““IILLT TRREENNIINNOO”” LLIINNEEEE GGUUIIDDAA PPEERR LLAA PPRREESSEENNTTAAZZIIOONNEE DDEEGGLLII AANNNNEESSSSII FFIINNAANNZZIIAARRII DDII EECCHHOO EE LLAA RREENNDDIICCOONNTTAAZZIIOONNEE DDEELL BBUUDDGGEETT

(1)

“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett [V[VII VVeerrssiioonnee GGeennnnaaiioo 22000044]]

11

“ “ I I L L T T R R E E N N I I N N O O ” ”

LI L IN N E E E E G GU U I I D D A A P PE E R R L LA A

PR P R E E S S E E N N T T AZ A ZI I O O N N E E D D E E GL G LI I A AN N NE N E S S SI S I FI F IN N AN A N ZI Z IA AR R I I D DI I E EC CH H O O E E L L A A

RE R E N N D D IC I C O O NT N T AZ A ZI I O O N N E E D DE E L L B BU UD DG GE E T T

In I n c co ol l la l ab bo or ra az zi io on ne e c co on n: :

Realizzato con il contributo di

Lu L ug gl li io o 2 20 00 0 4 4

(2)

“I“Ill TTrreenniinnoo”” –– LLiinneeee GGuuiiddaa ppeerr llaa pprreesseennttaazziioonnee ddeeggllii aannnneessssii ffiinnaannzziiaarrii ddii EECCHHOO ee llaa rreennddiiccoonnttaazziioonnee ddeell BBuuddggeett

Con il contributo di ¹

ECHO – Humanitarian Aid Office

Grant Facility 2002 – STRAND 1 – Training and Networks.

Titolo del Progetto

Monitoring and Evaluation in Humanitarian Aid: Quality Procedures

Traduzione e assistenza editoriale Alberto Riva

Forum SOLINT

Il Forum Solint è promosso da cinque Organizzazioni Non Governative italiane:

Comitato di Coordinamento delle Organizzazioni per il Servizio Volontario (COSV)

Viale Monza 40 – 20127 Milano, Italia Sito web: www.cosv.org

Comitato Internazionale per lo Sviluppo dei Popoli (CISP) Via Germanico 198, 00192 Roma, Italia

Sito web: www.cisp-ngo.org

Cooperazione Internazionale (COOPI)

Via Francesco De Lemene – 20151 Milano, Italia Sito web: www.coopi.org

Intersos

Via Nizza 154 – 00198 Roma, Italia Sito web: www.intersos.org

Movimondo

Via di Vigna Fabbri 39 – 00179 Roma, Italia Sito web: www.movimondo.org

In collaborazione con

Associazione punto.sud Via Angera 3 – 20125 Milano

Tel. +39.02.67574344/5 – Fax +39.02.7003654 Sito web: www.puntosud.org - E-mail: [email protected]

1This document has been produced with the financial aid of the European Union. The views expressed herein should not be taken, in any way, to reflect the official opinion of the European Community.

2 2

(3)

MODALITA’ D’USO

Il Trenino è il frutto di un lavoro compiuto dall’équipe di ricerca formata per la realizzazione del progetto Monitoring and Evaluation in Humanitarian Aid: Quality Procedures, co-finanziato da ECHO. L’intervento, denominato ECHOTrain e presentato dal Forum SOLINT², si propone, attraverso l’implementazione di moduli formativi e la preparazione di strumenti operativi, di facilitare l’applicazione delle nuove procedure ECHO e di rafforzare la qualità dei progetti umanitari.

L’équipe di lavoro è formata da Emanuele Pinardi (Cosv), Davide Martina (Coopi), Fabrizio Alberizzi e Federico Bastia (Associazione punto.sud).

Il Trenino è stato creato per facilitare il lavoro di pianificazione delle operazioni di aiuto umanitario finanziate da ECHO, con specifico riferimento alle fasi di formulazione del budget iniziale e dei Report finanziari intermedio e finale e, più in generale, della rendicontazione delle spese. Lo strumento è stato pensato soprattutto per rispondere alle esigenze degli operatori espatriati, proponendosi pertanto di rispondere alle questioni che più facilmente nascono dal lavoro di terreno.

In via preliminare è bene tuttavia tenere in considerazione quanto segue:

Il Trenino NON sostituisce la lettura dei documenti ufficiali del FPA 2003;

Il Trenino NON è uno strumento per la pianificazione delle attività di un progetto;

Il Trenino NON è uno strumento di verifica delle spese di un progetto e non si propone in nessun modo di integrare i sistemi gestionali e di contabilità adottati dalle singole organizzazioni umanitarie.

Il Trenino propone una sintesi degli argomenti relativi alla costruzione del budget, dei Report Finanziari e della rendicontazione, contenuti nei documenti ufficiali del FPA 2003, degli annessi e delle guidelines finanziarie prodotte da ECHO.

Il Trenino è formato da due parti:

1. La prima parte propone, per tappe, gli argomenti principali che caratterizzano i Report finanziari nel contesto del nuovo FPA.

L’obiettivo di questa sezione è consentire una corretta applicazione delle procedure ECHO in materia di budget e acquisti, attraverso una rapida consultazione delle informazioni e dei principali punti critici.

2. La seconda parte riprende fedelmente le linee del budget dei nuovi formati di ECHO, riportando, per ogni linea di budget, tutte le indicazioni disponibili per una corretta definizione dei costi eleggibili e dei documenti di rendicontazione necessari. Sono inoltre inserite alcune note accessorie frutto dell’esperienza e degli audit svolti presso alcune ONG italiane nel corso del 2002.

L’obiettivo di questa sezione è duplice: da una parte essa si propone di facilitare l’allocazione delle voci di costo secondo le indicazioni di ECHO; dall’altra consente, in fase di pianificazione e implementazione della rendicontazione, di monitorare la corretta applicazione delle procedure in materia di pezze giustificative ed eleggibilità delle spese sostenute.

Il Trenino è disponibile nella versione inglese verificata da ECHO e nelle traduzioni in lingua italiana e francese.

E’ infine opportuno ricordare che il Trenino è un lavoro in progress e come tale sono apprezzati contributi per il suo perfezionamento sia in termini di chiarezza espositiva che di elementi di interesse da aggiungere. A tal fine si chiede di inviare gli eventuali contributi al seguente indirizzo: [email protected]

Note al Formato elettronico

:

2 Il Forum SOLINT (Solidarietà e Cooperazione Internazionale) è formato dal Comitato di Coordinamento delle Organizzazioni per il Servizio Volontario (Cosv), da Cooperazione Internazionale (Coopi), dal Comitato Internazionale per lo Sviluppo dei Popoli (Cisp), da Intersos e da Movimondo.

3 3

(4)

INDICE

4 4

INDICE

... 4

PARTE PRIMA ... 5

LINEE GUIDA PER LA PRESENTAZIONE DEGLI ANNESSI FINANZIARI DI ECHO... 5

1. TIPOLOGIE DI FINANZIAMENTO DI ECHO...6

2. FORMATO DEL BUDGET DI ECHO (ANNEX II)...9

3. DEFINIZIONE DI COSTI ELEGGIBILI... 11

4. DEFINIZIONE DI COSTI NON ELEGGIBILI... 12

5. RIMBORSO IVA... 12

6. TRADUZIONE DELLE PEZZE GIUSTIFICATIVE... 12

7. DURABLE EQUIPMENT – Procedure di acquisto, ammortamento e costi di funzionamento... 13

8. PRINCIPI DI FLESSIBILITA’ DEL BUDGET E PROCEDURE DI AMENDMENT... 14

9. TEMPISTICHE RICHIESTE PER LA PRESENTAZIONE DEI REPORT FINANZIARI... 17

10. Prima fase: PRESENTAZIONE DEL BUDGET (Financing request)... 19

11. Seconda fase: REPORT FINANZIARIO INTERMEDIO (Interim Financial Report)... 20

12. Terza fase: Annessi al REPORT NARRATIVO PRE-FINALE (Pre-Final Narrative Report)... 21

13. Quarta fase: REPORT FINANZIARIO FINALE (Final Financial Report)... 22

14. LIQUIDAZIONE FINALE (Final Contribution from the EC)... 23

15. PROCEDURA D’ACQUISTO... 32

PARTE SECONDA...38

LINEE GUIDA PER LA RENDICONTAZIONE DEL BUDGET DI ECHO ...38

TITOLO 01. “GOODS AND SERVICES DELIVERED TO THE BENEFICIARIES”...39

01.01. FOOD SECURITY... 40

01.02. WATER AND SANITATION... 46

01.03. HEALTH... 48

01.04. NUTRITION... 52

01.05. SHELTER... 54

01.06. NON-FOOD ITEMS... 55

01.07. REHABILITATION/CONTINUUM... 57

01.08. DISATER PREPAREDNESS AND MITIGATION... 58

01.09. SPECIAL MANDATES... 61

01.10. SPECIFIC ACTIONS... 62

01.11. DE-MINING... 64

01.12. INTERNATIONAL TRANSPORT... 65

01.13. PERSONNEL... 66

TITOLO 02. “SUPPORT COSTS”...69

02.01 PERSONNEL... 70

02.02. LOCAL LOGISTIC COSTS... 73

02.03. DURABLE EQUIPMENT... 79

02.04. SECURITY... 82

02.05. FEASIBILITY, NEED ASSESSMENT AND OTHER STUDIES... 83

02.06. SPECIALISED SERVICES... 85

02.07. INSURANCE COSTS... 88

02.08. VISIBILITY AND COMMUNICATION PROGRAMMES... 89

02.09. OTHERS TO BE SPECIFIED IN THE PROPOSAL... 90

TITOLO 03. “INDIRECT COSTS”...91

03. INDIRECT COSTS... 92

TITOLO 04. “CONTINGENCY RESERVE (pro memoria)” ...93

04. CONTINGENCY RESERVE (pro memoria)... 94

(5)

5 5

PARTE PRIMA

LINEE GUIDA PER LA PRESENTAZIONE DEGLI ANNESSI FINANZIARI DI ECHO

I

In n c co ol ll la ab bo or ra az z io i on ne e co c on n: :

(6)

1. TIPOLOGIE DI FINANZIAMENTO DI ECHO

ECHO alloca fondi ai suoi partner, finanziandone i progetti e le iniziative, all’interno delle Decisioni di Finanziamento (Funding Decisions), differenti secondo la tipologia, natura e urgenza della situazione.

Esistono cinque tipologie di Decisioni di Finanziamento, come indicato nella Tabella che segue:

DECISIONE DI

FINANZIAMENTO CARATTERISTICHE DELLA DECISIONE DI FINANZIAMENTO PRIMA EMERGENZA

(PRIMARY EMERGENCY)

Copre una risposta iniziale ad un disastro improvviso dove i partner possono reagire in 24-72 ore (i progetti devono essere avviati entro 5 giorni dal disastro).

Budget massimo della Decisione di Finanziamento: € 3,000,000.

Approvazione da parte del Direttore di ECHO entro 72 ore.

EMERGENZA (EMERGENCY)

Si applica sia a risposte a nuovi disastri che a crisi già manifeste dove perdurano incertezza e instabilità.

Budget della Decisione di Finanziamento: vario

Approvazione da parte del Commissioner for Development and Humanitarian Aid fino a € 30.000.000

DECISIONE AD HOC (AD HOC DECISION)

Follow-up di una Decisione di Prima Emergenza o Emergenza o risposta unica ad una data circostanza, dove i bisogni sono chiaramente identificati su base

geografica o settoriale.

Durata della Decisione di Finanziamento: varia, normalmente da 12 a 18 mesi.

Budget della Decisione di Finanziamento: vario.

Approvazione da parte dell’Humanitarian Aid Committee se > € 2.000.000.

PIANO GLOBALE (GLOBAL PLAN)

Risposta su larga scala, integrata e multisettoriale, a crisi umanitarie che si protraggono nel tempo.

Durata della Decisione di Finanziamento: normalmente da 12 a 18 mesi.

Budget della Decisione di Finanziamento: vario.

Approvazione da parte dell’Humanitarian Aid Committee.

DIPECHO La modalità di finanziamento avviene attraverso call for proposal (art.2(f), Reg.1257/96).

I finanziamenti alle ONG sono dati attraverso progetti finanziati all’interno di una delle cinque tipologie di Decisioni di Finanziamento previste da ECHO. Il finanziamento può essere dato sulla base di call for proposal o in relazione alla presentazione/approvazione di una proposta di progetto da parte dell’ONG. Il tipo di Decisione di Finanziamento all’interno della quale viene inserito il progetto finanziato alla ONG influenza profondamente le modalità di gestione dei progetti finanziati da ECHO, come si evidenzia nella Tabella e negli esempi che seguono:

PROGETTO ELEGGIBILITA’ SPESE, DURATA E POSSIBILITA’ DI ESTENSIONE DEL PERIODO DI ESECUZIONE DEL PROGETTO

PRIMA EMERGENZA (PRIMARY

EMERGENCY)

Le spese di un progetto di prima emergenza sono eleggibili (se doverosamente giustificate e approvate da ECHO) dalla data in cui si manifesta la prima emergenza (giorno in cui avviene il disastro), con eccezione degli stocks che sono sempre eleggibili.

L’eleggibilità dei costi non può comunque mai essere concessa prima della data della crisi.

Il periodo massimo di estensione di un progetto di prima emergenza è 3 mesi.

Un progetto di prima emergenza non può in ogni caso essere esteso oltre 3 mesi.

EMERGENZA (EMERGENCY)

Le spese di un progetto di emergenza sono eleggibili (se doverosamente giustificate e approvate da ECHO) dalla data in cui è avvenuto il disastro.

L’eleggibilità dei costi non può comunque mai essere concessa prima della data della crisi.

Il periodo massimo di estensione di un progetto di emergenza è 6 mesi.

Un progetto di emergenza non può in ogni caso essere esteso oltre i 6 mesi all’interno del periodo coperto dalla Decisione.

DECISIONE AD HOC (AD HOC DECISION)

Le spese di un progetto ad hoc sono eleggibili (se doverosamente giustificate e approvate da ECHO) dalla data di avvio delle attività (starting date) stabilita nel Grant Agreement.

La Decisione di Finanziamento può stabilire che i costi siano eleggibili fino a 3 mesi prima dell’adozione della Decisione.

La durata massima di un progetto è normalmente di 12 mesi; in ogni caso un progetto non può terminare o essere esteso oltre il periodo coperto dalla Decisione.

PIANO GLOBALE

(GLOBAL PLAN) Le spese di un progetto inserito in un Global Plan sono eleggibili dalla data di avvio delle attività (starting date) stabilita nel Grant Agreement.

6 6

(7)

La Decisione di Finanziamento può stabilire che i costi siano eleggibili fino a 3 mesi prima dell’adozione della Decisione.

La durata massima di un progetto è normalmente di 12 mesi; in ogni caso un progetto non può terminare o essere esteso oltre il periodo coperto dalla Decisione.

DIPECHO La modalità di finanziamento avviene attraverso call for proposal.

N.B. L’assegnazione dei progetti all’interno delle diverse Decisioni di Finanziamento è decisa da ECHO sulla base degli stanziamenti effettuati e delle politiche seguite nei diversi paesi. L’ONG deve confrontarsi con ECHO per indicare in quale categoria di Decisione di Finanziamento verrà finanziata la proposta.

N.B. L’eleggibilità dei costi non può in ogni caso essere richiesta oltre tre mesi precedenti l’adozione della Decisione di Finanziamento e dipende in ogni caso dal tipo di Decisione (si noti che in ogni caso la regola dei tre mesi non si applica alla Prima Emergenza e all’Emergenza – in questi casi, infatti, è la data della crisi che stabilisce la possibile data di eleggibilità dei costi)

N.B. Gli stocks sono sempre eleggibili, indipendentemente dalla data di eleggibilità dei costi definita per il progetto.

N.B. ECHO, all’interno di ogni Decisione di Finanziamento, finanzia due tipologie di progetto:

Finanziamento totale: ECHO finanzia il 100% del budget richiesto.

Co-finanziamento: ECHO co-finanzia il progetto con altri donor.

Le procedure da seguire per i progetti finanziati al 100% o per progetti co-finanziati sono quasi identiche, con alcune eccezioni per le quali si rimanda al Capitolo 7 e agli Esempi contenuti nel Capitolo 14 (art. 169 del Financial Regulation 1605/2002 “An action may be financed in full by the budget only if it proves essential for it to be carried out”

Decisione di Finanziamento adottata da ECHO Ad Hoc e Global Plan (es. 12 mesi)

Finanziamento Progetto (8 mesi)

Massima estensione progetto (normalmente non oltre i 12 mesi all’interno del periodo coperto dalla Decisione di Finanziamento) Massima anticipazione della

data di inizio eleggibilità spese (se giustificata e approvata da ECHO,

massimo 3 mesi prima della data di adozione della Decisione di Finanziamento)

-3 -2 -1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1) Le spese di un progetto ad hoc sono eleggibili (se doverosamente giustificate e approvate da ECHO) dalla data di avvio delle attività (starting date) stabilita nel Grant Agreement

2) La Decisione di Finanziamento può stabilire che i costi siano eleggibili fino a 3 mesi prima dell’adozione della Decisione.

3) Un progetto Ad Hoc o Global Plan normalmente ha una durata massima di 12 mesi; in nessun caso un progetto può essere esteso oltre il termine di tempo previsto dalla Decisione di Finanziamento.

ESEMPIO : DECISIONE AD HOC e GLOBAL PLAN

7 7

(8)

8 8 Decisione di Finanziamento

Prima Emergenza (es. 3 mesi)

Finanziamento Progetto (1,5 mesi) Outbreak

Massima estensione progetto

(non oltre 3 mesi) Massima anticipazione

data di inizio eleggibilità spese (se giustificato ed approvato da ECHO, fino al giorno dello scoppio del disastro)

0 1 2 3 ESEMPIO : PRIMA EMERGENZA

1) Per i progetti di Prima Emergenza la data di inizio di eleggibilità dei costi, se doverosamente giustificata e approvata da ECHO, può essere anticipata fino al giorno dello scoppio del disastro. Ciò significa che è la data della crisi che stabilisce la possibile data di eleggibilità dei costi.

2) L’eleggibilità dei costi non può mai essere concessa prima della data della crisi.

3) La durata massima di un progetto di Prima Emergenza è 3 mesi; in nessun caso un progetto può essere esteso oltre i 3 mesi.

Decisione di Finanziamento Emergenza (es. 6 mesi)

Finanziamento Progetto (3 mesi) Outbreak

Massima estensione progetto (non oltre i 6 mesi, all’interno del periodo coperto dalla Decisione di

Finanziamento) Massima anticipazione

data di inizio eleggibilità spese (se giustificato ed approvato da ECHO, fino al giorno dello scoppio del disastro)

0 1 2 3 4 5 6

1) Per i progetti di Emergenza la data di inizio di eleggibilità dei costi, se doverosamente giustificata e approvata da ECHO, può essere anticipata fino al giorno dello scoppio del disastro. Ciò significa che è la data della crisi che stabilisce la possibile data di eleggibilità dei costi.

2) L’eleggibilità dei costi non può mai essere concessa prima della data della crisi.

3) La durata massima di un progetto di Emergenza è 6 mesi; in nessun caso un progetto può essere esteso oltre i 6 mesi all’interno del periodo coperto dalla Decisione di Finanziamento.

ESEMPIO : EMERGENZA

(9)

2. FORMATO DEL BUDGET DI ECHO (ANNEX II)

ECHO fornisce nell’ANNEX 2 i formati di budget da utilizzare, che sono i seguenti:

PRIMA FASE: presentazione del budget (Financial Request)

• BUDGET BREAKDOWN

• BUDGET SUMMARY AND FINANCIAL PLAN

SECONDA FASE: presentazione del Report Finanziario Intermedio (Interim Financial Report) e di eventuali modifiche di budget

• INTERIM FINANCIAL REPORT

TERZA FASE (solo per progetti con durata superiore ai 6 mesi): annessi al Rapporto Narrativo Pre- Finale (Pre-Final Narrative Report)

Solo nel caso di progetti con una durata superiore ai 6 mesi, deve essere presentato un rapporto pre-finale composto ESCLUSIVAMENTE dal Pre-Final Narrative Report e dall’Inventario. In questa fase, inoltre, qualora si vogliano apportare modifiche al budget che implichino un trasferimento dal Titolo 01 al Titolo 02 SUPERIORE al 15% dei costi diretti, è necessario allegare al Pre-Final Narrative Report la nuova proposta di Budget (usando il formato dell’Interim Financial Report). E’ in ogni caso sempre consigliato presentare eventuali modifiche di budget, utilizzando il formato dell’Interim Financial Report, anche qualora si apportino modifiche di budget inferiori al 15%. Per ulteriori dettagli si veda anche il Capitolo 8.

QUARTA FASE: presentazione del Report Finanziario Finale (Final Financial Report)

• FINAL FINANCIAL REPORT – BREAKDOWN OF EXPENDITURE

Il budget è strutturato secondo codici a 2, 4, 6, 8 cifre che devono essere seguiti in fase di presentazione del budget e di rendicontazione:

STRUTTURA BUDGET

LIVELLO DI DEFINIZIONE

ESEMPIO DI CODICE

ESEMPIO

DESCRIZIONE NOTE ESPLICATIVE

TITOLO

(TITLE) 2 CIFRE 01.

[…]

Goods and services delivered to the beneficiaries […]

Il budget a 2 cifre è diviso in 4 Titoli:

01. e 02. Costi diretti 03. Costi indiretti 04. Imprevisti CAPITOLO

(CHAPTER) 4 CIFRE 01.01.

[…] Food Security […]

Il budget a 4 cifre è diviso in 22 Capitoli che fanno riferimento al Titolo 01. (13 Capitoli) e 02. (9 Capitoli) ARTICOLO

(ARTICLE) 6 CIFRE 01.01.01.

[…] Basic Food Security

[…] Il numero di Articoli che fanno riferimento ad ogni Capitolo è vario

ELEMENTI

(ELEMENTS) 8 CIFRE 01.01.01.01.

01.01.01.02.

[…]

Corn Flour Vegetable Oil […]

La nomenclatura del budget proposta da ECHO non va oltre le 6 cifre. Il livello di dettaglio corrispondente alle 8 cifre non è codificato ed è libero (ma obbligatorio alla presentazione del Final Financial Report).

La divisione del budget in Titoli è strutturata utilizzando una ripartizione tra costi diretti, costi indiretti e riserva, ripartita come segue:

COSTI DIRETTI includono: Titolo 01. “Goods and services delivered to the beneficiaries”

Titolo 02. “Support costs”

COSTI INDIRETTI includono Titolo 03. “Indirect costs”

9 9

(10)

N.B. I costi amministrativi sono considerati da ECHO eleggibili fino al 7% del totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01. + Titolo 02.) (art. 15.5. delle General Conditions).

N.B. Esistono, secondo quanto specificato dall’art.15 delle General Conditions, due tipologie di costi amministrativi:

• Costi amministrativi sul terreno o a livello Headquarter direttamente collegati all’esecuzione del progetto (cioè generati dall’esecuzione stessa del progetto). Questi costi vanno inclusi tra i costi diretti (Titolo 02.).

• Costi amministrativi generati indipendentemente dall’esecuzione del progetto (overheads).

Questi costi sono coperti dai costi indiretti del progetto (Titolo 03.).

RISERVA include Titolo 04. “Contingency reserve – pro memoria”

(Contingency reserve)

N.B. Gli imprevisti in linea generale non vanno inseriti nel budget. Una quota di imprevisti fino ad un massimale del 5% del totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01. + Titolo 02.) può essere eccezionalmente inserita a budget (art. 15.6. delle General Conditions) nel momento in cui è presa la decisione di finanziamento.

1 100

(11)

3. DEFINIZIONE DI COSTI ELEGGIBILI (General Conditions, Art.15 – Eligible costs)

COSTI ELEGGIBILI includono Titolo 01 + Titolo 02 + Titolo 03 + Titolo 04 (se incluso) Per essere considerati eleggibili, i costi sostenuti devono essere:

• Direttamene collegati all’oggetto dell’agreement con ECHO (cioè all’operazione in oggetto);

• Necessari alla realizzazione dell’operazione;

• Ragionevoli e rispettare i principi di “sound financial management”, con particolare riferimento a

“value for money” e “cost-effectiveness”;

• Essere stati sostenuti durante il ciclo di vita del progetto (cioè dalla data di eleggibilità delle spese specificata nell’articolo 3.3. del Grant Agreement alla fine del periodo di implementazione del progetto (cfr. General Conditions, art.15.1. e Grant Agreement, Special Conditions, art.3.3.)³;

• Essere stati effettivamente sostenuti, quindi essere registrati nei documenti contabili dell’NGO, essere identificabili e controllabili. Tutti i documenti contabili – in originale – devono essere tenuti a disposizione della UE per un periodo di 5 anni (cfr. anche General Conditions, art. 17.3. e 13.9.) Una lista indicativa dei costi eleggibili è inclusa nel capitolo Financial Provision delle General Conditions, art. 15:

A. Stock

• I costi per la costituzione di stock da parte dell’Organizzazione Umanitaria per un utilizzo collegato all’operazione oggetto dell’Agreement, sono eleggibili anche quando sono stati sostenuti prima della data di eleggibilità delle spese.

B. Costi diretti

• Costi dello staff implicato nel progetto, corrispondente ai salari reali + indennità sociali + altri costi legati alla remunerazione. Possono essere anche inclusi i costi del personale a livello dell’Headquarter direttamente correlabili all’esecuzione del progetto. I salari e i costi non devono eccedere quelli normalmente applicati dall’Organizzazione Umanitaria;

• Costi di viaggio e sussistenza (subsistence costs) per lo staff che prende parte al progetto, garantendo che non superino quelli normalmente applicati dall’organizzazione umanitaria;

• Costi di acquisto (nuovo o usato) per le attrezzature (equipment) attribuibili all’operazione;

• Costi di acquisto di beni e servizi (trasporto, immagazzinamento e distribuzione, affitto attrezzature, ecc.) direttamente attribuibili all’operazione;

• Costi che derivano direttamente, o sono collegati, all’accettazione o distribuzione di contribuzioni acquisite (contribution in kind);

• Beni di consumo e forniture (consumables and supplies) direttamente attribuibili all’operazione;

• Spese per gli appalti (on contracting) o spese eseguite dai partner dell’Organizzazione Umanitaria direttamente attribuibili all’operazione;

• La proporzione dei costi dell’Ufficio di Terreno (field office) che corrisponde all’ammontare delle attività direttamente attribuibili all’operazione o alla proporzione del finanziamento della UE;

• Costi che derivano direttamente dalle necessità dell’Agreement (diffusione delle informazioni, specifiche valutazioni del progetto, attività di reporting alla EC, costi di traduzione, riproduzione, assicurazione, training mirato alle persone coinvolte nell’operazione, ecc.), inclusi i costi dei servizi finanziari (financial service costs) (in particolare commissioni applicate ai trasferimenti bancari).

3 Le spese di un progetto ECHO sono eleggibili dalla data specificata nel Grant Agreement fino alla data di chiusura del progetto. I pagamenti possono essere fatti dopo la chiusura del progetto, purché le spese siano state finanziariamente e legalmente commissionate durante il periodo di implementazione delle attività (General Conditions, art. 15.1. e Grant Agreement, Special Conditions, art. 3.3.).

La distribuzione dei beni/servizi non può in ogni caso essere effettuata dopo la data di chiusura del progetto (end date of the operation).

1 111

(12)

C. Costi indiretti

• Una percentuale fissa fino al 7% del totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02) è eleggibile come costi indiretti.

D. Riserva (Contingency Riserve)

• Un fondo di riserva può eccezionalmente essere inserito a budget per la copertura di ogni aggiustamento necessario per eventuali cambiamenti. La riserva non può eccedere il 5% del totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02).

4. DEFINIZIONE DI COSTI NON ELEGGIBILI (General Conditions, Art.15.4.) Debiti e accantonamenti per eventuali perdite o debiti;

Interessi dovuti dall’Organizzazione Umanitaria a parti terze;

Voci di bilancio già finanziate da altre fonti;

Acquisto di terreni o edifici;

Perdite dovute al cambio;

Tasse, imposte e oneri (a meno che l’Organizzazione Umanitaria non sia in grado di chiederne la restituzione e se concesso dall’applicable regulatory provisions).

5. RIMBORSO IVA

(General Condition, art. 15.4.; ECHO Budget Guidelines, 01. Goods and services delivered to the beneficiaries)

Normalmente l’IVA e altre tasse non sono rimborsate per l’acquisto di beni e servizi fatti dall’Organizzazione Umanitaria nell’Unione Europea (art. 5 della Regulation Concerning Humanitarian Aid) nel quadro di un’operazione finanziata da ECHO, in quanto viene applicato il principio generale per cui beni/servizi acquistati per scopi umanitari sono esenti da tale tassazione.

Nel caso si acquistino in Europa beni/servizi soggetti ad IVA è dunque necessario, ove possibile, procedere alla richiesta di rimborso allo Stato Membro dove è stato realizzato l’acquisto (è l’ONG stessa responsabile di questo procedimento).

Lo stesso principio viene applicato anche per i paesi in cui si realizza il progetto; laddove tuttavia l’ONG può dimostrare ad ECHO che, nonostante gli sforzi realizzati per il recupero dell’IVA o altre tasse, non ha ricevuto il rimborso da parte del paese in cui viene implementato il progetto, ECHO può decidere di rimborsare tali quote.

6. TRADUZIONE DELLE PEZZE GIUSTIFICATIVE

Le pezze giustificative non devono essere tradotte. Se tuttavia ECHO decide di richiedere al momento della liquidazione finale copia di qualche pezza, domandandone la traduzione, l’ONG deve fornire le pezze giustificative tradotte. I costi di traduzione sono una spesa eleggibile, e pertanto l’ONG deve domandarne il rimborso contestualmente alla richiesta di ECHO. In fase di audit, eventuali richieste di traduzione di pezze giustificative saranno a carico esclusivo degli auditors.

E’ comunque sempre possibile (e consigliabile) tradurre le pezze non emesse in lingua comunitaria e inserire i costi di traduzione tra i costi eleggibili.

1 122

(13)

7. DURABLE EQUIPMENT – Procedure di acquisto, ammortamento e costi di funzionamento Per l’esecuzione di un progetto, le ONG possono acquistare e/o mettere a disposizione del progetto durable equipment – con particolare riferimento agli autoveicoli, ai sistemi di comunicazione e ad altre attrezzature. La possibilità di inserire a budget il costo di acquisto, le quote di ammortamento e i running costs sono regolate dalla Tabella che segue:

CA – Costo di acquisto QA – Quote di ammortamento RC – Running Costs

CG – Condizioni Generali

SITUAZIONE RC QA CA ARTICOLO CG NOTE ESPLICATIVE

Le attrezzature sono acquistate nel corso di un’operazione – ECHO finanzia il 100% del

progetto SI NO SI

Si applica l’art.7.4. delle CG.

L’ONG deve presentare 1 mese prima dell’operazione un inventario contenente una proposta sulla destinazione e l’uso delle attrezzature.

ECHO stabilisce la destinazione dei beni al termine dell’operazione.

Le attrezzature sono acquistate nel corso di un’operazione –

ECHO co-finanzia il progetto SI NO SI

Si applica l’art. 7.3. delle CG.

Se non diversamente specificato nelle Condizioni Speciali del Grant Agreement, le attrezzature devono essere trasferite alle autorità o ai partner locali o ai beneficiari finali del progetto.

Le attrezzature sono già di proprietà della ONG (costo di acquisto: le ONG hanno acquistato le attrezzature precedentemente) – ECHO finanzia il 100% del progetto o co- finanzia il progetto.

SI SI NO

Non si applicano gli art. 7.3. e 7.4. delle CG.

L’ONG resta l’unica proprietaria delle attrezzature.

Per potere imputare a budget i costi di ammortamento, questi devono essere già stati inclusi nei piani di contabilità della ONG e le quote di ammortamento proposte devono essere in linea con le procedure interne della ONG.

Le attrezzature sono già di proprietà della ONG (no costo di acquisto: le ONG hanno ricevuto in donazione/valorizzazione le attrezzature) – ECHO finanzia il 100% del progetto o co-finanzia il progetto.

SI NO NO

Non si applicano gli art. 7.3. e 7.4. delle CG.

Si applica l’art.15 delle CG.

L’ONG resta l’unica proprietaria delle attrezzature.

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(14)

1 1 8. PRINCIPI DI FLESSIBILITA’ DEL BUDGET E PROCEDURE DI AMENDMENT

(General Conditions, art. 10)

A. “Modifica unilaterale del budget da parte dell’ONG con notifica a ECHO”

L’ONG può procedere a modifiche unilaterali di budget (previa informazione per iscritto ad ECHO), quando:

Le modifiche di budget introdotte non inficiano un elemento fondamentale del progetto;

L’impatto finanziario è limitato ad un trasferimento tra il Titolo 01 e il Titolo 02 uguale o inferiore al 15%

del valore originariamente imputato al totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02), indipendentemente dall’uso della riserva.

In questo caso la procedura da seguire è quella della “Modifica unilaterale con notifica”, ovvero:

Formalizzare l’avvenuta modifica nell’Interim Report (se previsto) e/o indirizzando una lettera al Field Officer e al Desk Officer di ECHO, archiviando la relativa corrispondenza. Non è richiesta in questo caso l’accettazione da parte di ECHO, ma ECHO deve essere informato, giustificando i cambiamenti.

Esempio: l’ONG decide di distribuire mais al posto di riso; si decide di cambiare il partner locale del progetto senza che questo comporti alcun problema; si decide di modificare la composizione delle risorse previste per il personale, ecc.

B. “Scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO”

L’ONG deve richiedere un’autorizzazione per iscritto a ECHO e riceverne formale approvazione quando procede a modifiche di budget in cui, sempre senza inficiare un elemento fondamentale del progetto:

Si voglia operare un trasferimento tra il Titolo 01 e il Titolo 02 superiore al 15% del valore originariamente imputato al totale dei costi diretti eleggibili (Titolo 01 + Titolo 02), indipendentemente dall’uso della riserva;

Si intenda richiedere l’uso della riserva, nel caso in cui i fondi erano stati stanziati nel Grant Agreement;

Si intenda operare, per ragioni operative e/o di contingenza, un cambiamento che infici un elemento significativo del progetto (luogo, beneficiari, sostenibilità);

Si intenda formalizzare il cambiamento del conto corrente bancario;

Si intendano modificare gli indicatori e/o le fonti di verifica.

In questo caso si dovrà ricorrere alla procedura di “Scambio di corrispondenza scritta con approvazione”, secondo il seguente iter:

1) L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHO garantendo una corretta archiviazione della corrispondenza);

2) Attendere la conferma scritta da parte di ECHO per l’accettazione o il rifiuto della richiesta.

ECHO deve rispondere entro 15 giorni ma in ogni caso non vale il principio del silenzio-assenso.

Esempio: Trasferimento di un quota di budget eccedente il 15% del totale dei costi diretti tra il Titolo 01 e il Titolo 02;

richiesta di uso della riserva; rifornimento con camion cisterna al posto di pozzi perforati (questione di sostenibilità);

trasferimento, per questioni contingenti, di una parte del progetto in altra zona (questione beneficiari); cambiamento del c/c.

C. “Supplementary Agreement”

Questa procedura deve essere utilizzata nei seguenti casi:

Quando viene richiesta un’ESTENSIONE del periodo di implementazione dell’operazione;

Quando viene richiesto un AUMENTO DEL BUDGET motivato da ragioni operative;

Per i progetti co-finanziati, quando viene richiesta una MODIFICA DELLA PERCENTUALE della quota di co-finanziamento.

In caso di modifica o inclusione nell’agreement dell’articolo 9 “specific condition” (modifiche o deroghe alle General Condition)

4 4 In questo caso si dovrà ricorrere alla “Firma di un Supplementary Agreement”, secondo il seguente iter:

1) L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHOgarantendo una corretta archiviazione della corrispondenza);

2) In caso di accettazione ECHO informerà per iscritto l’ONG entro il termine di 15 giorni dalla data di ricezione della richiesta, inviando un Grant Agreement emendato;

3) Il Grant Agreement emendato entrerà in vigore una volta che sarà stato firmato da entrambe le parti (ECHO e ONG) e inviato ad ECHO.

Esempio: Si vuole prorogare la fine dell’operazione; diminuisce o viene annullata la quota di co-finanziamento di uno o più donor; si vuole richiedere un aumento del budget motivato da ragioni operative.

(15)

Per riassumere quando e quale procedura seguire:

Modifica Unilaterale o Scambio di corrispondenza

ESEMPIO:

BUDGET INIZIALE

Digit Capitolo Budget Iniziale

01. Goods and Services 750.000

01.02. Water & Sanitation 500.000

01.06. Non-food Items 100.000

01.13. Personnel 150.000

02. Support Costs 250.000

02.01. Personnel 130.000

02.02. Local Logistic Costs 70.000

02.03. Durable Equipment 30.000

02.06. Specialised Services 15.000

02.08. Visibility 5.000

03. Indirect Costs 70.000

04. Contingency Reserve 0

TOTALE 1.070.000

L’ONG può effettuare una modifica unilaterale di bilancio trasferendo nel corso del progetto fino a 150,000 € (15% costi diretti eleggibili) dal Titolo 01 al Titolo 02 (o viceversa), se la modifica non comporta un cambiamento della natura del progetto e/o di un suo elemento fondamentale. La comunicazione ad ECHO va fatta semplicemente informando per iscritto ECHO (normalmente nella presentazione dell’Interim Report (a 6 cifre), in casi più sostanziali prima di effettuare l’operazione, almeno informando il Field Expert di ECHO).

Nell’esempio il Titolo 01 e il Titolo 02 possono dunque variare fino ad un massimo di 150.000 €:

Digit Titolo Budget

Iniziale

15%

Costi Diretti

- 15% + 15%

01. Goods & Services 750.000 150.000 600.000 900.000

02. Support Costs 250.000 150.000 100.000 400.000

L’ONG può unilateralmente modificare la composizione dei Capitoli, se la modifica non comporta un cambiamento della natura del progetto e/o di un suo elemento fondamentale. L’impatto finanziario su ogni Capitolo non è quindi soggetto a restrizioni percentuali. La comunicazione ad ECHO va fatta di norma nella presentazione dell’Interim Report (a 6 cifre), ma in casi più sostanziali è opportuno farla prima di effettuare l’operazione (almeno informando il Field Expert di ECHO).

Se si intende spostare una somma superiore a 150,000 € tra il Titolo 01 e il Titolo 02 senza che questo comporti un cambiamento della natura del progetto e/o di un suo elemento fondamentale, è necessario avviare una procedura di scambio di corrispondenza scritta con approvazione da parte di ECHO. L’ONG deve presentare una richiesta scritta a ECHO debitamente fondata e motivata (è opportuno che prima di procedere a tale richiesta, da indirizzare al Desk Officer di ECHO a Bruxelles, si sia discusso con il Field Expert di ECHO). E’ necessario attendere la conferma scritta da parte di ECHO per l’accettazione o il rifiuto della richiesta. ECHO deve rispondere entro 15 giorni ma in ogni caso non vale il principio del silenzio-assenso.

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