L’HR dell’evento

Assicurare che un evento disponga delle giuste persone, propriamente formate e motivate verso gli obiettivi è fondamentale nel processo di event management.

L’evento rappresenta un contesto unico per la pianificazione delle risorse umane. Un primo motivo risiede nella struttura “pulsante” dell’organizzazione (26), che richiede di accrescere il personale a ridosso dell’evento, per poi ristringerlo nuovamente. Ciò genera una serie di sfide, tra cui la reperibilità di adeguato staff per una così breve finestra temporale e tempi brevi per recruitment e formazione. Un secondo motivo è invece rappresentato dalla presenza dei volontari, che costituiscono la maggior parte della forza lavoro e introducono ulteriori sfide quali reclutamento, controllo della qualità, supervisione, formazione e motivazione.

Figura 43 | Il processo di human resource planning degli eventi. Fonte: adattamento da (9).

Il planning HR dell’evento è costituito da una serie di processi sequenziali guidati da mission, obiettivi e strategia. Ad esempio la strategia di crescita scelta a Riccione ha comportato il bisogno di uno staff più corposo di quello impiegato annualmente nella parte freestyle del Paganello. La strategia delle risorse umane impiegate in un evento ha infatti lo scopo di supportarne gli obiettivi complessivi.

Lo staffing ha determinato il numero di lavoratori o volontari necessari per l’erogazione dell’esperienza evento ed il mix di competenze/qualifiche/esperienza richiesto. Come punto di partenza è stata utilizzata la Work Breakdown Structure (vista nel Capitolo 2), in grado proprio di dimensionare lo staff necessario, individuare skill e conoscenze ed impostare il livello di supervisione per ogni raggruppamento di task. Non a caso la WBS rappresenta anche la base dell’organigramma (visto anche questo nel Capitolo 2).

1. Strategia

2. Staffing

3. Job

analysis description 4. Job 5. Recruitment 6. Induction Training 7. 8. Valutazione

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La job analysis ha definito poi i vari ruoli in termini di compiti specifici e responsabilità e ne ha individuato abilità, skill e qualifiche necessarie per ricoprirli con successo. Questo processo (48) risponde cioè a domande del tipo:

 quali task vanno raggruppati assieme per costituire un incarico o un ruolo?  che cosa deve essere cercato nei candidati agli incarichi definiti?

 come dovrebbe apparire la struttura organizzativa e con quali relazioni?  quali compiti rappresentano una base di valutazione per lo specifico ruolo?  quali programmi di formazione e addestramento sono necessari per

garantire che i volontari e lo staff posseggano le giuste competenze?

Nel caso in esame, in cui il bacino di volontari da cui attingere è stato comunque limitato e definito, queste indicazioni sono state utilizzate per ricercare il migliore match possibile tra compiti e caratteristiche personali degli interessati. Hanno contribuito anche esperienza (criterio fondante nella scelta dei giudici), competenze (per esempio quelle di tournament director erano necessarie per poter ricoprire il ruolo di category director) e abilità fisiche (come nel caso di carico, scarico e movimentazione di attrezzature e strutture).

Le job description hanno quindi formalizzato dettagliatamente i vari ruoli, includendo le seguenti informazioni. Vediamole (49), in parallelo ad un esempio riferito ad una delle posizioni create e assegnate a volontari.

 Job title e commitment (remunerato o volontario), indicando l’area funzionale e la durata temporale del commitment. Accomodation and Social Media Assistaint (volontario), maggio-agosto 2012, lavoro giornaliero da remoto (circa 2h/giorno) e in loco nei giorni dell’evento.

 Job summary, indicando lo scopo principale del ruolo. Assistere atleti e albergatori nella prenotazione dell’accomodation e gestire attivamente i social network dell’evento all’interno del piano di comunicazione online.  Doveri e responsabilità, focalizzandosi su quelli centrali e sui risultati attesi.

Coordinamento e traduzione delle comunicazioni albergatori/atleti, gestione “smooth” delle prenotazioni alberghiere, continua promozione online dell’evento e coinvolgimento dei fan/partecipanti.

 Relazioni con altre posizioni interne o esterne all’organizzazione. Riportare a Responsabile Marketing e Comunicazione e a Responsabile Produzione e Logistica. Interazioni con albergatori ed utenti dei social network coinvolti.  Know-how, skill, conoscenze, esperienza, qualifiche e attributi richiesti.

Ottima conoscenza della lingua inglese (almeno certificazione B2), capacità relazionali, capacità di lavorare in team, costanza, tempestività e rispetto

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delle deadline, dimestichezza con internet, conoscenza dei social network utilizzati, creatività, passione per il contenuto dell’evento.

 Grado di autonomia, ovvero livello di autorità decisionale (senza riferire a un superiore). Gestione e modifica delle prenotazioni alberghiere, libertà nella produzione dei contenuti social.

 Particolari requisiti. Possesso della linea internet.

 Problem solving, specificando i problemi più comuni. Particolare attenzione nell’assegnamento individuale dei posti letto delle camere multiple, volto all’ottimizzazione del numero di camere occupate.

Seguono altri due esempi di job description, derivanti direttamente dalla Freestyle Player Association in riferimento alle figure necessarie alla gestione della competizione. Anche i giudici, i membri dei committee internazionali ed i direttori di categoria sono stati infatti volontari appartenenti alla community.

Figura 44 | Esempi di job description relative agli FPA Worlds 2012

Definite le varie mansioni, si è passati al recruitment dei lavoratori e dei volontari necessari a ricoprirne le posizioni.

Category Directors

The directors make sure all the rounds in his/her division go smoothly by:

 Using raw seeding numbers provided by the FPA, creating initial drafts of each round's pools, then confirming the pools with the Committee

 Creating judging panels for each round, and confirming judging panels with the category's Committee

 Oversee the administration of each round - making sure judges are present, seated, on time

 Use the Competition Manual to resolve any questions or disputes. The category's Committee, FPA Board representatives and Tournament Competition Supervisor, Claudio Cigna can assist as needed

 Review scores after each round. Tabulation can be done to provide “preliminary results” that should be announced after each round. All final scores will be done by the statisticians and announced after computer tabulation is complete.

Committees

The Committee is a group of international representatives whose goal is to insure the best, most neutral possible competition pools and judging assignments and to act as a resource for dispute resolution.

 Review initial pool assignments made by the Category Director and use the Competition Manual to recommend any necessary changes.

 Review initial judging assignments made by the Category Director and recommend any necessary changes.

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I due lavoratori stipendiati necessari per le attività di produzione e logistica sono stati selezionati tra il personale solitamente utilizzato per il Paganello.

Riguardo invece ai volontari, i bacini da cui si è attinto sono stati:

 specifici individui della community dotati di particolari skill, esperienze e competenze, che sono andati a ricoprire tutti i ruoli volontari necessari di (in ordine di responsabilità) giudici, membri dei committee e category directors  volontari già coinvolti in passato, scelti per le posizioni di gestione back

office di giuria e musica, come fotografo e come operatore video

 amici degli organizzatori particolarmente fidati e appassionati, impiegati come volontari nelle funzioni più svariate a seconda del loro match con i task coinvolti (da gestione shop a movimentazione attrezzature)

Coperte tutte le posizioni, è stato il turno della fase di induction (investitura) (9), durante la quale i nuovi volontari sono stati introdotti nell’organizzazione come parte attiva. Le attività del programma di investitura sono state:

 fornire un’infarinatura generale sull’evento (mission, obiettivi, stakeholder, budget, location, programma)

 condurre una visita del villaggio e di tutte le aree rilevanti  introduzione al resto dello staff

 approfondimento sul lavoro da svolgere

Il processo immediatamente successivo è stato quello di training, focalizzato alla trasmissione delle skill e delle conoscenze necessarie per portare a termine i compiti assegnati o migliorare la performance (50).

In particolare, il training è per la maggior parte avvenuto sul campo (on-the-job) e ha visto il coinvolgimento sia del personale preesistente che dell’event manager, agendo da mentori e supervisori. Un apprendimento efficiente necessita infatti l’interazione tra i mananger (maestri) e lo staff (allievi), allo scopo di sviluppare una visione condivisa dei risultati da raggiungere, abbattere le eventuali barriere ed incoraggiare innovazione e nuove idee (51). Ad esempio l’ambiente favorevole instauratosi, ha permesso al Social Media Assistaint (visto prima nell’esempio) di apportare il proprio contributo innovativo proponendo una definizione partecipativa online della soundtrack dell’evento. Elementi essenziali del processo di training sono la riflessione ed il feedback: gli apprendisti riflettono ampiamente su ciò che gli viene insegnato, mettendo in relazione la nuova conoscenza con l’esperienza appena vissuta e allo stesso tempo estendendo l’esperienza utilizzando la teoria.

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L’ultima fase attraversata è stata quella della supervisione e valutazione. Il concetto di supervisione è stato particolarmente utilizzato nella gestione della giuria, dove a giudici più giovani sono stati costantemente affiancati giudici più esperti allo scopo di produrre un miglioramento complessivo delle performance. Il momento di valutazione ha infine compreso anche dei sistemi di ricompensa, come ad esempio merchandise gratuito, segno anche della riconoscenza per il lavoro svolto.

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