F LUSSI INFORMATIVI VERSO L ’ODV

4.3.1. Segnalazioni da parte di esponenti aziendali o da parte di terzi

L’art. 2 della Legge n. 179/2017 ha integrato l’art. 6 del D.Lgs. n. 231/2001 con tre nuovi commi (2-bis, 2-ter, 2-quater), che hanno disciplinato, in maniera speculare rispetto all’art.

54-bis del D.Lgs. n. 165/2001, le segnalazioni rivolte all’Organismo di Vigilanza nell’ambito dei reati presupposto inseriti nel Modello di Organizzazione e di Gestione della Società:

“2-bis. I modelli di cui alla lettera a) del comma 1⁴ prevedono:

a) uno o più canali che consentano ai soggetti indicati nell'articolo 5, comma 1, lettere a) e b) ⁵, di presentare, a tutela dell'integrità dell'ente, segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del presente decreto e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del modello di organizzazione e gestione dell'ente, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte; tali canali garantiscono la riservatezza dell'identità del segnalante nelle attività di gestione della segnalazione;

b) almeno un canale alternativo di segnalazione idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell'identità del segnalante;

c) il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;

d) nel sistema disciplinare adottato ai sensi del comma 2, lettera e), sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.”

I successivi commi 2-ter e 2-quater chiariscono che eventuali misure discriminatorie possono essere denunciate all’Ispettorato nazionale del lavoro, oltre che dal segnalante, anche dall’organizzazione sindacale indicata dal medesimo e che è onere del datore di lavoro dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione.

Le disposizioni richiamate delineano esclusivamente una protezione generale ed astratta:

deve essere completata con concrete misure di tutela del dipendente, il quale - per effettuare la propria segnalazione - deve poter fare affidamento su una protezione effettiva ed efficace che gli eviti un’esposizione a misure discriminatorie, anche attraverso modalità informatiche e strumenti di crittografia che garantiscano riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto della segnalazione.

A tal fine, in data 29 giugno 2018, il Consiglio d’Amministrazione ha adottato il

“Regolamento per la gestione delle segnalazioni di illeciti ed irregolarità indirizzate al Responsabile della prevenzione della corruzione e della Trasparenza oppure all’Organismo di Vigilanza”, pubblicato on line nella sezione web “Società trasparente” del sito internet istituzionale della Società.

4 Modelli di Organizzazione e di Gestione (MOG).

5 “a) da persone che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell'ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale nonché da persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo dello stesso; b) da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti di cui alla lettera a).

Nel caso in cui la segnalazione sia inviata attraverso il canale informatico predisposto dalla Società ai sensi dell’art. 6, comma 2-bis, lettera b) (accedendo all’indirizzo https://segnalazioni.autovie.it), il responsabile dell’istruttoria sarà l’Organismo di Vigilanza se:

1) la segnalazione, in maniera circostanziata, riguarda:

 condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, oppure

 violazione del Modello di Organizzazione e di Gestione (MOG) della S.p.A.

Autovie Venete;

2) il segnalante afferma che il reato è stato commesso nell’interesse della S.p.A.

Autovie Venete.

Nei casi residui il Whistleblower invierà la segnalazione al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza.

In particolare, dipendenti, personale somministrato, dirigenti, amministratori e collaboratori esterni (consulenti, partners, ecc.) sono tenuti a riferire tempestivamente all’OdV notizie rilevanti e relative alla vita della Società in merito ad eventi che potrebbero ingenerare responsabilità della Società ai sensi del Decreto.

L’obbligo di informazione ha per oggetto qualsiasi notizia relativa a:

 commissione di reati o compimento di atti idonei diretti alla realizzazione degli stessi;

 comportamenti non in linea con le regole di condotta previste dal presente Modello;

 violazioni del Modello;

 eventuali carenze delle procedure vigenti e/o indicazioni motivate dell’eventuale necessità di modifiche del Modello o dei protocolli;

 eventuali variazioni nella struttura aziendale od organizzativa della Società;

 operazioni di particolare rilievo o che presentino profili di rischio tali da indurre a ravvisare il ragionevole pericolo di commissione di reati.

La Società mette a disposizione di tutti i soggetti legittimati ad inoltrare le segnalazioni diversi canali di trasmissione:

 mediante invio di email, dalla propria casella di posta elettronica istituzionale o da quella privata, all’indirizzo di posta elettronica odv@autovie.it;

 mediante servizio postale (presso la Sede della Società, in Via Vittorio Locchi n.19, Trieste) o di posta interna, con busta chiusa indirizzata all’Organismo di Vigilanza, con la dicitura “RISERVATA PERSONALE”;

 con segnalazione verbale al Presidente dell’Organismo di Vigilanza, che dovrà redigere apposito verbale, adottando le opportune cautele di riservatezza;

 compilando il form accessibile all’indirizzo https://segnalazioni.autovie.it.

La scelta del canale di trasmissione determina il livello di sicurezza e riservatezza del segnalante che fornisce i propri dati identificativi.

Il canale che garantisce massima riservatezza, sia dell’identità del segnalante sia del contenuto della segnalazione, è la compilazione del form accessibile all’indirizzo https://segnalazioni.autovie.it. La miglior garanzia di protezione della privacy, intesa anche da un punto di vista tecnologico, è assicurata dall’utilizzo del protocollo Tor.

Nel caso in cui la segnalazione avvenga compilando il form accessibile all’indirizzo https://segnalazioni.autovie.it, il primo destinatario della segnalazione sarà il Presidente dell’OdV.

L’Organismo di Vigilanza definirà internamente le modalità di istruttoria e condivisione delle segnalazioni a livello collegiale e, nel caso in cui il Presidente dell’OdV sia impossibilitato a svolgere il proprio incarico per cause di forza maggiore, è previsto il passaggio delle credenziali di accesso al software ad altro componente dell’OdV, chiaramente identificato in un apposito atto organizzativo.

L’OdV valuterà le segnalazioni ricevute e le eventuali conseguenti iniziative a sua ragionevole discrezione e responsabilità, ascoltando eventualmente l’autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione e motivando per iscritto eventuali decisioni di non procedere ad una indagine interna. Gli eventuali provvedimenti conseguenti saranno applicati in conformità a quanto previsto dal sistema disciplinare.

L’OdV agirà in modo di garantire la riservatezza dell’identità degli autori delle segnalazioni, al fine da porli al riparo da qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.

Ogni comunicazione sarà opportunamente tracciata e conservata.

La Società si riserva di disporre di severi provvedimenti contro chiunque si renda responsabile di atti di ritorsione, contro chiunque effettui in mala fede segnalazioni non veritiere o contro chi non rispetti gli obblighi di riservatezza.

Per ulteriori dettagli, si rimanda al “Regolamento per la gestione delle segnalazioni di illeciti ed irregolarità indirizzate al Responsabile della prevenzione della corruzione e della Trasparenza oppure all’Organismo di Vigilanza”.

4.3.2. Obblighi di informativa relativi ad atti ufficiali

Oltre alle segnalazioni di cui al precedente paragrafo, devono essere obbligatoriamente trasmesse all’OdV le informative indicate nel prospetto allegato al “Regolamento dei flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza ed il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza di S.p.A. Autovie Venete”, diffuso a tutte le Direzioni con nota prot. Int/4095 di data 18 dicembre 2019 da parte dell’allora Presidente ed Amministratore Delegato della Società.

Il sopra citato Regolamento è stato redatto dall’Organismo di Vigilanza, nell’esercizio del suo potere di auto-normazione, e di concerto con il RPCT, in attuazione di quanto previsto nel Modello di Organizzazione e Gestione, delle Misure ex legge n. 190/2012 e del Codice Etico e di Condotta adottati da Autovie Venete.

Detto Regolamento costituisce una mappatura univoca di riferimento e d’immediato accesso in tema di informazioni da condividere con i soggetti summenzionati ed è altresì munito di una tabella aggiornata alla stessa data. Tale tabella è stata costruita partendo dal “prospetto flussi informativi verso l’OdV” precedentemente adottato dalla Società ed in vigore dal 1°

febbraio 2017 al 31 dicembre 2019, che ha lo scopo di individuare schematicamente informazioni, dati e documenti necessari all’esercizio dell’attività di vigilanza, di identificare i soggetti responsabili della trasmissione di tali informazioni ed i soggetti destinatari delle stesse (RPCT e/o OdV), definendo la periodicità delle comunicazioni medesime.