Nella fase IMPROVE si identificano le attività di miglioramento da intraprendersi sulle varie cause radice evidenziate precedentemente nell’ Analyze. Le attività fondamentali sono l’identificazione delle attività di miglioramento per causa, in base all’ordine di priorità definita dal Team, la definizione dei modi dei tempi e delle responsabilità di attuazione dei miglioramenti definiti sul processo esistente e la progettazione di processi prodotti o servizi che soddisfano le esigenze richieste garantendo da subito elevati livelli di Sigma.
Obiettivo: sviluppare, scegliere ed implementare le soluzioni più efficaci e con rischi controllabili.
Di seguito gli step della fase Improve:
Figura 28: Fasi dell’Improve
Basandosi sulla fase di analisi, si pianificano gli interventi correttivi capaci di migliorare il processo. La pianificazione comprende non solo la scelta ottimale dei fattori influenti,
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ma anche la realizzazione di casi pilota e la diffusione a tutto il personale del nuovo processo o soluzioni implementate.
GENERAZIONE SOLUZIONI PER LE CAUSE IDENTIFICATE
Tra i possibili percorsi di sviluppo delle soluzioni si evidenzia il Creative Thinking, un approccio che prevede l’estrapolazione di idee creative dal team del progetto e le Lean Application, soluzioni snelle per rendere più efficienti i processi. È in questa fase che il Lean viene applicato, come insieme di strumenti utili a sopprimere le cause di inefficienza. In dettaglio:
• CREATIVE THINKING
È un approccio utile ad identificare nuove idee risolutive ricorrendo a tecniche di creatività. Lo sviluppo di nuove idee richiede sia conoscenze tecniche sul prodotto e processo oltreché creatività. Nel fare ricerca per questa tesi, mi è stato confermato che con il crescere delle esperienze, il cervello umano tende a lavorar secondo percorsi logici prestabiliti: aumenta la velocità di esecuzione, diminuisce la capacità di trovare strade alternative. Lavorare da soli o in gruppo sono opzioni valide a sviluppare la creatività umana.
Per generare soluzioni bisogna creare un’atmosfera dove tutti si sentano a proprio agio nell’esprimere nuove idee. Le idee infatti non devono immediatamente essere valutate, giudicate o attaccate dai colleghi e qualora non si giungesse alla soluzione del problema, sarà necessario staccarsi da esso per qualche giorno affinché subentri il subconscio.
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Si elencano adesso alcuno tecniche di Creative Thinking: o Brainstorming
È una delle tecniche più conosciute per la semplicità di cui è dotata, ma non sempre è applicata correttamente; per la buona riuscita si dovrà permettere alle persone di compiere i propri ragionamenti in tempi determinati, creare un clima di familiarità e libertà di espressione ed organizzare le varie idee soggiunte soltanto alla fine della sessione. o Challenge Assumptions
Spesso nel risolvere un problema tendiamo a soffermarci su ciò che si è sempre fatto di consuetudine; queste tecnica vuole forzare la mente delle persone a ripensare il problema da punti di vista differenti rovesciando vincoli ed ipotesi di cui siamo a conoscenza.
o Six Thinking Hats
Una metodologia che consente di pensare superando l’inerzia psicologica in maniera efficace; si tratta di dare a ciascuna persona un cappello simbolico il cui colore è rappresentante un profilo/modo di pensare, ad esempio: pessimista, ottimista, creativo, intuitivo. Facendo rotare i cappelli ognuno potrà esprimersi sotto ogni punto di vista e quindi potremmo avere varie opinioni sulla soluzione del problema.
o Idea Box
Tecnica che aiuta a combinare parti differenti e caratteristiche differenti di un prodotto o servizio al fine di trovare la combinazione vincente per la competizione. Spesso è utilizzata per ricercare l’innovazione di prodotto. A questo punto seguirà una valutazione e selezione delle soluzioni per le cause identificate utilizzando una matrice delle priorità che tenga in conto i costi di implementazione, i vantaggi potenziali, la facilità di realizzazioni ed il tempo per la messa in atto. Una volta identificate le soluzioni migliori si renderà necessaria una valutazione da parte dei Team Member ed il consenso sarà necessario per la sostenibilità dell’implementazione stessa.
• LEAN APPLICATION
Nella fase di miglioramento potrebbe essere necessario adottare tecniche snelle tipiche dell’approccio Lean. Tali tecniche trovano applicazione in tutte le aree
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aziendali in quanto il fine ultimo è quello di snellire i processi eliminando quanto più possibile gli sprechi. Gli strumenti Lean possono essere applicati in qualsiasi area aziendale, come già spiegato nel primo capitolo di questa tesi e come confermato dalla tabella sottostante.
Figura 29: Le Lean Application
Se guardiamo all’area della produzione, gli scopi sono quelli dell’efficienza di produzione, della riduzione del lead time al cliente, della produttività, pertanto ognuno degli strumenti lean ha uno scopo ben definito. Ad esempio lo SMED (Single Minute Exchange of Die) è un metodo che mira a ridurre i tempi di attrezzaggio (set-up) di un impianto, mentre il metodo delle 5S ha lo scopo di creare e mantenere un ambiente di lavoro pulito, ordinato efficiente e sicuro valutando il miglioramento che ne consegue in termini di produttività, Sicurezza e Qualità.
Nell’area material management invece, gli obiettivi sono legati alla definizione di appositi spazi e materiali per l’inventario definito in termini efficienza e minimizzazione dei costi di gestione. Il Kanban ad esempio, si propone lo scopo di controllare ed istruire il flusso di materiali in relazione ad un sistema Pull, cioè tirato dalle richieste del cliente, eliminando attese, code o mancanze di materiali stessi.
Nell’area office si privilegiano invece, strumenti che standardizzano la postazione di lavoro, avendo pronto uso e nelle vicinanze tutto ciò che serve in termini di attrezzature
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e possibilità di rilevare informazioni. In quest’area gli sprechi che si riscontrano riguardano le attese di informazioni, movimenti e rilavorazioni intese come rielaborazioni.
LA SCELTA DELLE SOLUZIONI
Nella fase di valutazione e scelta delle soluzioni, possono presentarsi due scenari: • Emerge una scelta condivisa per una soluzione vincente: sarà opportuno adottarla
subito!
• Si hanno più soluzioni ed è necessario identificare il miglior compromesso: ricorrere a tecniche di:
– Consenso
– Voto a maggioranza
– Matrice delle priorità (Priority Matrix)
Per individuare la soluzione da implementare spesso non si evidenzia un consenso istantaneo verso una scelta univoca. Questo è dovuto anche al fatto che il Team di riferimento è composto da diverse figure dell’organizzazione aziendale e differenti persone in termini di caratteristiche personali.
Ecco quindi che si utilizza spesso la Matrice delle Priorità, una matrice per definire in relazione ad opportuni criteri, quello migliore. Per costruire la matrice si possono utilizzare vari metodi e regole specifiche.
Spesso si individuano i criteri per valutare le differenti soluzioni proposte dai vari membri del Team o dallo Sponsor del progetto, per poi pesarli attraverso metodi definiti per l’occasione. Solitamente tutti i membri del team di valutazione hanno un budget figurato di punteggio pari a 1, che devono ripartire, votando le varie soluzioni al fine di sommare i criteri e proclamare la soluzione vincente.
Tale soluzione verrà implementata e comunicata alle risorse umane interessate al processo aziendale in esame, al fine di diffondere le procedure e le modalità di gestione definite.
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Figura 30: Esempio di Matrice delle Priorità