Flow Chart 65

Un  ulteriore  modellazione  sul  processo  in  esame  è  stata  svolta  utilizzando  i  diagrammi  delle  

attività   (Figura   12)   che   consentono   di   rappresentare   le   interazioni   con   il   software   di  

Figura  12:  Diagramma  attività  AS-­‐IS  del  processo  Logistica  in  Ingresso   MAGAZZINIERE

MAGAZZINIERE RESPONSABILE AUSILIARE _{UFF. ACQUISTI} RESPONSABILE AUSILIARE _{UFF. ACQUISTI} GESTIONALEGESTIONALE SEGRETARIASEGRETARIA

Arrivo merce

Controllo DDT/n° ordine

Digitare numero d'ordine

coincide n°ordine /DDT? si si Controllo qualitativo quantitativo Controllo documento qualità Esiste il documento? si si Esito del controllo positivo? Immagazzinamento Registrazione DDT Ordine Registrato no no Sollecito fornitore no no Verifica cause

- Individuazione  aree  di  miglioramento  

La  fase  successiva  del  lavoro  ha  riguardato  l’individuazione  delle  aree  di  miglioramento  del   processo.  

Partendo   dalla   mappatura   del   processo   di   logistica   in   ingresso   è   stato   possibile   svolgere   un’analisi   approfondita   delle   procedure   relative   alle   singole   attività   ed   identificare   le   loro   criticità.    

Per  ogni  attività,  ritenuta  significativa,  è  stato  scelto  un  opportuno  indicatore  di  misurazione   di   efficienza.   Sebbene   per   alcune   di   queste   non   sia   possibile   disporre   dei   dati   storici   e   dunque   realizzare   una   azione   efficace   e   robusta   di   monitoraggio,   la   misura   della   criticità   delle  singole  attività  permetterà  di  fissare  gli  obiettivi  dell’azione  di  miglioramento,  utili  per   valutare   l’efficacia   dell’azione   realizzata   confrontando   le   misure   di   performance   rilevate   attualmente  con  gli  obiettivi  fissati.  

La  tabella  che  segue  Tabella  12  (Attività,  criticità,  indicatori,  misure,  obiettivi)    riassume  il   lavoro  svolto  in  questa  fase.  Sono  indicate,  accanto  ad  ogni  attività  giudicata  rilevante  per  il   processo   a   giudizio   di   manager   e   operatori,   le   criticità   rilevate,   gli   indicatori   scelti   per   la   misura  della  performance  di  tali  attività,    il  tipo  di  misura  ed  eventualmente  il  monitoraggio   condotto   in   passato,   nonché   gli   obiettivi   da   raggiungere   a   seguito   all’azione   di   miglioramento.    

ATTIVITA’   CRITICITA’   INDICATO RI   MISURA   MISURA   ATTUALE   OBIETTIVO   Controllo   DDT/n°   ordine   di   Acquisto  

Il  magazziniere,  dopo   il   primo   controllo  

visivo   di  

corrispondenza   tra   DDT   e   consegnato,     ha   bisogno   di   interfacciarsi   con   il   responsabile  

ausiliare   dell’ufficio   acquisti   per   la   verifica   della   corrispondenza   in   quanto   non   dispone   della   possibilità   di   verificare  

autonomamente   gli   ordini   di   acquisto   esistenti.   Questo  

genera   delle  

inefficienze   nel   processo,  

essenzialmente   dovute   al     tempo   necessario   alle   necessarie   azioni   di   interfacciamento.   Si   determina  anche  una   alta   variabilità   del   tempo   complessivo   Tempo   medio   per   il  controllo     quantita tiva   5-­‐10   minuti   Minimizzare  il   tempo   necessario   al   conseguimen to   di   questa   attività  

di   conclusione   dell’attività.  

L’elevato   numero   di   interfacce   in   un   processo   è,   tra   l’altro.   spesso   fonte  

di   errori   (comunicazione-­‐data   entry-­‐ interpretazione)   e   discontinuità.   Controllo   qualitativo   quantitativo  

È   un   attività   svolta   dal   magazziniere.   L’azione   di   controllo   è   avviata   solo   se   è   disponibile   in   azienda,   nel   caso   di   materialia  quantità,  il  

documento   di  

conformità   dei   pellami.   L’esistenza   di   tale   documento   viene   verificata     di   volta   in   volta   dal   responsabile  

ausiliare   dell’ufficio   acquisti.   Anche   in   questo   caso   sono  

molteplici   e   destrutturate   le   azioni   di   Tempo   di   accesso   all’informa zione   quantita tiva   Non   oggetto   della   presente   analisi   Minimizzare  il   tempo   di   accesso   all’informazio ne  

interfacciamento   e   coordinamento   per   l’accesso  al  dato.  

Immagazzina mento  

Quest’attività   non   segue   delle   precise  

logiche;   i  

magazzinieri  

depositano   la   merce   negli   spazi   liberi   senza  

segnalare/verificare/ registrale   le   celle   da   occupare/occupate.   Tempo   medio   per   lo   stoccaggio   quantita tiva   Varia   da   2   a  15  minuti   a   seconda   della   percentual e  di  scaffali   immedita mente   liberi   Permettere  la   tracciabilità   della   merce,   velocizzarne   il   reperimento,   minimizzare   gli   errori   di   allocazione  

Registrazione   DDT  

Non   è   un   attività  

svolta   dal  

magazziniere   bensì   dalla   segretaria,   la   quale,   avendo   altre   attività   da   svolgere,   non   provvede   in   modo   sincrono   a   registrare  la  merce  in   arrivo.   Ne   seguono   disalllineamenti,   ritardi,   errori,   mancati  data  entry.  

Percentual e   di   DDT   registrati   all’istante   di  arrivo  t     quantita tiva   0%   Sincronizzare   le   attività   di   immagazzina mento   e   registrazione   DDT   Migliorare   l’affidabilità   delle   info   a   sistema  

2.5  Analisi  del  processo  di  Logistica  in  ingresso  TO  BE    

Gli  elementi  critici  individuati  dall’analisi  delle  varie  attività  del  processo,  evidenziano  che  è   possibile   migliorare   sensibilmente   l’efficienza   del   processo.   Le   misure   proposte   sono   finalizzate  a  :  

- Migliorare  il  grado  di  standardizzazione,  sistematizzazione  del  processo  

- Cancellare   o   diminuire   il   numero   di   attività   non   a   valore   e   dunque   l’efficienza   del   processo.  

- Automatizzare   le   attività   ripetitive,   per   migliorare   l’affidabilità   delle   stesse   (meno   errori)  oltre  che  diminuire  i  tempi  e  costi  annessi.  

Al  fine  di  ottenere  i  miglioramenti  di  cui  sopra,  si  reputa  prioritario:  

1. Introdurre   un   idoneo   sistema   di   codifica   e   tracciabilità   dei   codici   (tecnologia:   codici  a  barre)  

2. Sviluppare   un   idoneo   supporto   informativo   al   processo   anche   mediante   l’adozione  di  dispositivi  mobili  

3. Rendere   le   attività   operative   (del   magazziniere)   autonome   e   indipendenti   da   altre  funzioni  az.li;  

Di  seguito  si  descrivono  le  nuove  procedure  operative  delle  singole  attività  (Tabella  13)    

Tabella  13:  Descrizione  delle  attività  

Controllo   DDT/n°   Ordine:   Deve   essere   predisposta   un’area   di   accettazione   in   prossimità   dell’ingresso  del  magazzino  in  cui  posizionare  la  merce  per  un  controllo  visivo  sommario.  La   corrispondenza  tra  il  n°ordine/DDT  viene  controllata  istantaneamente  dal  magazziniere  sul   dispositivo  mobile  che  è  collegato  tramite  rete  wireless  al  sistema  gestionale.  

Controllo  qualitativo  e  quantitativo:Nella  medesima  area  avviene  il  controllo  qualitativo  e   quantitativo   della   merce.   La   merce   non   conforme   viene   spostata   nel   magazzino   non   conformità.   Per   la   merce   che   necessita   di   un   documento   di   conformità   stilato   dal   responsabile  esterno,  è  predisposta  un’area  d’attesa.  

Etichettature  la  merce  con  il  bar  code:Il  codice  a  barre  utilizzato  può  essere:   • Interno  

• Del  fornitore  

Se   si   utilizza   il   codice   a   barre   interno   bisogna   predisporre   una   procedura   di   stampa   nella   stessa  area  di  accettazione  

Il  label  generato  viene  applicato  sul  singolo  collo  

Immagazzinamento:Il  layout  del  magazzino  opportunamente  codificato,  facilita  le  attività  di   immagazzinamento.  Il  magazziniere  può  scegliere  le  postazioni  in  cui  allocare  la  merce  per   poi  procedere  all’aggiornamento  a  sistema  delle  coordinate  occupate