Principio di base:
Il rimborso delle spese alla fine del progetto sarà sempre basato sui costi reali dichiarati dal partner nel Report Finale, qualora ovviamente tali costi siano stati considerati eleggibili dalla Commissione Europea.
Nella fase di liquidazione finale di un progetto si possono verificare i seguenti casi che saranno trattati come riassunto nella tabella che segue:
Caso specifico Conseguenze sulla contribuzione di ECHO Riferimento normativo SPESE DICHIARATE = SPESE
PREVISTE CONTRIBUZIONE ECHO = AMMONTARE MAX
PREVISTO NELL’ART. 3.2. DEL GRANT AGREEMENT Grant Agreement
SPESE DICHIARATE > SPESE
PREVISTE CONTRIBUZIONE ECHO = AMMONTARE MAX
PREVISTO NELL’ART. 3.2. DEL GRANT AGREEMENT
Art. 18.2.
General Conditions SPESE DICHIARATE < SPESE
PREVISTE
CONTRIBUZIONE ECHO = % MENZIONATA NELL’ART. 3.2. DEL GRANT AGREEMENT
N.B. In questo caso vengono ridotti in percentuale anche i costi amministrativi previsti al Titolo 03.
Art. 18.3.
General Conditions
Quando? La richiesta di saldo finale deve essere accompagnata dalla presentazione dei rapporti finali.
L’UE pagherà il saldo finale entro 45 giorni dall’approvazione dei Report Finali (cfr. General Conditions, art. 16.4.).
Nel caso si preveda di dovere sostenere costi superiori a quelli previsti, è sempre possibile provare a richiedere ad ECHO un AUMENTO DEL BUDGET, se motivato da ragioni operative, seguendo la procedure del Supplementary Agreement (si veda anche il Capitolo 7).
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“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett
Progetti co-finanziati
Il co-finanziamento non cambia i termini generali dell’Agreement con la CE. Va tuttavia tenuto presente che, nei casi di progetti co-finanziati, ciò che fa fede per il calcolo del contributo finale della CE è, nel caso di una variazione dei costi sostenuti rispetto al progetto iniziale, la percentuale dei costi stimati E NON la somma inizialmente pattuita nel Grant Agreement. Per maggiori chiarimenti si vedano gli esempi sottostanti.
ESEMPIO “A”: 100% di finanziamento da parte della CE con costi sostenuti/eleggibili come da progetto iniziale
BUDGET INIZIALE (Grant Agreement)
Voci aggregate Budget Iniziale
Stima dei costi diretti per l’intera operazione 1.000.000
Stima dei costi indiretti (7%) 70.000
Totale costi eleggibili stipulati nel Grant Agreement 1.070.000 Contributo Massimo della CE (100%) 1.070.000
I
Nell’esempio “A” tutti i costi stimati sono attribuiti alla CE, che finanzia il 100% del progetto.
BUDGET FINALE
Voci aggregate Budget Iniziale
Costi diretti sostenuti per l’intera operazione 1.000.000
Costi indiretti (7%) 70.000
Totale costi eleggibili riconosciuti dalla CE 1.070.000
Pagamento Finale della CE (100%) 1.070.000
I
A fronte dell’esecuzione completa del progetto e dell’effettiva spesa di tutti i fondi secondo le procedure stabilite, la CE effettua il pagamento corrispondente al 100% dei costi sostenuti durante l’operazione.
ESEMPIO “B”: 75% di co-finanziamento da parte della CE, 25% da altro donor con costi sostenuti/eleggibili come da progetto iniziale
BUDGET INIZIALE (Grant Agreement)
Voci aggregate Budget Iniziale
Stima dei costi diretti per l’intera operazione 1.000.000
Stima dei costi indiretti (7%) 70.000
Totale costi eleggibili stipulati nel Grant Agreement 1.070.000 Contributo Massimo della CE (75%) 802.500
I
Nell’esempio “B” la CE contribuisce a finanziare una parte del budget (75%), mentre la quota restante del 25% viene coperta da un altro donor.
BUDGET FINALE
Voci aggregate Budget Iniziale
Costi diretti sostenuti per l’intera operazione 1.000.000
Costi indiretti (7%) 70.000
Totale costi eleggibili riconosciuti dalla CE 1.070.000
Pagamento Finale della CE (75%) 802.500
I
A fronte dell’esecuzione completa del progetto e dell’effettiva spesa di tutti i fondi secondo le procedure stabilite, la CE effettua il pagamento corrispondente al 75% dei costi sostenuti durante l’operazione come preventivato.
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“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett
ESEMPIO “C”: 75% di co-finanziamento da parte della CE, 25% da altro donor con costi sostenuti/eleggibili INFERIORI al progetto iniziale
BUDGET INIZIALE (Grant Agreement)
Voci aggregate Budget Iniziale
Stima dei costi diretti per l’intera operazione 1.000.000
Stima dei costi indiretti (7%) 70.000
Totale costi eleggibili stipulati nel Grant Agreement 1.070.000 Contributo Massimo della CE (75%) 802.500
I
Nell’esempio “C” la CE contribuisce a finanziare una parte del budget (75%), mentre la quota restante del 25% viene coperta da un altro donor.
BUDGET FINALE
Voci aggregate Budget Iniziale
Costi diretti sostenuti per l’intera operazione 800.000
Costi indiretti (7%) 56.000
Totale costi eleggibili riconosciuti dalla CE 856.000
Pagamento Finale della CE (75%) 642.000
A fronte dell’esecuzione incompleta del progetto e della spesa parziale dei fondi secondo le procedure stabilite, la CE effettua il pagamento corrispondente al 75% dei costi sostenuti realmente durante l’operazione.
In questo caso, anche se la causa del mancato completamento delle attività è dato dal venir meno del secondo donor, la CE riduce il proprio contributo in considerazione della PERCENTUALE e NON della quota iniziale stanziata.
In questo caso, l’HO, per potere usufruire del massimo contributo definito nel Grant Agreement, deve premunirsi di chiedere in tempi rapidi una modifica del Grant Agreement (seguendo la procedura per il Supplementary Agreement) al fine di attualizzare, alzandola, la percentuale di co-finanziamento della CE in considerazione del nuovo scenario.
Le Tabelle che seguono riepilogano tutte le informazioni richieste da ECHO per le diverse tipologie di progetti finanziati, con riferimento alle modalità e alle tempistiche di presentazione dei Report Finanziari.
In sintesi:
Tabella 1: Digit e modalità di presentazione dei Report per i progetti di primary emergency e emergency
Tabella 2: Digit e modalità di presentazione dei Report per i progetti inferiori a 6 mesi (esclusi primary emergency ed emergency)
Tabella 3: Digit e modalità di presentazione dei Report per i progetti superiori ai 6 mesi (qualsiasi tipologia);
Tabella 4: Tempistiche per la presentazione dei Report per i progetti di primary emergency, emergency e dei progetti comunque inferiori ai 6 mesi;
Tabella 5: Tempistiche per la presentazione dei Report per tutti i progetti superiori ai 6 mesi.
2 255
“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaa
Veerrssiioonnee GGeennnnaaiioo 22000044]] rrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett [[VVII V
2626
TAB. 1
P P r r i i m m a a r r y y E E m m e e r r g g e e n n c c y y
&
& Em E m e e rg r ge e n n c c y y
F F a a s s e e I I I I I I : : Fi F in na a l l Fi F in na a n n ci c ia al l R Re ep po or rt t
Fa F as se e I II I: : In I n te t er ri im m
Fi F in na a n n ci c ia al l Re R ep po or rt t
• • 8 8 c ci if fr re e ( (l li iv ve e ll l lo o m mi in ni i mo m o) )
• • U U sa s ar re e s so ol lo o i il l f fo or rm ma at to o A A nn n n ex e x I II I • • 4 4 c ci if fr re e
• • U U sa s ar re e s so ol lo o i il l f fo or rm ma at to o A A nn n n ex e x I II I
• • N No on n c co om mp pi i la l ar re e i i l l B Bu ud dg ge e t t S Su um mm ma ar ry y
• • U U sa s ar re e e es sc cl l us u si iv va am me en n te t e l la a c co ol lo on nn na a IN I NI IT TI IA AL L B B ud u dg ge et t
• • N No on n c co om mp pi i la l ar re e “ “ Sp S pe ec ci ia al l Ma M an n da d at te e s” s ”
• • N No on n c co om mp pi i la l ar re e i i l l B B ud u dg ge e t t S Su um mm ma ar ry y
• • I In ns se er ri i re r e c co os st to o e e t ti i po p ol lo og gi i a a E El l em e me e nt n ti i
• • I In ns se er ri i re r e A A cc c co ou un n ti t i ng n g R Re ef fe e re r en n ce c e N N ° °
Fa F as se e I I: : Fi F i n n an a nc c i i al a l
Re R e q q u u es e st t
D D IG I GI I T T
F F a a s s e e I I I I I I Fi F in na a l l Fi F in na a n n ci c ia al l R Re ep po or rt t
•
• 6 6 c ci i fr f re e
• • U Us sa ar re e s so ol lo o i il l f fo or r ma m at to o A An n ne n e x x I II I
• • N No on n c co om mp pi il la ar re e i il l B Bu ud d ge g et t S S um u mm ma ar ry y
• • E Ev vi id de e nz n zi i ar a re e i i c c am a mb bi i am a me e nt n ti i n n el e l la l a co c ol lo on nn n a a MO M OD DI IF FI IE ED D B Bu u dg d ge e t t
• • In I ns se er ri ir re e l l’ ’i im mp pe e gn g no o d di i s sp pe e sa s a n n el e ll la a co c ol lo on nn n a a AC A CT TU UA A L L B BU U DG D GE ET T
• • Pr P re es se en n ta t ar re e I IN NV VE EN NT TA A RI R IO O
“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett
2277
TAB. 2
A A lt l tr ri i Pr P r o o g g e e t t t t i i
< < 6 6 m m e e s s i i
Fa F as se e I II II I: : Fi F i n n an a n F F i i n n a a l l
c c i i al a l R Re e p p or o rt t
Fa F as se e I II I: : In I nt te er ri im m
F F i i n n a a n n c c i i a a l l R R e e p p o o r r t t
D D I I G G I I T T
Fa F a se s e I I: : F F i i n n a a n n c c i i a a l l
Re R eq qu ue es st t • • 6 6 c ci if fr re e
• • U U sa s ar re e s so ol lo o i il l f fo or rm ma at to o A A nn n n ex e x I II I
• • N No on n c co om mp pi i la l ar re e i i l l B Bu ud dg ge e t t S Su um mm ma ar ry y
• • U U sa s ar re e e es sc cl l us u si iv va am me en n te t e l la a c co ol lo on nn na a IN I NI IT TI IA AL L B B ud u dg ge et t
• • N No on n c co om mp pi i la l ar re e “ “ Sp S pe ec ci ia al l M Ma an n da d at te e s” s ”
• • 8 8 c ci i fr f re e ( (l li i ve v el l lo l o m mi in ni im mo o) )
• • U Us sa ar re e s so ol l o o i il l f fo or r ma m at to o A An n ne n e x x I II I
•
• N No on n c co om mp pi il la ar re e i il l Bu B ud dg ge et t S S um u mm ma ar ry y
• • I In ns se e ri r ir re e c co os st to o e e t ti ip po ol l og o gi ia a E El le e me m en n ti t i
• • I In ns se e ri r ir re e Ac A cc co ou u nt n ti in n g g R Re e fe f er re e nc n ce e N N° °
Fa F a se s e I I II I I Fi F i n n al a l Fi F i n n an a nc c i i al a l R Re e p p or o rt t
• • 6 6 c ci if fr re e
• • U U sa s ar re e s so ol lo o i il l f fo or rm ma at to o A A nn n n ex e x I II I
• • N No on n c co om mp pi i la l ar re e i i l l B Bu ud dg ge e t t Su S um mm ma ar r y y
• • E Ev vi i de d en n zi z ia ar re e i i c ca am mb bi ia am me en n ti t i n ne e ll l la a co c ol lo on n na n a M MO OD DI IF FI IE ED D B B ud u dg g et e t
• • In I n se s er ri ir re e l l’ ’i i mp m pe eg gn n o o d di i s sp pe es sa a n ne e ll l la a co c ol lo on n na n a A AC CT TU U AL A L B B UD U DG GE ET T
• • Pr P re es se e nt n ta ar re e I IN N VE V EN NT TA AR RI IO O
“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett
2288
TAB. 3
Al A lt t ri r i P P ro r og ge e tt t ti i
> > 6 6 m m e e s s i i
Fa F as se e I II II I: : F F i i n n a a l l
Fi F in na a n n ci c ia al l Re R ep po or rt t
Fa F as se e I II I: : In I n te t er ri im m
F F i i n n a a n n c c i i a a l l R R e e p p o o r r t t
• • 6 6 c ci i fr f re e
• • U Us sa ar re e s so ol lo o i il l f fo or r ma m at to o A An n ne n e x x I II I
•
• N No on n c co om mp pi il la ar re e i il l B Bu ud d ge g et t Su S um mm ma ar ry y
• • E Ev vi id de e nz n zi i ar a re e i i c c am a mb bi i am a me e nt n ti i n n el e l la l a co c ol lo on nn n a a MO M OD DI IF FI IE ED D B Bu u dg d ge e t t
• • In I ns se er ri ir re e l’ l ’i im mp pe e gn g no o d di i s sp pe e sa s a n n el e ll la a co c ol lo on nn n a a AC A CT TU UA A L L B BU U DG D GE ET T
• • 8 8 c ci if fr re e ( (l li iv ve e ll l lo o m mi in ni i mo m o) )
• • U U sa s ar re e s so ol lo o i il l f fo or rm ma at to o A A nn n n ex e x I II I
• • N No on n c co om mp pi i la l ar re e i i l l B B ud u dg ge e t t S Su um mm ma ar ry y
• • I In ns se er ri i re r e c co os st to o e e t ti i po p ol lo og gi i a a E El l em e me e nt n ti i
•
• I In ns se er ri i re r e A A cc c co ou un n ti t i ng n g R Re ef fe e re r en n ce c e N N ° °
Fa F as se e I II II I: : Pr P re e- -F Fi i n n al a l N N a a r r r r a a t t i i v v e e
Re R ep po or rt t
• • Us U sa ar r e e i il l f fo or rm ma at to o An A nn n ex e x I II I I In nt te er ri i m m Fi F in n an a nc ci ia al l R Re e po p or rt t ( (6 6 c ci if fr re e) )
ne n el l c ca as so o in i n c cu ui i s si i v vo og gl li ia an n o o
in i nt tr ro od du u rr r re e m mo od di if fi ic ch he e d di i b b ud u dg g et e t
• • Pr P re es se en n ta t ar re e I IN NV VE EN NT TA A RI R IO O
D D IG I GI I T T
Fa F as se e I IV V: : F F i i n n a a l l
Fi F in na a n n ci c ia al l R Re ep po or rt t
• • 6 6 c ci i fr f re e
• • U Us sa ar re e s so ol lo o i il l f fo or r ma m at to o A An n ne n e x x I II I
• • N No on n c co om mp pi il la ar re e i il l B Bu ud d ge g et t S S um u mm ma ar ry y
• • U Us sa ar re e e e sc s cl lu us si i va v am me e nt n te e la l a c co ol lo on nn na a IN I NI IT TI IA A L L B Bu ud dg ge et t
• • N No on n c co om mp pi il la ar re e “ “S Sp p ec e ci ia al l M Ma an nd da at te es s” ”
Fa F as se e I I: : F F i i n n a a n n c c i i a a l l
Re R e q q u u es e st t
“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett
2299
TAB. 4
Pr P r i i m m ar a r y y E E m m er e r g g e e n n c c y y , , E E m m er e r g g e e n n c c y y , , al a l t t ri r i < < 6 6 m m e e si s i
Fa F as se e I II II I: : Fi F i n n al a l Fi F i n n an a nc c i i al a l R Re e p p or o rt t
Fa F as se e I II I: : In I nt te er ri im m
Fi F i n n an a nc c i i al a l Re R e p p or o rt t
• • Pr P re es s en e nt ta a zi z i on o n e e de d el l la l a pr p r op o po os st ta a di d i p pr ro og ge et tt to o
• • A A lm l me en n o o 1 1 me m es se e p pr ri im ma a de d el ll la a fi f in ne e d de el l p pe e ri r io od do o d di i
im i mp pl le em me e nt n ta az zi io on ne e ( (c co on n i in nv ve en nt ta ar ri io o) )
Fa F a se s e I I: : Fi F in na a n n ci c ia al l
Re R eq qu ue es st t
Fa F as se e I II II I: : Fi F i n n al a l Fi F i n n an a nc c i i al a l R Re e p p or o rt t
En E nt tr r o o 6 6 se s e tt t ti im ma an ne e d do op po o la l a fi f i ne n e de d e l l p pe er r io i od do o d di i i im mp pl le e me m en nt ta a zi z io on n e e
TE T EM MP PI I ST S TI I C C HE H E
“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett
3300
TAB. 5
Al A lt tr r i i P P ro r og ge e t t ti t i
> > 6 6 m m e e s s i i
Fa F a se s e I II I I I : : Fi F in na a l l Fi F in n a a nc n ci ia a l l Re R ep po or rt t
Fa F as se e I II I: : I I n n t t e e r r i i m m
Fi F in n a a nc n ci ia a l l Re R ep po or rt t
• • Pr P r es e se e nt n ta az zi io on ne e de d el ll l a a pr p ro op po os s ta t a di d i p pr r og o ge et tt to o
Fa F a se s e I II I I I : : P P r r e e - - F F i i n n a a l l Na N ar rr ra at ti iv ve e
R R e e p p o o r r t t
• • 1 1 me m es s e e p pr ri i ma m a d de el ll l a a fi f in ne e de d el l pe p er r io i od do o d di i i im mp pl le e me m en nt ta a zi z io on n e e d de el l pr p ro og ge e tt t to o (s ( so ol lo o n na ar rr ra at t iv i vo o + + in i nv ve en nt t ar a ri i o o e e pr p ro op po os st ta a p pe er r l la a d de es st ti in na az z io i on ne e d d’ ’u us so o d de ei i be b en ni i /e / eq qu ui ip pa ag gg gi ia am me en nt ti i r ri im ma an ne en nt ti i) )
Fa F as se e I I: : Fi F i na n an nc c i i al a l
Re R e qu q ue es st t
Fa F a se s e I IV V : : Fi F in na a l l Fi F in n a a nc n ci ia a l l R Re ep po or rt t
• • No N or rm ma al l me m en nt te e a a me m et tà à de d el l
pe p er r io i od do o d di i i im mp pl le e me m en nt ta a zi z io on n e e d de el l pr p ro og ge e tt t to o
r (l ( l a a d d at a ta a vi v ie en ne e s sp p ec e ci if fi ic ca at ta a n ne e l l Gra G an nt t Ag A gr re ee em me e nt n t ) )
• • En E n tr t ro o 3 3 me m es s i i d da al l la l a fi f i ne n e de d e l l pe p er r io i od do o d di i i im mp pl le e me m en nt ta a zi z io on n e e d de el l p
pr ro og ge e tt t to o
T T E E M M P P I I S S T T I I C C H H E E
“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett [V[VII VVeerrssiioonnee GGeennnnaaiioo 22000044]]