Elementi da considerare durante una trasformazione

Un principio fondamentale della metodologia agile è la semplicità. Una soluzione semplice va al cuore del problema anche se è molto complesso; è succinta, compatta e indirizza solo a quel di cui c’è bisogno (Broza, 2015). La difficoltà nell’interiorizzare tale principio e l’intera filosofia agile si presenta spesso quando si è abituati a lavorare in un modo specifico. In tal caso, non si riesce a modificare il proprio modus operandi nonostante il cambiamento sia necessario per ottenere risultati più performanti. Se in alcuni casi è ugualmente produttivo mantenere il proprio metodo di lavoro, in altri il cambiamento è fondamentale, soprattutto in ambito tecnologico, dove l’innovazione è alquanto rapida. Con le novità tecnologiche, infatti, aumentano anche le richieste di servizi e prodotti da parte dei consumatori e, per dare risposta a questi nuovi bisogni, risulta importante adattarsi e in fretta. I mercati sono, quindi, in continua evoluzione che si parli sia di cambiamenti radicali sia di piccoli miglioramenti. Se in un’impresa è forte la necessità di trasformazione, ma non c’è predisposizione o supporto al cambiamento, la trasformazione non genererà benefici. Serve, infatti, preparare il terreno per poterla attuare perché un cambiamento, implementato senza motivare chi ne sarà fautore, rischia solo di andare incontro all’insuccesso.

Per sostenere il mutamento è utile sviluppare un atteggiamento proattivo capace, quindi, di percepire le tendenze future e prepararsi ad eventuali cambiamenti prima che questi accadano. È importante, inoltre, non rimanere fermi in una situazione instabile, ma decidere in quale direzione muoversi e prendere la responsabilità di compiere scelte. Per quanto difficile possa essere la situazione durante il cambiamento, spesso è peggio continuare ad agire come da tradizione piuttosto che impegnarsi nel trovare un nuovo equilibrio.

Credere davvero in ciò che si sta facendo è indispensabile per facilitare il cambiamento: modificando il proprio pensiero, muta automaticamente anche il proprio atteggiamento e comportamento. La trasformazione non deve essere imposta da qualcuno, ma deve essere ritenuta necessaria da tutti e compresa nel profondo. Solo in questo modo sarà più facile evitare atteggiamenti di resistenza al cambiamento: individui che si arrendono alla prima

difficoltà dinnanzi ad un nuovo percorso o che, peggio, continuano a sostenere con convinzione il vecchio metodo di lavoro, non curanti delle nuove necessità sopraggiunte. Molto spesso, a giocare un ruolo fondamentale è la paura insita nel cambiamento. Muovere dei passi in un ambiente sconosciuto suscita terrore perché, nell’incertezza, non si riesce a comprendere come agire e quale strategia possa essere effettivamente la migliore (Hazzan, Dubinsky, 2014).

Ogni persona, che non comprende il progetto generale a sostegno della decisione di cambiamento, è guidata unicamente dal tornaconto personale: nel caso in cui sussista una buona ragione per dare inizio alla trasformazione, allora questa risulterà anche più facile da affrontare. In generale, per le imprese, è difficile intuire quali siano quei requisiti minimi che coinvolgano totalmente i dipendenti nel cambiamento. Tale problematica si riscontra persino in quelle imprese in cui la flessibilità sta alla base della cultura aziendale e che, quindi, dovrebbero essere più propense all’adattamento. In ogni caso, è da tenere in considerazione che ci sarà sempre la possibilità che qualche dipendente non sia incline ad accettare il nuovo metodo di lavoro. Questo può succedere per differenti ragioni:

• lo status quo. Raggiunta una determinata posizione in un sistema di avanzamento di carriera verticale, risulta assai difficile ripensare il proprio ruolo in modo differente. Per un manager che è responsabile di un centinaio di dipendenti diventerà un motivo di resistenza il fatto di ritrovarsi inserito in un team inter-funzionale o alla guida di un numero minore di dipendenti: appare, infatti, demotivante e spesso una punizione o un non riconoscimento delle qualità (Dikert et al. 2016);

• una reazione naturale al cambiamento è l’inerzia: la difficoltà di uscire dalla propria comfort-zone. È necessario cercare di ridurla il più possibile e chiedersi se ogni decisione che verrà presa l’aumenterà o la diminuirà. Se si dovesse incrementare la rigidità, e quindi l’inerzia, si dovrebbe ripensare a nuovi strumenti per incentivare l’effetto opposto. Una soluzione efficace per combattere l’inerzia è quella di lavorare a piccoli obiettivi, ma continuativamente (Broza, 2015);

• l’alta fedeltà dei dipendenti. Se nel tempo si è creata una routine funzionale nelle relazioni, modificare i rapporti di dipendenza creerà una forte resistenza e comportamenti che osteggeranno l’introduzione della nuova metodologia;

• la responsabilità dei nuovi ruoli. Con l’agile i dipendenti sono inseriti in team inter- funzionali, in cui ad ogni membro è richiesto di saper svolgere il compito degli altri. Questo implica, quindi, l’acquisizione di competenze al di fuori della propria area e la

responsabilità non ricadrà su un unico componente della squadra, ma ognuno svolgerà la propria parte in un sistema di responsabilità distribuita;

• i nuovi spazi di lavoro. Per agevolare il lavoro in team anche gli spazi fisici vengono modificati: non esistono più gli uffici individuali, ma aree di lavoro open space, sale riunioni e spazi per compiti individuali. Questo cambiamento risulta particolarmente difficile da accettare per i dipendenti in quanto si sentiranno più osservati e controllati, essendo soggetti a continue interazioni con i membri dei team e con gli stakeholder;

• scetticismo e sfiducia nel nuovo modo di lavorare. Se ci sono questi sentimenti iniziali e una scarsa conoscenza dei benefici che la nuova metodologia può apportare, ci saranno spesso anche fraintendimenti. Per esempio, il lavoro in team, sembrerà una perdita di tempo e non verrà svolto con impegno da tutti a causa di malintesi;

• le decisioni prese a livello top e divulgate a livello down. Spesso le decisioni, che sono prese dai livelli gerarchici più alti e poi diffuse ai livelli inferiori, non rispecchiano totalmente i bisogni. Se questa azione iniziale viene compiuta con i mezzi sbagliati o le informazioni condivise non sono complete per una visione di insieme, emergeranno sentimenti di resistenza;

• il cambiamento viene proposto dal basso. In questa situazione può presentarsi un contrasto da parte del management che non è disposto a modificare il proprio modo di lavorare. Questo provocherà l’insuccesso dell’introduzione della nuova metodologia. L’agile, ad esempio, richiede proprio il cambiamento, in modo marcato, di alcuni ruoli a livello manageriale (Dikert et al. 2016).

Considerate le difficoltà che si possono verificare durante una trasformazione, risulta necessario preparare attentamente il cambiamento, iniziando a creare una cultura aziendale incentrata sulla fiducia. Varie sono le tecniche che si possono sfruttare:

• abbattere la paura nell’esprimersi tra i membri dei team, lasciando che ci sia la libertà di porre domande, dare risposte, esporre le proprie opinioni e osservazioni. La paura immobilizza la persona che evita di contribuire con un suo pensiero al lavoro (Pixton et al., 2014). Si deve distinguere la sana paura, che incentiva a fare del proprio meglio, dalla paura che non fa muovere un passo (Hazzan, Dubinsky, 2014);

• usare misure di performance legate al team. Se si considera, invece, il singolo individuo, si incentivano comportamenti egoistici e questo diviene un deterrente alla collaborazione;

• chiedere piccoli sviluppi frequenti e non grandi cambiamenti nel prodotto. In questo modo si stabiliscono obiettivi più accessibili e i membri del team riconoscono la progressione del loro lavoro;

• creare la prospettiva in cui aspettarsi successi e accettare comunque gli errori, in quanto dai fallimenti si può costruire una miglior conoscenza, basata sull’esperienza. È importante costruirsi la possibilità di fare errori calcolati in caso di bisogno e deve esserci un focus sull’apprendimento piuttosto che sul fallimento (Pixton et al., 2014); • istituire momenti di confronto e di relazione informali, così da approfondire la

conoscenza dell’altro.