva non può eccedere il 5% del totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02).

4. DEFINIZIONE DI COSTI NON ELEGGIBILI (General Conditions, Art.15.4.) Debiti e accantonamenti per eventuali perdite o debiti;

Interessi dovuti dall’Organizzazione Umanitaria a parti terze;

Voci di bilancio già finanziate da altre fonti;

Acquisto di terreni o edifici;

Perdite dovute al cambio;

Tasse, imposte e oneri (a meno che l’Organizzazione Umanitaria non sia in grado di chiederne la restituzione e se concesso dall’applicable regulatory provisions).

5. RIMBORSO IVA

(General Condition, art. 15.4.; ECHO Budget Guidelines, 01. Goods and services delivered to the beneficiaries)

Normalmente l’IVA e altre tasse non sono rimborsate per l’acquisto di beni e servizi fatti dall’Organizzazione Umanitaria nell’Unione Europea (art. 5 della Regulation Concerning Humanitarian Aid) nel quadro di un’operazione finanziata da ECHO, in quanto viene applicato il principio generale per cui beni/servizi acquistati per scopi umanitari sono esenti da tale tassazione.

Nel caso si acquistino in Europa beni/servizi soggetti ad IVA è dunque necessario, ove possibile, procedere alla richiesta di rimborso allo Stato Membro dove è stato realizzato l’acquisto (è l’ONG stessa responsabile di questo procedimento).

Lo stesso principio viene applicato anche per i paesi in cui si realizza il progetto; laddove tuttavia l’ONG può dimostrare ad ECHO che, nonostante gli sforzi realizzati per il recupero dell’IVA o altre tasse, non ha ricevuto il rimborso da parte del paese in cui viene implementato il progetto, ECHO può decidere di rimborsare tali quote.

6. TRADUZIONE DELLE PEZZE GIUSTIFICATIVE

Le pezze giustificative non devono essere tradotte. Se tuttavia ECHO decide di richiedere al momento della liquidazione finale copia di qualche pezza, domandandone la traduzione, l’ONG deve fornire le pezze giustificative tradotte. I costi di traduzione sono una spesa eleggibile, e pertanto l’ONG deve domandarne il rimborso contestualmente alla richiesta di ECHO. In fase di audit, eventuali richieste di traduzione di pezze giustificative saranno a carico esclusivo degli auditors.

E’ comunque sempre possibile (e consigliabile) tradurre le pezze non emesse in lingua comunitaria e inserire i costi di traduzione tra i costi eleggibili.

1 122

7. DURABLE EQUIPMENT – Procedure di acquisto, ammortamento e costi di funzionamento Per l’esecuzione di un progetto, le ONG possono acquistare e/o mettere a disposizione del progetto durable equipment – con particolare riferimento agli autoveicoli, ai sistemi di comunicazione e ad altre attrezzature. La possibilità di inserire a budget il costo di acquisto, le quote di ammortamento e i running costs sono regolate dalla Tabella che segue:

CA – Costo di acquisto QA – Quote di ammortamento RC – Running Costs

CG – Condizioni Generali

SITUAZIONE RC QA CA ARTICOLO CG NOTE ESPLICATIVE

Le attrezzature sono acquistate

L’ONG deve presentare 1 mese prima dell’operazione un inventario contenente una proposta sulla destinazione e l’uso delle attrezzature.

ECHO stabilisce la destinazione dei beni al termine dell’operazione.

Le attrezzature sono acquistate nel corso di un’operazione –

ECHO co-finanzia il progetto SI NO SI

Si applica alle autorità o ai partner locali o ai beneficiari finali del progetto. finanzia il 100% del progetto o co-finanzia il progetto.

Per potere imputare a budget i costi di ammortamento, questi devono essere già stati inclusi nei piani di contabilità della ONG e le quote di ammortamento proposte devono essere in linea con le procedure interne della ONG.

Le attrezzature sono già di proprietà della ONG (no costo di acquisto: le ONG hanno ricevuto in donazione/valorizzazione le attrezzature) – ECHO finanzia il 100% del progetto o co-finanzia il progetto.

1 1 8. PRINCIPI DI FLESSIBILITA’ DEL BUDGET E PROCEDURE DI AMENDMENT

(General Conditions, art. 10)

A. “Modifica unilaterale del budget da parte dell’ONG con notifica a ECHO”

L’ONG può procedere a modifiche unilaterali di budget (previa informazione per iscritto ad ECHO), quando:

Le modifiche di budget introdotte non inficiano un elemento fondamentale del progetto;

L’impatto finanziario è limitato ad un trasferimento tra il Titolo 01 e il Titolo 02 uguale o inferiore al 15%

del valore originariamente imputato al totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02), indipendentemente dall’uso della riserva.

In questo caso la procedura da seguire è quella della “Modifica unilaterale con notifica”, ovvero:

Formalizzare l’avvenuta modifica nell’Interim Report (se previsto) e/o indirizzando una lettera al Field Officer e al Desk Officer di ECHO, archiviando la relativa corrispondenza. Non è richiesta in questo caso l’accettazione da parte di ECHO, ma ECHO deve essere informato, giustificando i cambiamenti.

Esempio: l’ONG decide di distribuire mais al posto di riso; si decide di cambiare il partner locale del progetto senza che questo comporti alcun problema; si decide di modificare la composizione delle risorse previste per il personale, ecc.

B. “Scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO”

L’ONG deve richiedere un’autorizzazione per iscritto a ECHO e riceverne formale approvazione quando procede a modifiche di budget in cui, sempre senza inficiare un elemento fondamentale del progetto:

Si voglia operare un trasferimento tra il Titolo 01 e il Titolo 02 superiore al 15% del valore originariamente imputato al totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02), indipendentemente dall’uso della riserva;

Si intenda richiedere l’uso della riserva, nel caso in cui i fondi erano stati stanziati nel Grant Agreement;

Si intenda operare, per ragioni operative e/o di contingenza, un cambiamento che infici un elemento significativo del progetto (luogo, beneficiari, sostenibilità);

Si intenda formalizzare il cambiamento del conto corrente bancario;

Si intendano modificare gli indicatori e/o le fonti di verifica.

In questo caso si dovrà ricorrere alla procedura di “Scambio di corrispondenza scritta con approvazione”, secondo il seguente iter:

1) L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHO garantendo una corretta archiviazione della corrispondenza);

2) Attendere la conferma scritta da parte di ECHO per l’accettazione o il rifiuto della richiesta.

ECHO deve rispondere entro 15 giorni ma in ogni caso non vale il principio del silenzio-assenso.

Esempio: Trasferimento di un quota di budget eccedente il 15% del totale dei costi diretti tra il Titolo 01 e il Titolo 02;

richiesta di uso della riserva; rifornimento con camion cisterna al posto di pozzi perforati (questione di sostenibilità);

trasferimento, per questioni contingenti, di una parte del progetto in altra zona (questione beneficiari); cambiamento del c/c.

C. “Supplementary Agreement”

Questa procedura deve essere utilizzata nei seguenti casi:

Quando viene richiesta un’ESTENSIONE del periodo di implementazione dell’operazione;

Quando viene richiesto un AUMENTO DEL BUDGET motivato da ragioni operative;

Per i progetti co-finanziati, quando viene richiesta una MODIFICA DELLA PERCENTUALE della quota di co-finanziamento.

In caso di modifica o inclusione nell’agreement dell’articolo 9 “specific condition” (modifiche o deroghe alle General Condition)

4 4 In questo caso si dovrà ricorrere alla “Firma di un Supplementary Agreement”, secondo il seguente iter:

1) L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHOgarantendo una corretta archiviazione della corrispondenza);

2) In caso di accettazione ECHO informerà per iscritto l’ONG entro il termine di 15 giorni dalla data di ricezione della richiesta, inviando un Grant Agreement emendato;

3) Il Grant Agreement emendato entrerà in vigore una volta che sarà stato firmato da entrambe le parti (ECHO e ONG) e inviato ad ECHO.

Esempio: Si vuole prorogare la fine dell’operazione; diminuisce o viene annullata la quota di co-finanziamento di uno o più donor; si vuole richiedere un aumento del budget motivato da ragioni operative.

Per riassumere quando e quale procedura seguire:

Modifica Unilaterale o Scambio di corrispondenza

ESEMPIO:

BUDGET INIZIALE

Digit Capitolo Budget Iniziale

01. Goods and Services 750.000

01.02. Water & Sanitation 500.000

01.06. Non-food Items 100.000

01.13. Personnel 150.000

02. Support Costs 250.000

02.01. Personnel 130.000

02.02. Local Logistic Costs 70.000

02.03. Durable Equipment 30.000

02.06. Specialised Services 15.000

02.08. Visibility 5.000

03. Indirect Costs 70.000

04. Contingency Reserve 0

TOTALE 1.070.000

L’ONG può effettuare una modifica unilaterale di bilancio trasferendo nel corso del progetto fino a 150,000 € (15% costi diretti eleggibili) dal Titolo 01 al Titolo 02 (o viceversa), se la modifica non comporta un cambiamento della natura del progetto e/o di un suo elemento fondamentale. La comunicazione ad ECHO va fatta semplicemente informando per iscritto ECHO (normalmente nella presentazione dell’Interim Report (a 6 cifre), in casi più sostanziali prima di effettuare l’operazione, almeno informando il Field Expert di ECHO).

Nell’esempio il Titolo 01 e il Titolo 02 possono dunque variare fino ad un massimo di 150.000 €:

Digit Titolo Budget

Iniziale

15%

Costi Diretti

- 15% + 15%

01. Goods & Services 750.000 150.000 600.000 900.000

02. Support Costs 250.000 150.000 100.000 400.000

L’ONG può unilateralmente modificare la composizione dei Capitoli, se la modifica non comporta un cambiamento della natura del progetto e/o di un suo elemento fondamentale. L’impatto finanziario su ogni Capitolo non è quindi soggetto a restrizioni percentuali. La comunicazione ad ECHO va fatta di norma nella presentazione dell’Interim Report (a 6 cifre), ma in casi più sostanziali è opportuno farla prima di effettuare l’operazione (almeno informando il Field Expert di ECHO).

Se si intende spostare una somma superiore a 150,000 € tra il Titolo 01 e il Titolo 02 senza che questo comporti un cambiamento della natura del progetto e/o di un suo elemento fondamentale, è necessario avviare una procedura di scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO. L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHO). E’ necessario attendere la conferma scritta da parte di ECHO per l’accettazione o il rifiuto della richiesta. ECHO deve rispondere entro 15 giorni ma in ogni caso non vale il principio del silenzio-assenso.

1 155

La tabella che segue presenta, a titolo di esempio, i tre possibili cambiamenti di budget (per semplificarne la rappresentazione, l’esempio riporta un budget presentato a 4 cifre, anche se vale la pena sottolineare che la presentazione di eventuali modifiche, formalizzata nell’Interim Report, deve essere sempre fatta a 6 cifre):

I. Il primo mostra una semplice riallocazione di spese interna ai Titoli senza variazioni di budget tra il Titolo 01 e il Titolo 02;

II. Il secondo mostra una variazione del budget tra i Titoli 01 e 02 inferiore al 15% del totale dei costi diretti eleggibili (rientrando QUINDI nella procedura “modifica unilaterale”);

III. Il terzo mostra una variazione del budget tra i Titoli 01 e 02 superiore al 15% del totale dei costi diretti eleggibili (richiedendo QUINDI la procedura “scambio di corrispondenza”).

SOLO nell’ultimo caso, quindi, è necessario il parere positivo di ECHO.

Digit Capitolo Budget

Iniziale

Senza variazione tra

Titoli

Con variazione <

del 15%

Con variazione >

del 15%

TITOLO 01.

01.02. Water & Sanitation 500.000 350.000 400.000 500.000

01.06. Non-food Items 100.000 350.000 400.000 400.000

01.13. Personnel 150.000 50.000 50.000 50.000

TITOLO 02.

02.01. Personnel 130.000 180.000 100.000 25.000

02.02. Local Logistic Costs 70.000 50.000 25.000 7.500

02.03. Durable Equipment 30.000 20.000 25.000 7.500

02.06. Specialised Services 15.000 0 0 0

02.08. Visibility 5.000 0 0 0

TOTALE spostamenti tra Titoli 01 e 02 0 100.000 200.000

Modifica unilaterale del

budget

Scambio di corrispondenza conapprovazione

1 166

9. TEMPISTICHE RICHIESTE PER LA PRESENTAZIONE DEI REPORT FINANZIARI (Cfr. General Conditions, art. 2 ; Grant Agreement, art. 4)

Per la presentazione dei Report Finanziari ECHO richiede tempistiche diverse in funzione della tipologia del progetto (Primary Emergency, Emergency, altre operazioni con durata inferiore o superiore ai 6 mesi).

Le date di consegna dei Report Finanziari ad ECHO sono specificate dettagliatamente per quanto riguarda i progetti di Primary Emergency, Emergency e altri progetti con durata inferiore ai 6 mesi; per le altre tipologie di progetto durata superiore ai 6 mesi è necessario fare invece riferimento alle scadenze che saranno evidenziate nel Grant Agreement (art. 4.1.).

La tabella che segue evidenzia le scadenze previste da ECHO in funzione della tipologia diversa dei progetti:

PER PROGETTI DI

PRIMARY EMERGENCY, EMERGENCY E ALTRE OPERAZIONI CON DURATA MASSIMA DI 6 MESI

REPORT QUANDO ?

Almeno 1 mese prima della fine del periodo di implementazione, se non diversamente specificato (la data è stabilita al punto 4.1. del Grant Agreement) con un dettaglio dello speso (speso e impegnato) fino a 15 giorni precedenti la data di presentazione del Report.

Nel caso di finanziamento al 100% l’ONG, unitamente al rapporto finanziario, deve trasmettere ad ECHO anche un inventario delle forniture, veicoli e attrezzature rimanenti, specificandone la loro destinazione d’uso (General Conditions, art. 7.4.). L’UE deve informare l’ONG entro 15 giorni dalla data di ricezione della proposta di inventario, specificandone per iscritto l’accettazione o il rifiuto (General Conditions, art. 7.4.).

Nel caso di un co-finanziamento, l’ONG deve trasmettere ad ECHO l’inventario delle forniture, veicoli e attrezzature rimanenti, specificandone la loro destinazione d’uso dopo la chiusura del progetto (General Conditions, art. 7.3.) Terza fase

REPORT FINANZIARIO FINALE

(FINAL FINANCIAL REPORT)

Entro 6 settimane dopo la fine del periodo di implementazione (data stabilita al punto 4.1. del Grant Agreement).

PER ALTRI PROGETTI CON UNA DURATA SUPERIORE AI 6 MESI

REPORT QUANDO ?

La data di presentazione viene specificata nel Grant Agreement (art 4.1.) Normalmente l’Interim Financial Report deve essere presentato ad ECHO a metà del periodo di implementazione del progetto con un dettaglio dello speso (speso e impegnato) fino a 30 giorni precedenti la data di presentazione del Report.

NB: Le scadenze dei Report sono in ogni caso quelle definite nel Grant Agreement all’articolo 4 che deve pertanto essere rigorosamente applicato.

1717

Terza fase

PRE-FINAL NARRATIVE REPORT

Nel caso siano state apportate modifiche di budget con trasferimento tra il

Nel documento ““IILLT TRREENNIINNOO”” LLIINNEEEE GGUUIIDDAA PPEERR LLAA PPRREESSEENNTTAAZZIIOONNEE DDEEGGLLII AANNNNEESSSSII FFIINNAANNZZIIAARRII DDII EECCHHOO EE LLAA RREENNDDIICCOONNTTAAZZIIOONNEE DDEELL BBUUDDGGEETT (pagine 10-94)