Questa sezione si concentra sulla procedura e sulle modalità in uso negli Stati membri per la trasmissione delle richieste di EIO.
Q1. Come vengono trasmessi gli EIO?
Gli utenti hanno avuto la possibilità di scegliere tra 3 opzioni: – via posta;
– per e-mail;
– qualsiasi altro canale di comunicazione.
I risultati del questionario hanno dimostrato che la modalità di trasmis- sione più usata è quella tradizionale, ovvero l’invio tramite posta. Alcuni Stati membri accettano anche e-mail o altri canali di comunicazione, come mostrato nella Figura 3.19.
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Figura 3.19: Q1, modalità di trasmissione dell’EIO
Negli Stati membri oggetto del presente lavoro, alcuni usano solo i mez- zi tradizionali, ovvero posta o fax (Lituania, Croazia e Repubblica Ceca); mentre la Spagna oltre ad utilizzare i canali tradizionali ammette anche la modalità di trasmissione tramite e-mail. Infine, l’Austria utilizza anche la piattaforma implementata da e-CODEX, oltre ai normali canali tradizionali. La seconda domanda (Q2) mira a scoprire se ci siano forme allineate ed uniformi tra i vari Stati membri in ordine alla trasmissione delle richieste di EIO.
Q2. Sono utilizzati moduli standard allineati per la trasmissione di EIO?
Figura 3.20: Q2, utilizzo di moduli standard per trasmissione EIO La Figura 3.20 conferma che la maggioranza degli Stati membri utilizza delle “forms” standard per la trasmissione dell’EIO.
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Q3. Usi qualche strumento automatizzato per le traduzioni di EIO? In caso contrario, puoi descrivere il metodo di traduzione?
Alla terza domanda della sezione, sull’esistenza di strumenti automa- tizzati per la traduzione delle richieste di EIO, la maggioranza degli Stati membri ha risposto in modo negativo. Alla base della scelta di non utilizzare strumenti di tale genere è la scarsa fiducia che gli Stati hanno verso queste tecnologie automatizzate, ritenendole non affidabili e quindi in generale non utilizzate dalle autorità competenti in materia. Solo l’Italia ha dichiarato l’esistenza di alcuni strumenti automatizzati per la traduzione.
Gli altri Stati membri hanno dichiarato che, se necessario, la traduzione è assegnata a società di traduzione private che però sono autorizzate dal Ministero di Giustizia del singolo paese.
Q4. Sono riscontrate particolari difficoltà nella procedura di trasmissione di EIO?
Le risposte, riportate in Figura 3.21, erano quasi totalmente negative, il che significa che le autorità competenti degli Stati membri che hanno partecipato al questionario affermano di non affrontare difficoltà durante la procedura di trasmissione di EIO.
Figura 3.21: Q4, difficoltà nella procedura di trasmissione di EIO Gli Stati membri oggetto dell’indagine sono quasi tutti allineati con i ri- sultati mostrati, dichiarando di non avere difficoltà nella trasmissione. Unica eccezione è rappresentata dalla Spagna che ha dichiarato che i ritardi e com-
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plessità legati alla trasmissione di prove digitali o file di grandi dimensioni potrebbero costituire un ostacolo all’efficacia e speditezza della procedura.
La domanda successiva (Q5) mira ad indagare la situazione qualora ad essere trasmessi siano file di grandi dimensioni.
Q5. Ha trovato qualche difficoltà in caso di trasmissione di file di grandi dimensioni?
Più specificamente, agli Stati membri è stato anche chiesto di sottolinea- re se la trasmissione di file di grandi dimensioni rappresenti una possibile barriera nella procedura. I risultati (Figura 3.22) mostrano che in alcuni paesi questa difficoltà è già emersa e sentita come incidente negativamente sulla procedura: infatti, molto spesso il file di grandi dimensioni deve essere inviato in porzioni e a più riprese, causando possibili ritardi. Tuttavia, nella maggior parte dei casi il problema dei file di grandi dimensioni non è ancora sentito come tale.
Figura 3.22: Q5, problematicità dei file di larghe dimensioni Per quanto riguarda gli Stati membri oggetto del presente lavoro, soltanto la Lituania e la Spagna hanno dichiarato di aver affrontato difficoltà in caso di trasmissione di file di larghe dimensioni dovuto alla impossibilità di inviare tali file attraverso lo strumento da loro utilizzato, ovvero via e-mail.
Le domande (Q6) e (Q7) di questa sezione devono essere considerate unitariamente, in quanto si riferiscono entrambe ad ottenere informazioni
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circa il livello di collaborazione tra autorità dei diversi Stati membri nel corso della procedura di esecuzione dell’EIO.
In particolare,
Q6. È a conoscenza di collaborazioni e contatti tra autorità nazionali/- locali degli Stati membri durante l’esecuzione di un EIO?
Q7. In caso affermativo, ha conoscenza di particolari difficoltà nello sta- bilire contatti e collaborazioni durante la procedura di esecuzione dell’EIO? I risultati hanno mostrato (Figure 3.23 e 3.24) che quasi tutti gli Stati membri interagiscono attivamente durante l’esecuzione di un EIO, tuttavia non esistono canali ufficiali, ma le varie forme di collaborazione e le moda- lità in cui avvengono sono lasciate all’iniziativa del singolo paese. Gli Stati membri, come dimostrato dalle risposte al questionario, ritengono che questa possibilità di dialogo sia utile prima di emettere l’EIO o durante l’esecuzione dell’EIO al fine di comprendere meglio, ad esempio, i requisiti richiesti dalle disposizioni nazionali nello Stato di emissione o di esecuzione, o al fine di accordarsi in caso di necessità di azioni urgenti. Solo alcuni degli Stati mem- bri oggetto del presente lavoro (Austria, Croazia e Repubblica Ceca) hanno dichiarato di non interagire durante l’esecuzione di un EIO.
Figura 3.23: Q6, forme di collaborazione tra Stati durante esecuzione EIO La domanda (Q7) mira ad ottenere informazioni più dettagliate sulle modalità di collaborazione tra Stati membri, in particolare sulle possibili difficoltà incontrate nel corso della loro collaborazione in caso di esecuzione dell’EIO.
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Figura 3.24: Q7, tipologia di difficoltà incontrate dagli Stati membri Le difficoltà che si sono riscontrate in tutti gli Stati membri che hanno partecipato all’indagine, sono state principalmente:
– barriere linguistiche: in quanto manca in generale tra le autorità dei singoli Stati membri competenti in materia di EIO una buona padro- nanza della lingua inglese (che potrebbe essere considerata quale lingua comune di riferimento);
– barriere tecniche, poiché gli strumenti a supporto dell’identificazione dei punti di contatto locali (con indicazione delle autorità locali com- petenti in materia) non sono sempre aggiornati con le informazioni necessarie (es. EJN-ATLAS).
Per quanto riguarda la specifica sezione B5, sulle modalità di trasmissione dell’EIO, gli ostacoli che sono stati individuati dagli Stati membri sono i seguenti:
– modalità di trasmissione prevalentemente tradizionale (posta e fax), con le possibili conseguenze negative in caso di trasmissione di file di larghe dimensioni;
– mancanza di reti di collaborazione stabile, ufficiale e strutturata tra le autorità competenti durante l’esecuzione degli EIO.
Queste barriere possono essere facilmente superate da un’azione a livel- lo nazionale dei diversi Stati membri supportati dalle iniziative progettua- li europee volte all’adozione di strumenti avanzati e uniformi per il trat-
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tamento e scambio delle prove digitali (si pensi ad esempio al progetto Evidence2e-CODEX oppure EXEC).
In particolare; tali azioni dovrebbero mirare a:
– adottare strumenti elettronici quali la posta elettronica laddove la tra- smissione sia solo via posta tradizionale o via fax, oppure implementa- re in ciascuno Stato membro l’uso della piattaforma sicura e affidabile e-CODEX;
– migliorare il dialogo tra le autorità durante l’esecuzione dell’EIO anche laddove questo dialogo esista ma non sia strutturato stabilmente e in maniera uniforme.