Controllo delle fatture passive – Mappatura dei casi possibili

comunque un input per effettuare il controllo.

La fase di verifica è una situazione ordinaria, al fine di assicurarsi la coerenza tra lo stato reale e quello inserito e visualizzato “a sistema”.

Il controllo è effettuato facendo un “matching” tra le righe della fattura e le informazioni presenti su un file di estrazione generato dal sistema tramite una query “custom” di Stealth.

Le informazioni di cui viene verificata la correttezza sono: 1. Numero di modelli presenti in fattura;

2. Presenza e correttezza del prezzo;

3. Presenza dell’indicazione del numero e della data del DDT con cui la merce è rientrata in magazzino;

4. Presenza della data e delle quantità avanzate per capire se è stato effettuato l’avanzamento;

60 6. Presenza della condizione “da fatturare”;

7. Assegnazione corretta della commessa al fornitore.

La trattazione seguente costituisce una sorta di mappatura di tutte le possibili problematiche che si possono presentare.

È stato deciso, quindi, di trattare ciascuna problematica in modo individuale, identificando le opportune soluzioni correttive:

1. Se il numero di modelli presente in fattura non coincide, sia in positivo che in negativo, con l’estrazione di Stealth i motivi possono essere:

a. La quantità non è stata avanzata, quindi, è necessario andare a verificare sulla commessa le quantità effettivamente processate dalla fase in esame.

Se la commessa è già in stato “chiusa” è necessario ripristinarla per poter effettuare l’avanzamento.

b. La quantità è stata assegnata, sull’avanzamento, ad un altro fornitore. Dunque, andando sull’avanzamento (ricercandolo in base al numero) è possibile modificarne il fornitore assegnatario.

c. La quantità è stata assegnata, sulla commessa, ad un altro fornitore. Dunque, andando sulla commessa, è possibile modificare il fornitore a cui è assegnata.

d. Errore di compilazione della fattura da parte del fornitore. In questo caso, si procede a contattare il fornitore per capire quali siano state le cause dell’errore, con contestuale rettifica del documento.

2. Se il prezzo non è presente oppure non è corretto è necessario seguire la seguente procedura:

a. Sui listini delle lavorazioni, verificare che:

i. La data di validità del listino sia precedente alla data di validità della commessa;

ii. Il listino sia stato creato per il fornitore presente sulla commessa o sull’avanzamento (in caso contrario il SI non permette l’allineamento dei prezzi delle lavorazioni ai relativi listini);

iii. Verificare che la tipologia di commessa sul listino (proto, campionario, press, produzione) o la versione per cui la DiBa è stata creata, sia quella corretta;

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iv. Verificare correttezza e presenza del prezzo e, in caso negativo, inserire quello corretto.

b. Ricercare l’avanzamento per poter fare l’allineamento del prezzo; per ottenere questo, sono disponibili due modalità:

i. Modalità manuale: si va sulla singola riga dell’avanzamento e tramite il relativo pulsante si procede all’allineamento del prezzo. Il vantaggio del manuale è quello di poter facilmente verificare problemi di allineamento ai listini lavorazioni, ma presenta lo svantaggio di essere “macchinoso” e foriero di errori di distrazione poiché si deve andare necessariamente ad allineare ciascuna singola linea di ogni avanzamento;

ii. Modalità automatica: tramite la funzione di allineamento prezzi ai listini lavorazioni è possibile andare ad allineare le commesse e gli avanzamenti, programmando un unico singolo lancio.

Il vantaggio è ovviamente ricercabile nella velocità nel processare l’operazione di allineamento, evitando la procedura di allineamento di ciascuna riga. Lo svantaggio è legato al fatto che la funzione richiede alcuni parametri da inserire (numero commessa, numero avanzamento, tipologia di listino, etc…) e possono essere commessi errori di inserimento con l’ottenimento di prezzi errati.

È importante notare che tali funzioni di allineamento automatico possono essere schedulate e programmate a determinati orari (ad esempio in notturna), in modo tale da avere ogni giorno, avanzamenti e commesse allineate ai listini; 3. La soluzione correttiva, in questo caso, è piuttosto banale perché consiste nell’andare a ricercare sul cartaceo i riferimenti relativi al numero e/o alla data del DDT accompagnatorio della merce;

4. Se la merce non è stata correttamente avanzata, andando a fare un nuovo avanzamento oppure andando su un avanzamento precedente e aggiungendo una nuova riga, è possibile “mandare avanti” determinate quantità selezionando:

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b. Quantità che devono essere avanzate, infatti, è possibile andare ad avanzare un parziale oppure le quantità totali.

5. Solitamente, se le condizioni IVA o le condizioni di pagamento non sono corrette, la modifica si effettua tramite le variazioni massive (abilitate se e solo se l’utente ha funzioni di admin).

Figura 21: Menù per la configurazione delle variazioni massive

Le variazioni massive permettono di andare a modificare in modo “forzato” alcuni campi, impostando le condizioni di modifica.

Nel caso mostrato in Figura 21, infatti, è possibile andare a modificare le condizioni IVA e le condizioni di pagamento, di un dato fornitore, con DDT all’interno di un dato intervallo di tempo.

All’interno del campo Imposta è possibile andare ad aggiungere i campi da modificare. I campi vengono aggiunti selezionandoli dal diagramma ad albero della scheda Elementi.

Gli Elementi sono organizzati su vari livelli; il livello fondamentale (in questo caso “Testata avanzamenti”) rappresenta la scheda a cui Stealth accede per effettuare la modifica.

Il campo tali che indica, invece, le condizioni IF che l’algoritmo deve rispettare in modo tale che la modifica abbia effetto.

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A titolo di esempio, si riporta di seguito, l’algoritmo che rappresenta, in maniera elementare, il flusso logico seguito dal sistema per effettuare una modifica massiva. START IF DATA DDT: 01/04 – 30/04 FORNITORE: 0000F ANNO AVANZ: 2017 THEN COND. IVA= 121 COND. PAGAMENTO= 1330 END

Figura 22: Logica di funzionamento di una variazione massiva

6. Poiché, come già detto, il conto lavoro di fase viene fatturato dal fornitore a Roban’s, è necessario verificare che sia presente l’abilitazione su ciascuna riga.

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Generalmente, anche in questo caso, non si procede ad abilitare la fatturazione sulla commessa e sull’avanzamento in manuale, ma si effettua la modifica in massiva.

7. Se non si ha il matching tra fornitore assegnatario della commessa e quello effettivo, si deve:

a. Ricercare la commessa di produzione in base alle seguenti informazioni:

i. Ente assegnatario (campionario, prototipia, produzione, press);

ii. Anno commessa; iii. Numero commessa; iv. Data della commessa;

v. Anno/Stagione modello.

b. Modificare sul ciclo di lavorazione il fornitore assegnatario.