Per quanto le rassegne della stagione del Centro S. Chiara siano variegate e piuttosto articolate, i loro eventi non occupano tutti i teatri in tutti i giorni dell’anno, perciò gli spazi vuoti del calendario vengono occupati dalle attività di terzi (società, associazioni, enti, ecc.) che prenotano l’affitto del teatro e ne pagano un corrispettivo in base al tariffario stabilito dal Consiglio di Amministrazione. Le tariffe applicate dipendono dal richiedente:
○ nessuna tariffa: l’Opera Universitaria, essendo proprietaria del Teatro SanbàPolis, può usufruire gratuitamente di tale teatro, ma il Centro S. Chiara deve comunque tenere una rendicontazione delle spese sostenute per tali attività in modo da scalare queste spese dal contributo ricevuto da parte dell’Università degli studi di Trento.
○ tariffa agevolata: pensata per le società e le associazioni no-profit e per il Comune di Trento e la Provincia Autonoma di Trento se intendono affittare un teatro di cui non sono proprietari;
○ tariffa a puro costo: corrispondente alla tariffa agevolata sottratto il costo del personale impiegato, è riservata al Comune di Trento e alla Provincia Autonoma di Trento quando vogliono affittare un teatro di cui sono proprietari;103
101 Cfr. SCOZ GIOVANNI, “Organizziamo un evento artistico in dieci mosse”, Franco Angeli, Milano, 2014, pp.130-131
102 Cfr. SCOZ GIOVANNI, “Organizziamo un evento artistico in dieci mosse”, Franco Angeli, Milano, 2014, pp.24, 25, 150-155
103 Il Comune di Trento è proprietario del Teatro Auditorium e del Teatro Cuminetti. La Provincia Autonoma di Trento è proprietaria del Teatro Sociale e del Teatro Melotti di Rovereto.
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○ tariffa scontata: attribuita ai soggetti che hanno una convenzione attiva con il Centro S. Chiara (per esempio: la Fondazione Orchestra Haydn di Bolzano e Trento), ovvero coloro che ne occupano frequentemente e abitualmente gli spazi;
○ tariffa commerciale: destinata ai soggetti for-profit privi di una convenzione con il Centro S. Chiara.
L’iter per l’affitto degli spazi comincia quando un ente o un’associazione o una società contatta per via telematica l’Ufficio Sale e Servizi del Centro S. Chiara richiedendo la disponibilità di uno dei suoi teatri o delle sue sale per svolgervi una determinata attività in una data specifica. Se per quella data il teatro o la sala richiesti sono liberi, allora l’Ufficio Sale e Servizi provvede a inviare al richiedente un modulo di conferma (che ha valore legale allo stesso livello di un contratto) in cui sono riassunti i dettagli dell’affitto, le condizioni d’uso dello spazio in questione e le penali in caso di danneggiamenti, inoltre, viene richiesto un acconto del 30% per fissare la prenotazione. Alcuni anni fa si era pensato di creare un sito web collegato a quello ufficiale del Centro S. Chiara per gestire le prenotazioni degli spazi online in modo da snellire la procedura, ma non si riuscì a svilupparlo perché vi erano delle difficoltà nell’impostare il modulo di richiesta viste le variegate necessità tecniche che possono sorgere quando si organizza un evento. In allegato al modulo di conferma vi è una serie di documenti da compilare e trasmettere all’ufficio sale e servizi, tra cui:
➢ il rider tecnico dello spettacolo (contenente scheda tecnica, planning tecnico, scheda esigenze scenotecniche);
➢ il modulo di prevendita per i biglietti dello spettacolo;
➢ la concessione per promuovere lo spettacolo sui canali del Centro S. Chiara; ➢ la richiesta di inserimento dell’evento nel sito web del Centro S. Chiara.
Il rider tecnico viene affidato dall’Ufficio Sale e Servizi all’Area Tecnica dove il Responsabile Tecnico, assieme ai Capitecnici e all’Addetto alla Sicurezza, ne analizza le specifiche esigenze tecniche e ne valuta la fattibilità e i costi. In funzione della complessità, della necessità e della tipologia di evento si individua la quantità e la tipologia di personale tecnico da impiegare e si valuta quale tipo di rischio si potrebbe verificare. Il secondo documento viene recapitato all’Ufficio Cassa di modo che metta in vendita i biglietti dello spettacolo nel sistema informatico del Centro S. Chiara. Gli ultimi due documenti vengono consegnati all’Area Comunicazione e Stampa che predispone il materiale promozionale per pubblicizzare l’evento sul sito web e sui social del Centro S. Chiara e tramite affissioni
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cartacee. Dato che l’evento è già stato organizzato in ogni suo aspetto da parte del soggetto terzo, non vi è bisogno per il Centro S. Chiara né di redigere alcun contratto artistico né di espletare alcun adempimento assicurativo, fiscale e contributivo. Anche in questo caso gli artisti portano uno spettacolo che è già completo e provengono da mesi di prove per cui ritengono sufficiente effettuare una sola prova generale uno o due giorni prima della rappresentazione. Il giorno dell’evento l’Ufficio Cassa espleta il servizio di biglietteria e di il controllo degli accessi. Una volta che l’Amministrazione del Centro S. Chiara presenta il consuntivo al richiedente questo procede a saldarne il pagamento con il restante 70% della cifra pattuita e riceve la fattura corrispondente.
Dalle procedure sopra descritte, è semplice riscontrare, all’interno del Centro S. Chiara, un rigido inquadramento burocratico dovuto alla sua natura di ente facente parte della pubblica amministrazione. Ciò insinua delle limitazioni durante il processo creativo e nell’individuazione di soluzioni alternative in quei casi in cui gli spettacoli presentano delle esigenze particolari rispetto agli altri. In aggiunta, è risaputo che, quando si progettano degli eventi culturali ci si deve inevitabilmente scontrare con la natura sfuggevole e aleatoria dell’evento stesso, il che comporta una larga vastità di casistiche e variabili da considerare, perciò per i membri del Centro S. Chiara nasce una difficoltà nell’adottare gli stessi processi e soluzioni per tutti gli spettacoli, anzi, questi devono essere personalizzati in base alle esigenze del singolo caso causando un notevole dispendio di tempo e di energie.
Nel prossimo e conclusivo capitolo verranno approfonditi gli elementi di criticità affrontati dal Centro S. Chiara e le conseguenze che questi hanno comportato e verranno esaminati i risultati economico-fiscali degli esercizi dal 2012 al 2018 e gli esiti artistico- spettacolari delle stagioni da quella 2012/2013 a quella 2018/2019.
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