Le fasi del processo di rendicontazione

Come abbiamo avuto modo di chiarire nel corso del trattato, il Bilancio Sociale è un documento di recente introduzione, per il quale non è prevista una normativa, di conseguenza non vi è un’unica definizione o metodologia di realizzo. Il successo e l’evoluzione del bilancio sociale sono da attribuire alle imprese che hanno scelto di

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imboccare la strada della responsabilità, riponendo fiducia in questo documento e utilizzandolo per dichiarare il loro impegno in varie attività sociali. Il processo di realizzazione del bilancio sociale è un elemento fondamentale per il suo successo. Le fasi che andremo di seguito ad esaminare non sono indispensabili, anzi, rappresentano solo una guida per garantire la qualità al processo di rendicontazione. Le quattro fasi che portano alla stesura del bilancio sociale possono essere così identificate18:

I° Fase: impostazione e avvio del processo di rendicontazione; II° Fase: stesura e validazione interna del bilancio sociale;

III° Fase: comunicazione del bilancio sociale e coinvolgimento degli stakeholder esterni;

IV° Fase: valutazione e follow-up.

Il processo di rendicontazione prende avvio attraverso delle scelte preliminari, relative alla definizione degli obiettivi, l’ambito di rendicontazione, i collaboratori con i quali relazionarsi e coinvolgere nel processo, il modello da seguire come guida e i risultati attesi. Tutte queste decisioni andranno a condizionare lo svolgimento di tutto il processo rendicontativo. L’ordine con il quale un’impresa svolge queste attività, spesso è influenzato dai tempi e dalle risorse a disposizione, che tuttavia non incideranno sulla qualità del bilancio che è determinata principalmente dalla correttezza e completezza delle informazioni in esso inserite. La definizione degli obiettivi, risulta essere il punto di partenza scelto dalla maggior parte delle imprese che desiderano realizzare il bilancio sociale, vista la sua indiscussa efficacia in termini di comunicazione istituzionale con gli stakeholder. Le esigenze comunicative possono variare di anno in anno, all’aumentare della confidenza tra impresa e strumento. Se, infatti, all’inizio si pone maggiore enfasi nel comunicare i risultati gestionali raggiunti, successivamente si andranno a considerare un numero maggiore di attori, allargando la zona di analisi e di azione. La definizione degli obiettivi, generalmente, è seguita o ruota dalla determinazione dell’ambito di analisi, soprattutto se è il primo rendiconto che si va a realizzare.

La seconda fase consiste nella stesura e validazione interna del documento; questo può essere considerato come il momento più importante di tutto il processo, poiché le informazioni e gli studi effettuati si concretizzano, diventando in questo modo più reali e veritieri. Attraverso l’esplicitazione della missione, l’azienda comunica al contesto di

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riferimento quelli che sono i suoi valori e i principi guida. Dopo la stesura, le decisioni e i provvedimenti amministrativi devono essere convalidati internamente da tutti coloro che hanno contribuito alla realizzazione del bilancio, compresi gli stakeholder, i quali possono intervenire e proporre modifiche di qualunque genere prima della convalida definitiva.

La comunicazione, sia interna che esterna, caratterizza la terza fase della rendicontazione, attraverso il coinvolgimento di tutti i collaboratori. Un indicatore dell’efficacia del bilancio sociale è proprio il numero di individui coinvolti nel processo, non solo di stesura, ma anche comunicativo. Gli strumenti di comunicazione utilizzabili sono molti e vari tra loro, a seconda che si tratti di comunicazione interna o esterna. Per diffondere le informazioni a raggio ristretto si possono indire delle riunioni o sfruttare il direct mail, altrimenti per coprire l’intero territorio di riferimento si può ricorrere al mezzo stampa, inviando degli opuscoli informativi alle famiglie, o al sito web aziendale. Non bisogna, infine, dimenticare la comunicazione istituzionale, con lo scopo di informare le istituzioni pubbliche e l’intera comunità.

A differenza del bilancio di esercizio, per il bilancio sociale non vi sono delle regole in materia di comunicazione, un’impresa può scegliere volontariamente le azioni da intraprendere. Spesso ci si ispira a tecniche di successo già utilizzate da altre imprese in ambito di rendicontazione, prima tra tutte la diversificazione. Una strategia vincente è, infatti, quella di affidarsi contemporaneamente a più mezzi di comunicazione, per sfruttare una maggiore copertura e garantire maggiore notorietà ai documenti.

L’ultima fase di realizzazione del bilancio sociale è quella finalizzata alla valutazione del documento, individuando i margini di miglioramento.

Gli ambiti di crescita possono riguardare:

- il grado di penetrazione sociale, valutando gli strumenti utilizzati e le nuove strategie praticabili;

- l’efficienza dell’amministrazione, misurando l’utilità dei servizi offerti e i margini di miglioramento;

- le capacità comunicative con gli stakeholder; - le capacità organizzative e gestionali;

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- le modalità di redazione del documento, che devono mirare ad una chiarezza e trasparenza sempre maggiore.

Per effettuare una valutazione corretta e che possa essere verificata, l’azienda si servirà di alcuni indicatori, che potranno essere da lei personalizzati, affinché possano aderire il più possibile al contesto considerato. Vi sono però dei principi di base che devono essere sempre rispettati durante la formulazione degli indicatori, che consistono nella misurabilità, disponibilità e comparabilità; se queste caratteristiche sono rispettate sarà garantita la correttezza della rilevazione. Gli indicatori possono essere di vario tipo e di conseguenza rilevano elementi diversi della gestione. Ci sono indicatori economico- finanziari che misurano i risultati ottenuti solo in termini di spese sostenute e non di risorse impiegate; il loro utilizzo è molto limitato poiché i risultati devono essere presentati in forma semplificata rispetto al bilancio d’esercizio. Possono essere utilizzati anche altri indicatori quantitativi non contabili, che devono però essere adeguatamente giustificati. Rientrano in questa categoria i confronti temporali e il benchmarking; i primi vogliono esaminare i trend di spesa in un periodo di due o più anni, mentre attraverso il benchmarking si confrontano i risultati aziendali con quelli di alcuni concorrenti. Infine, gli indicatori quantitativi saranno fiancheggiati anche da misurazioni qualitative, per valutare la modalità di gestione e di svolgimento delle attività. La qualità è misurata in relazione al rispetto dei principi di legalità, al rapporto con l’utenza e al grado di coinvolgimento dei propri portatori di interesse.

Concludendo, possiamo affermare come in ogni fase del processo, l’impresa deve garantire la massima chiarezza e trasparenza, attraverso il coinvolgimento sia dei collaboratori interni che esterni, integrando le fasi di programmazione, gestione e comunicazione.