Controllo abitant

Secondo l’art 106 lettera e della LOC il municipio tra i suoi incarichi ha anche quello di “tenere e aggiornare il registro della popolazione e delle imprese”. Questa competenza viene disciplinata dal Regolamento concernente il controllo degli abitanti e la banca dati movimento della popolazione. Il cuore di un Comune sono i suoi cittadini che, come abbiamo visto nei capitoli precedenti, diventano veri e propri clienti con i loro bisogni ed esigenze. Al fine di avere dei dati aggiornati da mettere a disposizione del Comune è necessario organizzare in modo efficiente le notifiche e la gestione degli arrivi e delle partenze. Si è deciso di mappare questo processo perché soprattutto negli ultimi anni si sono riscontrate delle problematiche relative soprattutto alle partenze e agli arrivi che non venivano notificati in modo efficace e prontamente. Tutto questo ha provocato una mole di lavoro maggiore per i funzionari comunali. Inoltre, nella maggior parte dei casi, quando vi è una partenza ci sarà automaticamente anche un arrivo in un nuovo Comune e dunque soprattutto in questa procedura ci saranno delle interazioni intercomunali, ragion per cui sarà di fondamentale importanza la corretta gestione dei movimenti dei propri cittadini. Se un comune non ha dati aggiornati non potrà allestire documenti attendibili e questo potrebbe intaccare sulla qualità del servizio prestato.

Descrizione del processo

Per semplificare il processo esso verrà suddiviso in due parti: la gestione degli arrivi e la gestione delle partenze.

1. Gestione degli arrivi

La segnalazione di un arrivo può essere notificata dal comune di partenza, dalla polizia comunale oppure dal cittadino stesso. Se non è il cittadino a presentarsi per la notifica lo si convoca personalmente e viene registrato provvisoriamente con i documenti che ha fornito. Il Comune di arrivo chiede la trasmissione degli atti al Comune di provenienza. Solo una volta in cui si dispone di tutti i documenti e si sono fatte le verifiche del caso è possibile fare la registrazione definitiva. Viene in seguito stampata la scheda anagrafica e tutte le comunicazioni ai servizi interni (contribuzioni, direzione scuola, ecc…) ed esterni (agenzia AVS, ufficio tassazioni, ecc…). Al termine della procedura tutta la documentazione schedata all’interno di una cartella personale per ogni nuovo cittadino.

2. Gestione partenze

Il cittadino e/o il locatore inviano una segnalazione di partenza all’ufficio controllo abitanti. Allo stesso tempo il Comune di arrivo, se il cittadino si è annunciato, provvede alla richiesta degli atti. Il Comune di partenza invia gli atti e le comunicazioni interne ed esterne al Comune di destinazione. Al termine del processo il Comune di partenza registra l’effettiva partenza stralciando il cittadino dal catalogo elettorale e archivia definitivamente le pratiche che non sono state richieste dal Comune di arrivo.

Secondo il Regolamento concernente il controllo degli abitanti e la banca dati movimento della popolazione le notifiche di partenze e arrivi sono da presentare entro 8 giorni (art. 11, 15, 20), ma spesso sembra essere proprio questo il principale rischio alla qualità di questo servizio. Infatti i Comuni evidenziano che vi è un problema della gestione dei dati a causa del mancato annuncio di arrivi e partenze. Un registro dati aggiornato è di fondamentale importanza per un comune che fa capo di questo strumento per il funzionamento dell’intera amministrazione che attinge ai dati per avere tutte le informazioni necessarie. Oltre a questo rischio principale nella procedura di arrivo vengono identificati altri rischi che sono ad esempio la mancata presentazione di alcuni documenti personali fondamentali che potrebbero ritardare la registrazione definitiva del cittadino, la mancanza di collaborazione del Comune di partenza che non trasmette gli atti richiesti, oppure l’incompletezza della notifica agli uffici interessati (tasse, contribuzioni, AVS,ecc..) a causa di disguidi ai servizi interni ed esterni, rischio quest’ultimo che ritroviamo anche nel processo dedicato alla gestione delle partenze. Per quanto riguarda i rischi riscontrati dalle partenze se il Comune di destinazione non richiede tempestivamente gli atti ci saranno ritardi nell’aggiornamento del database. Inoltre una problematica potrebbe essere legata al fatto che se un cittadino non notifica una partenza e lascia il Comune senza aver “saldato” le contribuzioni con il Comune, esso avrà degli scoperti con l’ufficio contribuzioni.

Misure per la gestione dei rischi

Al fine di limitare i rischi sopra esposti si propone adottare le seguenti misure:

• È necessario sollecitare i locatori in modo tali che siano loro i primi a prendere l’iniziativa notificando eventuali arrivi o partenze. Il Regolamento concernente il controllo degli abitanti e la banca dati movimento della popolazione all’art. 24 prevede anche delle sanzioni per questi ultimi che dovrebbero venire applicate se del caso.

• La popolazione dev’essere ben informata, tramite albi comunali, sito internet, sociali, circa le procedure da seguire in caso di arrivi o partenze. Dovrebbe inoltre essere informata sui documenti da presentare così da non ritardare la registrazione definitiva.

• La SEL potrebbe intervenire in modo più incisivo nei confronti di quei Comuni che non provvedono alla rapida trasmissione degli atti.

PROCESSO: Gestione arrivi DOC. RESP.

Comune di partenza Locatore Cittadino Ufficio CA Ufficio CA Ufficio CA Comune di partenza Ufficio CA Ufficio CA ? Registrazione dell’arrivo provvisoria Avviso trasferimento di domicilio Schedatura nuovo cittadino Sì Il cittadino si è annunciato? Convocazione Richiesta documenti personali Richiesta atti ? Documenti ok? Richiamo Registrazione dell’arrivo definitiva Avvisi interni ed esterni Sì No No

PROCESSO: Gestione partenze DOC. RESP.

Comune di arrivo Locatore Cittadino Ufficio CA Ufficio CA ? Registrazione della partenza Avviso trasferimento di domicilio Fine Sì Il nuovo Comune ha richiesto gli atti? No

Trasmissione atti Stampe avvisi interni