Fattori da considerare per il successo della trasformazione

Affinché l’introduzione della metodologia agile possa essere un successo, è importante porre attenzione su alcuni elementi:

• Assicurare il supporto da parte del management.

È fondamentale che il management sia istruito sul funzionamento della metodologia agile per evitare fraintendimenti o incomprensioni nella messa in pratica di tale filosofia. Inoltre, a tutti i livelli organizzativi, il management dovrebbe far sentire il suo supporto, al fine di aumentare la motivazione e incoraggiare i dipendenti durante la trasformazione.

• Impegnarsi nel cambiamento.

Dovrebbe essere chiaro che, una volta intrapreso il cambiamento per le giuste ragioni, non si può ritornare alla metodologia precedente. L’agile chiede spesso feedback agli stakeholder, così da migliorare dove si riscontrano problemi e difficoltà, ma questi non devono essere considerati per mettere in discussione il cambiamento in sé.

Nelle trasformazioni che coinvolgono il modus operandi aziendale è essenziale un profondo impegno da parte di tutti, consapevoli che, al presentarsi di difficoltà, questo sarà messo a dura prova.

• Personalità che guida il cambiamento.

In agile sono richieste delle personalità ad hoc per agevolare la transizione da una metodologia ad un’altra e queste sono gli agile coach. Il loro supporto aiuta a creare una leadership adatta al sistema che si sta implementando ed è più efficace laddove gli individui non hanno una grande esperienza nella metodologia precedente.

• Scegliere l’approccio migliore per la propria azienda e personalizzarlo.

L’agile non offre modelli standard da applicare alla propria impresa in toto, ma dei valori e dei principi che devono essere posti alla base del proprio modo di lavorare. Il modello che poi si decide di applicare deve essere costruito appositamente per la propria organizzazione e per i vari team. Il gruppo che decide autonomamente come agire, seguendo i valori espressi dall’agile e rispondendo ai loro bisogni, è quello che otterrà i migliori risultati in termini di velocità, performance, innovazione, qualità e soddisfazione.

• Progetto pilota.

Per riuscire a far accettare la trasformazione agli individui che ne saranno interessati, è utile iniziare con un progetto pilota che possa dimostrare come si lavora e quali benefici offre il cambiamento. In questo modo si svilupperà la conoscenza di come agire, dove migliorarsi e quale può essere il miglior modo da applicare alla propria azienda.

• Allenamento e istruzione.

Affinché l’applicazione dell’agile sia accolta più favorevolmente è utile fornire i giusti strumenti a tutti. In particolare, per migliorare l’apprendimento, si predilige la filosofia del learning by doing, cioè di imparare attraverso l’esperienza diretta. • Coinvolgere persone.

È importante compiere una scelta relativa agli individui che saranno i fautori del cambiamento. Questi dovranno essere, infatti, coloro che manifestano atteggiamenti collaborativi e aperti, che non si fermano davanti ai preconcetti e sono ben disposti davanti alle novità. Ancora più adatte sono quelle figure che hanno già esperienza nel campo agile perché riescono meglio a coinvolgere gli stakeholder nell’accettazione della trasformazione.

• Comunicazione e trasparenza.

La diffusione di informazioni corrette evita che si creino fraintendimenti e deduzioni errate. La comunicazione deve essere chiara e trasparente, deve mettere in luce i successi, ma anche le difficoltà e le sfide da affrontare, deve accogliere i feedback ed incentivare il passaparola anche delle piccole vittorie.

• Mentalità e allineamento.

È importante riuscire a modificare il modo di pensare per poter attuare una nuova metodologia. In particolare, non solo è necessario conoscere i principi e i valori agile per metterli in pratica nel modo corretto, ma anche comprenderli per essere motivati nel cambiamento in atto. Per questo dovrebbero essere molteplici i momenti socializzanti, che agevolino la costruzione di una cultura aziendale univoca oltre che a fornire un aiuto reciproco là dove si presentano delle difficoltà. Inoltre, è giusto anche cambiare i termini che si utilizzano per indicare determinati organi o incontri. L’introduzione di un nuovo vocabolario aiuta a modificare il proprio modo di pensare nell’ottica della nuova metodologia.

• Autonomia del team.

Uno dei principi agile è proprio quello dell’autonomia. Ogni team deve essere lasciato libero di decidere da solo senza che ci siano disposizioni provenienti da livelli di autorità superiori. Prendere una decisione insieme significa essere tutti coinvolti e interessati ai risultati che si otterranno in seguito al cambiamento intrapreso.

• Requisiti del management.

È essenziale riconoscere l’importanza del ruolo del product owner e di ciò che riesce a trasmettere all’interno del suo team per migliorare la performance: darsi degli obiettivi piccoli e raggiungibili da tutto il team aiuta la motivazione di ognuno (Dikert et al., 2016).

Se alcuni dei punti appena elencati vengono meno, l’implementazione della nuova metodologia risulta poco efficace e si scontra con diverse difficoltà. Dare inizio ad una trasformazione senza porre prima le giuste basi d’appoggio decreta il fallimento del cambiamento.

Alcuni fattori che possono portare a questo epilogo sono, ad esempio, la mancanza di investimenti: in formazione, perché rende complesso per i dipendenti comprendere come mettere in pratica i valori e i principi da seguire; in allenamento, perché senza l’esperienza non si riesce a lavorare seguendo le giuste pratiche; nella suddivisione del carico di lavoro,

in quanto se non adeguatamente spartito si rischia un sovraccarico che non porta ad affrontare serenamente la trasformazione; nell’accettazione della nuova distribuzione degli spazi fisici.

Altre difficoltà partono, invece, proprio dall’implementazione dell’agile in sé: la mancanza di letteratura a riguardo causa dubbi che potrebbero portare al fraintendimento dei concetti. Inoltre, una scarsa attenzione alla personalizzazione della metodologia, come l’eliminazione di alcune pratiche e non la loro modifica o la conservazione dello stesso vocabolario della metodologia precedente, mantiene vive le difficoltà. Anche il non agire sul cambio di mentalità crea una forte resistenza, soprattutto nel caso di un livello manageriale sviluppato secondo un sistema gerarchico. Problematiche simili accadono a causa della volontà di continuare con la burocrazia del sistema precedente, di mantenere l’organizzazione in silos delle conoscenze, oltre all’eventualità di non prestare abbastanza attenzione al coordinamento orizzontale.