Durante: on-site logistics

Alcune delle principali attività di produzione e coordinamento messe in atto durante lo svolgimento dei Mondiali 2012 si Frisbee Freestyle sono state:

 il controllo dell’afflusso del pubblico

 l’efficienza tecnica (assenza di guasti, danni, ecc.)  soddisfare le richieste dei giocatori

 soddisfare le richieste degli sponsor

 soddisfare le richieste dei media e dei giornalisti  mantenere la comunicazione con lo staff

 mantenere pulita la location

 essere pronti ad attivare eventuali procedure d’emergenza

Mentre tutto è in atto, l’event manager è un po’ una pallina impazzita all’interno di un flipper: tanti i km percorsi avanti e indietro sul piccolo quadrato di spiaggia fra le varie aree, emblema del lavoro incessante che è stato necessario svolgere durante l’evento.

4.3.1 Flusso, comunicazioni, sorveglianza

Il movimento continuo di persone e materiali rappresenta un flusso da tenere costantemente sotto controllo. L’ingresso lato piazza ha costituito il principale punto di accesso al villaggio e ha dovuto garantire:

 il trasporto e l’accesso di giocatori e visitatori, nonostante il pubblico si sia spesso assiepato anche in prossimità dell’ingresso

 la rimozione dei rifiuti

 il passaggio dell’ambulanza, come è stato nel caso dell’infortunio dell’atleta giapponese avvenuto giovedì pomeriggio

 le norme di sicurezza

 le forniture ed i ricambi durante la giornata, da cibo, bevande e Red Bull a carta e toner della stampante

 la comunicazione tra le varie aree, come ad esempio tra giuria e postazione radio, o tra speaker e dj

Allo stesso modo, anche la comunicazione tra lo staff riveste un ruolo fondamentale. Nel mezzo della bagarre le informazioni devono essere immediate: una tale immediatezza è una caratteristica peculiare proprio

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dell’evento, sempre a rincorrere deadline che coinvolgono un vasto numero di persone. Nel caso in esame, sono stati utilizzati i seguenti mezzi:

 i classici telefoni cellulari

 volontari che riportavano fisicamente le informazioni al destinatario (solitamente chiamati “runner” in letteratura)

 tabelloni con informazioni, schedule e risultati continuamenti aggiornati  l’impianto audio, strumento principe come descritto precedentemente,

anche tramite l’ausilio di stacchetti e jingle

 connessione internet e penne usb, specialmente per lo scambio di dati tra i computer adibiti a gestione della musica, della giuria e dei risultati

In caso fosse saltata la corrente, era stato predisposto anche un piccolo sistema audio portatile da integrare con il generatore d’emergenza previsto nella event car Red Bull, in modo da non interrompere il dialogo con giocatori e spettatori.

Un ulteriore mezzo di comunicazione, questa volta però rivolto esclusivamente a partecipanti e spettatori, è rappresentato dalla cartellonistica. Le locandine sono state ad esempio sparpagliate sul perimetro dell’evento, consentendo ai passanti di informarsi immediatamente su contenuto e programma della manifestazione. Parimenti, sono state realizzate grafiche informative relative a shop, area vip e area giudici. Particolarmente interessante è stata la realizzazione del tabellone per il Super Pro, trasformato anche in strumento di esposizione degli sponsor.

Figura 39 | Esempi di cartellonistica degli FPA Worlds 2012

Per preservare il villaggio, lo smontaggio serale delle attrezzature non è sufficiente: ladri, teppisti o semplicemente ragazzi ubriachi possono molto facilmente apportare danni irreparabili. Per questo è stato predisposta anche un servizio di sorveglianza notturna nelle tre notti centrali dell’evento.

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4.3.2 Consumables e facilities

Tra i servizi offerti a giocatori, staff e sponsor presenti, non è potuta mancare la distribuzione di pranzi, snack, frutta e bevande (consumables). L’obiettivo è stato quello di offrire prodotti genuini, italiani e di qualità per rispettare le aspettative dell’evento, ma allo stesso tempo di abbattere i costi tramite la collaborazioni di appositi partner e gestendo internamente l’intero processo. Esplodiamolo.

 Area. L’area ristoro è stata dislocata nell’angolo del villaggio caratterizzato dall’allaccio alla rete idrica (come da planimetria) e protetta da gonfiabili e ombrelloni, in modo che rimanesse costantemente all’ombra. La composizione è stata semplice e flessibile: un paio di tavoli e panche ed un paio di frigoriferi sono bastati a stoccaggio, refrigerazione e distribuzione.  Pranzi e snack. Pasta offerta da un ristorante sponsor, pane e stracchino,

anguria, melone, pane e nutella: questi alcuni dei cibi che sono andati a costituire i pranzi e le merende dei partecipanti, risultati particolarmente soddisfatti del servizio fornito.

 Bevande. Oltre al rubinetto dell’acqua potabile, per i giocatori è stato sempre possibile accedere liberamente al frigo, approfittando di succhi di frutta e Red Bull in quantità.

 Gestione. La distribuzione è avvenuta facendo affidamento sulle player card (al pari di ticket prepagati) e concentrando la distribuzione in alcuni momenti della giornata con staff dedicato. I rifiuti sono stati gestiti in accordo con le politiche già illustrate (raccolta differenziata, abbattimento degli imballaggi, vaschette in mater-bi, e via discorrendo).

Ma questo non è stato l’unico servizio garantito.

Presenti anche servizi igienici custoditi, sia per entrambi i sessi che per disabili, dotati di lavabi e continuo servizio di ricambio e pulizia.

È stato garantito anche il continuo servizio di pronto soccorso, con tanto di ambulanza con defibrillatore e personale specializzato. Dalla planimetria emerge la disposizione sia dell’area dedicata, sia lo stazionamento dell’ambulanza, con particolare attenzione all’accessibilità e agli spazi di sicurezza. Il servizio si è dimostrato valido fin dal primo giorno, quando ha reagito prontamente l’emergenza creata dal malore/infortunio di un atleta giapponese durante la gara. Infine, è stato approntato anche un servizio di lost&found nei pressi dello stand adibito ad info point.

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4.3.4 Pulizia e gestione dei rifiuti

Tra le responsabilità degli organizzatori troviamo anche la continua cura e pulizia del sito. Particolare attenzione deve essere posta per minimizzare l’impatto su di un ambiente delicato come la spiaggia. Abbiamo già visto le politiche messe in atto per limitare l’impatto ambientale degli FPA Worlds 2012; a livello logistico è però un dato da considerare, identificando la posizione dei bidoni (come da planimetria), organizzando le risorse umane necessarie e perpetrando ricambio dei sacchetti e pulizia con continuità. Supporto su questo lato è giunto anche dall’azienda locale incaricata, informata per tempo dell’avvenimento.

Mantenere le toilette in buono stato è un altro fattore importante: pulizia, ricambi e controlli sono stati effettuati nel nostro caso dalla cooperativa anziani già incaricata, garantendo un alto livello del servizio.

4.3.5 Registrazione evento

Per loro stessa natura, gli eventi sono effimeri (11): una registrazione dell’evento di buona qualità rappresenta ormai una risorsa di cui è impossibile fare a meno. Per gli FPA Worlds 2012 si è provveduto a registrare i video di ogni singola routine, a fotografare competizioni e villaggio e a trasmettere uno streaming online (tutto questo sarà discusso anche nel capitolo relativo alla comunicazione).

Ciò comporta i seguenti vantaggi:

 si ha una prova dell’abilità dell’organizzazione

 il materiale può essere usato per caratteri promozionali e per i media

 si alimenta in maniera esponenziale la comunicazione, soprattutto quella online e quella incentrata sui social network

 si ha materiale da fornire a sponsor ed istituzioni

 è possibile valutare il progetto e stendere una relazione conclusiva che abbracci il progetto evento a 360° e lo renda più intellegibile

Per finire, il coinvolgimento delle giuste persone ed un’attenta pianificazione hanno permesso anche di abbattere i costi, disponendo di un’ottima registrazione dell’evento a fronte di una spesa di solo alcune centinaia di euro.

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