INTERVISTE SINGOLE AL PERSONALE DEL DIPARTIMENTO

Ho incontrato alcuni esponenti per ogni servizio offerto dal dipartimento per capire i ruoli che avevano, le funzioni svolte e le problematiche a cui incorrevano più frequentemente.

 Il primo colloquio che ho fatto è stato con la signora Michela Vivaldi responsabile della segreteria didattica. Mi ha spiegato innanzitutto quali sono le mansioni dell'ufficio: si occupa di organizzare l'orario delle lezioni, la gestione delle aule, definisce il calendario degli esami di profitto e degli esami straordinari, le date delle sedute di laurea e quelle dei test d'accesso, si occupa anche dell'orientamento in ingresso (attraverso ricevimento pomeridiano, e mail, ricevimenti fisici o virtuali (skype o posta elettronica) con studenti counselling). Dipendono gerarchicamente da questo ufficio lo sportello stage per studenti in corso e non laureati e lo sportello IRO. Durante questa intervista sono emerse due tipologie di problematiche:

1. quella più importante dovuta all'ambiguità tra le funzioni di questa segreteria e quella studenti di Ateneo (situata in Largo Bruno Pontecorvo) .

Proprio a questo proposito quest'anno in collaborazione con gli studenti tutor è stata creata la nuova guida del dipartimento, che in prima pagina, prima della presentazione dell'offerta formativa, suddivise in due colonne presenta le due segreterie distinguendo la loro locazione e in modo molto dettagliato le mansioni che svolgono.

Per questo motivo ho voluto inserire nel questionario la domanda: '' conosci la differenza tra la segreteria studenti e quella didattica?''

Ammetto che pure io, ormai studente da quasi sei anni, talvolta mi sono confusa tra le due, facendo sì che l'iter per la soluzione del mio problema diventasse molto più complicato e i tempi molto meno celeri del previsto.

2. La seconda problematica emersa riguarda il personale della portineria. Spesso non risulta idoneo ad indirizzare gli studenti verso la risoluzione del loro problema, in quanto le informazioni che vengono fornite non sempre appaiono corrette. Per

quantificare quanto incide dal punto di vista dello studente, nel questionario ho deciso di investigare a riguardo, differenziando anche in base alla frequenza e al motivo di consultazione della portineria, se le informazioni che vengono date sono corrette o scorrette e come appare il personale se sgarbato/gentile o impreparato/preparato.

É emerso che l'anno scorso è stato somministrato a un centinaio di studenti facenti parte il corso di scienze della finanza un questionario che andava ad indagare la soddisfazione degli studenti relativa al servizio: portineria, segreteria didattica e ufficio IRO.

Secondo il campione emerge che -STO ASPETTANDO LA RISPOSTA DELLA SIGNORA VIVALDI-

 Successivamente ho incontrato Irene Pinzauti responsabile dell'ufficio IRO (international relations office) che insieme al professor Spataro si occupa del coordinamento e degli accordi Erasmus, organizzando gli incoming e gli outgoing, selezionando i docenti che faranno parte del progetto erasmus e gli studenti (oltre che del nostro dipartimento) anche quelli della facoltà di scienze della comunicazione e del polo logistico di Livorno.

Si occupa della stipulazione di accordi diversi da quelli dell'Ateneo, cioè accordi tra il dipartimento stesso e altre università extraeuropee; dell'orientamento/selezione/nomina studenti laurenandi placement in mobilità; e segue pratiche varie come la documentazione idonea al progetto erasmus, la conversione dei voti, l'approvazione delle candidature Erasmus. Hanno creato una guida scritta tutta in lingua inglese che viene consegnata durante

servizi del nostro dipartimento, i servizi dell'Ateneo, in più ci sono informazioni utili circa eventi, tempo libero, alloggi, mezzi, numeri utili come il medico, l'ospedale, le banche. In aggiunta l'IRO si occupa anche dell'organizzazione e della creazione di corsi di laurea completamente in lingua inglese e c'è attualmente un progetto di offerta didattica

internazionale che prevede l'aumento di questi corsi anche riguardo ad altre facoltà.

Nella costruzione del mio questionario ho ritenuto rilevante chiedere prima se lo studente è a conoscenza dello sportello IRO e successivamente in caso di risposta affermativa chiedere se ne ha mai fatto uso e nel caso se si è rivelato utile.

 L'intervista successiva è stata con la signora Tamorri responsabile del centro di calcolo presente all'interno del dipartimento.

L'ufficio gestisce aule informatiche e laboratori:

 due laboratori con macchine dual boot e tri boot 57 postazioni  due aule informatiche di cui una tri boot 46 postazioni

Gestisce anche servizi per la didattica: come il portale web del dipartimento (gestione,

manutenzione e inserimento dati),il portale di elearnig (gestione e manutenzione),il portale di programmazione didattica (sviluppato interamente, gestione e manutenzione), il portale di iscrizione agli esami (sviluppato internamente, gestione e manutenzione), il test di accesso al dipartimento (sviluppato con moodle, solo ultima sessione informatizzata) e il test center di ateneo ECDL.

A proposito del test di accesso al dipartimento è nata l'idea di mettere più date oltre quella di Settembre, verso Giugno, Luglio, in modo da facilitare gli studenti appena diplomati. Ho verificato poi successivamente nel primo focus group, come vedremo più avanti, che non è un'idea vincente.

L'ufficio si occupa anche di dare assistenza sia agli utenti del centro(studenti di veterinaria, agraria, economia), sia al personale di ogni struttura di facoltà, agli studenti Erasmus-IRO e agli allievi Master del dipartimento.

L'ufficio svolge una funzione wireless in collaborazione con ICT.

A causa di alcuni problemi dal 15 luglio i locali sono stati rinnovati: prima a causa di una parete divisoria tra le due aule c'erano poche postazioni disponibili per seguire le lezioni, e molti studenti rinunciavano alle lezioni o dovevano sedersi in terra. La parete divisoria è stata

agli studenti di seguire la lezione comodamente dal laboratorio anche se il professore non è fisicamente presente in quella stanza.

Con il cambiamento della facoltà in dipartimento le cose si sono complicate in quanto gli studenti adibiti a far uso del centro di calcolo sono molti di più e diventa più complicato dare le informazioni a tutti e tenere tutto sotto controllo per il personale dell'ufficio.

Per semplificare l'accesso al centro è diventato tutto automatizzato e si accede con le credenziali di alice il portale degli studenti di ateneo.

Gli orari di apertura sono: dal lunedi al giovedi 8:00/18:00 e il venerdi dalle 8:00 alle 14:00.

 Il colloquio successivo è stato con la signora Mara Guazzerotti la responsabile della biblioteca del dipartimento. L'ufficio biblioteca si occupa del prestito interbibliotecario (differente dall'Ateneo perchè gratuito, il prestito interbibliotecario è un servizio presente in tutte le facoltà in quanto è un servizio complementario dato che i libri sono costosi e ne esistono alcuni che non sono più in commercio). Sono riusciti a far parte di associazioni tra biblioteche nazionali che agevolano il prestito e lo scambio permettendo un ampio e gratuito database.

Si occupa anche delle proposte d'acquisto, utili per libri recenti, è un servizio poco conosciuto quindi per il momento ci sono disponibilità economiche e tutte le richieste vengono

accontentate. Si occupa anche delle ricerche bibliografiche, è stato instituito un corso

apposito, ma fino ad ora era stato poco frequentato perchè non abbastanza conosciuto quindi in tempi più recenti è stato messo un link sul sito del dipartimento e adesso ci sono molti inscritti e viene fatto ogni due settimane.

Tutti questo servizi possono essere richiesti virtualmente attraverso la compilazione di moduli on line, questo garantisce un servizio celere e puntuale.

Mi è stato riferito che il servizio biblioteca adesso ha anche il suo account facebook, ma io non sono riuscita a trovarlo. Ho trovato un gruppo costituito da soli 13 membri e non un vero e proprio account, anche se a mio avviso non ce ne sarebbe bisogno dato che è facilissimo richiedere informazioni o richieste attraverso i moduli online presenti nel sito. Anzi potrebbe essere rischioso e controproducente arrivare ad un doppio metodo di comunicazione mal gestito.

La biblioteca è a scaffale aperto, quindi permette la consultazione dei libri sul momento dando luogo a un problema di spazio in quanto anche i piccoli libri devono essere messi tra quelli più grandi occupando uno spazio maggiore. In più c'è bisogno di un maggior controllo perchè l'utente che sbaglia a consultare potrebbe appoggiare il libro in un posto differente dal proprio causandone così la sua dispersione.

È emerso che è stato fatto un questionario nel 2011 sul funzionamento e sulla customer satisfaction della biblioteca che è presente online e presenta i seguenti risultati:

Posti a sedere: 205 PC al pubblico: 10

Orario: lun-ven: 8,30-20,00; sab: 8,30-12,30 Giorni di apertura all’anno: 266

Ore settimanali: 61,50

Numero di sedi aperte al pubblico per biblioteca: 4 Monografie totali: 111.524

Incremento annuale di monografie:721 Volumi in opac: 111.407 Periodici:1.701 Periodici correnti: 120 Periodici in ACNP:1.701 Prestiti: 12.794 Prestito interbibliotecario: 272

Fornitura articoli interbibliotecari: 525 Spese per i libri: € 14.708

Spese per le riviste, e-journals e banche-dati: € 141.928 Spese di gestione: € 21.987

La Biblioteca di Economia nel corso del 2010 ha consolidato il coordinamento delle attività amministrative in base alle procedure previste dalla Segreteria del Sistema bibliotecario di ateneo e ha garantito una piena efficienza del prestito e delle informazioni generali

Come tutti gli anni sono stati tenuti 20 cicli di lezioni (40 incontri di un’ora e mezza) a studenti e laureandi sull’uso di cataloghi, banche dati e risorse elettroniche della biblioteca. Sono stati inoltre effettuati due incontri di formazione bibliografica della durata di 4 ore nell’ambito del Corso di Analisi e ricerche di mercato, laurea specialistica in Marketing e ricerche di mercato.

Sono stati inviati all’Archivio generale di Ateneo 840 volumi, in particolare provenienti dal settore dei libri antichi, per i quali non erano disponibili spazi adeguati per una corretta conservazione;sono stati liberati gli spazi occupati da raccolte di riviste cessate per consentire un migliore utilizzo di locali della Facoltà destinati ad aula studio.

Sono stati rinnovati gli abbonamenti ai periodici di interesse generale e specialistico e alle banche dati

Business Source, Complete, Econlit, Aida, BDOL, Sole 24ore,Datastream.

La Biblioteca ha inoltre contribuito al nuovo contratto per le riviste on line degli editori Wiley-Blackwell, oltre che al consueto contratto Elsevier Science Direct.

Sono stati acquistati quattro PC e cinque monitor a 19” in sostituzione di macchine ormai obsolete in dotazione al front office e agli uffici.

E’ stato inoltre sostituito il vecchio impianto di videosorveglianza con un nuovo videoregistratore, due telecamere a colori ed un monitor.

E’ stato raggiunto un accordo tra la Biblioteca di Economia e la Biblioteca

Giuridica per una migliore gestione delle rispettive sezioni di Istituzioni Impresa e Mercato e di Scienze Economiche, volta a rendere più facilmente fruibili agli studenti i nuclei librari delle due sezioni.