Come accennato in precedenza, tra i compiti degli UVAC vi è quello di coordinare i controlli sugli alimenti di origine animale, animali, mangimi e SOA, introdotti dagli altri Paesi dell’Unione Europea e anche da alcuni Paesi che condividono il medesimo impianto legislativo comunitario come la Norvegia, l’Islanda e la Svizzera.
La verifica delle garanzie sanitarie delle merci comunitarie avviene pertanto a destino, con dei controlli effettuati dal personale veterinario delle Aziende sanitarie locali competenti per il territorio, sulla base delle direttive degli UVAC. I controlli su animali e prodotti introdotti da Paesi Comunitari non devono essere discriminatori rispetto alle produzioni nazionali e quindi, sia per numerosità sia per tipologia, non devono essere maggiori di quelli svolti nei confronti delle produzioni nazionali e non devono rappresentare un ostacolo alla libera circolazione delle merci.
E’ necessario evidenziare come i controlli disposti dall’UVAC possono essere di tipo programmato o extra piano (così detti “disposti”).
§ Controlli previsti dall’UVAC di tipo programmato
Nel caso dei controlli programmati, secondo un piano di monitoraggio (piano UVAC di monitoraggio), l’UVAC predispone per ogni ASL presente sul territorio di competenza, un programma annuale di controlli di monitoraggio, tenendo conto del numero e delle quantità delle partite, della tipologia di animali e prodotti del Paese di provenienza. Il programma definisce il numero delle partite da sottoporre a verifica, indicandone il tipo di controllo (documentale, d’identità, materiale o di laboratorio), l’origine (Paese UE), la natura della merce (natura, macrovoce, voce merceologica) e la tipologia di analisi da effettuarsi.
Tali numeri e tipi di controlli scaturiscono da una valutazione dei rischi, tenendo conto dello storico degli scambi intracomunitari dell’anno precedente, dei dati relativi a casi di allerta/non conformità rilevati e dei pericoli emergenti per matrice alimentare.
Il programma è comunicato all’ASL per mail e contestualmente è inserito dall’UVAC anche sul portale SINTESIS del Ministero della Salute. I controlli pianificati sono da intendersi nel luogo di prima destinazione (ditta importatrice), a sondaggio, in maniera non discriminatoria, ed effettuati in modo da garantire un’uniforme distribuzione dei campionamenti nell’arco dell’anno.
La scelta delle partite da campionare, rispettando i criteri stabiliti dal piano, è affidata ai Servizi veterinari delle ASL, tra quelle individuate dal programma informatico SINTESIS (Sistema Integrato per gli scambi e le importazioni).
Le ASL quindi definiranno un proprio piano annuale di monitoraggio confrontando il programma inviato dall’UVAC con i dati storici e la conoscenza del territorio su cui intervengono. Un elemento che può orientare la scelta dei controlli, per tipologia di prodotti e di analisi, è la consultazione del RASFF. Risulta fondamentale che gli OSA, primi destinatari materiali dei prodotti provenienti da un altro stato membro, segnalino l’arrivo dei prodotti, la natura della spedizione e la data prevedibile di arrivo, nelle 24 ore precedenti ed inseriscano l’arrivo della merce nel sistema telematico SINTESIS. Questo sistema invia, infatti, giornalmente e in maniera automatica, un messaggio di posta elettronica al personale registrato informando sulle notifiche di partite in arrivo inserite dai vari operatori commerciali e specificando la data di notifica, la data prevista di arrivo, il destinatario della merce, lo stabilimento speditore, la matrice, le quantità e se tale partita è associabile ai controlli programmati. E’ fondamentale che i controlli sulle partite in arrivo, sia documentali, sia materiali che di laboratorio, siano effettuati entro e non oltre le 48 ore dall’arrivo delle merci per evitare contestazioni in caso di irregolarità ed è preferibile, quando è possibile, effettuare controlli su partite integre, giunte sul territorio e non ancora manipolate o commercializzate.
Infatti, nei controlli UVAC, la responsabilità sulla partita è a carico della ditta speditrice e pertanto eventuali non conformità verranno imputate allo speditore della merce e notificate allo Stato membro di origine.
I controlli che possono essere effettuati sulla partita sono di tipo documentale (cartolare), di identità, materiale e di laboratorio.
Nel caso del controllo documentale sono esaminati i documenti commerciali della partita; il controllo di identità consiste invece in un’ispezione visiva, da parte del veterinario incaricato del controllo, per assicurarsi della corrispondenza dei documenti di accompagnamento con l’etichettatura e il contenuto della partita stessa, quindi dell’effettiva corrispondenza tra il prodotto segnalato e il prodotto pervenuto. In particolare, i dati che devono essere verificati e confrontati tra preavviso UVAC e documenti ed etichetta della partita sono:
-il peso e la tipologia della partita della merce, quantitativo e numero di confezioni;
-numero di riconoscimento comunitario dello stabilimento produttore; -Stato di provenienza;
-operatore che ha effettuato la vendita ed eventuali altri intermediari;
-sull’etichetta, il numero di lotto, il numero di riconoscimento CE, date di scadenza;
-i dati desunti dai documenti di accompagnamento (documenti commerciali, CMR, invoice, eventuali certificati sanitari).
A conclusione di tale controllo viene rilasciato dal veterinario un verbale di controllo della partita, controfirmato dall’operatore che è tenuto inoltre a conservare, per un periodo non inferiore ai sei mesi, i certificati sanitari e i documenti della partita in modo da poterli presentare all’autorità competente a richiesta della stessa.
Per quanto riguarda il controllo materiale, il veterinario è tenuto ad osservare i caratteri organolettici della merce (odore, colore, aspetto generale), le condizioni di conservazione della merce (temperatura della merce e delle celle di conservazione, assenza di contatto con il suolo delle casse, la corretta separazione per prodotti differenti, l’integrità delle confezioni e degli imballaggi), le condizioni igieniche dei locali di deposito e del mezzo di trasporto. Per le carni si osserva la bollatura sanitaria, mentre per i prodotti ittici se la specie ittica dichiarata in preavviso corrisponde al prodotto pervenuto e all’etichetta che è stata apposta. Infine per i molluschi bivalvi venduti solo vivi è necessario valutare i segni di vitalità. Se da tale controllo emergono dei dubbi sulla salubrità e sicurezza del prodotto è necessario procedere ad effettuare dei campioni con vincolo sanitario della partita.
Il controllo di laboratorio consiste invece nel prelievo del campione ufficiale dalla partita da sottoporre ad analisi presso un laboratorio pubblico ufficiale (IZS); tale campionamento viene affidato ai Tecnici della prevenzione dell’ASL e può essere effettuato o meno in contemporanea alle attività di controllo documentali e di identità sulle partite svolte invece dal veterinario. Le indicazioni sulla tipologia di analisi di laboratorio da eseguire sul campione sono
date dal veterinario poiché l’UVAC Toscana ha lasciato alle ASL la possibilità di modificare la tipologia di controlli di laboratorio da effettuare sulle partite o di aggiungerne altri, sulla base delle proprie valutazioni del rischio. Il campionamento, nel caso del monitoraggio, avviene attraverso dei campioni conoscitivi a quattro aliquote la cui entità è decisa a seconda delle esigenze del laboratorio di analisi a cui sono destinati. Il campione è suddiviso nelle 4 aliquote, come previsto dalla circolare ministeriale del 15/05/2008, che prescrive il destino delle diverse aliquote: una deve essere consegnata al detentore della merce e le altre tre vengono spedite al laboratorio ufficiale di analisi per essere utilizzate rispettivamente per l’analisi di prima istanza, per un’eventuale revisione d’analisi e la terza conservata per l’eventuale contenzioso internazionale. Questa procedura risulta fondamentale poiché, in caso di non conformità dei requisiti igienico-sanitari, visto che la responsabilità non è posta a carico del destinatario (se la partita è integra e non manipolata), ma bensì esclusivamente del soggetto speditore/produttore della merce, consente di garantire a quest’ultimo le stesse garanzie previste per gli operatori nazionali in materia di diritto alla revisione di analisi.
Dopo il campionamento, la ditta può decidere di conservare la merce sottoposta al controllo separata da altre in attesa della risposta alle analisi ma può anche lavorarla e commercializzarla, non essendo previsto un vincolo sanitario sui campionamenti riguardanti il piano di monitoraggio.
La comunicazione degli esiti favorevoli dei controlli è sempre inviata all’UVAC, attraverso il sistema SINTESIS, dal veterinario referente dei controlli programmati UVAC; mentre la comunicazione alle aziende e agli OSA avviene, per i controlli documentali e materiali, con la consegna della copia del verbale di controllo compilato e controfirmato dall’OSA durante l’ispezione, e per i controlli di laboratorio con la trasmissione via email dell’esito delle analisi.
Nel caso, invece, di esiti sfavorevoli dei controlli di laboratorio, oltre all’inserimento sul sistema SINTESIS è necessario provvedere alla comunicazione tramite email sia all’UVAC sia all’OSA coinvolto, allegando l’esito delle analisi, la documentazione di accompagnamento della partita, le foto della merce, il verbale di campionamento ufficiale e il rapporto di prova
dell’Istituto Zooprofilattico. Inoltre, il Servizio Veterinario dell’ASL competente sul controllo dovrà comunicare l’esito all’operatore, disponendo il vincolo sanitario e/o la procedura di rintracciabilità nel caso in cui la merce sia già stata commercializzata ed emette la notifica di allerta sanitaria con i sistemi SARAM e RASFF.
Il destino della partita e i provvedimenti intrapresi dal Servizio veterinario, in accordo con l’UVAC, sono trattati in seguito.
§ Controlli disposti dall’UVAC di tipo extra-piano
Per quanto riguarda le attività extra-piano, esse sono eseguite su specifica richiesta dell’UVAC (il così detto “disposto”) che arriva al Servizio veterinario mediante una mail e con il sistema SINTESIS. Questi controlli sono, infatti, attivati in seguito:
1. ad una notifica di allerta sul sistema RASFF o a seguito di una non conformità accertata (Controlli obbligatori)
2. se sussiste un dubbio circa la salubrità di una partita o la modalità di prenotifica nei tempi (senza che esista un’allerta di riferimento) o a seguito di precise indicazioni del superiore Ministero (Controlli a sospetto)
3. su iniziativa dell’ASL, per sospetto emerso durante le operazioni di vigilanza interna (Controlli vigilanza Asl)
L’avviso dell’UVAC all’ASL arriva generalmente via email nei due giorni precedenti l’arrivo della merce oggetto del provvedimento, ed è necessario contattare l’azienda destinataria della partita per avere conferma dell’effettivo arrivo per poi procedere al controllo.
Tali controlli presentano le stesse modalità di quelli programmati dall’UVAC e, se è necessario procedere ad un campionamento, nel verbale di prelievo deve essere indicato che la merce, dopo il prelievo, rimane in vincolo fino a successive disposizioni dell’UVAC. Le risposte delle analisi giungono dall’IZS via lettera originale, ma sono precedute da copia via fax o via email per abbreviare il tempo di attesa dell’esito all’UVAC. La comunicazione degli esiti dei controlli extra-piano deve essere inviata anche alle aziende oggetto di controllo, con le stesse modalità dei controlli programmati. L’UVAC in questo
caso aggiorna anche il sistema SINTESIS. Inoltre, qual ora l’esito sia favorevole è l’UVAC che emette la revoca del vincolo sanitario, comunicandolo all’ASL competente e disponendo così la libera circolazione della merce.