– Funzionamento dell’Ente

GLI INDICATORI Valori attesi

2019

Risultato raggiunto al 31/12/2019 Organizzazione del personale

% di interventi formativi al personale suddivisi per

Competenze tecniche 30% 12%

Competenze comportamentali 30% 38%

Formazione obbligatoria 40% 50%

Riduzione del costo del personale rispetto alla media del triennio € 46.683.158,86 € 44.114.040,89

% di copertura della Dotazione Organica di ruolo al 31/12/2018 (ultimo

dato disponibile) 83,3% 83,63%

Comunicazione istituzionale

Aumento delle relazioni di contatto digitale con i cittadini* 0,1% 18,68%

Grado di soddisfazione del cliente interno rispetto alla gestione e ai

risultati delle attività di comunicazione (scala da 0 a 10) 7,5 8,8 Grado di realizzazione dei programmi di comunicazione sulle priorità

previsti nel Piano di Comunicazione Generale dell'Ente coperti dal servizio

90% 100%

(*) Il valore dell’indicatore tiene conto anche dei contatti digitali gestiti direttamente dall’URP.

LA RENDICONTAZIONE DEI PROGRAMMI E DELLE ATTIVITA’ REALIZZATE

Le risorse umane e l’organizzazione del personale

Nel 2019 la spesa di personale contenuta nel Bilancio di previsione che tiene conto dei limiti imposti dalla vigente normativa in materia (art. 1 comma 557 – quater della legge n. 296/2006, come da ultimo novellata dalla legge n. 114/2014 di conversione del D.L. 90/2014 art. 3 comma 5 bis – Contenimento della spesa di personale nel limite della media del triennio 2011-2013), ha visto una riduzione importante come risulta dagli indicatori. L’andamento occupazionale degli ultimi anni, registra un significativo turn over, legato alle nuove norme pensionistiche, in particolare la cd “quota 100” che ha confermato anche nel 2019 un trend significativo di uscite (anno 2018 n. 78 unità e anno 2019 n. 96 unità). Nel corso dell'anno 2019, sono state effettivamente messe in campo tutte le azioni prefissate dal “Piano Triennale dei Fabbisogni anni 2019-2020-2021 – Piani Annuali 2019-2020, Provvedimenti conseguenti” (tenuto conto dei vincoli assuntivi). In particolare sono state reclutate varie professionalità, ma soprattutto, figure inerenti la famiglia professionale “Amministrativa” e la famiglia professionale “Pianificazione e sviluppo territoriale”. Negli ambiti amministrativi, tecnici e scolastico-educativo si è avuto il maggior numero di dimissioni. Sono stati effettuati e/o prorogati temporanei “comandi funzionali” di dipendenti provenienti da altre Pubbliche Amministrazioni, anche nelle more dell’attivazione e/o della conclusione delle procedure di mobilità volontaria tra Enti, al fine di dare maggiore stabilità alla Dotazione Organica, ed effettuate azioni di mobilità di dipendenti per “interscambio” o “compensazione”.

E’ stata ultimata la pubblicazione di tutti i Bandi di Mobilità Volontaria tra Enti, già previsti ed autorizzati sul PTFP. In parte si sono conclusi con esito positivo, quindi col recepimento del personale in mobilità, mentre altri bandi hanno avuto esito negativo. Per una parte di bandi sono state individuate le figure idonee al trasferimento, ma sono ancora in corso di definizione per la mancanza di nulla-osta alla mobilità da parte degli Enti di provenienza.

Nel corso dell’anno 2019, sono stati intrapresi numerosi interventi di mobilità interna di personale, a potenziamento e supporto dei ridotti organici di alcuni servizi, anche mediante utilizzo dell'istituto della riconversione professionale di personale non più idoneo alle mansioni e/o comunque proveniente dall'Istituzione scuole e nidi d'infanzia.

A seguito delle elezioni amministrative (maggio/giugno 2019) sono stati ricostituiti gli uffici di staff degli amministratori dell’Ente e nel 2° semestre 2019 sono state attivate le procedure di selezioni pubbliche per la stipula di contratti a tempo determinato di qualifica dirigenziale (Coordinatori di Area e dirigenti).

Infine, si è agita in maniera importante la leva delle assunzioni a tempo determinato per esigenze progettuali e di sostituzione (assistenti sociali e personale amministrativo), per il supporto alle attività elettorali (62 unità)

In relazione agli interventi organizzativi e formativi il Servizio Gestione e Sviluppo del Personale e dell'Organizzazione, oltre ad affiancare le strutture nei processi di revisione, razionalizzazione e miglioramento dei processi interni di lavoro, ha progettato ed attuato interventi formativi utili a sostenere

ed agevolare i percorsi di crescita professionale, congruenti con le modifiche che intervengono nei piani di lavoro, al fine di favorire i processi di integrazione organizzativa tra le diverse funzioni.

In seguito al rinnovo degli organi istituzionali, nella seconda metà del 2019 il nuovo Direttore Generale ha avviato un importante processo di riorganizzazione che ha rivisto in maniera significativa la macro-struttura, sia a livello di denominazione delle strutture di primo e secondo livello, sia a livello di distribuzione puntuale delle funzioni all’interno delle strutture (istituzione di 7 aree funzionali di coordinamento). Conseguentemente è stato pianificato un programma pluriennale di sviluppo organizzativo in termini di miglioramento e ottimizzazione del funzionamento della macchina amministrativa.

Il programma di formazione dell’anno 2019 ha privilegiato la realizzazione di interventi di formazione obbligatori (corsi in materia di salute e sicurezza sul lavoro, secondo i contenuti e la durata previsti dall’Accordo Stato Regioni del 21/12/2011 e corsi in materia di anticorruzione L. 190/2012), visto che le principali scelte che caratterizzano il programma dell’Amministrazione, da realizzare nel corso del nuovo mandato amministrativo, hanno un impatto anche sulla programmazione della Formazione, poiché gli interventi formativi sono progettati sulla base delle esigenze organizzative e funzionali dell’Ente.

Anche nel 2019 l’Amministrazione ha posto particolare attenzione alla formazione orientata ad aumentare il senso di responsabilità collettiva e personale sui temi dell’Etica pubblica, sulla gestione del rischio corruzione e sull’evoluzione della corruzione in rapporto alle infiltrazioni mafiose. Proprio per sensibilizzare ed eventualmente anche modificare i comportamenti dei lavoratori coinvolti nelle aree ritenute maggiormente a rischio è stata adottata la formula del seminario per arrivare ad un’ampia platea di dipendenti dell’Ente. Come previsto dal Piano di Formazione, è stata realizzata una Formazione Informatica specifica ai lavoratori del Servizio Gestione e sviluppo delle tecnologie e dei sistemi informativi. Inoltre il Servizio Gestione e Sviluppo del Personale e dell'Organizzazione ha realizzato la Carta dei Servizi della Formazione, con lo scopo di stabilire con l'utenza un accordo che impegna, da un lato, l’Amministrazione a realizzare gli obiettivi dichiarati e, dall'altra, a garantire un controllo attivo sulla qualità del servizio fornito. La Carta dei Servizi, pertanto, assume una connotazione di “patto” e reciproco impegno tra Amministrazione e dipendenti dell’Ente, dove ciascuno deve fare la propria parte, assumendosi le proprie responsabilità, consapevoli che anche rispetto alla formazione, ciascuno ha dei diritti, ma anche dei doveri.

Comunicazione istituzionale

In relazione alla comunicazione strategica, il gruppo di lavoro nel corso del 2019 ha effettuato con continuità l'attività di coordinamento delle attività di comunicazione in coerenza con il mandato di governo ed il censimento delle priorità effettuato ad inizio anno tra tutti i dirigenti dell'ente. Il gruppo di lavoro si è occupato di seguire sia progetti di comunicazione ritenuti prioritari dall’ente (su 18 progetti aperti ne sono stati chiusi al 31/05: 6; su 27 progetti aperti ne sono stati chiusi al 31/10: 17) sia di mantenere le attività di comunicazione sui programmi impostati negli anni precedenti e sui bisogni dell'organizzazione extra-priorità.

Per quanto riguarda la comunicazione digitale, nel corso del 2019 è stato completato il lavoro di razionalizzazione delle schede in ottica mobile, funzionale al passaggio al nuovo CMS Plone che governerà il nuovo sito istituzionale. I social media, che nel corso del tempo sono divenuti sempre più centrali nella comunicazione coi cittadini, nell’ultimo trimestre dell’anno hanno avuto un’ulteriore impulso grazie al coordinamento con il Gabinetto del Sindaco. L’anno si è chiuso con numeri in forte crescita sia per i social (rispetto al 2018: +5,81% fans Facebook, +28,32% fans Instagram, +3,77% Follower Twitter) che per il Bot di telegram, integrato con nuove funzionalità (rispetto al 2018: +38,62% iscritti). Si è inoltre deciso di non proseguire la sperimentazione del software a pagamento Datalytics, mettendo a punto internamente un nuovo sistema di reportistica sull’attività social e web dei profili istituzionali.

Con riferimento alle relazioni con i media, l’Ufficio stampa ha proseguito nel corso del 2019 la propria attività di informazione e comunicazione delle politiche, dei progetti e degli obiettivi raggiunti dall’Amministrazione, sulla base sia delle priorità di mandato, sia delle emergenze e urgenze quotidiane. I rilievi dati dai media alle notizie diffuse possono essere valutati mediamente come adeguati. I contatti con i media sono avvenuti attraverso i canali tipici dell’ufficio stampa, la cui attività si è altresì coordinata con gli altri ambiti del Servizio Comunicazione, con gli altri Servizi del Comune, con la Giunta, il Sindaco e il Consiglio comunale, i cui lavori sono stati puntualmente seguiti. Stretta è stata la collaborazione anche con il portavoce del Sindaco, sui temi di comunicazione e su azioni specifiche (dichiarazioni, interviste, interventi pubblici). Comunicati e conferenze stampa, principali strumenti dell’ufficio, sono stati per quantità sostanzialmente in linea con le quantità degli ultimi anni, al netto dei tre periodi di ‘silenzio pre-elettorale’ disposto dalla legge in occasione di consultazioni elettorali avvenute nel 2019, che hanno comportato una limitazione dell’attività di fatto alla sola informazione di servizio.

Questo ha contribuito a una riduzione delle conferenze stampa (circa 50 in meno rispetto al 2018) e dei comunicati (circa 400 in meno rispetto al 2018).

In riferimento alla comunicazione dell’Agenda dell’Innovazione, nel primo semestre 2019 è stato completato il percorso di avvicinamento e narrazione del rendiconto di mandato, avviato a ottobre 2018, con la produzione e la pubblicazione delle ultime campagne tematiche inserite all’interno della macro campagna di comunicazione denominata “Reggio ci sa fare”. Con l’obiettivo di raccontare a stakeholder e cittadini i progetti prioritari dei cinque anni di mandato suddivisi per filoni tematici, il servizio nel primo semestre 2019 ha proseguito nella collaborazione interna con la Giunta e i servizi interessati ed esterna con i fornitori ingaggiati e con i protagonisti delle politiche pubbliche, per la raccolta di materiali e informazioni funzionali alla produzione degli strumenti previsti dalla copy strategy (video, articoli blog, spot radio, spot tv, palinsesti tv, uscite social, ecc). Durante tutti i mesi di lavoro sul rendiconto di mandato sono stati costantemente monitorato e analizzato l’andamento della campagna “Reggio ci sa fare” sui vari strumenti messi in campo. A conclusione del percorso, è stato prodotto un report finale di analisi e valutazione dei risultati e degli impatti della campagna “Reggio ci sa fare”.

In relazione alla performance dopo D.lgs 74/17 è stato fatto il monitoraggio degli indicatori di qualità interna e si è contribuito a definire, supportare e realizzare il piano comunale per la qualità dei Servizi a supporto del ciclo della performace dell'Ente. In particolare, per quanto riguarda le attività di monitoraggio della soddisfazione del cliente interno rispetto alla gestione delle attività di comunicazione, è stato raggiunto un valore pari a 8,8 (scala da 1 a 10). Nel mese di novembre 2019 è stata realizzata e pubblicata online la Carta dei Servizi di URP-ComuneInforma revisionata e aggiornata. E’ stato inoltre raggiunto il risultato di supporto a 13 processi di definizione e realizzazione di strumenti di rilevazione della qualità.

Per quanto riguarda le attività di informazione ai cittadini, si conferma la capacità di risposta sui diversi canali di contatto da parte dell’Ufficio Relazioni con il Pubblico e la capacità di presidio telefonico del Centralino. La presa in carico dei reclami/segnalazioni su RéS ha rispettato la tempistica prevista, compatibilmente con i tempi di risposta degli altri uffici comunali coinvolti. Nel corso del 2019 sono stati individuati i nuovi Desk da formare, i quali sono stati resi pienamente operativi entro la fine dell’anno.

Complessivamente è stato consolidato il sistema di segnalazioni e reclami RèS, sia attraverso la diffusione capillare del gestionale all’interno dei vari servizi e settori del Comune tramite la formazione di nuovi operatori, sia attraverso campagne d’informazione che hanno portato i cittadini a conoscere ed utilizzare sempre più lo strumento. Questo consente ora il monitoraggio costante della relazione pubblico/privato e della qualità dei servizi dell’organizzazione attraverso uno strumento condiviso. Le modalità di accesso all’URP (orari di apertura, ecc.) sono state analizzate nella prospettiva di una ottimizzazione delle risorse disponibili e di un adeguamento alle esigenze dell’utenza. Analoga analisi è stata condotta sulle attività del Centralino (di cui è stato ridotto il numero degli operatori), che ha portato alla riorganizzazione della risposta telefonica non solo del Centralino stesso, ma soprattutto dell’ente nel suo complesso, con importanti ricadute sull’organizzazione interna dei vari servizi e sulla qualità della risposta ai cittadini. E’

ancora in corso, ma in buona parte completato, il progetto, già iniziato nel 2018, di una progressiva integrazione tra risposta fisica, telefonica e digitale attraverso la creazione di un unico gruppo di lavoro composto da Redazione Web, URP e Centralino, all’interno del quale ottimizzare e mettere a sistema le risorse umane e le competenze maturate nei singoli ambiti.

In riferimento alla nuova intranet e sito web istituzionale sono stati migrati sulla nuova Intranet realizzata su Plone tutti i contenuti gestibili direttamente dalla Redazione Web e dal CED senza coinvolgere direttamente gli altri servizi e uffici dell’ente. Sono stati individuati i referenti per ogni settore e servizio dell’ente da coinvolgere nella gestione e nel successivo aggiornamento della nuova Intranet e successivamente nel rifacimento del sito Internet comunale, previsto per il 2020. Con questa rete di referenti sono stati realizzati gli incontri di presentazione della nuova Intranet allo scopo di fornire loro una prima formazione di base. Il fornitore ha completato la progettazione e ha fornito una proposta di architettura informativa del nuovo sito internet, che però è stata sottoposta a revisione per il passaggio da Plone a Volto.

INDIRIZZO STRATEGICO 5 Progetto di innovazione in Comune Obiettivo 21 – Tecnologie per l’innovazione

LA DESCRIZIONE DELL’OBIETTIVO