La Seduta Municipale

Come organo esecutivo di un Comune il Municipio ha il compito di prendersi cura della “cosa pubblica” emettendo decisioni che, nel rispetto delle leggi e dei regolamenti, hanno un impatto sull’andamento del Comune e i suoi cittadini. È perciò molto importante che ci siano dei processi funzionali che possano incanalare le decisioni entro i limiti temporali e legislativi e del rispetto del Comune stesso. È fondamentale che i cittadini si sentano fiduciosi nei confronti del Municipio e grazie a delle procedure che limitano il rischio di errori esso può valorizzare la propria immagine di efficienza e imparzialità. Per questo motivo il primo processo preso in analisi è la seduta municipale. Nelle pagine seguenti di questo capitolo verrà studiato il processo e verranno individuati i possibili rischi e i rimedi a questi ultimi.

Descrizione del processo

Per semplificare la sua comprensione il processo è stato diviso in due fasi. La prima fase riguarda il processo decisionale e dunque la decisione municipale e la relativa risoluzione, mentre la seconda fase riguarda il processo esecutivo, di conseguenza la messa in atto della risoluzione municipale approvata nella prima fase.

Nella prima fase il Segretario comunale si occupa della corrispondenza e decide se i documenti ricevuti sono di pertinenza del Municipio. Dopo lo smistamento della posta, esso individua i dicasteri a cui attribuire la documentazione ricevuta. Allo stesso tempo il Segretario procede con la trattando dell’ordine del giorno della prossima seduta municipale e ne trasmetterà copia a tutti i membri del Municipio. A questo punto tutto gli incarti vengono consegnati al capo dicastero competente che prenderà in esame il dossier e ne fornirà un rapporto. In caso di incompletezza esso viene ritornato in cancelleria o ai vari servizi di competenza, per verifiche necessarie. Durante la seduta municipale viene presa la decisione e verbalizzata la risoluzione municipale che viene in seguito archiviata per poi allestire il verbale integrale della seduta.

Nella seconda fase, quella esecutiva, a seguito della decisione municipale il Segretario con la collaborazione del Sindaco, si occupa dell’allestimento della corrispondenza e dell’affissione della risoluzione all’albo, ed eventualmente sul sito internet del Comune. Al fine di mettere in atto le decisioni approvate durante la seduta municipale il Segretario decide se sono di sua competenza, se così non fosse li delega ai capi servizio. In seguito verifica che tutte le pratiche siano evase correttamente, nel rispetto delle volontà municipale e delle leggi. Al termine della procedura i vari incarti vengono archiviati.

Con il nuovo avvento della tecnologia l’intero processo, sia decisionale che esecutivo, è supportato dal programma GecoTI che permette di rendere più snello il processo. Infatti il Segretario Comunale ha la possibilità di inviare a tutti i capi dicastero le trattande della seduta con i relativi rapporti e documenti in modo tale che prima dell’inizio della seduta i municipali possano già votare e fare le proprie osservazioni sulle trattande a livello informatico e visibile da tutti.

Individuazione dei rischi (SCI)

Nella prima fase il principale rischio potrebbe presentarsi nel caso in cui il capo dicastero che si occupa dell’incarto, non esamini correttamente tutti i documenti in suo possesso. Può succedere che a causa di imprevisti, di mancanza di tempo, di competenze o semplicemente di volontà il capo dicastero non fornisca agli altri Municipali gli elementi necessari per prendere una decisione. Il rischio è dunque che la risoluzione municipale adottata potrebbe non essere conforme alla legge o non rispettosa dei principi del Comune. La mancata attenzione di tutti gli aspetti di un incarico potrebbero poi far si che si riscontrino dei problemi nel futuro.

Nella seconda fase invece uno dei rischi di maggiore rilevanza è la complessità della comunicazione e della trasmissione dei compiti tra Segretario e il Capo Servizio, e di conseguenza tra Capo Servizio e funzionario comunale. Il Segretario in questa fase ha il compito di mettere in atto ciò che è stato deciso dal Municipio ma delle volte il flusso di informazioni può essere deviato e l’evasione non avviene in modo corretto. In tal caso si verrebbe a creare una discrepanza nel rapporto di fiducia tra l’esecutivo e l’amministrazione comunale.

Misure per la gestione dei rischi

Al fine di limitare i rischi sopra esposti si propone di gestire questi ultimi nel modo seguente: • L’ordine del giorno deve essere inviato ai Municipali con almeno 3 giorni di anticipo sulla

seduta prevista. In questo modo tutti i municipali avranno modo di informarsi circa le trattande.

• Si propone di creare un modulo di lavoro (vedi allegato ML-3.06) che tracci linee guida per la presentazione di ogni trattanda. Il modulo di lavoro dovrà essere compilato dal capo dicastero in tutti i suoi campi. Esso comprenderà anche il preavviso del capo dicastero e una proposta di risoluzione. Nel caso in cui il modulo non fosse completo in tutte le sue parti esso non potrà essere discusso durante la seduta municipale ma sarà rinviato. In assenza di motivazione valide, sarà possibile rinviare una sola trattanda. Il modulo di lavoro ML-3.06 può anche essere portato all’interno del programma GecoTI.

• Si propone di creare un modulo di lavoro (vedi allegato ML-3.07) che verrà utilizzato dal Segretario e da tutti i funzionari incaricati al fine di verificare la corretta evasione della risoluzione municipale. Il modulo di lavoro ML-3.07 può anche essere portato all’interno del programma GecoTI.

PROCESSO: Fase 1- Decisionale DOC. RESP. ML-3.06 ML-3.06 ML-1.12 IL-3.04 ML-1.12 Segretario Segretario Sindaco Segretario Segretario Capo Dicastero Segretario Segretario ? Creazione della pratica

Allestimento ordine del giorno

Studio dell’incarto

Esame e decisione del Municipio

?

?

Verbale risoluzione Municipale

Archiviazione Verbale della seduta

Corrispondenza in entrata

Fine È di pertinenza della seduta municipale? No Sì Non ok Non ok Ok Ok

PROCESSO: Fase 2 - Esecutiva DOC. RESP. Albo Sito ML-3.07 IL-3.04 Segretario Segretario Capo servizio Funzionari Segretario Invio corrispondenza al Municipio Decisione del Municipio

Pubblicazione sul sito internet della RM Pubblicazione all’albo

della RM

Messa in atto delle decisioni municipali ? Evasione corrispondenza e incarico servizi Archiviazione documenti Fine Verifica corretta esecuzione RM Ok Non ok