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ASCIT S.p.A.
MODELLO 231
Modello di organizzazione e controllo ex D. Lgs. 231/2001
PARTE SPECIALE
k) Reati di corruzione e istigazione alla corruzione tra privati
Ex art. 25 ter D.Lgs. 231/2001
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72. I REATI
Il presente protocollo si riferisce ai reati di corruzione e di istigazione alla corruzione tra privati richiamati dalla disposizione di cui all’art. 25-ter s) bis del D. Lgs. 231/2001.
Per quanto riguarda il reato di corruzione tra privati, l'art. 2635 del codice civile prevede che:
“Salvo che il fatto costituisca più grave reato, gli amministratori, i direttori generali, i dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, i sindaci e i liquidatori, di società o enti privati che, anche per interposta persona, sollecitano o ricevono, per sé o per altri, denaro o altra utilità non dovuti, o ne accettano la promessa, per compiere o per omettere un atto in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, sono puniti con la reclusione da uno a tre anni. Si applica la stessa pena se il fatto è commesso da chi nell’ambito organizzativo della società o dell’ente privato esercita funzioni direttive diverse da quelle proprie dei soggetti di cui al precedente periodo.
Si applica la pena della reclusione fino a un anno e sei mesi se il fatto è commesso da chi è sottoposto alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti indicati al primo comma.
Chi, anche per interposta persona, offre, promette o dà denaro o altra utilità non dovuti alle persone indicate nel primo e nel secondo comma, è punito con le pene ivi previste.
Le pene stabilite nei commi precedenti sono raddoppiate se si tratta di società con titoli quotati in mercati regolamentati italiani o di altri Stati dell'Unione europea o diffusi tra il pubblico in misura rilevante ai sensi dell'articolo 116 del testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria, di cui al decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e successive modificazioni.
Fermo quanto previsto dall’articolo 2641, la misura della confisca per valore equivalente non può essere inferiore al valore delle utilità date, promesse o offerte”.
Per quanto riguarda il reato di istigazione alla corruzione tra privati, l'art. 2635 bis del codice civile prevede che:
“Chiunque offre o promette denaro o altra utilità non dovuti agli amministratori, ai direttori generali, ai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, ai sindaci e ai liquidatori, di società o enti privati, nonché a chi svolge in essi un’attività lavorativa con l’esercizio di funzioni direttive, affinché compia od ometta un atto in violazione degli obblighi inerenti al proprio ufficio o degli obblighi di fedeltà, soggiace, qualora l’offerta o la promessa non sia accettata, alla pena stabilita nel primo comma dell’articolo 2635, ridotta di un terzo.
La pena di cui al primo comma si applica agli amministratori, ai direttori generali, ai dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, ai sindaci e ai liquidatori, di società o enti privati, nonché a chi svolge in essi attività lavorativa con l’esercizio di funzioni direttive, che
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sollecitano per sé o per altri, anche per interposta persona, una promessa o dazione di denaro o di altra utilità, per compiere o per omettere un atto in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, qualora la sollecitazione non sia accettata”.
Per quanto riguarda il D.Lgs. 231 le fattispecie illecite di cui all’art. 25-ter, comma 1, lettera s-bis) riguardano il terzo comma dell'art. 2635 c.c. e il primo comma dell’art. 2635 bis c.c. di cui sopra.
La presente Parte Speciale ha lo scopo di:
- individuare ed illustrare le fattispecie di reati per i quali, in caso di commissione da parte di soggetti aziendali con contemporaneo interesse o vantaggio per l’Azienda, è prevista la responsabilità amministrativa in capo a ASCIT;
- indicare i “principi di comportamento” e le procedure che gli amministratori, i dirigenti ed i dipendenti, nonché i consulenti e partner di ASCIT (Destinatari in generale), sono chiamati ad osservare ai fini della corretta applicazione del modello per quanto inerente i reati relativi all'art.
25-ter lettera s-bis;
- fornire all’Organismo di Vigilanza ed ai responsabili delle funzioni aziendali gli elementi di riferimento per l’esercizio delle attività di controllo, monitoraggio e verifica.
73. AREE POTENZIALMENTE A RISCHIO
La Società ha intrapreso una specifica attività di risk assessment, volta ad individuare:
le attività sensibili per i reati di cui sopra;
la valutazione del livello di esposizione al rischio.
Il progetto ha previsto lo svolgimento di interviste con il personale di ASCIT.
Le attività sensibili risultano le seguenti:
servizio di recupero di rifiuti speciali, pericolosi e non pericolosi;
intermediazione senza detenzione di rifiuti: ASCIT cerca un impianto che si possa occupare dello smaltimento. Il trasporto viene svolto dal gestore dell’impianto;
noleggio cassoni;
spazzamenti (tipicamente con le cartiere);
disinfestazione e derattizzazione;
servizio di trasporto a privati;
ritiro e invio a impianto delle carcasse di animali.
Per un dettaglio delle attività sensibili, dei reati ipotizzabili, dei presidi esistenti e della valutazione del rischio si rimanda alla matrice “Risk assessment corruzione”.
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Alle suddette attività, che potremmo definire dirette, in quanto determinano un punto di contatto con soggetti privati, si aggiungono tra le aree sensibili anche i cosiddetti processi di supporto, ossia quelle attività su cui la società potrebbe, in linea teorica, fare leva per compiere i reati di corruzione e di istigazione alla corruzione tra privati (attività “strumentali”). Si citano, a titolo di esempio:
la gestione degli omaggi a clienti;
le prestazioni di servizi a titolo gratuito;
le spese di rappresentanza sostenuti nei confronti di clienti e fornitori;
le sponsorizzazioni di iniziative ed eventi organizzati da clienti, fornitori, finanziatori, ecc.;
le donazioni;
la gestione delle attività di tesoreria;
la selezione e gestione delle risorse umane;
gli acquisti di beni e servizi connessi a rapporti commerciali con i clienti;
l'organizzazione di attività formative, di viaggi studio e di altre attività che coinvolgono clienti privati.
74. PRINCIPI DI COMPORTAMENTO E DI ATTUAZIONE
74.1. PRINCIPI GENERALI
Per favorire la chiarezza espositiva e i comportamenti operativi aziendali, sono stati distinte le regole di comportamento riguardanti i reati di cui alla presente sezioni in due aree:
“area del fare” (obblighi)
“area del non fare” (divieti)
Area del “fare” (Obblighi)
Nell'espletamento delle operazioni che riguardano i processi e le attività sopra riportati, oltre alle regole di cui al presente modello, i Collaboratori devono, in generale, conoscere e rispettare, le regole ed i principi contenuti nei seguenti documenti:
il codice etico;
le disposizioni organizzative interne (procure e deleghe, poteri di firma, job description, flow charts, linee guida, ecc.) per la parte che regolamentano lo svolgimento delle attività a rischio sopra individuate;
le procedure operative previste dal manuale integrato qualità, ambiente, salute e sicurezza per la parte che regolamentano lo svolgimento delle attività a rischio sopra individuate;
la normativa relativa ai processi/attività sensibili individuati nella sezione precedente;
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ogni altro documento che disciplina lo svolgimento dei processi/attività sensibili individuati nella sezione precedente.
In particolare nei rapporti commerciali è fatto obbligo di rispettare i principi e le regole previste del Codice etico.
Area del “non fare” (divieti)
E’ fatto divieto di porre in essere, collaborare o dare causa alla realizzazione di comportamenti tali che, presi individualmente o collettivamente, integrino, direttamente o indirettamente, fattispecie di reato previste dall'art. 25-ter lettera s-bis) del D.Lgs. 231/2001.
E' fatto divieto in particolare di:
offrire a soggetti privati omaggi e regali al di fuori di quanto previsto dalle regole aziendali (anche tramite altri soggetti che operano per conto di ASCIT). Le regole aziendali prevedono che i regali non devono essere rivolti a ottenere dei trattamenti di favore per la società che comportino la violazione delle norme di legge, l'alterazione delle regole per un'equa concorrenza oppure il configurarsi di situazioni in contrasto con le disposizioni contenute nel codice etico di ASCIT. E' previsto il divieto di ogni forma di regalo volto a influenzare l'obiettività e l'imparzialità di giudizio di soggetti privati (clienti, finanziatori, fornitori, ecc.) e permettere alla società di ottenere indebitamente dei vantaggi economici. Gli omaggi consentiti si caratterizzano sempre per l'esiguità del loro valore e non possono eccedere un valore unitario superiore a 150 Euro8. I regali offerti devono essere sempre preventivamente autorizzati da due soggetti. Tutti i regali devono essere documentati in modo adeguato garantendo la tracciabilità del processo e la possibilità di effettuare successivamente delle attività di controllo. La finalità degli omaggi deve essere quella di promuovere l'immagine e la reputazione dell'azienda e devono rientrare tra le normali pratiche commerciali o di cortesia9. Ogni qualvolta sussistono dubbi sull'esiguità del valore o più in generale sulla possibilità che l'omaggio possa influenzare l'obiettività di giudizio, il dipendente deve sospendere la pratica, contattare il suo superiore, richiedere espressa autorizzazione al compimento dell'operazione. In questi casi può essere consultato anche l'OdV in via preventiva;
accordare a soggetti privati altri vantaggi di qualsiasi natura (promesse di assunzione, erogazione di servizi a titolo gratuito, eccetera), che possano determinare le stesse conseguenze previste al precedente punto a)
effettuare donazioni, sponsorizzazioni o riconoscere qualsiasi contributo a favore di soggetti privati al di fuori di quanto previsto dalla linee guida di cui la società si è dotata.
In questi casi le donazioni, le sponsorizzazioni e gli altri contributi devono essere debitamente documentati e autorizzati almeno da due soggetti, da individuare in conformità con quanto previsto dai poteri di firma e dalle deleghe/procure della società.
8 Il limite di 150 Euro deve essere inteso come limite annuale riferito a un medesimo destinatario.
9 Costituiscono esempi di pratiche di cortesia la consegna a clienti di gadget aziendali (es. penne, calendari, ecc.) che riportano il marchio di prodotti aziendali e sono finalizzati a promuovere la diffusione dei brand di ASCIT.
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Nel corso del processo di erogazione10 della donazione, della sponsorizzazione e dei contributi deve essere rispettato il principio di separazione dei compiti. Per le donazioni, le sponsorizzazioni e gli altri contributi si applicano le regole di condotta previste per gli omaggi, ossia l'operazione non deve essere finalizzata ad acquisire trattamenti di favore oppure ad influenzare l'obiettività di giudizio di soggetti privati;
sostenere spese di rappresentanza in occasione di incontri con soggetti privati (es. pranzi, cene) per un ammontare superiore ai limiti di 150 Euro (per singolo soggetto privato ospite).
Tali spese dovranno essere sostenute nel rispetto della Policy anzidetta;
favorire, nei processi d’acquisto, fornitori e sub-fornitori in quanto indicati da soggetti privati come condizione per lo svolgimento successivo delle attività. Tali azioni sono vietate, tanto se poste in essere direttamente dalla Società, quanto se realizzate indirettamente tramite persone non dipendenti che agiscano per conto della Società stessa.
procedere all’assunzione di familiari o altri soggetti quando l’assunzione è rivolta ad ottenere indebitamente dei vantaggi da soggetti privati nella conduzione di qualsiasi attività aziendale e al di fuori dell’iter previsto dalle procedure per l’assunzione del personale.
Istruzioni e verifiche dell’Organismo di Vigilanza
I compiti di vigilanza dell’OdV, in relazione all’osservanza del modello per quanto concerne i reati di cui alla presente sezione, sono i seguenti:
svolgere verifiche periodiche sul rispetto delle procedure interne e valutare periodicamente la loro efficacia a prevenire la commissione dei reati;
verificare periodicamente l’adeguatezza del protocollo in esame, anche in relazione ai profili di rischio rilevati;
esaminare eventuali segnalazioni specifiche ed effettuare gli accertamenti ritenuti necessari od opportuni, in relazione alle segnalazioni ricevute.
10 Il processo di erogazione prevede solitamente delle attività sequenziali. A titolo di esempio tali attività comprendono la ricezione della richiesta, la valutazione da parte del personale ASCIT, l'autorizzazione, l'erogazione del contributo e la contabilizzazione in CO.GE.