DURABLE EQUIPMENT – Procedure di acquisto, ammortamento e costi di funzionamento

equipment – con particolare riferimento agli autoveicoli, ai sistemi di comunicazione e ad altre attrezzature. La possibilità di inserire a budget il costo di acquisto, le quote di ammortamento e i running costs sono regolate dalla Tabella che segue:

CA – Costo di acquisto QA – Quote di ammortamento RC – Running Costs

CG – Condizioni Generali

SITUAZIONE RC QA CA ARTICOLO CG NOTE ESPLICATIVE

Le attrezzature sono acquistate

L’ONG deve presentare 1 mese prima dell’operazione un inventario contenente una proposta sulla destinazione e l’uso delle attrezzature.

ECHO stabilisce la destinazione dei beni al termine dell’operazione.

Le attrezzature sono acquistate nel corso di un’operazione –

ECHO co-finanzia il progetto SI NO SI

Si applica alle autorità o ai partner locali o ai beneficiari finali del progetto. finanzia il 100% del progetto o co-finanzia il progetto.

Per potere imputare a budget i costi di ammortamento, questi devono essere già stati inclusi nei piani di contabilità della ONG e le quote di ammortamento proposte devono essere in linea con le procedure interne della ONG.

Le attrezzature sono già di proprietà della ONG (no costo di acquisto: le ONG hanno ricevuto in donazione/valorizzazione le attrezzature) – ECHO finanzia il 100% del progetto o co-finanzia il progetto.

“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett

1 1 8. PRINCIPI DI FLESSIBILITA’ DEL BUDGET E PROCEDURE DI AMENDMENT

(General Conditions, art. 10)

A. “Modifica unilaterale del budget da parte dell’ONG con notifica a ECHO”

L’ONG può procedere a modifiche unilaterali di budget (previa informazione per iscritto ad ECHO), quando:

Le modifiche di budget introdotte non inficiano un elemento fondamentale del progetto;

L’impatto finanziario è limitato ad un trasferimento tra il Titolo 01 e il Titolo 02 uguale o inferiore al 15%

del valore originariamente imputato al totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02), indipendentemente dall’uso della riserva.

In questo caso la procedura da seguire è quella della “Modifica unilaterale con notifica”, ovvero:

Formalizzare l’avvenuta modifica nell’Interim Report (se previsto) e/o indirizzando una lettera al Field Officer e al Desk Officer di ECHO, archiviando la relativa corrispondenza. Non è richiesta in questo caso l’accettazione da parte di ECHO, ma ECHO deve essere informato, giustificando i cambiamenti.

Esempio: l’ONG decide di distribuire mais al posto di riso; si decide di cambiare il partner locale del progetto senza che questo comporti alcun problema; si decide di modificare la composizione delle risorse previste per il personale, ecc.

B. “Scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO”

L’ONG deve richiedere un’autorizzazione per iscritto a ECHO e riceverne formale approvazione quando procede a modifiche di budget in cui, sempre senza inficiare un elemento fondamentale del progetto:

Si voglia operare un trasferimento tra il Titolo 01 e il Titolo 02 superiore al 15% del valore originariamente imputato al totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02), indipendentemente dall’uso della riserva;

Si intenda richiedere l’uso della riserva, nel caso in cui i fondi erano stati stanziati nel Grant Agreement;

Si intenda operare, per ragioni operative e/o di contingenza, un cambiamento che infici un elemento significativo del progetto (luogo, beneficiari, sostenibilità);

Si intenda formalizzare il cambiamento del conto corrente bancario;

Si intendano modificare gli indicatori e/o le fonti di verifica.

In questo caso si dovrà ricorrere alla procedura di “Scambio di corrispondenza scritta con approvazione”, secondo il seguente iter:

1) L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHO garantendo una corretta archiviazione della corrispondenza);

2) Attendere la conferma scritta da parte di ECHO per l’accettazione o il rifiuto della richiesta.

ECHO deve rispondere entro 15 giorni ma in ogni caso non vale il principio del silenzio-assenso.

Esempio: Trasferimento di un quota di budget eccedente il 15% del totale dei costi diretti tra il Titolo 01 e il Titolo 02;

richiesta di uso della riserva; rifornimento con camion cisterna al posto di pozzi perforati (questione di sostenibilità);

trasferimento, per questioni contingenti, di una parte del progetto in altra zona (questione beneficiari); cambiamento del c/c.

C. “Supplementary Agreement”

Questa procedura deve essere utilizzata nei seguenti casi:

Quando viene richiesta un’ESTENSIONE del periodo di implementazione dell’operazione;

Quando viene richiesto un AUMENTO DEL BUDGET motivato da ragioni operative;

Per i progetti co-finanziati, quando viene richiesta una MODIFICA DELLA PERCENTUALE della quota di co-finanziamento.

In caso di modifica o inclusione nell’agreement dell’articolo 9 “specific condition” (modifiche o deroghe alle General Condition)

4 4 In questo caso si dovrà ricorrere alla “Firma di un Supplementary Agreement”, secondo il seguente iter:

1) L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHOgarantendo una corretta archiviazione della corrispondenza);

2) In caso di accettazione ECHO informerà per iscritto l’ONG entro il termine di 15 giorni dalla data di ricezione della richiesta, inviando un Grant Agreement emendato;

3) Il Grant Agreement emendato entrerà in vigore una volta che sarà stato firmato da entrambe le parti (ECHO e ONG) e inviato ad ECHO.

Esempio: Si vuole prorogare la fine dell’operazione; diminuisce o viene annullata la quota di co-finanziamento di uno o più donor; si vuole richiedere un aumento del budget motivato da ragioni operative.

Per riassumere quando e quale procedura seguire:

Modifica Unilaterale o Scambio di corrispondenza

ESEMPIO:

BUDGET INIZIALE

Digit Capitolo Budget Iniziale

01. Goods and Services 750.000

01.02. Water & Sanitation 500.000

01.06. Non-food Items 100.000

01.13. Personnel 150.000

02. Support Costs 250.000

02.01. Personnel 130.000

02.02. Local Logistic Costs 70.000

02.03. Durable Equipment 30.000

02.06. Specialised Services 15.000

02.08. Visibility 5.000

03. Indirect Costs 70.000

04. Contingency Reserve 0

TOTALE 1.070.000

L’ONG può effettuare una modifica unilaterale di bilancio trasferendo nel corso del progetto fino a 150,000 € (15% costi diretti eleggibili) dal Titolo 01 al Titolo 02 (o viceversa), se la modifica non comporta un cambiamento della natura del progetto e/o di un suo elemento fondamentale. La comunicazione ad ECHO va fatta semplicemente informando per iscritto ECHO (normalmente nella presentazione dell’Interim Report (a 6 cifre), in casi più sostanziali prima di effettuare l’operazione, almeno informando il Field Expert di ECHO).

Nell’esempio il Titolo 01 e il Titolo 02 possono dunque variare fino ad un massimo di 150.000 €:

Digit Titolo Budget

Iniziale

15%

Costi Diretti

- 15% + 15%

01. Goods & Services 750.000 150.000 600.000 900.000

02. Support Costs 250.000 150.000 100.000 400.000

L’ONG può unilateralmente modificare la composizione dei Capitoli, se la modifica non comporta un cambiamento della natura del progetto e/o di un suo elemento fondamentale. L’impatto finanziario su ogni Capitolo non è quindi soggetto a restrizioni percentuali. La comunicazione ad ECHO va fatta di norma nella presentazione dell’Interim Report (a 6 cifre), ma in casi più sostanziali è opportuno farla prima di effettuare l’operazione (almeno informando il Field Expert di ECHO).

Se si intende spostare una somma superiore a 150,000 € tra il Titolo 01 e il Titolo 02 senza che questo comporti un cambiamento della natura del progetto e/o di un suo elemento fondamentale, è necessario avviare una procedura di scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO. L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHO). E’ necessario attendere la conferma scritta da parte di ECHO per l’accettazione o il rifiuto della richiesta. ECHO deve rispondere entro 15 giorni ma in ogni caso non vale il principio del silenzio-assenso.

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La tabella che segue presenta, a titolo di esempio, i tre possibili cambiamenti di budget (per semplificarne la rappresentazione, l’esempio riporta un budget presentato a 4 cifre, anche se vale la pena sottolineare che la presentazione di eventuali modifiche, formalizzata nell’Interim Report, deve essere sempre fatta a 6 cifre):

I. Il primo mostra una semplice riallocazione di spese interna ai Titoli senza variazioni di budget tra il Titolo 01 e il Titolo 02;

II. Il secondo mostra una variazione del budget tra i Titoli 01 e 02 inferiore al 15% del totale dei costi diretti eleggibili (rientrando QUINDI nella procedura “modifica unilaterale”);

III. Il terzo mostra una variazione del budget tra i Titoli 01 e 02 superiore al 15% del totale dei costi diretti eleggibili (richiedendo QUINDI la procedura “scambio di corrispondenza”).

SOLO nell’ultimo caso, quindi, è necessario il parere positivo di ECHO.

Digit Capitolo Budget

Iniziale

Senza variazione tra

Titoli

Con variazione <

del 15%

Con variazione >

del 15%

TITOLO 01.

01.02. Water & Sanitation 500.000 350.000 400.000 500.000

01.06. Non-food Items 100.000 350.000 400.000 400.000

01.13. Personnel 150.000 50.000 50.000 50.000

TITOLO 02.

02.01. Personnel 130.000 180.000 100.000 25.000

02.02. Local Logistic Costs 70.000 50.000 25.000 7.500

02.03. Durable Equipment 30.000 20.000 25.000 7.500

02.06. Specialised Services 15.000 0 0 0

02.08. Visibility 5.000 0 0 0

TOTALE spostamenti tra Titoli 01 e 02 0 100.000 200.000

Modifica unilaterale del

budget

Scambio di corrispondenza conapprovazione

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9. TEMPISTICHE RICHIESTE PER LA PRESENTAZIONE DEI REPORT FINANZIARI (Cfr. General Conditions, art. 2 ; Grant Agreement, art. 4)

Per la presentazione dei Report Finanziari ECHO richiede tempistiche diverse in funzione della tipologia del progetto (Primary Emergency, Emergency, altre operazioni con durata inferiore o superiore ai 6 mesi).

Le date di consegna dei Report Finanziari ad ECHO sono specificate dettagliatamente per quanto riguarda i progetti di Primary Emergency, Emergency e altri progetti con durata inferiore ai 6 mesi; per le altre tipologie di progetto durata superiore ai 6 mesi è necessario fare invece riferimento alle scadenze che saranno evidenziate nel Grant Agreement (art. 4.1.).

La tabella che segue evidenzia le scadenze previste da ECHO in funzione della tipologia diversa dei progetti:

PER PROGETTI DI

PRIMARY EMERGENCY, EMERGENCY E ALTRE OPERAZIONI CON DURATA MASSIMA DI 6 MESI

REPORT QUANDO ?

Almeno 1 mese prima della fine del periodo di implementazione, se non diversamente specificato (la data è stabilita al punto 4.1. del Grant Agreement) con un dettaglio dello speso (speso e impegnato) fino a 15 giorni precedenti la data di presentazione del Report.

Nel caso di finanziamento al 100% l’ONG, unitamente al rapporto finanziario, deve trasmettere ad ECHO anche un inventario delle forniture, veicoli e attrezzature rimanenti, specificandone la loro destinazione d’uso (General Conditions, art. 7.4.). L’UE deve informare l’ONG entro 15 giorni dalla data di ricezione della proposta di inventario, specificandone per iscritto l’accettazione o il rifiuto (General Conditions, art. 7.4.).

Nel caso di un co-finanziamento, l’ONG deve trasmettere ad ECHO l’inventario delle forniture, veicoli e attrezzature rimanenti, specificandone la loro destinazione d’uso dopo la chiusura del progetto (General Conditions, art. 7.3.) Terza fase

REPORT FINANZIARIO FINALE

(FINAL FINANCIAL REPORT)

Entro 6 settimane dopo la fine del periodo di implementazione (data stabilita al punto 4.1. del Grant Agreement).

PER ALTRI PROGETTI CON UNA DURATA SUPERIORE AI 6 MESI

REPORT QUANDO ?

La data di presentazione viene specificata nel Grant Agreement (art 4.1.) Normalmente l’Interim Financial Report deve essere presentato ad ECHO a metà del periodo di implementazione del progetto con un dettaglio dello speso (speso e impegnato) fino a 30 giorni precedenti la data di presentazione del Report.

NB: Le scadenze dei Report sono in ogni caso quelle definite nel Grant Agreement all’articolo 4 che deve pertanto essere rigorosamente applicato.

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Terza fase

PRE-FINAL NARRATIVE REPORT

Nel caso siano state apportate modifiche di budget con trasferimento tra il Titolo 01 e 02 superiore al 15% del totale dei costi diretti, al Report narrativo deve essere allegato il formato dell’Interim Financial Report riportando le nuove allocazioni e indicando la situazione dello speso fino a 30 giorni precedenti la data di consegna del Report (definita dall’articolo 4.1. del Grant Agreement in 30 giorni prima della fine dell’operazione). E’ comunque sempre consigliato presentare eventuali modifiche di budget, utilizzando il formato dell’Interim Financial Report, anche qualora si apportino modifiche di budget inferiori al 15%.

Nel caso di finanziamento al 100% l’ONG, unitamente al rapporto finanziario, deve trasmettere ad ECHO anche un inventario delle forniture, veicoli e attrezzature rimanenti, specificandone la loro destinazione d’uso (General Conditions, art. 7.4.). L’UE deve informare l’ONG entro 15 giorni dalla data di ricezione della proposta di inventario, specificandone per iscritto l’accettazione o il rifiuto (General Conditions, art. 7.4.).

Nel caso di un co-finanziamento, l’ONG deve trasmettere ad ECHO l’inventario delle forniture, veicoli e attrezzature rimanenti, specificandone la loro destinazione d’uso dopo la chiusura del progetto (General Conditions, art.

7.3.) Quarta fase

REPORT FINANZIARIO FINALE

(FINAL FINANCIAL REPORT)

Entro 3 mesi dalla fine del periodo di implementazione.

Attenzione:

Tutti i Report devono essere presentati utilizzando gli standard form forniti da ECHO, nella stessa lingua utilizzata per la redazione del Grant Agreement (General Conditions, art. 2.2.)

Tutti i report finanziari devono essere presentati in Euro (General Conditions, art. 2.4.)

L’UE può richiedere informazioni aggiuntive in ogni momento. Le informazioni devono essere fornite entro 30 giorni dalla richiesta (General Conditions, art. 2.5.).

Se l’ONG non fornisce entro i tempi stabiliti un rapporto (intermedio o finale) senza fornire una spiegazione scritta accettabile, la Commissione può terminare il Grant Agreement, in accordo con quanto previsto dall’art. 13.2. (General Conditions, art. 2.6.).

Indipendentemente dal Grant Agreement, un atteggiamento di non rispetto delle tempistiche previste sarà considerato una serie minaccia alla continuazione del FPA e può essere considerata una ragione sufficiente per la sospensione o termine del contratto.

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10. Prima fase: PRESENTAZIONE DEL BUDGET (Financing request)

Il budget deve essere presentato seguendo la seguente procedura:

Quando? Il Budget Breakdown viene presentato unitamente alla proposta di progetto.

Usare esclusivamente il formato dell’ANNEX 2 (“Budget Breakdown”).

Il formato “Budget Summary and Financing Plan” non deve essere compilato dall’ONG. Il personale di ECHO compilerà, con un dettaglio di 4 cifre, il formato che sarà allegato nel Grant Agreement come un annesso di budget.

Usare esclusivamente la colonna INITIAL BUDGET. Le colonne ACTUAL BUDGET (leggi “Impegno di spesa”) E MODIFIED BUDGET devono essere usate solo per evidenziare i cambiamenti avvenuti nel budget durante l’esecuzione del progetto, in particolare quando si presenta l’Interim Financial Report.

Il capitolo 01.09. “Special Mandates” non deve essere compilato dalle ONG perché fa esclusivo riferimento alle Agenzie e Organizzazioni Internazionali.

Nel caso di progetti co-finanziati, il budget che viene presentato ad ECHO deve coprire tutta l’operazione e non soltanto la parte di budget che viene presentata ad ECHO per ottenere il finanziamento. Si noti ad ogni modo che il budget che viene presentato ad ECHO può solo includere costi eleggibili (secondo quanto specificato dall.art.15 delle Condizioni Generali; costi non eleggibili non possono essere inclusi come co-finanziamento da parte della ONG.

Il livello di dettaglio richiesto da ECHO nella compilazione del Budget varia a seconda della tipologia dell’operazione:

TIPOLOGIA DI PROGETTO LIVELLO DI DEFINIZIONE

PRIMA EMERGENZA

(PRIMARY EMERGENCY) 4 CIFRE

EMERGENZA

(EMERGENCY) 4 CIFRE

DECISIONE AD HOC

(AD HOC DECISION) 6 CIFRE

PIANO GLOBALE

(GLOBAL PLAN) 6 CIFRE

DIPECHO 6 CIFRE

ALTRO (es. Grant Facility) 6 CIFRE

1 199

11. Seconda fase: REPORT FINANZIARIO INTERMEDIO (Interim Financial Report) (cfr. General Conditions, art. 2, Grant Agreement, art. 4.1.)

L’Interim Financial Report deve essere presentato seguendo la seguente procedura:

Quando? L’Interim Financial Report deve essere presentato secondo le seguenti tempistiche:

TIPOLOGIA DI

Almeno 1 mese prima della fine del periodo di implementazione (data stabilita al punto 4.1. del Grant Agreement), se non diversamente specificato nel Grant Agreement. Il Report deve coprire tutte le spese (speso e impegnato) effettuate fino a 15 giorni prima della sua data di presentazione.

Nel caso di finanziamento al 100% l’ONG, unitamente al rapporto finanziario, deve trasmettere ad ECHO anche un inventario delle forniture, veicoli e attrezzature rimanenti, specificandone la loro destinazione d’uso (General Conditions, art. 7.4.). L’UE deve informare l’ONG entro 15 giorni dalla data di ricezione della proposta di inventario, specificandone per iscritto l’accettazione o il rifiuto (General Conditions, art. 7.4.).

Nel caso di un co-finanziamento, l’ONG deve trasmettere ad ECHO l’inventario delle forniture, veicoli e attrezzature rimanenti, specificandone la loro destinazione d’uso dopo la chiusura del progetto (General Conditions, art. 7.3.)

La data di presentazione viene specificata nel Grant Agreement.

Normalmente l’Interim Financial Report deve essere presentato ad ECHO a metà del periodo di implementazione del progetto. Il Report deve coprire tutte le spese effettuate (speso e impegnato) fino a 30 giorni prima della sua data di presentazione.

Usare esclusivamente il formato dell’ANNEX 2 “Interim Financial Report”.

Usare le colonne INITIAL, MODIFIED e ACTUAL secondo quanto riportato nella Tabella che segue:

COLONNA DEL BUDGET DESCRIZIONE

BUDGET INIZIALE

(INITIAL BUDGET) Inserire le voci del budget presentato con la “Financial Request”.

BUDGET MODIFICATO

(MODIFIED BUDGET) Inserire le voci del budget modificato in caso di previsioni di spesa diverse da quelle inizialmente presentate.

BUDGET ATTUALE (ACTUAL BUDGET)

Nel caso di progetti di Primary Emergency, Emergency e altre operazioni con durata massima di 6 mesi: inserire le spese (speso e impegnato) effettuate fino a 15 giorni dalla data di presentazione dell’Interim Financial Report.

Nel caso di progetti con una durata superiore ai 6 mesi: inserire le spese (speso e impegnato) effettuate fino a 30 giorni dalla data di presentazione dell’Interim Financial Report.

Il livello di dettaglio con cui presentare il budget nell’Interim Financial Report è a 6 cifre, indipendentemente dalla tipologia di progetto

TIPOLOGIA DI PROGETTO LIVELLO DI DEFINIZIONE

PRIMA EMERGENZA (PRIMARY EMERGENCY) 6 CIFRE

EMERGENZA (EMERGENCY) 6 CIFRE

DECISIONE AD HOC (AD HOC DECISION) 6 CIFRE

PIANO GLOBALE (GLOBAL PLAN) 6 CIFRE

DIPECHO 6 CIFRE

ALTRO (es. Grant Facility) 6 CIFRE

2 200

Nel documento ““IILLT TRREENNIINNOO”” LLIINNEEEE GGUUIIDDAA PPEERR LLAA PPRREESSEENNTTAAZZIIOONNEE DDEEGGLLII AANNNNEESSSSII FFIINNAANNZZIIAARRII DDII EECCHHOO EE LLAA RREENNDDIICCOONNTTAAZZIIOONNEE DDEELL BBUUDDGGEETT (pagine 13-0)