Linee generali

Il sistema dei controlli interni del Gruppo Assicurativo è descritto nella Politica sul sistema di controllo interno del Gruppo Assicurativo Intesa Sanpaolo Vita e di Intesa Sanpaolo Vita S.p.A. in aggiornamento rispetto a quanto previsto dalle previgenti Direttive sul sistema dei controlli interni e sulla cui base le Società del Gruppo redigono una propria politica sul sistema del controllo interno.

Il sistema è costituito dall’insieme delle regole, delle procedure e delle strutture organizzative che mirano ad assicurare:

- l’efficacia e l’efficienza dei processi aziendali;

- il contenimento dei rischi entro i limiti indicati nel quadro di riferimento per la determinazione della propensione al rischio (Risk Appetite Framework);

- la salvaguardia del patrimonio aziendale e la buona gestione di quello detenuto per conto della clientela anche in un’ottica di medio-lungo periodo;

- l’affidabilità e l’integrità delle informazioni contabili e gestionali;

- la tempestività del sistema di reporting delle informazioni aziendali;

- nonché la conformità delle operazioni con la legge, la normativa di vigilanza, le norme di autoregolamentazione e le disposizioni interne.

Il Sistema dei Controlli interni prevede inoltre presidi che coprono ogni tipologia di rischio aziendale, come definito nel Regolamento IVASS n. 38/2018 anche secondo una visione prospettica e in considerazione della salvaguardia del patrimonio.

Il Sistema dei Controlli Interni di compagnia e del Gruppo Assicurativo coinvolge ogni risorsa, ciascuna per il proprio ambito di competenza e responsabilità, nell’intento di garantire un costante

ed efficace presidio dei rischi.

Il Consiglio di Amministrazione della USCI è responsabile del Sistema di Controllo Interno del Gruppo Assicurativo e verifica che l’Alta Direzione della USCI lo implementi correttamente e ne valuti l’adeguatezza e l’effettivo funzionamento assicurandosi che i principali rischi aziendali propri e di Gruppo siano identificati e gestiti in modo adeguato.

Il Consiglio di Amministrazione di ciascuna Società verifica altresì che il sistema dei controlli interni sia coerente con gli indirizzi strategici e la propensione al rischio stabiliti e sia in grado di cogliere l’evoluzione dei rischi aziendali e l’interazione tra gli stessi.

Il Sistema è impostato secondo:

- la proporzionalità: le attività che contribuiscono a garantire l’attuazione delle direttive aziendali sono proporzionate alla natura, alla portata e alla complessità dei rischi inerenti l’attività dell’impresa;

- la separazione di compiti e responsabilità: le competenze e le responsabilità sono ripartite tra gli organi aziendali in modo chiaro, al fine di evitare mancanze o sovrapposizioni che possano incidere sulla funzionalità aziendale;

- la formalizzazione: l’operato degli stessi organi amministrativi e dei soggetti delegati deve essere sempre documentato, al fine di consentire il controllo sugli atti gestionali e sulle decisioni assunte;

- l’indipendenza dei controlli: deve essere assicurata la necessaria indipendenza alle strutture di controllo rispetto alle unità operative, compatibilmente con la natura, la portata e la complessità delle operazioni.

La struttura organizzativa di Intesa Sanpaolo Vita S.p.A. e delle società del gruppo è definita in maniera il più possibile coerente per confermare la puntuale differenziazione tra funzioni fondamentali, funzioni di staff e funzioni a presidio del business. La struttura presenta una chiara ripartizione ed un’appropriata separazione delle responsabilità degli organi e delle funzioni, come rappresentato dall’organigramma e dal funzionigramma di ciascuna compagnia e del Gruppo.

L’organizzazione aziendale e del Gruppo prevede un efficace sistema di trasmissione delle informazioni per mezzo di un continuo scambio che garantisce un adeguato livello di comunicazione e di discussione interna. Il sistema di trasmissione delle informazioni normati dai Regolamenti e dalle procedure emanati dalla Capogruppo, attiene ai flussi tra le funzioni fondamentali, i Comitati consultivi e manageriali costituiti a livello di Gruppo Assicurativo e gli organi sociali, nonché i flussi verso la Controllante rispetto al ruolo di indirizzo e controllo svolto da questa.

La struttura organizzativa è definita in modo che i compiti e le responsabilità siano allocati in modo chiaro e appropriato e ogni modifica organizzativa significativa e le relative motivazioni che l’hanno causata, sono comunicate all’Autorità di Vigilanza.

Sono adottati e formalizzati adeguati processi decisionali e la struttura organizzativa è strutturata per garantire un’appropriata separazione di funzioni.

Le funzioni fondamentali, a garanzia della propria indipendenza, riportano direttamente al Consigliodi Amministrazione sia nella Capogruppo che nelle Società del Gruppo, ove presenti. In specifici casi le funzioni fondamentali della Capogruppo svolgono l’attività in outsourcing per le Società del Gruppo.

Nella USCI sono operativi comitati manageriali ed endoconsiliari costituiti con competenze per il Gruppo, che consentono un adeguato livello di comunicazione e di discussione interna per la gestione coordinata di tematiche rilevanti all'interno del Gruppo Assicurativo.

Per quanto attiene ai comitati manageriali:

- nel Comitato di Coordinamento, è prevista una sessione di “Gruppo Assicurativo”, con l’obiettivo di agevolare l’interazione e la comunicazione tra le strutture della Compagnia e delle società del Gruppo Assicurativo al suo massimo livello nell’ottica di coordinare le principali scelte del Gruppo Assicurativo e di monitorare gli andamenti economici del Gruppo stesso;

- il Comitato Coordinamento Controlli ha l’obiettivo di rafforzare il coordinamento e i meccanismi di cooperazione interfunzionali nell’ambito del sistema dei controlli interni del Gruppo assicurativo;

- nel Comitato Investimenti, è prevista una sessione “Strategie di Investimento di Gruppo” con l’obbiettivo di contribuire a tracciare le strategie di investimento per il Gruppo assicurativo che le singole Società del Gruppo declineranno in strategie specifiche a loro volta realizzate attraverso scelte operative e tattiche discusse nei rispettivi Comitati Investimenti.

Per quanto attiene ai comitati endoconsiliari di Intesa Sanpaolo Vita S.p.A. , che operano anche in relazione al ruolo della società quale Capogruppo Assicurativa:

- il Comitato per il Controllo Interno e i Rischi costituisce una modalità organizzativa attraverso la quale il Consiglio di Amministrazione accresce l’efficacia delle proprie funzioni di organo con funzione di supervisione strategica in materia di controlli interni e governo e gestione dei rischi a livello di Società e di Gruppo.

- il Comitato per le Remunerazioni è titolare di funzioni consultive, propositive e istruttorie nei confronti del Consiglio di Amministrazione rispetto alla definizione delle politiche di remunerazione a favore degli organi sociali e del personale della Società.

Il Gruppo Assicurativo Intesa Sanpaolo Vita si è dotato di un Regolamento di Gruppo.

Nel Regolamento risultano disciplinate le modalità di concreto esercizio della funzione di direzione e coordinamento di Intesa Sanpaolo Vita S.p.A., quale Capogruppo Assicurativa, sulle società facenti parte del Gruppo Assicurativo.

Il documento in questione tiene conto anche di quanto previsto dal Regolamento di Gruppo di Intesa Sanpaolo per le controllate.

Il Regolamento prevede in particolare:

- un presidio strategico-economico: la Capogruppo Assicurativa, nell’ottica di promuovere l’efficienza e la valorizzazione del Gruppo Assicurativo nel suo complesso e di salvaguardarne la stabilità anche in termini di adeguata disponibilità di fondi propri rispetto a rischi identificati, e la redditività, è chiamata ad attuare un processo di pianificazione del Gruppo Assicurativo attraverso la stesura del “Piano di Gruppo” e del “Budget di Gruppo” consolidati, comprendente i piani e i budget delle singole Società a valle di processi coordinati dalla Controllante Intesa Sanpaolo S.p.A.;

- un presidio gestionale: al fine di rendere omogenea l’operatività nell’ambito del Gruppo

Assicurativo:

• la Capogruppo Assicurativa adotta provvedimenti di normativa interna nei confronti delle controllate per l’attuazione delle disposizioni impartite dall’Autorità di Vigilanza riguardanti il Gruppo Assicurativo e la verifica dell’osservanza dei predetti provvedimenti;

• con riferimento al monitoraggio e al controllo dell’insieme dei rischi (di assunzione, di riservazione, di mercato, di credito, di liquidità, operativi, legati all’appartenenza al Gruppo Assicurativo, di non conformità alle norme e reputazionali) la Capogruppo Assicurativa attraverso le proprie funzioni preposte al controllo interno (Audit, Compliance, Risk Management, AML e Funzione Attuariale) concorre alla formazione e manutenzione di un sistema di gestione dei rischi al livello di Gruppo Assicurativo;

• per la produzione dei dati e delle informazioni utili ai fini dell’esercizio della vigilanza sul Gruppo, la Capogruppo Assicurativa ha attribuito la responsabilità alla propria unità organizzativa Bilancio;

• per la verifica della situazione economica e patrimoniale la Capogruppo Assicurativa acquisisce dalle società del Gruppo flussi informativi periodici che vengono analizzati e verificati dal Controllo di Gestione della Capogruppo;

- un “Corpo normativo di Gruppo”: alla Capogruppo Assicurativa viene assegnata la facoltà di definire e diffondere “Documenti di Governance di Gruppo”, “Regole”, “Politiche”,

“Direttive” e “Guide operative” contenenti disposizioni normative vincolanti che possono riguardare: (i) la definizione di obiettivi, ruoli, compiti e responsabilità dei singoli attori nei principali processi di gestione aziendale, stabilendo in tal modo norme di relazioni tra le funzioni centrali e le singole unità operative del Gruppo Assicurativo; (ii) le tipologie e le caratteristiche dei flussi informativi a carattere sistematico tra le società controllate e la Capogruppo Assicurativa, che consentono a quest’ultima di svolgere il suo ruolo di indirizzo, governo e controllo, sia di tipo gestionale sia di vigilanza; (iii) tematiche specifiche o a carattere normativo generale; (iv) tematiche di natura temporanea o duratura e (v) provvedimenti destinati a singoli soggetti e/o unità operative o al Gruppo Assicurativo nella sua interezza;

- organismi di coordinamento del Gruppo Assicurativo: i Comitati consultivi della Capogruppo Assicurativa e, in seno al suo Consiglio di Amministrazione, il Comitato Remunerazioni e il Comitato Rischi;

- specifici obblighi in capo alle società controllate, attraverso un sistema di “autorizzazioni preventive” della Capogruppo Assicurativa per alcune operazioni delle società controllate quali (i) le modifiche statutarie e l’attribuzione di deleghe a organi di rilievo statutario, (ii) le fusioni e le scissioni, (iii) l’acquisto e/o cessione di aziende, rami d’azienda e rapporti giuridici individuabili in blocco; (iv) l’assunzione, la dismissione ed il conferimento di partecipazioni, (v) le nomine degli Organi Amministrativi e di Controllo;

- comunicazioni preventive e flussi informativi periodici delle società controllate verso la Capogruppo Assicurativa in merito a (i) accertamenti di Autorità di Vigilanza ed eventi significativi rilevati, (ii) sedute degli Organi societari, (iii) modifiche dell’assetto organizzativo, (iv) attività inerenti la gestione del personale e (v) attività inerenti la raccolta dati per l’effettuazione del calcolo del Requisito Patrimoniale di Solvibilità a livello di gruppo e dei

fondi propri ammissibili per la sua copertura e per tutti i report quantitativi e qualitativi previsti dalla normativa Solvency II.

Per effetto del Regolamento 38 il regolamento di Gruppo è stato aggiornato per prevedere l’adeguamento alle ulteriori richieste dell’autorità in merito ai meccanismi di funzionamento del Gruppo, più dettagliatamente normati in questa versione del Regolamento, in particolare per quanto concerne:

- le competenze in materia di Gruppo del Consiglio di Amministrazione della USCI;

- la individuazione del personale rilevante ai fini delle remunerazioni;

- i temi su cui la USCI dà istruzioni alle Società del Gruppo e quelli rispetto ai quali le Società del Gruppo sono tenute a tenere specifici comportamenti;

- le modalità attraverso le quali la USCI esercita il presidio gestionale, tecnico e operativo sulle società del Gruppo;

- il ruolo delle funzioni fondamentali di gruppo di nuova costituzione.

3. Identificazione

Il Gruppo Assicurativo Intesa Sanpaolo Vita identifica i rischi propri, attraverso un processo di Risk Assessment di cui di seguito vengono richiamati i principali elementi:

- l’individuazione dei rischi a cui ciascuna società del Gruppo Assicurativo e il Gruppo nel suo insieme sono esposti;

- l’individuazione delle aree aziendali soggette a tali esposizioni e l’identificazione degli owner;

- la valutazione della probabilità e dell’impatto di ciascun rischio;

- la definizione dei presidi che ciascuna società del Gruppo ha definito su tali rischi e la definizione dei presidi definiti su eventuali rischi di gruppo;

- la valutazione di adeguatezza di tali presidi;

- l’identificazione di eventuali azioni di mitigazione.

I risultati del Risk Assessment consentono all’Alta Direzione di ciascuna società del Gruppo e della Capogruppo Assicurativa di avere un’immediata panoramica dell’esposizione ai rischi e quindi utilizzare tali risultati nei processi decisionali e nel definire le priorità di azione, anche a livello di pianificazione strategica.Il Risk Assessment rappresenta il punto di partenza per la valutazione del profilo di rischio di ogni società del Gruppo Assicurativo e del Gruppo nel suo complesso, utile come base per la valutazione interna dei rischi (Own Risk and Solvency Assessment). L’attività di Risk Assessment è strutturata in 5 fasi: Rilevazione dei rischi nelle aree aziendali, Censimento delle attività di raccolta delle informazioni, Valutazione delle informazioni raccolte, Validazione dell’analisi svolta e Reporting che comprende la reportistica interna relativa all’esposizione al rischio dell’impresa e del gruppo.

La funzione Risk Management svolge la fase di rilevazione dei rischi attraverso la redazione della Mappa dei rischi che è soggetta ad aggiornamenti almeno annuali.

I rischi sono classificati nelle seguenti categorie:

- Mercato che fa riferimento ai principali fattori di rischio finanziario che potenzialmente possono impattare sul portafoglio di ciascuna società del Gruppo Assicurativo (tassi d’interesse, tassi di cambio, spread di credito, corsi azionari, andamento del mercato immobiliare, rischio di liquidità e rischio di default di emittenti);

- Normativo, che fa riferimento al mancato rispetto della normativa esistente o a quella che si prevede entrerà in vigore;

- Operativo, che prevede tutti quegli eventi che possono provocare perdite a ciascuna società del Gruppo Assicurativo per effetto di errori, disfunzioni e danni causati da processi, sistemi e risorse;

- Reputazionale, che fa riferimento a tutti quegli eventi che possono intaccare la reputazione o l’immagine di ciascuna società del Gruppo Assicurativo;

- Strategico, che fa rifermento al rischio di perdite derivanti da scelte strategiche sbagliate e presenta sottocategorie di tipo finanziario, gestionale, logistico e di prodotto. Sono ricompresi in questa categoria anche i rischi di gruppo (rischi derivanti da operazioni infragruppo, rischio di contagio e rischio derivante dallo svolgimento dell’attività assicurativa in imprese e in giurisdizioni differenti);

- Tecnico, riferito ai rischi propri dell’attività assicurativa (rischio di tariffazione, rischio di eventi catastrofici e al rischio di riservazione);

- Antiriciclaggio (AML), ovvero tutte le attività che implichino possibili azioni di riciclaggio di denaro, beni o altre utilità e finanziamento al terrorismo.

4. Governo

Agli organi aziendali di vertice è inoltre affidato il compito di promuovere la diffusione della “cultura del controllo” che renda il personale, a tutti i livelli, consapevole del proprio ruolo, anche con riferimento alle attività di controllo, e favorisca il coinvolgimento di tutte le strutture aziendali nel perseguimento degli obbiettivi di ciascuna Società e del Gruppo.

Parte fondamentale del Sistema dei Controlli e gestione dei rischi è il corpo normativo di Gruppo che verte su normative di governo di Gruppo da cui discendono normative di governo e normative operative per ciascuna Società.

Le normative di governo comprendono:

- Linee Guida (che forniscono gli indirizzi ed i principi guida su materie specifiche con impatti trasversali sull’operatività di Intesa Sanpaolo Vita e del Gruppo Assicurativo, declinando il contesto normativo, i ruoli e le responsabilità svolti dalle strutture aziendali e le modalità di indirizzo e coordinamento sulle società del Gruppo Intesa Sanpaolo Vita emanate da Intesa Sanpaolo Vita in qualità di Capogruppo assicurativa);

- Principi generali (che descrivono le modalità di funzionamento e di governo societario, fissando i principi e stabilendo gli indirizzi strategici alla base dell’attività di Gruppo Assicurativo);

- Regole di governo (che definiscono principi e strategie su specifiche materie con impatti anche trasversali sulle società del Gruppo Assicurativo declinando eventualmente anche aspetti tecnici e procedurali. Possono anche avere connotazione più operativa

disciplinando gli aspetti metodologici, i meccanismi di funzionamento, le regole comportamentali e i vincoli a cui attenersi, ivi comprese quelle che l’Autorità di Vigilanza indica come politiche);

- Politiche (che disciplinano e formalizzano gli obiettivi, i compiti, i processi di alto livello e le procedure di segnalazione e comunicazione alle Funzioni Fondamentali in merito alle materie specificamente definite dalla Normativa di Vigilanza);

- Direttive sul sistema dei controlli interni e Regolamenti delle funzioni fondamentali Regolamenti dei Comitati e Modello di organizzazione e gestione ex D. Lgs. 231./2001;

- Delibere quadro (che l'Autorità di Vigilanza richiede di approvare per fornire linee di indirizzo in relazione a specifiche materie, quali investimenti, operazioni infragruppo).

Sono altresì normati i flussi informativi che consentono alle funzioni fondamentali (interne o esterne, ad esempio Organismo di Vigilanza 231) di svolgere le loro attività e i flussi informativi che le funzioni fondamentali si scambiano come previsto dal Regolamento IVASS n. 38/2018.

5. Monitoraggio

Rischio di Mercato: tale rischio deriva dal livello o dalla volatilità dei prezzi di mercato di strumenti finanziari che impattano sul valore di bilancio sia delle attività che della passività. I fattori di rischio individuati dalla Compagnia sono:

- Rischio tasso: impatta attività e passività per le quali il valore è sensibile ai cambiamenti nella struttura a termine dei tassi di interesse o della volatilità dei tassi di interesse

- Rischio azionario: deriva dal livello o dalla volatilità dei prezzi di mercato per i titoli azionari e impatta attività e passività il cui valore risulti sensibile alle variazioni dei prezzi azionari

- Rischio immobiliare: deriva dal livello o dalla volatilità dei prezzi di mercato delle proprietà immobiliari e impatta attività e passività sensibili a tali variazioni

- Rischio cambio: deriva da variazioni del livello o della volatilità dei tassi di cambio di valuta - Rischio spread: impatta attività e passività per le quali il valore è sensibile alle variazioni

sfavorevoli dei credit spread

- Rischio di concentrazione: riflette il rischio di detenere percentuali elevate in attività finanziarie con la stessa controparte.

- Rischio di liquidità: il rischio che la Società non sia in grado di liquidare investimenti ed altre attività per regolare i propri impegni finanziari al momento della relativa scadenza